貿易企業(yè)合同管理存在的問題探討

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摘要:合同是企業(yè)對外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經營成敗。必須采取有效措施，加強貿易企業(yè)合同管理，確保簽約合同的實施，才能夠真正的提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎。本文筆者結合自身工作實踐對貿易企業(yè)合同管理中存在的問題及其解決措施做了簡要探討。

關鍵詞:貿易企業(yè)；合同管理；對策

一、引言

貿易合同是一種契約或合約，是買賣雙方當事人依照法律通過協(xié)商就各自的在貿易上的權利和義務所達成的具有法律約束力的協(xié)議。合同作為雙方業(yè)務意向的表現(xiàn)形式，在具體的操作過程中起到維系市場主體，規(guī)范、約束市場交易行為，優(yōu)化資源配置，維護市場經濟秩序的重要作用。市場經濟條件下，貿易企業(yè)之間的業(yè)務開展，主要是以文本合同形式進行的。合同管理是煤炭貿易企業(yè)經營管理中的一項重要內容，只有采取有效措施，加強煤炭貿易企業(yè)合同管理，確保簽約合同的實施，才能夠真正的提升企業(yè)的管理水平，為煤炭貿易的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎。

二、貿易企業(yè)合同管理中存在的問題

合同是企業(yè)對外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經營成敗，對于煤炭貿易公司來說直接關系到企業(yè)的安全、企業(yè)的經濟效益以及企業(yè)的信譽等問題。因此，在推進國有煤炭企業(yè)改革、建立現(xiàn)代企業(yè)制度過程中，必須高度重視企業(yè)的合同管理。然而貿易企業(yè)當前合同管理中仍存在以下主要問題。第一，公司合同管理制度不健全。煤炭貿易企業(yè)往往在其合同管理方面缺乏一整套符合自己的合同管理辦法，或者雖然有自己的合同管理辦法，但由于種種原因很多相關制度都不能落實到實處。第二，業(yè)務部門合同管理理念落后。煤炭貿易企業(yè)中很多業(yè)務人員只注重合同的簽訂，而忽略了合作方執(zhí)行合同的能力。業(yè)務部門合同管理理念的錯誤往往會導致企業(yè)在合作中出現(xiàn)無法履行合同的結果，對企業(yè)的經營造成不利影響。第三，合同管理部門審核的不嚴格。合同管理部門人員對合同內容的審核環(huán)節(jié)是開展合同管理工作的重點，是關系到合同簽訂成敗的關鍵。合同審核方面的三點不足要極力避免：一是資質審核不嚴格，主要體現(xiàn)在不能準確認定對方是否具備簽訂合同的資格，如果由于資格審核不嚴而與不具備資格的單位簽訂合同，將給企業(yè)造成巨大的經濟損失。二是合同條款審核不嚴格，主要體現(xiàn)在對合同條款中的詳細內容的審核不嚴格。三是缺少對合同的后續(xù)管理，合同的后續(xù)管理工作往往容易被企業(yè)所忽視，如對合同履約情況的跟蹤管理都是一些需在后續(xù)管理工作中具體開展的工作。

三、提高貿易企業(yè)合同管理水平的具體措施

第一，健全機構，加強培訓建立貿易企業(yè)合同專管部門——法律事務部，制定適合煤炭貿易企業(yè)的合同示范文本，優(yōu)化合同管理流程。合同管理人員要認真、嚴格履行職責，把握好合同簽訂的每一個環(huán)節(jié)，對企業(yè)重大合同的調查、談判、起草、簽約等環(huán)節(jié)，要積極主動地參與，及時提供法律咨詢和法律服務及合同把關。對有損于企業(yè)利益的情況要及時果斷制止，避免合同糾紛和欺詐行為的發(fā)生。對已經發(fā)生糾紛的合同，應在有效訴訟期間內督促相關當事人按照法律程序解決，通過法律手段積極維護企業(yè)的合法權益，減少企業(yè)在合同產生糾紛時造成的經濟損失。另外，要加強相關人員的教育與培訓。合同管理人員與業(yè)務部門人員業(yè)務素質和法律知識的高低，直接影響到企業(yè)合同管理的質量，貿易企業(yè)應當重視合同管理人員和業(yè)務人員的培訓考核工作。企業(yè)可以通過定期為合同管理人員提供外出培訓和進修的機會，提高合同管理人員的法律意識和業(yè)務素質，同時定期給企業(yè)內部的業(yè)務人員進行合同簽約的培訓，使其明確合同管理的流程，掌握相應的合同法律知識和簽約技巧，提高業(yè)務員的業(yè)務素質和工作能力，最終提高企業(yè)合同管理工作的質量。第二，合同簽訂以及合同內容的規(guī)范物資貿易企業(yè)，頻繁的經濟行為，風險無處不在，合同管理成為物資貿易企業(yè)防控風險的重要環(huán)節(jié)之一。有效的合同管理除了能夠防范企業(yè)法律風險，維護合法權益，降低企業(yè)運營風險，提高經營管理水平，還有助于控制財務風險，提高資金使用效率。合同標的應具有唯一性、準確性，買賣合同應詳細約定規(guī)格、型號、產地、等級等內容；服務合同應約定詳細的服務內容及要求；對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。合同應采用國家標準的計量單位約定標的物數(shù)量。對于長期合作合同無法約定確切數(shù)量的，應約定數(shù)量的確定方式(如訂貨單、送貨單、分合同等)。質量條款符合國際標準、國家標準、部門行業(yè)標準、企業(yè)標準，并約定所采用的標準代碼。若履行企業(yè)標準，必須與供需雙方同時簽訂技術協(xié)議。運輸方式、交(提)貨時間、地點、收貨人應具體明確，約定運輸?shù)呢熑畏剑\費、運輸風險承擔方。驗收方法應明確約定驗收期限、檢驗方法、標準。價款或者報酬應在合同中明確。采用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如支票、匯款、信用證、現(xiàn)金等應予以明確；價款或報酬的支付期限約定應當明確可行。要想有效地避免國際貿易貨款拖欠，有兩方面是關鍵，一是加強企業(yè)內部管理，二是準確調查資信狀況。尤其是付款方式，盡量不要選擇遠期付款交單、承兌交單等風險較高的形式，一旦選擇了這種方式，務必要經過嚴格的評審，并由相關部門出示的資信調查。從實際經驗看，堅持對新客戶先進行資信調查后成交，對老客戶定期進行調查或發(fā)現(xiàn)疑點及時調查，可使拖欠案件大幅度下降，從而有效避免拖欠案件的發(fā)生。第三，注意合同履行中的問題合同的履行是一個合同管理、防范風險、創(chuàng)造經濟效益的過程，合同履行過程中管理過程的好壞直接影響到企業(yè)的經濟效益，對于物質貿易企業(yè)而言，其合同涉及面廣，品種繁多、領域廣、風險控制的難度也較大。管理實踐中要建立必要的合同電子臺賬，臺賬的內容要信息完整，準確記錄時間、金額、運輸、貨運等信息，便于快速查找業(yè)務信息，也便于動態(tài)跟蹤合同進展情況，及時的發(fā)現(xiàn)并預防風險。二是要留存好合同履行過程中的重要紙質材料，信函、文書、收條、收據(jù)，注意留存記錄合同履行情況的證據(jù)材料，對于履行周期長，分期分批履行的合同，更要注意證據(jù)的留存；三是履行合同的過程中，發(fā)現(xiàn)問題必須及時報告，比如對方經營情況惡化，存在喪失信譽、轉移財產，躲避債務，抽逃資金、喪失履行債務能力等情形，必須及時匯報。四要關注合同的變更以及糾紛問題，個人不得擅自在對方出具的違約、索賠報告等文書上簽字蓋章，確需確認的，必須由單位同意授權。如確有糾紛存在必須及時求助于公司法務部門，獲取法律方面的咨詢和保護。五是要加強檔案管理，做好風險防控。保存合同相關的證據(jù)材料。合同履行完畢后，要對電子臺賬進行歸納分類，形成報告歸檔保存；合同文本方面的材料無疑也是保證企業(yè)經濟利益的重要資料，必須保證營運安全，控制風險，切實保護企業(yè)利益不受侵犯，提高企業(yè)經營管理水平。第四，提高業(yè)務人員素質，強化法律意識對有關部門來說，應加大對國際貿易風險研究的力度，從而能夠獲得更多更詳細的信息，以便實施有效地對整體有所掌握；對企業(yè)而言，尤其是煤炭貿易企業(yè)，應展開相關培訓，提升業(yè)務人員靈活面對貨款拖欠的能力，使之在工作實際中遇到棘手問題時，能夠靈活應對。當今社會是法治社會，在處理問題時既可以用來保護自己，同時又不能憑主觀去盲目地解決。所以，必須大力普及國際經濟貿易法律宣傳知識，強化企業(yè)管理人員的法律意識，在遇到不法競爭或行為時，使其學會合理運用法律手段進行處理。貿易活動本身就比較復雜，尤其是煤炭大宗貿易涉及的法律范圍也十分廣泛，交易的每一種方式、每一個環(huán)節(jié)以及合同的每一個條款，涉及各種權利與義務，都從不同程度體現(xiàn)著法律的細節(jié)。在煤炭貿易活動中，必須依法辦事，嚴格遵守合同，注重發(fā)揮法律及慣例的作用，這是被長期貿易實踐證明了的成功經驗。

參考文獻

[1]朱錦余.合同管理流程及其主要風險分析與控制研究[J].會計之友(中旬刊)，2009(05)

[2]韋翰華.加強合同管理保駕業(yè)務發(fā)展[N].中國城鄉(xiāng)金融報，2013-01-04(A03).

作者:石利波 單位:山西西山煤電貿易有限責任公司