OA中計算機技術(shù)的應(yīng)用

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本文作者：柴寶芹 單位：長春市愛國衛(wèi)生運動委員會辦公室

計算機技術(shù)是辦公自動化實現(xiàn)的基礎(chǔ)與核心，不但表現(xiàn)在硬件和軟件設(shè)施，而且貫穿于辦公自動化的各個環(huán)節(jié)和要素中，極大的提高了辦公自動化的效率。理解計算機技術(shù)對于認識和使用辦公自動化系統(tǒng)具有重要的意義。本文從幾個方面闡述了計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用。

一、計算機技術(shù)是辦公自動化的基礎(chǔ)與核心

在新經(jīng)濟時代，及時、準(zhǔn)確的收集信息是每個企業(yè)和辦公機構(gòu)工作中的重中之重，只有及時、準(zhǔn)確的信息才能為企業(yè)帶來更好的發(fā)展，提高其核心競爭力。在現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)中，通常采用Internet技術(shù)進行信息的收集和處理，而計算機技術(shù)作為信息科學(xué)的載體和核心，在辦公自動化中起著越來越重要的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，以計算機技術(shù)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速的收集、整理、加工、存儲和使用信息，建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷的共享信息，從而達到提高工作效率的目的。為了適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的需要，普及計算機技術(shù)是一項很重要的任務(wù)。

二、計算機技術(shù)貫穿于辦公自動化各個環(huán)節(jié)和要素

1、辦公自動化的特點

辦公自動化是以計算機為中心，采用一系列的現(xiàn)代化設(shè)備，利用通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)來進行辦公，主要是對語音、數(shù)據(jù)、圖形、文字、圖像等信息進行收集、存儲與使用的一體化處理過程，它以人為主導(dǎo)，以系統(tǒng)科學(xué)為理論基礎(chǔ)，綜合運用計算機技術(shù)和通訊技術(shù)來完成各項業(yè)務(wù)。

辦公自動化是一個人機信息系統(tǒng)，它將工作人員、辦公室和信息資源緊密的聯(lián)系在一起，利用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行友好、高效的交流，出色的完成各項工作，極大的提高了工作的效率。

2、辦公自動化的要素

辦公活動是以處理信息為主要業(yè)務(wù)特征的一種重要的社會活動，整個過程其實就是一個接收、變換、處理、傳遞和利用信息的過程，它包括工作人員、組織機構(gòu)、辦公制度、技術(shù)工具、辦公信息和辦公環(huán)境六大要素組成。

A、辦公是人群的一種管理活動，是由人去執(zhí)行的，人是辦公自動化的第一要素。在工作中，每個人的工作性質(zhì)是不一樣的，分為專業(yè)人員、決策人員、管理人員和輔助人員，但他們都要對辦公所要使用到的辦公設(shè)備和在辦公自動化系統(tǒng)中的位置與功能有一個清楚的了解。

B、組織機構(gòu)決定辦公模式的層次等級，它充分體現(xiàn)在計算機系統(tǒng)的管理組織中，而且計算機技術(shù)的引入使得組織機構(gòu)有了很強的靈活可變性。

C、制度可以看成是辦公知識、辦公經(jīng)驗的固定化，是各個部門都要遵守的行為規(guī)范，辦公自動化系統(tǒng)通過計算機技術(shù)中的自動約束機制來保證合理的辦公制度的實施。

D、通過計算機與通訊技術(shù)的結(jié)合，辦公自動化系統(tǒng)把彼此獨立卻又相關(guān)的各種辦公設(shè)備和辦公系統(tǒng)連在一起，形成一個統(tǒng)一的系統(tǒng)，進行信息資源的共享，從而提高工作效率。

E、信息是辦公自動化的基礎(chǔ)，辦公自動化最主要的職能便是利用計算機技術(shù)和它對數(shù)字處理、事務(wù)處理與決策的能力進行應(yīng)用。

F、辦公環(huán)境的變化在很大程度上依賴于計算機技術(shù)和通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，隨著技術(shù)的發(fā)展，人們的時間和空間的距離越來越小，現(xiàn)代化的通訊技術(shù)使得辦公人員獲得了更多的自由和發(fā)揮創(chuàng)造的能力。

3、辦公自動化的主要功能

辦公自動化系統(tǒng)的主要功能包括：數(shù)據(jù)處理、文字處理、圖形和圖像處理、輔助決策、網(wǎng)絡(luò)通信、電信會議等。

數(shù)據(jù)處理：現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一便是加強定量化分析，數(shù)據(jù)則是定量化分析的基礎(chǔ)。辦公室的中心任務(wù)便是處理信息，利用計算機數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)將信息進行過濾、分類等，減少數(shù)據(jù)的冗余度，保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性和獨立性，提供及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息。

文字處理：利用計算機中的Word、Wps等計算機編輯排版工具，對文字信息進行處理和版式設(shè)計，使文字信息變得簡潔、明了，從而提高辦公效率。

圖形和圖像處理：利用計算機的圖形功能，對圖形信息進行分析，從而得到清晰、完整的統(tǒng)計圖形，便于掌握各種信息之間的潛在關(guān)系。利用計算機的圖像處理能力，對照片、印鑒和圖像進行分析處理。

輔助決策：計算機系統(tǒng)能夠?qū)⑹占降男畔⒓皶r的進行分析和處理，可以對未來的發(fā)展情況進行模擬預(yù)測，為決策人員提供必要的參考信息和可選方案，從而快速準(zhǔn)確的完成決策過程。

網(wǎng)絡(luò)通信：網(wǎng)絡(luò)通信是實現(xiàn)辦公自動化的關(guān)鍵技術(shù)之一，它可以溝通系統(tǒng)內(nèi)部各個部門之間的聯(lián)系，實現(xiàn)信息交流，使辦公人員更有效的共享辦公自動化的資源，也方便與外界建立更好的信息聯(lián)系。

電信會議：電信會議也叫做計算機會議，它是利用計算機和數(shù)據(jù)通訊設(shè)備，將遠距離的工作人員聯(lián)系在一起，這種會議的最大優(yōu)點便是每個與會者的問題都能被快速的做出解決，同時也有利于各種最新的方案、決策的傳遞，節(jié)省時間，提高辦公效率。

總結(jié)：

計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用遠不止如此，計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用為辦公系統(tǒng)帶來了巨大的變化，不僅提高了工作效率，同時提高了決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，相信計算機技術(shù)為辦公自動化帶來的益處會越來越多、越來越大。