建筑設計投標中專業(yè)負責人淺談
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摘要：投標是設計公司承接大型項目的重要方式，專業(yè)負責人作為整個投標過程的組織者和執(zhí)行者，主要負責投標過程的整體統(tǒng)籌和對外協(xié)調，保證按時高質量交標、不廢標。本文對建筑設計投標工作中專業(yè)負責人的工作內容進行了探討，包括投標文件解讀和人員安排、投標文件制作、投標文件的檢查及送標、投標后資料整理總結等，以期為相關從業(yè)人員提供幫助。
關鍵詞：建筑設計投標；投標文件解讀；投標文件
制作建筑設計公司承接項目的途徑主要有兩種：由業(yè)主直接委托、參加設計投標并中標。設計公司中標有影響力的大型項目,有助于提高自己在業(yè)界的聲譽,同時可以展示自己的設計能力及管理水平。投標工作的主要參與人員有實習生、新員工、具有一定設計經驗和設計能力的設計人員,以及專業(yè)負責人、主創(chuàng)建筑師、項目秘書等。此外,投標工作一般還需要結構、給排水、電氣、暖通、節(jié)能、景觀、造價等專業(yè)的設計人員的協(xié)助配合。其中,專業(yè)負責人是整個投標過程的組織者和執(zhí)行者,接受公司領導任命和委派工作任務,負責投標過程的整體統(tǒng)籌和對外協(xié)調。以下為專業(yè)負責人的主要工作內容。
1投標文件解讀和人員安排
專業(yè)負責人在接到招標任務后,應抓緊時間閱讀招標文件,歸納和整理招標項目的信息,以明確掌握招標項目的建筑類型、規(guī)模、區(qū)域位置、交標時間地點、交標內容、交標后開標時間、標底費等基本信息。在解讀招標文件要求后,專業(yè)負責人需要盡快確定設計團隊。在挑選設計人員時,專業(yè)負責人要保證設計團隊中有一定比例的具備相關設計經驗的設計人員,同時要有部分新員工,然后建立新的項目工作群,發(fā)布招標文件。確定設計團隊后,專業(yè)負責人還應盡快制定時間計劃表。時間計劃表應包括現場勘察、答疑、交標等關鍵時間節(jié)點。時間計劃表既要給設計人員預留充足的方案設計時間,又要為后期投標文件的成果匯編預留充足的時間,同時要預留出文件自查時間。專業(yè)負責人可將制定好的時間計劃表發(fā)放給設計團隊,讓團隊成員對各個階段的提圖日期有個基本的了解（某醫(yī)院投標項目時間計劃表如表1所示）。由于投標時間一般都比較緊張,所以投標文件的制作會越來越社會化和精細化。部分投標工作可以分包給第三方,例如效果圖、多媒體、動畫、實體模型制作、標書的排版以及部分分析圖的繪制等可以分包給專門的設計公司。這樣設計公司就可以在關鍵的方案設計及圖紙繪制方面集中更多的人力,以保證投標標書的含金量。專業(yè)負責人需要根據招標文件的內容來盡快確定分包公司,并根據圖紙制作時間來倒排分包公司的工期。另外,由于方案設計文件往往需要結構、機電等專業(yè)提供的方案設計說明,因此,各專業(yè)負責人應統(tǒng)籌各業(yè)務部門,做好招標任務的分解及時間安排工作。
2投標文件制作
建筑設計項目投標文件成果分成兩個部分：技術標和商務標。在技術標和商務標的制作過程中,專業(yè)負責人需要做好組織領導和統(tǒng)籌協(xié)調工作。
2.1技術標制作過程
技術標制作過程主要分為四個階段,詳情如下。（1）第一階段：解讀任務書和現場踏勘。專業(yè)負責人需要召集設計人員進行任務書解讀,對場地、交通、周圍環(huán)境、配套設施等進行分析和討論,讓設計人員了解項目的基本情況。對于部分本地項目,專業(yè)負責人可以帶領設計人員進行現場勘察,帶著疑問去現場踏勘,其收集信息、分析問題將更具針對性。在這個階段,專業(yè)負責人需要收集的相關資料包括上位規(guī)劃、相關規(guī)范、同類型項目概況、參考文本等,以細化場地分析、交通分析等分析圖。另外,專業(yè)負責人還需要整理標書中存在的漏洞或不足,比如意義不明和缺少資料等問題,并提交答疑文件給招標方,由招標方進行答疑,并將答疑結果及時通知設計人員。（2）第二階段：團隊合作,集思廣益。在這個階段,專業(yè)負責人應鼓勵設計人員集思廣益、發(fā)散思維、互相學習。所有設計人員都可以提交自己的體塊模型、手繪平面圖,參與討論。同時,所有設計人員也可以提供類似案例進行討論和學習,然后由主創(chuàng)設計師組織集體討論并評價設計人員的方案,最后確定主要設計方向。專業(yè)負責人需要在這個階段帶領設計人員積極參與創(chuàng)作,敦促主創(chuàng)設計師按計劃執(zhí)行設計任務。第二階段是設計公司新員工學習、發(fā)揮集體智慧、更新迭代的重要階段,對公司的長遠發(fā)展至關重要。（3）第三階段：設計優(yōu)化。在確定設計方向后,設計人員需要和主創(chuàng)設計師共同優(yōu)化設計方案。在這個階段,專業(yè)負責人可以將設計人員分成兩撥,一撥負責推進造型設計工作,另一撥負責優(yōu)化總圖和平面方案。設計優(yōu)化階段往往涉及反復修改和細節(jié)調整問題,因此專業(yè)負責人在這個階段除了輔助主創(chuàng)設計師優(yōu)化設計方案外,還要控制整體進度并按計劃有序推進。（4）第四階段：投標文件制作。在設計方案初步確定后,專業(yè)負責人便可安排設計人員同步開展投標文件的制作。對于效果圖,設計公司從接到資料到制作完成一般需要5～7天；對于多媒體、動畫和實體模型的制作,設計公司一般至少需要3～5天。如果項目規(guī)模較大,那么效果圖制作需要更長的時間。在這個階段,專業(yè)負責人必須及時地向各分包公司提供相關資料,讓各分包公司同步展開效果圖制作,同時編寫建筑設計說明,下發(fā)給結構、機電、造價各工種,進而確定投標文件的目錄和內容,并分配相關工作人員開展文件制作工作。
2.2商務標制作過程
設計投標中的商務標制作也非常重要,有些招標公司甚至要求投標公司先通過商務標才能進行技術標的評比。投標公司的商務標一般由項目秘書主編,專業(yè)負責人進行輔助檢查和校對。商務標投標內容一般包括企業(yè)資格與業(yè)績資料、單位簡介、類似項目業(yè)績、擬投入團隊名單、主創(chuàng)建筑師履歷和業(yè)績、服務承諾書、設計費報價函、設計進度安排等。例如,專業(yè)負責人需要結合商務標投標內容中的類似項目,擬定投入設計團隊的人員名單,然后根據工程造價預算,結合招標公司的運營情況和技術要求,與公司領導共同商定投標項目的設計費報價。
3投標文件的檢查及送標
投標文件完成后,設計公司需要預留充足的時間對投標文件進行反復校對。為保證標書不廢標,專業(yè)負責人需要針對招標文件里的相關廢標條例,對造價價格、各工種的說明文件進行重點檢查。投標文件檢查完成后,專業(yè)負責人要按照招標文件的要求進行打印、蓋章、密封。設計公司要為這一系列過程預留充足的時間,尤其是在蓋章環(huán)節(jié),因為該環(huán)節(jié)往往涉及嚴格的審批流程。如果投標公司要求提交實體模型,那么招標公司可根據實體模型的大小,選擇托運或由設計人員送過去。上述過程均需要專業(yè)負責人親自監(jiān)督,以避免投標準備工作在最后環(huán)節(jié)出錯,從而導致廢標。如果對交標流程有任何疑問,專業(yè)負責人就要和招標單位反復確認。除了專業(yè)負責人的檢查和監(jiān)督以外,針對招標文件檢查和校對工作,設計公司應安排有經驗的設計人員全程參與,以保證投標文件不出紕漏。標書密封后,投標公司如需安排設計人員送標,則要提前準備好送標所需文件,并根據送標地點,確定合理的送標時間。如果是本地相對重要的項目,投標公司可以提前一天安排專業(yè)負責人踩點,以避免設計人員第二天送標出現意外。目前,很多設計招標單位都要求將投標文件上傳到特定的電子投標系統(tǒng)。因此,設計公司應提前安排專業(yè)設計人員學習電子投標軟件,并在技術標制作過程的第四階段就將投標文件試著上傳系統(tǒng)。在此過程中,設計公司同樣需要預留出一定的上傳時間,以防招標文件上傳出現意外。
4投標后資料整理總結
投標結束后,投標公司需要安排專業(yè)負責人跟進開標事宜,同時安排主創(chuàng)設計師進行講標、答辯準備。如果未中標,專業(yè)負責人需要及時跟進并收取中標補償金和退回投標保證金等；如果中標,專業(yè)負責人需要和新的項目負責人進行工作交接。投標結束后,專業(yè)負責人需要將投標成果加以整理,按照招標文件、參考資料、相關規(guī)范、勘察照片、分析圖原文件、設計圖CAD文件、設計模型、最后的文本、商務標等進行分類歸檔,最后提交項目秘書備份。另外,專業(yè)負責人需要將資料進行精簡,剔除分析圖原文件、商務標部分以及投標標書中帶有公司機密的文件,然后才可將投標文件發(fā)放給公司同事分享和學習。投標結束后,除了整理資料,專業(yè)負責人還應該記錄參與投標的設計人員的工作內容及工作表現,外包公司的圖紙數量、價格、聯(lián)系人及聯(lián)系方式,以便公司日后按工作量來分配方案費和結算成本（某辦公樓項目相關人員及單位的工作量統(tǒng)計情況見表2、表3、表4）。
5結語
建筑設計投標時間緊張,工作煩瑣,專業(yè)負責人作為投標工作的統(tǒng)籌人,需要熟知投標流程,了解公司員工能力,具備較強的組織協(xié)調能力。專業(yè)負責人應帶領設計團隊開拓思維,發(fā)揮創(chuàng)造力,從而高效、高質量地完成投標工作。
參考文獻：
[1]趙校.淺析建筑行業(yè)設計投標管理及商務標書編制要點[J].建筑設計管理,2010(9).
作者:羅瑩英 單位:華南理工大學建筑設計研究院有限公司
