勘察設計企業(yè)合同管理淺析

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摘要：文章深入探討了勘察設計企業(yè)合同管理問題，并對這些問題進行總結(jié)和整理，在薄弱問題上制定解決措施，便于后期合同管理人員工作的開展。

關鍵詞：勘察設計；企業(yè)；合同管理

1企業(yè)合同管理概述

合同是將自然人、法人平等對待，針對其他組織增設、變更、終止民事權利和義務關系的一種協(xié)議。合同管理是指詳細、規(guī)范地對合同進行管理。企業(yè)合同管理是企業(yè)針對自己和有關合同并遵循法律條例的擬定、變更和執(zhí)行。合同管理的核心內(nèi)容包括合同簽署、變更，重要渠道是審核、監(jiān)督、掌控。合同管理存在一定的連接性，初始階段是雙方具備合作意向、訂立合同、明確生效日期，終止階段是合同到期結(jié)束。在此期間，不但要求雙方在合同簽署之前要做好準備工作，還要將企業(yè)內(nèi)部管理工作落實到實處，為合同約定內(nèi)容的順利實施奠定基礎。合同管理有一定的動態(tài)性，在執(zhí)行合同管理時要控制好修改流程及變更條例。

2企業(yè)合同管理作用

2.1滿足市場經(jīng)濟發(fā)展需求

競爭性是市場經(jīng)濟最突出的特征之一，同時也是推動市場經(jīng)濟快速發(fā)展的源泉和動力，一個相對成熟的市場經(jīng)濟環(huán)境主要體現(xiàn)在競爭有序性方面。所以，身為市場經(jīng)濟主體，需按照市場經(jīng)濟發(fā)展規(guī)則和基礎來舉辦生產(chǎn)經(jīng)營管理活動，進一步優(yōu)化內(nèi)部管理體系，特別是合同管理制度，可以有效處理企業(yè)和其他組織、個人之間的關系，并為其提供法律依據(jù)。對此，基于社會主義市場經(jīng)濟視域下，加強企業(yè)合同管理是非常重要的。

2.2實現(xiàn)行為規(guī)范和約束

市場經(jīng)濟活動的展開是建立在企業(yè)合同管理的基礎上，因此需加強企業(yè)合同管理的法律意識和誠信意識，特別要看重其自身行為從而加以掌控，不然市場經(jīng)濟會出現(xiàn)混亂情況，引發(fā)各種不正當競爭行為。所以，加大企業(yè)合同管理力度是規(guī)范市場主體交易行為的主要途徑，能夠促進企業(yè)快速發(fā)展。

2.3處理糾紛和爭執(zhí)

在執(zhí)行合同內(nèi)容時其主體會在一定程度上引發(fā)矛盾和沖突，這時雙方要明確各自所承擔的職責義務，如質(zhì)量條款、變更條款、違約條款。當出現(xiàn)糾紛爭執(zhí)時，雙方要正確處理。總而言之，合同管理在處理矛盾和沖突方面起到了關鍵性作用。

3勘察設計企業(yè)合同管理問題

前幾年，勘察設計企業(yè)大部分屬于國有單位，單位內(nèi)部員工的思想意識缺乏創(chuàng)新，企業(yè)管理制度多多少少包含一些計劃經(jīng)濟色彩。計劃經(jīng)濟，就是上級發(fā)放任務，勘察設計企業(yè)只需做好生產(chǎn)工作，不用關心經(jīng)營問題，與企業(yè)效益更無直接聯(lián)系。在改革開放過程中，勘察設計企業(yè)慢慢向市場發(fā)展，融入市場競爭中，投標承接項目，中標后與發(fā)包單位簽署勘察設計合同，實現(xiàn)企業(yè)的正常運營。然而其合同簽署流程較為簡潔，合同內(nèi)容不清晰，很多企業(yè)盡管創(chuàng)建了合同管理制度，但是工作基礎不穩(wěn)定，缺少合同管理意識，存在一些問題。

3.1操作問題

（1）口頭約定現(xiàn)象較多，無憑無據(jù)。在企業(yè)內(nèi)部，要想為企業(yè)謀取高額利潤，合同當事人就要認真履行雙方的權利和義務，如果沒有擬定書面協(xié)議，只要有一方違約，就會給另一方經(jīng)濟帶來損失。在日常工作中，人們總會形成慣性思維，覺得一點小問題不會造成太大的負面影響，正是因為口頭約定現(xiàn)象較多，無憑無據(jù)，先干活，后談合同，更有甚者，項目在交工多年還未簽署合同。如果發(fā)生人事變動等問題，合同就失去價值，等同于爛賬、壞賬。（2）合同主體不明確。合同當事人符合標準，是確保合同成立的前提基礎，合格主體的前提是合同當事人具備民事權利能力與民事行為能力。然而部分簽訂合同主體與實際履行主體不同，當事人時常出現(xiàn)錯位。例如某市區(qū)公路局受市政府下達的任務接管某項目，任務是市政府下達，實際管理是公路局，導致問題產(chǎn)生后常常發(fā)生推萎扯皮情況。（3）內(nèi)容模糊。業(yè)主不明確設計的詳細要求，約定模糊，造成返工現(xiàn)象的發(fā)生，導致設計方經(jīng)常延長合同內(nèi)容的變更時間，增加工作難度。合同文字缺乏嚴謹性，會在很大程度上引發(fā)誤會和分歧，難以執(zhí)行合同內(nèi)容。（4）合同條款不完善。違約責任是合同簽訂時經(jīng)常遺失的重點條款，根本原因是面子問題?？辈煸O計企業(yè)的地位相對較低，不敢沖撞業(yè)主。重視違約責任，未必是要深究委托方責任，只是增強委托方責任意識，從而合作完成這個項目，勘察設計企業(yè)在溝通過程中可以把主動權握在自己手中。（5）缺乏風險與防范意識。隨著市場競爭形勢的越發(fā)激烈，知己知彼方能百戰(zhàn)百勝，所以要深入了解委托方的資信和項目情況，不要盲目簽署合同，否則會增加風險。有時設計方為了得到項目，常常忽略程序基礎建設，如果項目被擱淺，合同就不能履行，設計費用就會白白投入。（6）法律意識薄弱。按照《中華人民共和國招投標法》文件內(nèi)容指示，如果勘察設計項目規(guī)模超出規(guī)定標準就要實施招標，如果不遵守招投標流程，即便合同簽署成功也是無效的，不受法律保護。有些業(yè)主為了上交設計文件，用委托書或承諾函讓勘察設計單位展開工作，設計文件上交后，仍需按照招標手續(xù)執(zhí)行，勘察設計企業(yè)不但損失錢財，還損失了人力。（7）太過忍讓委托方?？辈煸O計企業(yè)為了得到項目，非常重視業(yè)主的要求，完全按照業(yè)主的意愿開展工作，不管是對是錯都無條件服從，導致設計文件審核過程中多次返工，最終卻被業(yè)主訓斥沒有按照合同義務執(zhí)行。（8）過度承諾。有時勘察設計企業(yè)為了中標，在投標過程中會承諾提供一些增值服務，卻被業(yè)主當成是必須履行的義務簽署在合同中。長此以往，一些不歸勘察設計企業(yè)管的事情，被業(yè)主看成是勘察設計企業(yè)應該做的工作，導致勘察設計企業(yè)損失大量資金。

3.2管理不規(guī)范

（1）合同變更不及時。合同內(nèi)容變更與合同主體變更是合同變更的重要組成部分，勘察設計企業(yè)是承包方，為了讓自身合法權益不受到影響，需及時變更合同內(nèi)容。（2）沒有按時發(fā)放書函?？辈煸O計企業(yè)在執(zhí)行履約時要向上級遞交書函，如清單資料、會議記錄和供圖協(xié)議等。這些是合同動態(tài)管理的主要內(nèi)容，是執(zhí)行的一種方法，同樣也是勘察設計企業(yè)保護自身權益的一種手段。（3）辦理簽訂確認不及時。合同簽訂確認手續(xù)沒有及時辦理，一旦出現(xiàn)矛盾時，便無從查證。（4）超過訴訟時效。勘察設計費用拖欠問題是勘察設計企業(yè)需要引以為戒的，業(yè)主單位拖欠少量費用，勘察設計企業(yè)未按時上交法院，當起訴時才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)過了訴訟時間，損失無法彌補。（5）權利行使不當。發(fā)包方在支付勘察設計進度費用時不依照合同規(guī)定執(zhí)行，勘察設計企業(yè)有權行使抗辯權停止工作，然而很多情況下因為其他因素未行使，增加了問題難度。

4勘察設計企業(yè)合同管理問題解決措施

4.1完善管理體系

（1）企業(yè)管理層人員需對合同管理工作加以重視，了解其重要性，加大人力、物力、財力方面的支持。將法制觀念深入到企業(yè)各個員工的內(nèi)心，定期組織員工學習《中華人民共和國合同法》的相關法律法規(guī)條例。積極引薦和培養(yǎng)合同管理優(yōu)秀人才，營造科學的存檔氛圍，便于合同文本的順利實施。創(chuàng)建合同管理信息系統(tǒng)，增設合同管理專項獎勵基金，為企業(yè)合同管理工作提供優(yōu)質(zhì)的軟硬件設施。（2）設立合同管理職能部門，合理區(qū)分、調(diào)整合同管理職能部門和其他職能部門的權利職責、工作內(nèi)容，有效解決接口設置問題，按時開展合同管理職能部門會議；結(jié)合合同管理工作的實際狀況，解決組織機構(gòu)設置與權責劃分問題，匯總工作經(jīng)驗及教訓，解決工作中的難點，深入完善合同管理工作流程。（3）根據(jù)企業(yè)業(yè)務范圍與工作特征，擬定一套完整的合同管理制度與內(nèi)控文件，比如合同交底制度、合同審查制度、合同臺賬管理制度和合同發(fā)放制度等，使企業(yè)合同管理活動變的規(guī)范化、制度化。與此同時，創(chuàng)建企業(yè)監(jiān)督機制與獎懲措施，隨時檢查合同管理臺賬對合同管理人員的審核情況，做到獎罰分明，為合同管理制度的順利實施提供保障。（4）現(xiàn)如今，信息技術不斷發(fā)展與創(chuàng)新，信息管理是創(chuàng)建合同管理的前提條件，因此勘察設計企業(yè)應將合同管理信息化放在首位，結(jié)合企業(yè)合同管理模式與工作順序，研制出完整、便于操作的合同信息管理系統(tǒng)，提升合同管理效率與水平，讓合同管理變得越來越精細化。

4.2應用標準合同文本

合同文本格式應參考國家頒發(fā)標準格式，再結(jié)合工程特征、招標文件、發(fā)包方與承包方雙方談判結(jié)果來擬定。因為標準合同文本內(nèi)容相對完整、調(diào)控完好，雙方責任清楚，可有效降低風險，對于不可抑制的風險，可分擔解決。針對缺少合同擬定經(jīng)驗和法律知識的人，需以此進行工作指導。

4.3加強人員素質(zhì)

人員素質(zhì)是合同管理的核心內(nèi)容，同時在合同管理中扮演重要角色。企業(yè)需增設專門的合同管理部門來完成這項任務，定期對企業(yè)合同管理人員進行職業(yè)道德素養(yǎng)與專業(yè)技術方面的教育培訓，增強法律意識、提高專業(yè)性，具備較強的責任心與保密意識。針對勘察設計合同特征，整理匯總之前合同管理的工作經(jīng)驗，對如今的合同管理工作進行調(diào)整和優(yōu)化，推動企業(yè)合同管理工作的實施與發(fā)展。

5企業(yè)合同管理展望及發(fā)展

5.1企業(yè)合同管理展望

市場經(jīng)濟時代的到來會帶領企業(yè)合同管理步入新的軌道，企業(yè)商務活動漸漸增多，存在的問題也會多，需盡快解決。相信不久后企業(yè)合同管理會更加規(guī)范，合同問題及法律糾紛也會變少。

5.2企業(yè)合同管理發(fā)展

各個企業(yè)對合同管理工作都非常重視，由此擺脫了以往的局面。企業(yè)應不斷創(chuàng)建完善管理制度，總結(jié)經(jīng)驗教訓，創(chuàng)新工作模式，從而應用到工作中。如今，企業(yè)合同管理工作仍在發(fā)展中，總結(jié)以往的工作經(jīng)驗，也獲得了解決方案，這在發(fā)展過程非常不易。企業(yè)要想提高合同管理質(zhì)量，就要維持現(xiàn)有的工作狀態(tài)，從而達到合同管理目標，提升企業(yè)效率和經(jīng)濟。

6結(jié)束語

綜上所述，勘察設計企業(yè)逐漸增多，在一定程度上增加了市場競爭，企業(yè)也面臨著殘酷考驗?？辈煸O計企業(yè)要想在市場中占據(jù)一席之地，就要提高自身綜合實力，而合同管理質(zhì)量的高低是決定企業(yè)經(jīng)營管理成敗的關鍵因素。因此加強合同精細化管理，有利于提高企業(yè)的抗風險能力，確保在競爭日益激烈的勘察設計市場上求生存、謀發(fā)展。

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作者：呂文 單位：中鐵第五勘察設計院集團有限公司