倉庫庫存電腦化管理研究
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摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的倉庫庫存管理，依賴工作人員的手工操作，已然滿足不了當(dāng)前的工作需要?；诂F(xiàn)代化的管理信息系統(tǒng)，東南大學(xué)開發(fā)了一套庫房管理系統(tǒng)，通過多年的實(shí)踐和不斷的完善，已經(jīng)取得了令人滿意的效果。
關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；倉庫；庫存管理
一、前言
電腦管理信息系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，輔助企(事)業(yè)各級(jí)管理人員進(jìn)行管理決策的信息系統(tǒng)，其任務(wù)是進(jìn)行原始數(shù)據(jù)的收集、傳輸、存儲(chǔ)、加工和輸出等處理，為各級(jí)管理人員提供決策時(shí)所需的信息(或數(shù)據(jù))。信息處理(或稱數(shù)據(jù)處理)的基本原則是“用正確的程序，正確的方法，去處理正確的數(shù)據(jù)”。對(duì)數(shù)據(jù)的要求是準(zhǔn)確、及時(shí)和適用。在現(xiàn)代化企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)中，從原材料的投入開始，經(jīng)過一道道生產(chǎn)工序，直至最后制成產(chǎn)品，就是物質(zhì)不斷改變其形態(tài)的過程，稱物流過程。物流過程的每個(gè)環(huán)節(jié)都伴隨產(chǎn)生大量的反映物質(zhì)狀態(tài)和特征的信息(或數(shù)據(jù))，這些數(shù)據(jù)對(duì)企(事)業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理又有著重大的影響。反映在倉庫庫存管理方面的數(shù)據(jù)，則為一個(gè)公司的經(jīng)營(yíng)決策和活動(dòng)、生產(chǎn)計(jì)劃、成本分析以及產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤等提供了重要的信息。本人工作的單位是一個(gè)管理多品種、多物品、對(duì)全校教師、員工服務(wù)的單位。每年的進(jìn)出庫存達(dá)30萬。品種之多、數(shù)量之大是可想而知的。全憑幾個(gè)工作人員手工操作，不光費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且準(zhǔn)確程度不高?；诖?，本學(xué)校開發(fā)了一套庫房管理系統(tǒng)，通過多年的實(shí)踐和不斷的完善，已經(jīng)取得了令人滿意的效果，以下就該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想和具體操作做一簡(jiǎn)要概述。
二、管理系統(tǒng)的組成及功能
本管理系統(tǒng)由以下幾個(gè)系統(tǒng)組成：錄入系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)和打印系統(tǒng)。錄入系統(tǒng)錄入原始的數(shù)據(jù)，然后經(jīng)由數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)進(jìn)行計(jì)算、索引、歸類等處理，最后可以方便地在查詢系統(tǒng)里查詢或在打印系統(tǒng)里打印各類報(bào)表。
（一）錄入系統(tǒng)
可選擇入庫單錄入、發(fā)票單錄入、領(lǐng)用單位錄入。具體的錄入程序如下：入庫單錄入：每次把購物的清單和物品在送貨人和庫房管理人員核對(duì)無誤后，按物品的品種、數(shù)量、入庫日期分類錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，形成一個(gè)入庫的數(shù)據(jù)庫，為以后的查詢提供便利的服務(wù)。發(fā)票單入庫：在沒有入庫單的情況下，可直接從市場(chǎng)上購買庫房所需的物品，在采購人員和庫房管理人員核對(duì)物品無誤后，安照入庫單錄入程序錄入。打印出來的入庫單據(jù)和發(fā)票交給會(huì)計(jì)做財(cái)務(wù)上的處理。另：如物品有保質(zhì)期，一定要看清楚保質(zhì)期的時(shí)間，避免給教學(xué)、科研、后勤的服務(wù)帶來不必要的麻煩。領(lǐng)用單位錄入：領(lǐng)用單位在領(lǐng)取物品的時(shí)候，需要開據(jù)領(lǐng)料單。單據(jù)上要蓋上單位的公章、負(fù)責(zé)人簽字、經(jīng)辦人簽字、科研經(jīng)費(fèi)、辦公經(jīng)費(fèi)、教學(xué)材料費(fèi)等。手續(xù)齊備后，分類錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里，系統(tǒng)會(huì)打印出領(lǐng)用物品的清單，包括：領(lǐng)用單位、物品的名稱、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、日期及經(jīng)費(fèi)來源等，為以后做數(shù)據(jù)處理做好準(zhǔn)備。
（二）數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)
該系統(tǒng)分為數(shù)據(jù)索引、數(shù)據(jù)備份兩部分。數(shù)據(jù)索引：此項(xiàng)功能主要供電腦程序管理員修改程序或數(shù)據(jù)庫后使用，此處不贅述。數(shù)據(jù)備份：倉庫每天進(jìn)出數(shù)輸入完畢后，一定要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，將數(shù)據(jù)拷貝到U盤或其他地方，以防由于人為錯(cuò)誤、電腦故障、病毒或其他因素引起的數(shù)據(jù)丟失，造成無法挽回的損失。
（三）查詢系統(tǒng)
可按時(shí)間、品種、單據(jù)號(hào)碼、瀏覽來查詢、修改或刪除入庫單、出庫單等。入庫查詢：可查詢?nèi)魏我惶斓娜霂煳锲?，包括入庫時(shí)間、物品名稱、規(guī)格、價(jià)格、采購單位、庫存數(shù)量等，可對(duì)任何一入庫進(jìn)行修改或刪除。出庫查詢：可查詢?nèi)魏我惶斓某鰩煳锲罚ǔ鰩鞎r(shí)間、物品名稱、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、領(lǐng)用單位、經(jīng)費(fèi)來源等，可對(duì)任何一出庫進(jìn)行修改或刪除。庫存查詢：可查詢現(xiàn)有的庫存數(shù)量、總金額、物品明細(xì)等。但不能進(jìn)行庫存修改或刪除。
（四）打印系統(tǒng)
可打印進(jìn)庫報(bào)表、出庫報(bào)表、退貨報(bào)表、修改報(bào)表、月報(bào)表、庫存明細(xì)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。進(jìn)庫報(bào)表：按供貨單位、發(fā)票號(hào)碼、入庫單號(hào)、時(shí)間打印進(jìn)庫報(bào)表。出庫報(bào)表：按領(lǐng)用單位、經(jīng)費(fèi)來源、時(shí)間打印出庫報(bào)表。退貨報(bào)表：按供貨單位、入庫單號(hào)或發(fā)票號(hào)、時(shí)間打印退貨報(bào)表。修改報(bào)表：按修改的日期、修改單號(hào)、領(lǐng)用單位、時(shí)間打印修改報(bào)表。月報(bào)表：按月統(tǒng)計(jì)出進(jìn)貨數(shù)量、出庫數(shù)量、經(jīng)費(fèi)來源打印月報(bào)表。庫存明細(xì)表：隨時(shí)可以統(tǒng)計(jì)現(xiàn)有的庫存總數(shù)量、總金額。包括每個(gè)物品的單價(jià)、總價(jià)及數(shù)量打印庫存明細(xì)報(bào)表。財(cái)務(wù)報(bào)表：按經(jīng)費(fèi)來源、領(lǐng)用單位、利潤(rùn)報(bào)表等打印財(cái)務(wù)報(bào)表。
三、總結(jié)
綜上所述，該系統(tǒng)功能多且操作方便。在倉庫管理方面，提高了工作效率，減少了人為錯(cuò)誤、遺漏，保證了進(jìn)出倉庫數(shù)量的可靠性，節(jié)省了人力，降低了成本，重要的是能及時(shí)準(zhǔn)確地提供各種庫存信息，為全校的科研、教學(xué)、后勤服務(wù)提供了良好的條件，保障物資供應(yīng)和實(shí)現(xiàn)合理庫存提供了依據(jù)。這套系統(tǒng)的成功開發(fā)，更使我們感到了電腦管理信息系統(tǒng)是現(xiàn)代化企(事)業(yè)管理地發(fā)展趨勢(shì)，必將極大地提高現(xiàn)代化企(事)業(yè)的管理水平。
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作者：徐建忠 單位：東南大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處