會(huì)計(jì)監(jiān)管之檔案研討

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一、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

會(huì)計(jì)原始憑證是證明已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，這種紙質(zhì)化的會(huì)計(jì)原始憑證存在著弊端。會(huì)計(jì)檔案管理仍沿用傳統(tǒng)模式，沒(méi)有形成會(huì)計(jì)資料的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)在最初歸檔時(shí)的順序記錄來(lái)保存歸檔信息，使得會(huì)計(jì)電算化軟件和紙質(zhì)檔案分離，會(huì)計(jì)檔案信息共享未能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理，這種落后的管理方式不能適應(yīng)信息化的要求，異地調(diào)取會(huì)計(jì)資料很不方便，直接降低人們對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用的需求。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在問(wèn)題，會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)的缺陷阻礙的會(huì)計(jì)檔案信息化，會(huì)計(jì)檔案管理得不到數(shù)字化建設(shè)的硬件支持。沒(méi)有設(shè)置對(duì)記帳憑證附件資料的存儲(chǔ)管理功能，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是。會(huì)計(jì)檔案信息安全有待加強(qiáng)，存在的主要安全問(wèn)題表現(xiàn)為數(shù)字化技術(shù)層面的安全，會(huì)計(jì)檔案特質(zhì)層面的安全，蓄意破壞和疏忽等兩大類(lèi)人為因素，設(shè)備突發(fā)性的故障和失效、自然社會(huì)災(zāi)害等，經(jīng)常性或過(guò)度性使用正本紙質(zhì)資料，商品化軟件的穩(wěn)定性和安全，還會(huì)造成數(shù)據(jù)檔案的失真，造成數(shù)據(jù)的丟失和毀壞。另外，會(huì)計(jì)檔案在整理裝訂時(shí)類(lèi)別不清，基礎(chǔ)管理相對(duì)薄弱，使會(huì)計(jì)檔案參考作用不能得到最大的發(fā)揮。

影響企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題現(xiàn)狀原因在于單位思想意識(shí)不強(qiáng)、管理方法落后和人員素質(zhì)低下，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象普遍存在，會(huì)計(jì)人員和管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的必要性不重視，沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化的軟硬件更新，嚴(yán)重阻礙財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方法沒(méi)有采用科學(xué)手段，不注意對(duì)于信息的備份和書(shū)面形式保存，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源的挖掘、利用忽視，檔案管理意識(shí)嚴(yán)重不足；人員素質(zhì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的影響表現(xiàn)為缺少專(zhuān)業(yè)的管理人員，財(cái)務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏檔案數(shù)字化人才；經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形成了信息市場(chǎng)，導(dǎo)致了大量軟硬件公司的涌現(xiàn)，會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)該適應(yīng)這種信息市場(chǎng)的要求，明確科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展；會(huì)計(jì)自身特征對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的影響表現(xiàn)為保密性是會(huì)計(jì)固有的自身特征，原始性也是會(huì)計(jì)固有的自身特征，要制定全面的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理法律，以保證會(huì)計(jì)檔案資源的充分利用。

二、運(yùn)用數(shù)字化管理會(huì)計(jì)檔案

檔案的數(shù)字化內(nèi)容包括增量的檔案和館藏的檔案，運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多專(zhuān)業(yè)配合、多部門(mén)協(xié)作，對(duì)檔案館的這些業(yè)務(wù)實(shí)行自動(dòng)化的控制，提高檔案信息管理電子化基礎(chǔ)性工作水平。以各檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)為結(jié)點(diǎn)，要加強(qiáng)檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把各種縱橫交織的網(wǎng)絡(luò)作為信息通道，使網(wǎng)絡(luò)成為大家認(rèn)知檔案館信息的重要途徑。檔案館數(shù)字化管理模式下，優(yōu)化全國(guó)檔案館網(wǎng)系統(tǒng)的組合及布局，使資源無(wú)限擴(kuò)大，服務(wù)能力也倍增。

構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理方式，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案以其真實(shí)性和原始性為首要特點(diǎn)，建立相應(yīng)的活動(dòng)規(guī)范，全面了解會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際情況，必須堅(jiān)持合法性原則。要堅(jiān)持信息化的方針，要保證在會(huì)計(jì)檔案信息安全的基礎(chǔ)上滿足對(duì)檔案進(jìn)行真?zhèn)伪孀C、文字?？?，處理和存貯數(shù)字化檔案要確保內(nèi)容與原件相吻合，應(yīng)該按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，以實(shí)用性的原則來(lái)滿足對(duì)會(huì)計(jì)檔案的總需求，防止數(shù)據(jù)文件損毀等情況。通過(guò)采用計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理技術(shù)，建立會(huì)計(jì)檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字型信息，通過(guò)采用權(quán)限設(shè)置，密碼保護(hù)，身份驗(yàn)證等措施。

通過(guò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)外部集成實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)原始憑證的數(shù)字化收集與處理，還需要制定統(tǒng)一的商業(yè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到這些企業(yè)信息流的自由流動(dòng)和傳遞。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)原始憑證的數(shù)字化收集與處理，從而實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)原始憑證的數(shù)字化。借助于網(wǎng)絡(luò)化的平臺(tái)，先進(jìn)的共享技術(shù)，采用有會(huì)計(jì)檔案管理模塊功能的財(cái)務(wù)軟件，建立獨(dú)立的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。強(qiáng)化數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案信息安全管理意識(shí)，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，建立數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)體系。針對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息載體，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的實(shí)務(wù)安全保障。

作者：崔美蘭 單位:延邊人民出版社