科研財務共享平臺優(yōu)化科研經費管理
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【摘要】隨著高校科研經費投入逐年攀升，經費管理業(yè)務日趨復雜?？焖侔l(fā)展的信息技術推動財務管理向財務共享模式轉型，為科研經費管理帶來了新思路。結合“放管服”的政策背景，文章從流程、技術、制度、人員等角度分析高?？蒲薪涃M存在的問題，以及科研管理引入財務共享的可行性，在此基礎上借鑒中臺架構思想，構建科研財務共享平臺，并分析了預期實施效果與局限性，以期簡化業(yè)務流程，優(yōu)化科研經費管理。
【關鍵詞】財務共享；科研經費；高校財務；中臺
一、引言
科技創(chuàng)新為經濟增長與高質量發(fā)展帶來了重大機遇和挑戰(zhàn)，近年來，我國政府不斷加大對科技項目的政策支持與投資力度，不斷改進和完善科研項目管理。2016年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》提出優(yōu)化科研經費服務方式，改革和創(chuàng)新科研經費使用和管理方式；2018年，《關于開展解決科研經費“報銷繁”有關工作的通知》（國科辦資［2018］122號）指出，要樹立服務理念，優(yōu)化管理流程，建立便捷高效的科研經費報銷管理機制；2021年，《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》提出，要改進財務報銷管理方式，推進科研經費無紙化報銷試點。高校作為科學研究與技術創(chuàng)新的重要活動主體之一，各級政府的財政類科研經費投入與其他企業(yè)的非財政類經費投入近年來都呈現(xiàn)快速增長的趨勢，根據《中國統(tǒng)計年鑒》（2021年）發(fā)布的數據，2020年我國高等學校研究與試驗發(fā)展（R＆D）經費支出1882.5億元，較2019年增長4.8%，R＆D人員全時當量61.5萬人年，較2019年增長8.8%。隨著高校科研資金收支活動的逐年穩(wěn)步增長，科研經費管理工作也變得日益重要。隨著大數據、云計算、人工智能的快速發(fā)展，財務工作由業(yè)務系統(tǒng)間數據共享的互聯(lián)網管理階段不斷向智能化轉型?！稌嫺母锱c發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》（2021年）明確提出，積極推動會計工作數字化轉型，探索建立跨平臺、結構化的會計數據共享機制。新形勢下，高校需要改革與創(chuàng)新服務方式，抓住信息化發(fā)展機遇，建立健全高校項目負責人與責任單位、職能部門共享的信息平臺，提高科研管理效率和便利化程度，實現(xiàn)科研項目執(zhí)行過程與經費收支過程規(guī)范化、數字化和智能化，提高管理水平，提升服務質量。
二、高?？蒲薪涃M管理存在的問題分析
目前，我國高校科研經費來源多樣，縱向與橫向科研經費投入持續(xù)增長，高校在科研經費管理過程中責任主體明確，科研、財務、資產、招標、審計等職能部門通過建立各自的管理系統(tǒng)嚴格履行職責。但在完成一項科研項目過程中，項目負責人面對種類繁多的業(yè)務仍然需要經歷一系列復雜的流程，較低的智能化水平導致總體效率偏低。
（一）流程方面：跨部門協(xié)同運作導致環(huán)節(jié)多、手續(xù)繁
根據職能不同，科研項目經費管理往往涉及多個部門，學校、項目所屬院系、項目負責人、科研部門、財務部門、資產部門、審計部門等按職責權限對科研項目進行協(xié)同管理。在接受學校與項目所屬院系監(jiān)督管理的同時，項目負責人需要負責編制科研項目經費預算和決算，按照財經法規(guī)與批復的預算和合同（任務書/協(xié)議書）規(guī)范使用科研經費，并及時辦理科研項目結題及結賬手續(xù)。在此過程中，科研人員往返于科研部門、財務部門、資產部門、審計部門等職能部門，填寫表格，撰寫報告，與工作人員反復溝通政策，辦理手續(xù)。以科研設備報銷業(yè)務為例，如果設備金額較大、數量較多，需要按流程先辦理招標手續(xù)，項目負責人需要將設備采購計劃交由所屬院系和科研部門審核，審批通過后持立項報告、項目呈批件及項目完整資料向招標部門申請招標。設備驗收合格后，項目負責人再到資產部門辦理固定資產建賬手續(xù)，錄入資產信息，如單價、數量、使用年限、購入型號、經費情況、經辦人、使用人、存放地點等具體信息。最后項目負責人持已購買設備的發(fā)票、合同、資產驗收單、招標審批表、中標通知書及其他相關資料到財務部門報銷，支付設備款。這一過程中項目負責人需要帶著紙質資料在多個職能部門走流程、辦審批、傳遞信息，程序繁瑣、費時費力，不利于提高科研人員的積極性。
（二）系統(tǒng)方面：獨立的架構導致信息孤島與數據標準不統(tǒng)一
目前，大部分高校已建立獨立運行的財務、科研、資產等管理系統(tǒng)。高校財務管理信息化系統(tǒng)一般包含預算、財務核算、學生收費、個人收入、決算、財務查詢等常用財務功能模塊，實現(xiàn)財務部門內部信息共享；而高校的科研、資產等管理部門則分別使用其他公司開發(fā)的管理系統(tǒng)，獨立運作。這些不同的管理系統(tǒng)雖然內部結構完備，有獨立的數據存儲和服務模塊，但各系統(tǒng)之間相互獨立，缺乏一致的數據化處理規(guī)則和一體化的數據轉化流程，僅依靠集成接口相互聯(lián)通。數據沿著錯綜復雜的集成關系網在系統(tǒng)間轉換與傳輸，資源共享程度低，數據交換質量差，大量的資源浪費和數據損耗造成管理成本高昂卻工作效率低下。
（三）制度方面：制度多、更迭快導致科研人員掌握信息不充分
科研人員對制度信息掌握不充分體現(xiàn)在：其一，制度多，除了國家出臺的導向性政策制度，各類科研經費均有對應的經費管理辦法，如《國家自然科學基金資助項目資金管理辦法》《國家社會科學基金管理辦法》《國家藝術基金資助項目監(jiān)督管理辦法》等，各個高校還有自身需要遵照執(zhí)行的財務制度。科研人員需要在眾多規(guī)則中根據自己項目和業(yè)務的類型判斷哪個適用，增加了科研人員的事務性負擔。其二，更新快，隨著一系列針對項目預算調整、開支范圍、結余經費等方面的“放管服”政策出臺，各地對新政策的落實程度不同，但由于單位規(guī)模、學科專業(yè)、所屬地區(qū)的差異，不同的高校難以達到統(tǒng)一的實施標準，不同的科研人員和財務人員對政策的理解也難以保持一致。其三，不熟悉，科研人員并非專業(yè)的財務出身，尤其是首次申請到科研項目的教師，對高校財務報銷流程和制度規(guī)則缺乏系統(tǒng)培訓和指導，很難一次就將報銷所需材料準備齊全，科研人員不得不與各個職能部門反復溝通，不僅影響了工作效率，還制約了科研經費報銷的執(zhí)行進度。
（四）人員方面：報賬人員流動性大，財務人員配比少
一方面，高校教師與學生是頻繁參與科研經費報銷的主體。對于沒有將項目經費報銷業(yè)務固定由一人負責的項目團隊，頻繁更換報賬人員會由于項目執(zhí)行過程中信息不對稱而導致報銷超出預算支出范圍、經濟事項的分類不準確等，不同的報賬人員就同一項目與財務人員反復溝通，占用報賬人員大量的項目研究時間，影響科研項目的進度。另一方面，隨著高?？蒲薪涃M不斷增長，經費管理日益向規(guī)范化和精細化發(fā)展，科研經費報銷的業(yè)務量不斷提高。加之政府會計制度改革所帶來的影響，財務人員的會計核算工作量大幅增加，但由于部分高校對崗位編制規(guī)模的控制，造成財務人員配比不足，這無疑增加了財務人員解釋制度流程和處理單據的工作量，延長了賬務處理的工作時間，增加了工作壓力。
三、科研經費管理引入財務共享的可行性分析
（一）放管服政策與會計改革趨勢的驅動
為了不斷規(guī)范我國科研經費在預算調整、開支范圍、結余經費等方面的管理，提高資金使用效益，對科研人員“松綁”和激勵，國務院以及財政部、教育部、科技部等部門相繼出臺了一系列政策文件，要求充分利用信息化手段加強科研項目和經費全過程管理，推行一站式服務，促進建成涵蓋項目管理、經費管理、網上審批、財務報銷、信息查詢等的一體化管理，建立健全單位內部科研、財務部門和項目負責人共享的信息平臺，提高科研管理效率和便利化程度。同時，會計工作面臨數字化轉型，探索建立跨平臺、結構化的會計數據共享機制。高校構建科研財務共享平臺面臨著前所未有的機遇。
（二）財務共享的技術支持
根據2019年中興新云與《中國會計報》、西安交通大學聯(lián)合對我國96家央企所做的調查研究數據，已有一半的企業(yè)已建立或正在建立共享服務中心，財務共享服務進入了快速發(fā)展階段。同時，較高的高校信息化普及率為構建高校財務共享平臺打下了基礎。根據2017年中國教育研究院對中國高校信息化建設情況的調研報告，82.9%的高校已建立財務管理系統(tǒng)，60.5%的高校已建立科研管理系統(tǒng)，已有33%的高校正在建立系統(tǒng)融合的共享方案。
四、構建科研財務共享服務平臺
高校應當充分利用快速發(fā)展的大數據、云計算、人工智能技術，通過智慧校園網絡，建立科研財務共享服務平臺，集成原本獨立運行的信息管理系統(tǒng)，重新規(guī)劃和梳理基本業(yè)務，將原本分散的、重復性高、易于標準化的業(yè)務活動進行集中化處理，優(yōu)化組織結構，簡化科研經費管理的復雜流程與手續(xù)，使科研人員“少跑路”，實現(xiàn)信息共享與業(yè)務財務融合，減輕科研人員事務性負擔，充分發(fā)揮科研人員的積極性和創(chuàng)造性。同時，壓縮財務人員的業(yè)務工作量，減少對簡單、重復工作的人工處理，使其逐步轉入科研項目的財務數據分析、風險控制等管理型工作，為廣大科研人員提供更優(yōu)質的服務?？蒲胸攧展蚕矸掌脚_（見下頁圖1）由向前的科研財務自助服務平臺、向后的業(yè)務集成服務平臺以及銜接前后的中臺系統(tǒng)構成。科研財務自助服務平臺向前面向科研人員，及時、準確地對其需求做出反應，并記錄所有業(yè)務過程；業(yè)務集成服務平臺向后面向財務、科研等職能管理部門，打通所有業(yè)務線，流程規(guī)范、管理制度嚴格，為科研經費管理過程中遇到的問題提供系統(tǒng)解決方案；中臺系統(tǒng)則將“前后”串聯(lián)起來，利用“共享”和“復用”的特點實現(xiàn)互聯(lián)互通，更加順暢地協(xié)同運作。
（一）科研財務自助服務平臺
科研財務自助服務平臺是面向科研人員的前臺客戶端，是實現(xiàn)用戶與科研財務共享服務平臺信息交互的門戶。科研人員根據業(yè)務類型提出業(yè)務申請，科研財務自助服務平臺根據收到的實時需求，組合和調度中臺部分的不同業(yè)務能力，共享實時數據，實現(xiàn)不同業(yè)務板塊能力的融合一體化辦理，獲取最大效能完成用戶需求。該部分設計應當全面、合理地統(tǒng)籌科研人員（包含教師和學生）、院系、各職能部門等多種角色的業(yè)務需求，梳理業(yè)務流程，去除以往繁瑣復雜的程序，合理規(guī)劃出友好便利的服務界面。按照申報、立項、執(zhí)行、結項的科研項目管理流程，明細劃分出項目申報、成果申報、項目信息確認、經費入賬、預算設置、預算調整、經費報銷、資產與招標、賬務報表、預算項目匯總、執(zhí)行進度、經費審計、成果驗收、績效考核等功能，聚合各職能部門業(yè)務，便捷高效地實現(xiàn)用戶業(yè)務需求。除此之外，根據科研人員不同的需求增加信息服務模塊，進行全面、專業(yè)的政策推送、制度宣講、業(yè)務指南，并及時、有針對性地解答科研人員發(fā)起的咨詢或討論。
（二）中臺系統(tǒng)
中臺系統(tǒng)是科研財務共享服務平臺的核心部分，銜接前臺客戶端與后臺管理系統(tǒng)，通過打通底層數據，實現(xiàn)數據實時共享，用數據賦能業(yè)務，內嵌制度，最終成為數據建模平臺，使獨立的各個后臺管理系統(tǒng)轉變?yōu)楦鞣N服務支撐下的前臺客戶端應用系統(tǒng)。這不僅能解決信息孤島問題，提升數據采集和數據轉換的效率和質量，為數據存儲和數據管理帶來便利，還將“共享”和“復用”業(yè)務能力，提高對用戶需求的反應速度。中臺系統(tǒng)包括數據區(qū)、業(yè)務區(qū)、規(guī)則區(qū)和輔助區(qū)。數據區(qū)抽取來自各個信息化管理系統(tǒng)中的業(yè)務數據、財務數據、大數據等結構化和非結構化數據，匯入數據池中進行萃取、整理、存儲計算和分析挖掘。數據區(qū)按類型不同分為項目、合同、資產、指標等模塊，實現(xiàn)統(tǒng)一、集中的分類數據管理。業(yè)務區(qū)根據科研項目管理的實際業(yè)務情況，梳理財務的全業(yè)務流程，對同一性質的業(yè)務按小組歸集，篩選并提煉出標準化、復用程度高的通用能力與適應性強、價值高的核心能力沉淀并組合。通過數據建模形成的服務化數據應用，能夠根據前臺提出的具體業(yè)務申請，將數據融入業(yè)務場景中，基于豐富的數據模型開展場景化應用，并以多樣化的形式展現(xiàn)數據分析應用的結果。規(guī)則區(qū)一方面將科研經費相關管理辦法及財務制度內嵌于信息系統(tǒng)中，并隨政策變化實時更新，使科研人員在辦理業(yè)務時有明確的規(guī)則限定，實現(xiàn)實時控制，減少業(yè)務溝通時的信息不對稱及制度理解偏差；另一方面結合各類財務管理辦法設定計算公式及邏輯判斷，系統(tǒng)可自動檢查，如根據科研人員填入的基礎信息自動匯總計算出報銷金額、剩余預算額度等。輔助區(qū)包含銀?；ヂ?lián)、稅務管理、影像管理、電子檔案、票據管理等業(yè)務輔助功能，用以幫助科研財務共享服務平臺提高和完善服務水平。
（三）業(yè)務集成服務平臺
業(yè)務集成服務平臺是科研項目管理過程中涉及的職能部門管理系統(tǒng)的集成，提供服務支撐和實現(xiàn)內部的管理要求，包括財務、科研、資產、招標、審計等信息化系統(tǒng)。后臺通過嚴格的權限、管控規(guī)則和流程規(guī)范等實現(xiàn)內部的管理要求。業(yè)務集成服務平臺與中臺系統(tǒng)相對接，通過內部數據總線進行數據抽取，根據統(tǒng)一的數據標準與規(guī)范，完成數據的融合和加工，萃取數據業(yè)務價值，轉換后分類存儲于中臺系統(tǒng)中的數據區(qū)，實現(xiàn)數據交互。
（四）科研財務共享服務平臺的預期效果
一是科研財務共享服務平臺融合了經濟業(yè)務與會計管理，重新規(guī)劃科研項目管理業(yè)務，能夠簡化流程，實現(xiàn)一體化平臺，減少重復辦理，使科研人員“少跑腿”，有效提升科研財務報銷效率。二是為科研人員與財務人員提供溝通與交流的智能平臺，減少由于信息不對稱造成的矛盾，同時為科研人員提供多種方式的宣傳和培訓。三是對平臺記錄的業(yè)務過程進行大數據分析，針對科研人員不同的需求進行精準化和智能化服務，提高服務效率，促進財務工作向管理型升級，確?？蒲惺聵I(yè)持續(xù)健康發(fā)展。
五、關于科研財務共享服務平臺的思考
科研財務共享服務平臺為高校改革創(chuàng)新科研經費使用和管理方式提供了極大便利，與此同時也應關注其局限性，辯證地看待和應用信息共享平臺。
（一）科研財務共享服務平臺需要充分權衡便利性和應用性
信息共享平臺需要將原本不同的線下流程集中整理并合理規(guī)劃，最終轉化為客戶端的界面和按鈕，通過數據傳輸方式實現(xiàn)便利性。而且這些便利性是以詳實縝密的邏輯規(guī)則為基礎實現(xiàn)的，需要程序開發(fā)人員在后臺模擬不同角色設置，高的便利性往往對應復雜的實踐應用。如果單純提高便利性，會造成程序開發(fā)難度增大，填寫內容、申報環(huán)節(jié)復雜冗余等問題。因此，在科研財務共享服務平臺的實務設計中，需要充分權衡便利性和應用性，既要盡可能簡化流程，提升報銷效率，保證平臺順暢運作，又要兼顧功能實現(xiàn)的難易程度。
（二）財務人員要做好“臺前”向“幕后”的轉型
引入信息共享平臺之前，科研經費管理通常依靠財務人員在審批、填報、核算等重復性工作流程中進行人工處理，效率較低且占用財務人員大部分的精力?？蒲胸攧展蚕矸掌脚_極大地節(jié)省了財務人員的人力投入，能夠提高經費管理工作的效率。財務人員要做好“臺前”向“幕后”的轉型，為科研項目的賬務規(guī)范、科學管理發(fā)揮保障作用，深刻理解和把握政策法規(guī)，結合實際情況，對各項經濟業(yè)務做出分析和判斷，由簡單重復的賬務核算功能轉向科研財務數據分析、風險控制等經費管理功能。
（三）從根本上健全制度和規(guī)范管理
信息共享平臺雖然為高?？蒲薪涃M報銷和管理的優(yōu)化提供了有力支撐，但不能從根本上減輕科研人員的事務性負擔。各高校應抓住科研“放管服”改革機遇，把握政策的深刻內涵，結合本單位科研活動實際需要，科學合理地落實科研經費管理辦法及相關的財務報銷制度革新，夯實管理基礎，從根本上優(yōu)化科研經費管理，為科研人員“松綁減負”。
作者:嚴冠瓊 單位:西安美術學院財務處
