醫(yī)用耗材采購(gòu)管理的內(nèi)部審計(jì)

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［摘要］醫(yī)院在采購(gòu)耗材時(shí)，實(shí)施內(nèi)部審計(jì)的主要目的是提高耗資采購(gòu)的質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，進(jìn)一步維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。因此，醫(yī)院要加大醫(yī)用耗材采購(gòu)管理的內(nèi)部審計(jì)力度。本文主要分析了醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)用耗材管理內(nèi)部審計(jì)的必要性，并提出加大醫(yī)用耗材采購(gòu)管理內(nèi)部審計(jì)的建議，旨在促進(jìn)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理穩(wěn)健發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］醫(yī)用耗資；采購(gòu)管理；內(nèi)部審計(jì)

0引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)療制度也在不斷發(fā)生改變，對(duì)傳統(tǒng)醫(yī)療體系產(chǎn)生了較大沖擊。醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須做好內(nèi)部審計(jì)工作，尤其對(duì)資金與醫(yī)用耗材要加強(qiáng)審計(jì)。在此背景下，在維持自身穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)上，醫(yī)院如何對(duì)醫(yī)用耗材采購(gòu)管理進(jìn)行有效控制，并提高使用效率，是醫(yī)院管理層需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。因此，醫(yī)院應(yīng)加大醫(yī)用耗材審計(jì)力度，并進(jìn)行規(guī)范管理，從而促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。

1醫(yī)院開(kāi)展醫(yī)用耗材管理內(nèi)部審計(jì)的必要性

醫(yī)院與事業(yè)單位、工商企業(yè)的市場(chǎng)行為有所不同，在當(dāng)前的市場(chǎng)環(huán)境下，醫(yī)院要想更好地發(fā)展必須做到開(kāi)源節(jié)流。與采用新型醫(yī)療方式、研發(fā)先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備相比，醫(yī)院通過(guò)開(kāi)展醫(yī)用耗材管理內(nèi)部審計(jì)有利于開(kāi)展內(nèi)部審計(jì)工作。此外，醫(yī)院通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)能夠減少浪費(fèi)，提高醫(yī)院資金的使用效率，同時(shí)有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)效益最大化。

2醫(yī)用耗材內(nèi)部審計(jì)的特點(diǎn)

2.1審計(jì)具有時(shí)效性與時(shí)點(diǎn)性

各個(gè)醫(yī)院制定的“醫(yī)用耗材采購(gòu)項(xiàng)目”是在一定階段維持自身正常運(yùn)轉(zhuǎn)、提高醫(yī)療質(zhì)量的必備物資。不管何種原因，只要沒(méi)有按照計(jì)劃完成采購(gòu)都會(huì)對(duì)醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生影響。同時(shí)，由于受經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響，醫(yī)用耗材的價(jià)格具有很大的波動(dòng)性，且不同供貨商在同一時(shí)間段提供的同一種耗材具有不同的價(jià)格。上述原因增加了醫(yī)院對(duì)內(nèi)部審計(jì)的要求，要求其必須有較強(qiáng)的時(shí)間觀念，能夠快速、有效地完成醫(yī)用耗材審計(jì)工作。

2.2內(nèi)部審計(jì)工作人員為復(fù)合型人才

醫(yī)用耗材種類(lèi)多，并且具有較廣的采購(gòu)范圍，同時(shí)不同的醫(yī)用耗材具有不同的特性。因此，醫(yī)院在對(duì)醫(yī)用耗材采購(gòu)進(jìn)行審計(jì)的時(shí)候，審計(jì)人員必須具有較廣的知識(shí)面，并能夠及時(shí)解決采購(gòu)過(guò)程中遇到的問(wèn)題。

3醫(yī)用耗材采購(gòu)管理內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)容

3.1采購(gòu)前的審計(jì)

醫(yī)院內(nèi)部在采購(gòu)醫(yī)用耗材時(shí)，各個(gè)科室將自己所需的耗材填寫(xiě)在申請(qǐng)表上，經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)以及人員審批后，交給物資采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)。內(nèi)部審計(jì)相關(guān)工作人員要對(duì)請(qǐng)購(gòu)手續(xù)是否符合相關(guān)要求、采購(gòu)費(fèi)用是否超過(guò)預(yù)算、采購(gòu)申請(qǐng)表是否按照相關(guān)規(guī)定經(jīng)過(guò)權(quán)限人審批等內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)審計(jì)。

3.2采購(gòu)招標(biāo)審計(jì)

在采購(gòu)醫(yī)用耗材時(shí)，醫(yī)院基本上是通過(guò)詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、招標(biāo)等方式進(jìn)行，為了更好地開(kāi)展審計(jì)工作，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)制定招議標(biāo)，審計(jì)部門(mén)、使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)以及監(jiān)察部門(mén)要參與其中。醫(yī)院采購(gòu)部門(mén)在開(kāi)展招議標(biāo)時(shí)要嚴(yán)格遵守公平、公正、公開(kāi)的原則，要對(duì)投標(biāo)公司的信譽(yù)、資質(zhì)進(jìn)行審核，并且要記錄完整、清晰的過(guò)程，同時(shí)，中標(biāo)結(jié)果要由所有參與部門(mén)的代表人進(jìn)行簽字。此外，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)要對(duì)參與部門(mén)資料是否齊全、招議標(biāo)方式是否科學(xué)、投標(biāo)公司資質(zhì)文件是否符合要求、中標(biāo)價(jià)格是否低于政府中標(biāo)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)審計(jì)。

3.3合同簽訂審計(jì)

按照最后的中標(biāo)結(jié)果，采購(gòu)部門(mén)與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂相關(guān)協(xié)議合同。在對(duì)合同進(jìn)行審計(jì)的過(guò)程中，首先，審計(jì)人員要審查合同中所有的條款是否完整、正確；其次，審核中標(biāo)供應(yīng)商和耗材的規(guī)格、名稱以及價(jià)格與中標(biāo)結(jié)果中的內(nèi)容是否一致、耗材的規(guī)格以及注冊(cè)名與所提供的器械注冊(cè)證是否相符；最后，審核耗材供應(yīng)商是否具有齊全的證書(shū)，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證、醫(yī)療器械注冊(cè)證、稅務(wù)登記證、法人授權(quán)委托書(shū)和組織機(jī)構(gòu)代碼等。此外，如果簽約公司屬于公司，那么還要該公司提供所的企業(yè)、供應(yīng)商與公司的合同以及證書(shū)，并對(duì)公司的資質(zhì)進(jìn)行審查，保證其具有合法、有效的經(jīng)營(yíng)資格。醫(yī)用耗材采購(gòu)有兩種方式，一種是臨時(shí)采購(gòu)，另一種是長(zhǎng)期采購(gòu)。針對(duì)臨時(shí)采購(gòu)尤其是時(shí)間較為緊迫的，醫(yī)院采購(gòu)部門(mén)要對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)是否具有有效性、規(guī)范性以及采購(gòu)價(jià)格是否具有合理性進(jìn)行重點(diǎn)審查；針對(duì)長(zhǎng)期采購(gòu)，要根據(jù)上述內(nèi)容簽訂合同，在合同時(shí)效中，采購(gòu)部門(mén)的每筆采購(gòu)工作都要填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表以及經(jīng)過(guò)相關(guān)權(quán)限人審批后才能開(kāi)展。

3.4驗(yàn)收入庫(kù)審計(jì)

在對(duì)耗材進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)的過(guò)程中，醫(yī)院要建立完善的制度，明確驗(yàn)收方式，并設(shè)置專業(yè)人員對(duì)采購(gòu)耗材進(jìn)行驗(yàn)收。在驗(yàn)收過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)向驗(yàn)收負(fù)責(zé)人報(bào)告，找到問(wèn)題發(fā)生的原因并及時(shí)解決。此外，醫(yī)院還要對(duì)耗材驗(yàn)收以及入庫(kù)進(jìn)行審計(jì)，主要包括耗材的入庫(kù)名稱、數(shù)量、規(guī)格、金額等內(nèi)容與實(shí)物是否相符，驗(yàn)收程序是否符合規(guī)范，出現(xiàn)問(wèn)題可不可以及時(shí)進(jìn)行退換貨，驗(yàn)收結(jié)束后有沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行入庫(kù)內(nèi)容審查。

3.5付款審計(jì)

醫(yī)院財(cái)務(wù)部門(mén)要加強(qiáng)耗材采購(gòu)付款管理，完善付款流程，明確付款審核人的權(quán)責(zé)。付款審計(jì)主要是對(duì)付款審批手續(xù)是否齊全、發(fā)票是否有效、付款方式是否符合合同中規(guī)定的方式、發(fā)表內(nèi)容是否與入庫(kù)一致等內(nèi)容進(jìn)行審查。

4加強(qiáng)醫(yī)用耗材采購(gòu)管理內(nèi)部審計(jì)的建議

4.1規(guī)范采購(gòu)行為，建立高效的物資采購(gòu)審計(jì)工作機(jī)制

4.1.1加強(qiáng)預(yù)算管理

采購(gòu)部門(mén)要嚴(yán)格遵守“應(yīng)編盡編”的要求，將采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算羅列在部門(mén)預(yù)算中，落實(shí)項(xiàng)目的采購(gòu)資金來(lái)源，明確采購(gòu)需求，細(xì)化采購(gòu)耗材名稱與種類(lèi)。同時(shí)，相關(guān)采購(gòu)人員在執(zhí)行采購(gòu)的過(guò)程中要嚴(yán)格依據(jù)醫(yī)院年度總預(yù)算或政府采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行，并對(duì)執(zhí)行結(jié)果負(fù)責(zé)。此外，審計(jì)部門(mén)要嚴(yán)格審查采購(gòu)預(yù)算依據(jù)、采購(gòu)審批手續(xù)、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)方式、耗材供應(yīng)商，積極引進(jìn)信譽(yù)高、資質(zhì)好的供貨商，盡可能減少供應(yīng)商單一的問(wèn)題，統(tǒng)一制定采購(gòu)價(jià)格，并集中開(kāi)展采購(gòu)工作。

4.1.2嚴(yán)格計(jì)劃審批管理流程

采購(gòu)人員在開(kāi)展采購(gòu)工作時(shí)，要嚴(yán)格根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)以及醫(yī)院預(yù)算委員會(huì)批復(fù)的預(yù)算進(jìn)行。同時(shí)，審計(jì)部門(mén)要與預(yù)算部門(mén)、資產(chǎn)部門(mén)以及采購(gòu)部門(mén)加強(qiáng)合作，全方位審查預(yù)算資金的使用情況。此外，采購(gòu)部門(mén)要及時(shí)重新審計(jì)調(diào)整后的采購(gòu)計(jì)劃，保證采購(gòu)耗材的名稱、種類(lèi)、預(yù)算資金、數(shù)量與通過(guò)審批的預(yù)算與資金方案一致。

4.1.3嚴(yán)格審核采購(gòu)文件

采購(gòu)部門(mén)要嚴(yán)格審核采購(gòu)文件，并進(jìn)一步規(guī)范審核流程。同時(shí)，采購(gòu)部門(mén)要組織專家對(duì)相關(guān)技術(shù)參數(shù)進(jìn)行論證，公開(kāi)招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)，尤其不能拆分同一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目中同一類(lèi)別的耗材。此外，采購(gòu)部門(mén)還要制訂科學(xué)合理的招標(biāo)方案，明確方案中的各個(gè)要素。

4.1.4嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，明確驗(yàn)收職責(zé)

物資采購(gòu)部門(mén)要自行開(kāi)展項(xiàng)目驗(yàn)收以及采購(gòu)機(jī)構(gòu)的驗(yàn)收工作。在驗(yàn)收方案中，物資采購(gòu)部門(mén)需要明確驗(yàn)收流程、驗(yàn)收方式以及驗(yàn)收時(shí)間，對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)且技術(shù)復(fù)雜的耗材可以多設(shè)置驗(yàn)收環(huán)節(jié)，或者根據(jù)相關(guān)部門(mén)制定的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行驗(yàn)收。此外，物資采購(gòu)部門(mén)還要明確分離醫(yī)院耗材的采購(gòu)人與使用人，使用人要參與驗(yàn)收工作。

4.2加強(qiáng)監(jiān)督檢查，建立監(jiān)管機(jī)制

醫(yī)院應(yīng)加大信息公開(kāi)力度，通過(guò)醫(yī)院的官網(wǎng)、政府平臺(tái)公開(kāi)采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)環(huán)節(jié)、投標(biāo)環(huán)節(jié)以及中標(biāo)環(huán)節(jié)。同時(shí)，審計(jì)部門(mén)要加大耗材采購(gòu)執(zhí)行與監(jiān)管的審計(jì)力度，拓寬反映問(wèn)題的途徑與受理途徑，使審計(jì)人員可以通過(guò)信箱、電話等方式發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并有效分析、管理與處理風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目。另外，醫(yī)院要構(gòu)建完善的績(jī)效跟蹤監(jiān)督機(jī)制，跟蹤管理預(yù)算績(jī)效的執(zhí)行情況，在預(yù)算執(zhí)行完成后，及時(shí)評(píng)價(jià)預(yù)算資金的使用情況，對(duì)資金使用的效率、經(jīng)濟(jì)性以及效益進(jìn)行詳細(xì)評(píng)價(jià)。同時(shí)，醫(yī)院還要加強(qiáng)監(jiān)督，建立完善的內(nèi)部管理控制機(jī)制，在結(jié)合日常評(píng)價(jià)、內(nèi)部分析、重點(diǎn)監(jiān)督、外部評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上，定期總結(jié)與評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的成效，從而不斷完善內(nèi)部控制體系。

4.3提高內(nèi)部審計(jì)人員的政治及業(yè)務(wù)素質(zhì)

醫(yī)院審計(jì)部門(mén)要配備專門(mén)的審計(jì)人員，該人員要具有經(jīng)濟(jì)管理、會(huì)計(jì)、工程技術(shù)、審計(jì)等專業(yè)技能以及較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還要嚴(yán)格遵守內(nèi)部審計(jì)原則以及職員道德規(guī)范，依法審計(jì)，做到公正、公平、獨(dú)立、保密，才能有效提高審計(jì)效率與審計(jì)質(zhì)量。此外，由于醫(yī)用耗材采購(gòu)審計(jì)工作涉及很多知識(shí)，因此內(nèi)部審計(jì)人員必須不斷提高自身的專業(yè)技能，注重學(xué)習(xí)各個(gè)學(xué)科的知識(shí)，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)，并能夠熟練操作各種軟件，從而才能及時(shí)解決在審計(jì)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。

4.4促進(jìn)信息系統(tǒng)技術(shù)更新和耗材價(jià)格更新

為了提高內(nèi)部審計(jì)工作的效率與質(zhì)量，醫(yī)院要不斷更新信息系統(tǒng)的內(nèi)容與技術(shù)。內(nèi)容更新就是及時(shí)檢查醫(yī)用耗材的價(jià)格、采購(gòu)信息，并進(jìn)行及時(shí)更新，確保醫(yī)用耗材的審計(jì)監(jiān)督工作更具有針對(duì)性。技術(shù)更新就是更新內(nèi)部審計(jì)的技術(shù)設(shè)備，尤其要定期維護(hù)與更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，確保各種醫(yī)用耗材信息準(zhǔn)確無(wú)誤地錄入計(jì)算機(jī)。

5結(jié)語(yǔ)

在醫(yī)院日常管理中，采購(gòu)醫(yī)用耗材是醫(yī)院發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是醫(yī)院開(kāi)支的重要內(nèi)容，因此，做好“醫(yī)用耗材”的內(nèi)部審計(jì)工作，可以有效地控制好、使用好“醫(yī)用耗材”，為醫(yī)院資金實(shí)現(xiàn)收益最大化提供保障?；诖?，醫(yī)院要加大醫(yī)用耗材采購(gòu)管理的內(nèi)部審計(jì)力度，進(jìn)一步優(yōu)化采購(gòu)程序，完善耗材采購(gòu)與管理體系，進(jìn)一步降低采購(gòu)成本，推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者：詹毅 單位：貴州省遵義醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院