人事檔案管理的問題及解決策略

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摘要：人事檔案在檔案管理中具有重要作用，完善的人事檔案是了解員工實際情況并對其作出正確評價的首要依據(jù)，能極大推動單位人力資源的合理配置。但當前的人事檔案管理中存在較多問題，應采取相應的解決策略予以改進完善。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；存在問題；解決策略

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）沒有充分認識到人事檔案管理的重要性

目前仍有部分單位對人事檔案管理的重要性認識不足，導致了人事檔案管理工作與主要業(yè)務工作相脫節(jié)。同時，人事檔案管理技術(shù)和設(shè)備也沒能跟上信息化建設(shè)步伐。這些都對人事檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生了不利影響。

（二）人事檔案管理理念較為落后

部分單位對人事檔案管理重要性的認識不到位，不注重利用先進管理理念和科學技術(shù)手段開展人事檔案管理工作，部分單位甚至仍沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案，阻礙了單位人事檔案管理工作的有效開展。

（三）人事檔案專項審核工作不嚴謹

黨的以來，中央組織部對人事檔案專項審核提出了一系列標準規(guī)范，要求組織開展人事檔案專項審核工作。部分單位對人事檔案專項審核工作重視不夠，雖然開展了專項審核，卻沒有對存在的問題加以詳細闡述分析，部分單位甚至還沒有開展人事檔案專項審核工作，需要引起人事檔案管理部門高度重視。例如，對分配到單位的高校畢業(yè)生，或是在職員工就讀后的成套學籍檔案材料，需要重點審核“三齡”、“兩歷”等信息的真實性和準確性。

二、解決策略

（一）提高對人事檔案管理重要性的認識

要求凡是人事檔案歸檔材料涉及的部門，須積極配合人事檔案管理部門工作，做好人事檔案歸檔材料的收集、整理等工作，從而促使人事檔案管理工作能夠更加高效有序展開。

（二）構(gòu)建完善的人事檔案管理制度

檔案管理部門需將現(xiàn)代化管理理論運用到人事檔案管理之中，從而形成一套完善的人事檔案管理制度。制定《單位人事檔案管理實施細則》、《人事檔案查（借）閱制度》、《人事檔案材料收集歸檔及人事檔案材料整理規(guī)范》等，健全和完善人事檔案管理制度，實現(xiàn)其在單位人力資源管理中的最佳應用成效。

（三）加強人事檔案專項審核力度

1.強化組織領(lǐng)導。單位領(lǐng)導要有效增強政治敏感性和責任意識，將干部人事檔案專項審核工作放在重要位置，責任到人，成立人事檔案專項審核小組，認真解決單位人事檔案專項審核期間出現(xiàn)的問題。2.不斷進行政策學習，明確人事檔案管理內(nèi)容。在開展干部人事檔案專項審核工作時，“三齡、兩歷、一身份”是專項審核的重點內(nèi)容，需嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)落實，并針對單位人事檔案管理人員進行專門培訓，使其能夠掌握人事檔案管理專項審核流程及標準，促使專項審核取得較佳成效。3.基于標準、規(guī)范落實工作流程?；谌耸聶n案專項審核結(jié)果,按照上級部門要求，對單位人員人事檔案中所有信息材料進行審核分析，并在獲得組織允許后，填寫人事檔案專項審核審批表，再加蓋公章和領(lǐng)導簽名后保存在個人檔案中。一旦存在信息材料不完善或是不符等問題，則需要立即由組織嚴格核實。4.加大監(jiān)督管理力度。單位內(nèi)部各部門領(lǐng)導需要參考人事檔案專項審核結(jié)果,針對一些疑難問題展開合理化檢查審核工作，作出明確判斷，為人事檔案專項審核結(jié)果真實性和準確性提供良好保障。

（四）人事檔案管理手段現(xiàn)代化

利用現(xiàn)代先進的管理技術(shù)對人事檔案管理工作進行動態(tài)化管理,重視人事檔案管理信息模塊系統(tǒng)的建立和完善；進一步做好人事檔案管理信息模塊的存儲檢索系統(tǒng)，提高人事檔案的信息化和數(shù)據(jù)化程度，為人事檔案的查閱、統(tǒng)計等工作提供便利條件。

（五）人事檔案管理信息資源共享

利用人事檔案管理中具有共享特征的目錄數(shù)據(jù)庫信息，可實現(xiàn)資源共享，最大限度發(fā)揮人事檔案管理的實際價值，為單位科學決策提供可行性參考依據(jù)。各單位要利用人力資源管理系統(tǒng)軟件，建立或完善單位員工原始人事檔案信息，內(nèi)容涵蓋員工實際情況、工作經(jīng)驗、個人學歷、專業(yè)技能、勞動合同、崗位變動、培訓學習、從事工種、家庭背景、社會關(guān)系、薪酬待遇、政治面貌、科研成果及等。這樣，不但能實現(xiàn)單位人事檔案信息的有效共享，還便于在較短時間內(nèi)準確找出相關(guān)員工人事檔案所需信息，提高單位工作效率和質(zhì)量水平。

參考文獻：

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作者：贠蕊娥 單位：青海油田分公司