醫(yī)院編外人員檔案管理研究

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【摘要】由于公立醫(yī)院的編制有限，為緩解人員緊缺，提高為人民優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療健康服務，醫(yī)院都會進行編外人員自主招聘。編外人員流動性大，人事檔案管理方面受到不同程度影響。本文針對新時期醫(yī)院編外人員的檔案管理問題進行簡要分析和探究。

【關鍵詞】醫(yī)院；編外人員；檔案管理；問題；策略

醫(yī)院在核定編制的影響下，導致了醫(yī)務人員的緊缺問題，隨著國民對醫(yī)療服務水平要求的不斷提高，醫(yī)院需要招聘大量的編外人員以滿足人們對醫(yī)療服務的需要。由此看來，編外人員在醫(yī)院的日常工作中發(fā)揮著至關重要的作用。但對于編外人員檔案管理工作缺乏規(guī)范性，不利于醫(yī)院的長遠發(fā)展。因此，醫(yī)院相關管理人員需要把握好編外人員檔案管理工作的要點，提升人才資源的利用率，促進醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

一、醫(yī)院編外人員檔案管理工作存在的問題

（一）專職檔案管理人員配備不全。目前多數(shù)醫(yī)療機構人事檔案管理由人事科相關人員兼職，有的并未進行專業(yè)性的培訓，只能完成簡單的檔案封裝、記錄和存取等工作。由于缺乏對于每卷檔案的具體功能的了解，進而導致檔案管理工作流于形式，在很大程度上降低了檔案的管理質(zhì)量。同時，工作人員缺乏對檔案的重視程度。醫(yī)院的檔案管理人員在對醫(yī)務人員檔案管理的過程中，往往將關注的重點放在對有編制的醫(yī)務人員檔案上，導致工作人員沒有從根本上認識到編外人員檔案管理工作的重要性，不利于醫(yī)院人事管理工作的有效進行，影響了醫(yī)院的長遠發(fā)展。（二）檔案管理信息化水平有待提高。隨著國家科學技術水平的不斷提高，對于醫(yī)院編外人員檔案管理的設備也在不斷更新升級，但在當前的大多數(shù)檔案管理工作中，沒有充分發(fā)揮計算機互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢作用，只是運用計算機進行醫(yī)院編外人員的基本情況和信息的管理，對于檔案的管理仍然以手工操作為主，在后期人事管理工作進行過程中，需要檔案的查詢和再使用時都需要人工進行，不僅增加了員工的工作量，又難以保證檔案管理工作水平的提高。同時，當前檔案管理工作的信息化水平有待提高，由于檔案管理人員缺乏對于信息化管理設備應用的技能，使得大部分檔案以紙質(zhì)的形式進行存儲，一旦管理機構發(fā)生火災或地震等意外災害，就會造成大量檔案被丟失或損壞，難以確保醫(yī)院編外人員檔案內(nèi)容的完整性。（三）缺乏完善的檔案管理制度。當前階段，對于醫(yī)院編外人員檔案的管理工作缺乏健全的管理制度，使得工作人員缺乏完善的工作評價標準。雖然醫(yī)院對編外人員檔案的管理工作作出了一些規(guī)定，但是仍然存在著由于缺乏完善的管理制度而導致檔案的整理、保存和借閱方面的問題。檔案資料在整理的過程中缺乏規(guī)范性。同時，由于檔案管理工作的監(jiān)督機制不夠完善，導致檔案資料在整理過程中沒有進行及時的存檔和備份，進而影響了檔案的完整性。

二、提升醫(yī)院編外人員檔案管理工作有效性的策略

（一）建立健全的檔案管理制度。醫(yī)院編外人員檔案的管理工作由于缺乏健全的檔案管理制度的約束，檔案管理缺乏規(guī)范性。因此，要提高醫(yī)院編外人員檔案管理工作的效率和質(zhì)量，需要建立健全的檔案管理制度，對工作人員的行為進行有效的規(guī)范。在制定管理制度的過程中，相關部門要結合檔案的實際使用情況，制定對立卷、歸檔、分類、查閱和保密等方面的制度規(guī)定。在立卷的過程中，必須要求檔案按照編外人員的真實情況進行，確保人員的詳細信息都能被錄入檔案，并進行案件資料的全方位收集，保證檔案的完整性。在歸檔過程中，要求工作人員嚴格按照流程對不同科室的編外人員檔案進行分類處理，并將同一類文件歸檔到同一文件夾內(nèi)，便于同一類檔案信息的查詢，并將歸檔后的信息資料錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案以紙質(zhì)和數(shù)據(jù)化等形式進行存儲。對于檔案的查閱制度的建立需要更加規(guī)范，要求檔案每次被借閱時都要提前申請并記錄，再由借閱人員填寫檔案使用申請書。在歸還檔案時，需要管理人員對檔案的正確性和完整性進行仔細查驗，確定無誤后再將檔案重新歸檔。（二）提高對非編人員檔案管理工作的重視程度。醫(yī)院管理人員需要成立專門的檔案管理部門，并與醫(yī)院的宣傳部門進行聯(lián)合工作，開展對非編人員人事檔案管理的宣傳工作，強化各部門人員之間的交流溝通，鼓勵各部門人員對非編人員人事檔案管理工作提出有效的建議，為非編人員人事檔案管理工作的進行創(chuàng)造有利環(huán)境。提高人事檔案編制與管理人員對非編人員檔案管理工作的重視程度，并提升各部門人員的服務意識，進而提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（三）提高檔案管理人員的專業(yè)水平。當前的醫(yī)院編外人員檔案管理人員普遍存在著專業(yè)知識匱乏、專業(yè)技能和綜合素質(zhì)欠缺的情況，因此，醫(yī)院的管理部門需要加強對檔案管理人員的培訓工作，提高他們的專業(yè)能力和水平。管理人員除了要學習、理解和掌握檔案管理的內(nèi)涵以及具體的操作流程之外，還需要對工作的內(nèi)容和流程進行規(guī)范化處理。對于醫(yī)院編外人員檔案的管理除了有接收和存儲兩方面工作以外，還包括檔案的整理、歸類、歸檔和查閱等工作，管理人員需要以檔案的長期有效性為核心，制定科學合理的檔案管理方案，并嚴格執(zhí)行管理制度和規(guī)定，進而提高醫(yī)院編外人員檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（四）提高檔案管理的信息化水平。在信息化技術不斷發(fā)展的今天，信息化管理得到了社會各行業(yè)和領域的廣泛應用。醫(yī)院編外人員的檔案包括文字、圖片等形式的文件，因此可以借助計算機和互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢作用，將檔案利用掃描儀轉化成數(shù)據(jù)化的信息，進而有效節(jié)省存儲空間，并減少管理人員的工作量，便于檔案信息的掌握。同時，還能便于檔案信息的查閱，確保數(shù)據(jù)信息的完整性和安全性。（五）構建檔案安全工作新格局。醫(yī)院可以通過設立專門的檔案管理庫房，對檔案進行集中管理，提高檔案的安全性。部分醫(yī)院由于自身基礎條件的限制，在對檔案安全性管理的過程中存在較多缺陷，對于這些單位，可由專門的管理人員將檔案進行專柜存放，確保檔案管理的安全性。此外，還要確保檔案的質(zhì)量與安全性，非編人員人事檔案管理工作要強化對檔案的收集與歸檔工作的質(zhì)量，若發(fā)現(xiàn)檔案中存在模糊不清的情況需要及時上報非編人員，對信息進行完善。

三、結語

綜上所述，當前醫(yī)院編外人員的檔案管理工作還要不斷加強，要提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，確保編外人才資源被有效開發(fā)與利用，需要醫(yī)院管理人員提高對檔案管理工作的重視程度，加大資金和人力資源的投入力度，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，進而有效促進醫(yī)院編外人員檔案的規(guī)范化管理，提升檔案管理工作的水平，進而實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，更好地進行醫(yī)療的臨床與科研工作，為保障人民的健康貢獻更多的力量。

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作者:林琳 單位:阜新市第二人民醫(yī)院