談醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)
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【摘要】由于醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的持續(xù)深入，醫(yī)院發(fā)展規(guī)模增大，服務(wù)水平持續(xù)提高，病患服務(wù)需求的多元化，強化醫(yī)療隊伍建設(shè)，提升醫(yī)護人員專業(yè)知識、技能與素養(yǎng)，是推動醫(yī)院不斷向前發(fā)展的基礎(chǔ)。強化醫(yī)院人事檔案管理信息化可以大大提高人事檔案管理效率和質(zhì)量，提升檔案信息利用價值，為醫(yī)院正確選拔任用干部提供依據(jù)。本文首先就新醫(yī)改形勢下對醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)必要性進行了簡要概述，然后分析和探討了醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中的弊端與不足，且提出了相關(guān)應(yīng)對措施，以供參考。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案管理；信息化建設(shè)；有效措施
引言：
現(xiàn)階段醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展速度在持續(xù)加快，故而對各方面要求也在逐步增加。就人事檔案管理而言，對其管理工作就作出了更嚴格的要求，伴隨信息化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展與運用，醫(yī)院檔案管理也逐步發(fā)展成信息化模式了，此乃現(xiàn)下人事檔案管理的重難點。同時，受傳統(tǒng)管理思想和模式的影響，在管理手段上缺乏創(chuàng)新，因此在新醫(yī)改背景下進行人事檔案管理信息化建設(shè)，必須要掌握合適的方法，逐步開展，才可以有效提升人事檔案管理信息化建設(shè)速度與建設(shè)成效。
一、構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理信息化的必要性
1.1構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理信息化是資源共享獲得充分實現(xiàn)的必要條件
醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)是實現(xiàn)資源共享的必要條件，可以動態(tài)調(diào)整檔案資源。在新醫(yī)改背景下，電子信息平臺功能很強大，除去眾所周知的基本功能以外，比如說，信息查詢功能、完善資料功能等，還有一個比較重要的功能，即達到一鍵關(guān)聯(lián)的目的，經(jīng)過構(gòu)建電子檔案，進而開展信息資源共享，使擁有不一樣權(quán)限的人員統(tǒng)統(tǒng)可以了解或掌握檔案基礎(chǔ)信息，且依照實際狀況適時開展有關(guān)工作，將電子檔案信息加以更新，保證檔案整理具有規(guī)范性，提升檔案管理水平，有利于充分應(yīng)用、增強醫(yī)院人事檔案合理利用效率。
1.2構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理信息化是推動檔案發(fā)展的關(guān)鍵渠道
我們知道，人事檔案管理是醫(yī)院管理方面的一個核心構(gòu)成部分，隨著國內(nèi)對于醫(yī)療體制的深化改革與創(chuàng)新，開展人事檔案管理的時候，必須要強化精細化管理，大大提升人力資源管理方面的工作與開發(fā)水平，要經(jīng)過創(chuàng)建人事檔案管理系統(tǒng)，積極創(chuàng)建個人姓名就可完成的檢索系統(tǒng)，持續(xù)添加檔案管理內(nèi)容，以此保證人資管理在各方面科學運用人才，包括升職與雇傭干部等，如此做可以為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展打基礎(chǔ)?？偟膩碚f，積極構(gòu)建人事檔案信息化，是可以讓醫(yī)院優(yōu)秀人才選拔任用順利開展，并依托無紙化辦公達到人事檔案信息在線輸送與共享，是醫(yī)院人事檔案快速發(fā)展的必要通道。
1.3信息化建設(shè)是實現(xiàn)高效率管理及節(jié)約資源的重要途徑
醫(yī)院人事檔案管理工作本身是一項非常復雜的工作，涉及到多方面的內(nèi)容，比如調(diào)整薪資與申報職稱等，必須要對檔案信息加以重復翻閱與查詢，人事檔案管理效率較低，而且傳統(tǒng)人事檔案管理使用的是紙質(zhì)檔案管理方式，不但重復操作，還容易導致信息出現(xiàn)損毀與遺失，導致資源浪費。而醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)過構(gòu)建與紙質(zhì)檔案相匹配的信息檔案，能夠達到一鍵查詢檔案信息的目的，繼而可以快速檢索和查詢檔案信息，對于提升紙質(zhì)檔案與電子檔案銜接順暢性有重要作用，可以增加檔案信息的完整性，并且還可以實現(xiàn)高效率檔案管理，節(jié)省紙質(zhì)資源，避免資源浪費現(xiàn)象發(fā)生。
二、現(xiàn)下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)弊端
首先，醫(yī)院對人事檔案管理重要性認識還需要增強?，F(xiàn)如今醫(yī)院雖組織且開展了人事檔案管理相關(guān)工作，不定期整理與分析信息等，但是對醫(yī)院來說，依舊是把核心置于醫(yī)院發(fā)展上，把大量資金與精力花費在了科學研究與服務(wù)等方面，未能意識到人事檔案管理的重要性，甚而出現(xiàn)了組織管理機構(gòu)秩序混亂，檔案管理不到位與不規(guī)范等不良現(xiàn)象。而且，檔案管理并非專職人事檔案管理人員主要工作，僅僅是次要工作，造成了醫(yī)院人事檔案管理和員工之間的聯(lián)系較少，溝通不到位，在實際開展人事檔案管理的時候缺乏有序的組織與安排，醫(yī)院有關(guān)部門和人員配合不積極，進而阻礙了檔案管理工作的良好進行。其次，相關(guān)人事檔案信息化建設(shè)管理工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能。醫(yī)院現(xiàn)有的人事檔案管理人員都是兼職做檔案管理工作，加之日常事務(wù)工作繁多，造成人事檔案管理人員常常需要一個人承擔多項工作，過去傳統(tǒng)的手工管理方法提高加重了工作壓力與負擔，不能把全部的精力投入到人事檔案管理中，削弱了管理工作的精準性，并且人事檔案管理人員大多數(shù)都不是本專業(yè)的，缺乏檔案管理方面的知識還有一部分是編外人員，繼而造成了工作動力不佳，沒有激情，責任意識淡薄。最后，構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理信息化的進度較慢。目前在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的人事檔案管理工作也必須要緊跟時展的腳步，不被時代所摒棄。隨著社會信息化發(fā)展要求的不斷增加，信息化建設(shè)已然變成了現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理工作中的必要方法，故而醫(yī)院需要盡快尋找到構(gòu)建人事檔案管理信息化的舉措與方案。于財務(wù)、庫房、辦公自動化管理等環(huán)節(jié)均引進了電子信息化系統(tǒng)，可醫(yī)院人事檔案管理層面信息化建設(shè)依然進度較慢，檔案管理還停滯于人工整理上，信息技術(shù)支持力度不足，對醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)進度影響較大。
三、加強醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的有效措施
3.1利用信息化方法，提升人事檔案管理效率
利醫(yī)院有關(guān)檔案管理工作人員應(yīng)當積極采取信息化方法與手段，將人事檔案管理效率和質(zhì)量提高。比方說，積極組建檔案信息化管理系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)中需要具備比較完整的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對諸多條件的高級信息檢索功能，可以針對醫(yī)院里面各科室崗位的詳細需求，從各個角度分析醫(yī)院人事檔案信息。根據(jù)所設(shè)定的KPI指標，直接檢索出充分滿足條件的人才，保證給每一個科室?guī)砭珳是艺鎸嵉臋n案數(shù)據(jù)信息，保證醫(yī)院人事任免工作與薪資設(shè)計工作的合理性，給醫(yī)院管理層的每項決策提供精準的依據(jù)。并且，醫(yī)院人事檔案信息涉及工作人員隱私，在推動醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的同時，還應(yīng)當保證信息管理系統(tǒng)安全，使其可以安全穩(wěn)定運行。首先，需要健全規(guī)章制度，將標準建設(shè)作為關(guān)鍵，以保障涉及到人事檔案管理的各環(huán)節(jié)均能夠做到位，以此將其檔案管理方面的效率大幅度提升。其次，科學使用信息技術(shù)，堅持不定期更新信息管理系統(tǒng)，對可能發(fā)生的漏洞進行修補，使用殺毒軟件與防火墻等，保證系統(tǒng)可以處在安全穩(wěn)定運行狀態(tài)下。
3.2加強檔案管理信息化專業(yè)人才建設(shè)
醫(yī)院構(gòu)建人事檔案管理信息化的過程中，比較重要的一個環(huán)節(jié)就是需要強化檔案信息化專業(yè)人才隊伍建設(shè)。首先，必須要仔細挑選綜合素質(zhì)高的人事檔案信息化管理人員進行檔案管理工作，持續(xù)引入很多綜合素質(zhì)高的人才，同時給予人才合適的薪資待遇，增強其工作的積極性與主動性。其次，不定期或者定期培訓醫(yī)院檔案管理工作人員，除去最基本的專業(yè)知識與技能培訓以外，還應(yīng)當開展法律知識與網(wǎng)絡(luò)知識等培訓，以此掌握人事檔案管理信息化構(gòu)建的關(guān)鍵點，擬定合理的推進程序，做好技術(shù)交流工作，增強檔案管理為人員素質(zhì)。最后，需要準確引導醫(yī)院人事檔案信息化專業(yè)人員依據(jù)工作實際，掌握工作進度，構(gòu)建信息分類與動態(tài)化整合機制，保證醫(yī)院人事檔案信息有效且完整，以此構(gòu)建醫(yī)院人事檔案信息化專業(yè)人才隊伍。
3.3增加資金投入，增設(shè)軟硬件設(shè)施
為保證醫(yī)院人事檔案管理信息化進程按秩序推進，首先要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。醫(yī)院相關(guān)部門理應(yīng)適當分配資源，這樣做可以促使醫(yī)院人事檔案管理部門資金充足，不會出現(xiàn)短缺的問題，如此就能夠配置各種基礎(chǔ)設(shè)施，推動基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建全面開展。與此同時，在持續(xù)引入專業(yè)化的人事檔案管理軟件的同時，應(yīng)當充分融合實際情況，通過醫(yī)院發(fā)展要求，開發(fā)諸多人事檔案管理軟件，構(gòu)成人員學歷、身份等于一體提的統(tǒng)計信息平臺，達到數(shù)據(jù)綜合查找與共享等，保證醫(yī)院人事檔案管理安全，持續(xù)提高醫(yī)院人事檔案信息安全管理水平與動態(tài)化管理質(zhì)量。
3.4制定人事檔案信息化發(fā)展規(guī)劃
在新醫(yī)改發(fā)展背景下開展醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)，醫(yī)院需深入研究醫(yī)療改革的發(fā)展趨勢，根據(jù)當前醫(yī)院人事管理工作的特點，擬定人事檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，制定出合理、詳盡的查閱、調(diào)用、轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出檔案信息管理制度，以免出現(xiàn)隨意篡改或者編造檔案的行為，或者泄密和丟失檔案，從而確保醫(yī)院人事檔案管理制度是完整的，沒有風險或者風險小的，增加人事檔案信息資料利用效率。此外，應(yīng)以檔案信息資源開發(fā)利用為核心，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，積極推進人事檔案資源數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化進程，建立電子檔案管理標準統(tǒng)一、功能完善、安全可靠的模式，開展人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，促進人事檔案管理工作持續(xù)、快速、健康發(fā)展，以適應(yīng)社會信息化發(fā)展的需要。
四、結(jié)束語：
綜上所述，在新醫(yī)改背景下，強化醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)，是一項非常系統(tǒng)的工作，必須要嚴格按照醫(yī)院實際情況，從各個方面與角度加以創(chuàng)新探究，才可以有效提升事檔案利用效率與檔案利用水平，推動醫(yī)院走可持續(xù)發(fā)展之路。
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作者：劉洋 單位：河北省張家口市第五醫(yī)院
