談高職院校干部人事檔案管理工作

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摘要:高職院校干部人事檔案是高校組織人事等有關(guān)部門在工作中形成的歷史記錄材料，是高校組織人事工作中最核心的內(nèi)容，黨的十八大以來，黨中央加強黨的全面領(lǐng)導(dǎo)，從嚴治黨、從嚴管理干部、從嚴管理干部人事檔案，對各級機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作提出了新的更高的要求。針對目前高職院校干部人事檔案管理工作中存在的諸多問題，現(xiàn)就如何加強和創(chuàng)新高職院校干部人事檔案管理、全面提升干部人事檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)進行了仔細的分析。

關(guān)鍵詞:高職院校;人事;檔案;干部檔案

隨著國家對職業(yè)教育的重視，全國的高職院校迅速發(fā)展，越來越多的各行業(yè)人才流入高職院校，使得高職院校人事關(guān)系變得更為復(fù)雜，也給高職院校的人事檔案管理工作帶來了新挑戰(zhàn)、提升了新難度。而目前高職院校干部人事檔案管理工作中還存在諸多問題，在一定程度上影響到了學(xué)校整體人事管理工作水平和效率，因此完善人事檔案管理，破解干部人事檔案管理工作的難題成為亟待解決的問題。

一、干部人事檔案管理工作的現(xiàn)實意義

對于高職院校除工勤人員以外的教職工，干部人事檔案是他們教育生涯和職業(yè)生涯的歷史記錄材料，它可以清晰地反映每一個教師個人的政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況，是培養(yǎng)、選拔、監(jiān)督、評價教職工的重要依據(jù)，是中國共產(chǎn)黨的重要執(zhí)政資源，是黨和國家的寶貴歷史財富。黨中央高度重視各地區(qū)和部門的干部人事檔案工作，專門對干部人事檔案工作做出一系列重要指示，提出明確要求。檔案工作是一項重要的基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。強化教職工干部人事檔案的管理工作，不僅有利于完善學(xué)校的用人機制，同時也為人才選拔和管理提供保障。

二、高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀

(一)對干部人事檔案工作重視不夠一方面，有些高校自上而下對學(xué)校教職工的干部人事檔案管理工作重視不夠，沒有考慮到教職工的干部人事檔案在職稱評定、干部選拔、評獎評優(yōu)等工作中的作用，在日常人事檔案管理工作中大量存在專職檔案管理人員配備不齊、檔案管理設(shè)施缺失、檔案管理經(jīng)費投入不足、檔案管理規(guī)章制度不健全、執(zhí)行不嚴格等問題。另一方面，教職工本人沒有干部人事檔案管理意識，在填寫個人相關(guān)存檔材料時不認真，存在填寫不規(guī)范、信息不完整、不準確等情況。

(二)制度不規(guī)范高職院校的干部人事檔案在日常收集、整理、使用等常規(guī)人事檔案管理工作中必須嚴格遵循國家檔案管理有關(guān)規(guī)定，保證檔案的完整和安全。但是在實際的工作中，存在不同程度檔案管理制度不健全、材料歸檔不及時、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范等問題，很難保證檔案材料的完整性和規(guī)范性。另外，各高職院校在執(zhí)行本校教師的干部人事檔案專項審核工作時沒有嚴格按照有關(guān)規(guī)定的審核時間和審核范圍要求完成，存在應(yīng)審未審、錯審漏審現(xiàn)象，專項審核中的遺留問題還沒有整改到位。

(三)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高在高職院校的各個崗位中，都愿意做教師或者管理工作。由于檔案管理工作的枯燥性和嚴密性，很少人愿意從事或長期從事檔案管理工作，在實際的干部人事檔案日常管理工作中，大部分人事檔案管理人員都是兼職從事檔案管理工作，而且大部分學(xué)歷都非檔案管理專業(yè)，因此存在一人多崗、人崗不一致的現(xiàn)狀，且多數(shù)干部人事檔案管理人員由于缺乏待遇保障和職稱晉升的空間，人員流動性大，檔案管理隊伍非常不穩(wěn)定，剛接手工作的檔案管理人員對檔案管理工作業(yè)務(wù)不熟悉，熟悉業(yè)務(wù)的檔案管理人員又經(jīng)常流動到其他崗位工作，造成學(xué)校檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)整體不強的現(xiàn)狀。

(四)管理方式落后目前大部分高職院校人事檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理的方式，缺乏數(shù)字化的現(xiàn)代人事檔案管理設(shè)備和設(shè)施。一是沒有專業(yè)的檔案管理房間，檔案室一般采用辦公室或者教室改造而成，沒有專門的打印設(shè)備和影印設(shè)備，采用傳統(tǒng)的檔案柜存檔;二是缺乏基礎(chǔ)的計算機及其相關(guān)硬件設(shè)備用于檔案的數(shù)字化信息化管理。教職工檔案的收集、整理、存檔、查詢、調(diào)閱等都需要人工在名單上查找，部分高校將教職工編號和檔案編號相統(tǒng)一，提升了查找的效率，但是距檔案管理信息化的目標還有很多路要走，嚴重影響到了檔案管理的效率，當出現(xiàn)短期集中的人事變動或人員信息更新時，人事檔案的調(diào)閱效率會迅速下降。

三、高職院校人事檔案管理工作思路創(chuàng)新策略

(一)大力開展干部人事檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)宣傳，提高認識高職院校要根據(jù)自身實際情況，努力拓寬《干部人事檔案工作條例》學(xué)習(xí)宣傳渠道，既要充分利用校報?？葌鹘y(tǒng)媒體，又要注重發(fā)揮微博、微信、手機APP等網(wǎng)絡(luò)新媒體的傳播優(yōu)勢，提高《干部人事檔案工作條例》宣傳活動的參與度、覆蓋面和影響力。通過編發(fā)宣傳資料，舉辦培訓(xùn)班、研討會、座談會等形式，深入學(xué)習(xí)《干部人事檔案工作條例》，對《干部人事檔案工作條例》進行全方位的深度宣傳，使全校的教職員工對新時代高職院校的干部人事檔案工作有較為深入的了解，提升干部人事檔案的權(quán)威性和公信力，提高依規(guī)依法、全面從嚴管檔、用檔的法律意識，使高職院校各級領(lǐng)導(dǎo)干部熟知《干部人事檔案工作條例》，學(xué)校中層干部特別是組織人事干部和相關(guān)工作人員精通《干部人事檔案工作》，全體教職員工了解《干部人事檔案工作條例》。

(二)加快構(gòu)建高職院校干部人事檔案管理制度明確檔案管理崗位職責，完善干部人事檔案管理制度，使檔案管理流程化，從而使檔案管理從檔案材料收集、整理、歸檔到檔案的借閱、調(diào)閱、調(diào)檔等都有明確的操作流程，確保檔案管理人員按流程進行管理，減少日常檔案管理工作的主觀人為因素影響。

(三)拓寬檔案管理人員的培訓(xùn)渠道高職院校應(yīng)加大對學(xué)校檔案管理人員的培訓(xùn)力度，打破傳統(tǒng)新老檔案管理人員“傳幫帶”培訓(xùn)的模式，使檔案管理人員能夠走出去培訓(xùn)，通過系統(tǒng)化培訓(xùn)強化提升人事檔案管理人員在收集、整理、甄別干部人事檔案過程中的綜合業(yè)務(wù)能力，全面提升干部人事檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率。

(四)依托數(shù)字化技術(shù)重塑干部人事檔案管理隨著數(shù)字化信息技術(shù)的快速發(fā)展，高職院校人事檔案管理也必將隨著時展，最終全面實現(xiàn)干部人事檔案的可視化信息管理，這就要求高職院校要及時引進符合自身實際情況的人事檔案管理的數(shù)字化信息系統(tǒng)或者相關(guān)模塊，做好后期的計算機軟硬件支持，并加強相關(guān)人員的系統(tǒng)使用培訓(xùn)，確保干部人事檔案管理者能夠依托檔案信息系統(tǒng)開展人事檔案的管理工作，提升工作效率。首先，要建立符合學(xué)校實際工作流程的干部人事檔案管理系統(tǒng)，在構(gòu)建時要充分考慮到不同級別用戶的職權(quán)，合理確定查閱權(quán)限，確保不同級別的人員按照責任權(quán)限進行信息查閱。其次，要做好電子檔案的安全防護管理工作，選用正版的殺毒軟件或者防火墻對電子檔案進行保護，并安排專人定期對系統(tǒng)進行殺毒和維護，及時修補漏洞。再次，要對電子干部人事檔案進行信息備份，并做好相關(guān)的記錄工作，避免電子數(shù)據(jù)的丟失和損壞?？傊刹咳耸聶n案管理作為高職院校管理的重要基礎(chǔ)性工作，對高職院校的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用，不可忽視或輕視。高職院校人事檔案管理是高校選拔任用、管理監(jiān)督教師和評鑒人才的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，關(guān)乎學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展，要加快完善相關(guān)的人事檔案管理制度建設(shè)，充分發(fā)揮當下信息化快速發(fā)展的優(yōu)勢，利用信息化手段提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推動高校人事管理工作和教育教學(xué)工作實現(xiàn)新飛躍。

參考文獻

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作者：楊宇杰 于浩淼 單位：遼陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院