醫(yī)院人事檔案管理與人力資源開發(fā)

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醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理與開發(fā)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，它反映了醫(yī)院醫(yī)護人員的專業(yè)、能力、思想品德和工作業(yè)績等方面的真實情況。筆者總結(jié)了在醫(yī)院從事人事檔案管理與人力資源管理工作多年的實踐，分析了醫(yī)院人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系，認識到人事檔案管理的優(yōu)劣極大地影響著人力資源管理的有效性。

1醫(yī)院人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系

醫(yī)院人力資源管理是一種以“人”為中心，將人作為最重要資源的現(xiàn)代管理思想;是運用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對與一定物力相結(jié)合的人力進行合理的培訓(xùn)、組織和調(diào)配，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例;同時對人的思想、心理和行為進行恰當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實現(xiàn)組織目標(biāo)與個人目標(biāo)有機統(tǒng)一，使組織的成長與個人能力的發(fā)展相適應(yīng)。人力資源管理的基本目的就是建立一支宏大的、高素質(zhì)、高度團結(jié)的隊伍;創(chuàng)造一種自我激勵、自我約束和促進優(yōu)秀人才脫穎而出的機制;培育、營造良好的組織氛圍和醫(yī)院文化。醫(yī)院人事檔案是一種特殊檔案，是醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療、保健、教學(xué)科研等活動中形成的，它反映了醫(yī)務(wù)人員的工作經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績和科研水平等情況，并以個人為單位，按一定的規(guī)則和方法加以整理，作為真實的歷史記錄集中保管起來的文字材料。人事檔案內(nèi)容包括:

(1)個人履歷;

(2)學(xué)歷學(xué)位、成績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職稱情況;

(3)入黨、團及個人政治歷史審查材料;

(4)獎懲材料;

(5)干部任免、工資待遇等方面的材料;

(6)家庭及社會關(guān)系、政治面貌及其他供組織參考的材料。以上各項基本內(nèi)容，是由人事部門相關(guān)人員經(jīng)過審核、簽字和蓋章等手續(xù)而處理完畢的，具有使用價值和保存價值的憑證材料，是一個人本來面目的真實反映，可以說“檔如其人”。正因如此，人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映［1］。人事檔案管理和人力資源管理之間的關(guān)系相輔相成，不可分離，同步發(fā)展，是一個有機的整體。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，通過對人事檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，醫(yī)院人事部門將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)，為醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務(wù)。因此人事檔案其內(nèi)容(包括個人簡歷、德能勤績等)是人力資源管理過程中識別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù);而人力資源管理離不開人事檔案提供的信息。由此可見，人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進，人力資源的廣泛使用能促進人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會推動人力資源的開發(fā)。

2發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理在人力資源開發(fā)中的作用

2．1醫(yī)院人事檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實可靠的信息

人事檔案全面記錄了員工的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現(xiàn)在，從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?，及時發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒人才;依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。在醫(yī)院的發(fā)展中，醫(yī)院必須擁有一支高素質(zhì)的人才隊伍，并真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，尤其是在醫(yī)院進行人事制度改革，崗位競聘，選拔人才和干部的任用過程中，就必然要借助于人事檔案，了解其全部歷史和工作經(jīng)歷，從而為醫(yī)院的選人、用人提供有價值的參考信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。

2．2醫(yī)院人事檔案為專業(yè)技術(shù)人員的職稱評定、工資調(diào)整提供了依據(jù)

醫(yī)院人事檔案為本單位提供各類人才信息和用人依據(jù)的同時，也為醫(yī)務(wù)人員的職稱評定和享受各類待遇等提供依據(jù)，是醫(yī)療衛(wèi)生單位人才開發(fā)的重要資源。自1988年實施專業(yè)技術(shù)職稱制度改革至今，不論是評審還是參加全國資格考試或其他系列專業(yè)技術(shù)職稱評審，為專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升提供了真實而有效的學(xué)歷憑證和組織鑒定材料，確保了專業(yè)職稱晉升工作的順利完成。在醫(yī)院每次工資調(diào)整的過程中，醫(yī)院人事部門都是依靠完整的人事檔案信息，尤其是在醫(yī)院實施績效工資改革時，依據(jù)每一位職工的學(xué)歷、資歷、職務(wù)、職稱、崗位等級等調(diào)整工資，通過資科錄入、修正、核對、公示等環(huán)節(jié)并經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子討論通過，順利實施，完成了醫(yī)院績效工資改革這一龐大而細致的系統(tǒng)工程。

2．3醫(yī)院人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置

人力資源配置是提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移與內(nèi)外環(huán)境的變化，出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況。一份完整的人事檔案，可以顯示一個人較全面的個人信息。人事部門對人事檔案信息進行研究分析，可以從中發(fā)現(xiàn)人才成長的某些特點和規(guī)律，對于識別人才、培養(yǎng)人才和正確使用人才都有著十分重要的意義。人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進人才合理流動，使人力資源得到最佳的配置［2］。

3醫(yī)院人力資源開發(fā)對人事檔案管理的新要求

3．1規(guī)范人事檔案的信息收集工作

人事檔案的收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)，并且服務(wù)和服從于人事檔案工作，它是為選人、用人和“用人治事”提供依據(jù)的［3］。人事檔案信息有無吸引力和競爭力，在很大程度上取決于是否有豐富的信息存儲量，只有在傳統(tǒng)保管檔案的基礎(chǔ)上充實人事檔案的內(nèi)容，添加一些能夠使人力資源管理部門得到有效數(shù)據(jù)的內(nèi)容。將檔案人各個時期、各個地方形成的有關(guān)經(jīng)歷和德、能、勤、績的材料都集中起來形成整體，人事檔案信息資源才能得到充分的利用。要豐富人事檔案信息，就要學(xué)會在接收人事檔案的基礎(chǔ)上仔細鑒別、篩選，去粗取精、去偽存真，保證人事檔案的真實性和時效性，使人事檔案能體現(xiàn)其應(yīng)有的價值。

3．2完善更新人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，才能使人事檔案得到科學(xué)管理和有效利用，才能維護黨和國家的機密、實現(xiàn)人事檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。在材料的收集上要做到及時、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性;在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠;在別人查閱、傳閱檔案時，要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。

3．3切實提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證。在知識經(jīng)濟時代，隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，舊有的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進高素質(zhì)人才充實到檔案管理部門的同時，要注重對現(xiàn)有人員進行培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能夠適應(yīng)新形勢下的新要求;要讓他們端正思想，擺正位置，增強服務(wù)意識，改變過去坐等上門的被動服務(wù)方式，積極主動地與各部門溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。檔案管理人員要肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，形成人人關(guān)心檔案的局面。

3．4加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進程

隨著時代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實現(xiàn)個人信息微機檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時更新檔案信息，為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

作者：唐薇