人事檔案管理改革分析

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［摘要］隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人才市場(chǎng)的建立，以及現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，原有的企事業(yè)人事檔案管理觀念與模式受到了前所未有的挑戰(zhàn)。人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選拔人才的重要工具。管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。文章著重探討了人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策。

［關(guān)鍵詞］人事檔案；管理；改革

1人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1單一模式

層次的多樣性的矛盾。目前，我國(guó)企業(yè)人事檔案管理大多采用干部人事檔案管理模式，這種管理模式比較適合本單位內(nèi)部人事檔案，來(lái)源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時(shí)這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也有利于人事檔案的保護(hù)工作。但是隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)涌現(xiàn)出許多類(lèi)型的企業(yè)，有公有制企業(yè)，三資企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)三種形式。企業(yè)的類(lèi)型較多，在這些類(lèi)型的企業(yè)中，企業(yè)管理者的身份層次也很多。有選舉產(chǎn)生的董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員，有董事會(huì)、經(jīng)理聘任的內(nèi)層管理人員。在國(guó)有企業(yè)中，也有上級(jí)黨委組織部門(mén)直接任命的領(lǐng)導(dǎo)者等等。因此，職工層次的多樣性決定了企事業(yè)單位的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。

1.2部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足

檔案室本來(lái)應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致大部分檔案室設(shè)備簡(jiǎn)陋，更有甚者，在個(gè)別單位還會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有專(zhuān)用檔案室的現(xiàn)象，人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀的事情時(shí)有發(fā)生，從而對(duì)檔案利用產(chǎn)生了不利影響。

1.3人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后,運(yùn)行效率較低

管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案管理需要專(zhuān)人管理單獨(dú)存放。但現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職且大部分靠手工操作未使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力效率低。

2人事檔案管理的建議

2.1完善人事檔案管理制度

提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作。如果沒(méi)有一定的制度來(lái)制約,就會(huì)無(wú)章可循、無(wú)所適從。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要,進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度,對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求,更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則,使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。

2.2注重人事檔案材料收集

提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ),隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專(zhuān)業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料,認(rèn)真整理,細(xì)致鑒別,做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理,手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)辦,確保材料齊全完整、手續(xù)完備,保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.3采用現(xiàn)代化管理手段

加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫(kù),合理利用各種資源,使其最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化,是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分,也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門(mén)進(jìn)一步提高工作效率,準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率,就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī),通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存,根據(jù)需要,通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新,通過(guò)網(wǎng)絡(luò),可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享,向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù),以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。

2.4提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì),加強(qiáng)責(zé)任感,把人事檔案工作看做是一項(xiàng)政治工作,在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心,減少工作中的失誤和差錯(cuò)。有了責(zé)任心.才能不厭其煩地去收集材料才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)巍?/p>

3結(jié)語(yǔ)

為轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)“人事檔案”無(wú)用論觀念和思想，我們應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國(guó)的人事檔案管理機(jī)制，使之能夠符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)政治體制改革的需要，為新時(shí)期人才管理和使用提供更好的服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

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［3］潘姝．人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策［J］．麗水學(xué)院學(xué)報(bào)，2005（6）．

作者：黃雋 單位：吉林省第六地質(zhì)探礦工程大隊(duì)