醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

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【摘要】醫(yī)院人事檔案管理涉及醫(yī)院管理、經(jīng)營的方方面面，不僅直接反映了醫(yī)院檔案管理人員的工作能力，而且對于醫(yī)院選拔人才，優(yōu)化人力資源配置等起著重要作用。為此，現(xiàn)階段，充分認識加強醫(yī)院人事檔案管理的重要性，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院在人事檔案管理中存在的問題，并提出切實可行的解決策略至關(guān)重要，以不斷深化醫(yī)院改革，促進醫(yī)院持續(xù)健康快速發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】審計檔案；檔案管理；問題；對策

一、加強醫(yī)院人事檔案管理的重要性

（一）有利于醫(yī)院選拔優(yōu)秀管理人才。

醫(yī)院人事檔案是對醫(yī)療人員德、能、勤、績等方面的綜合反映。它是醫(yī)院選賢任能、培養(yǎng)干部的一個重要依據(jù)。醫(yī)院人事管理工作（任免、調(diào)配、考察和審查等）的有序進行都離不開人事檔案。為此，加強醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理，有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在綜合考察的基礎(chǔ)上，做出科學(xué)決策，選拔有才干的人擔當重要崗位，實現(xiàn)醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置。

（二）為新的工資制度改革提供保障。

2006年，上級部門下發(fā)了工資套改的政策文件，文件中指出：“各大醫(yī)院可以結(jié)合實際情況，以在職員工的人事檔案為依據(jù)，對醫(yī)院在職員工的工資進行套改”，這次工資套改的實施務(wù)求檔案資料的真實準確，以為工資套改的有序推進提供有效的后勤保障。另外，醫(yī)院在職員工工資待遇的提高，有利于調(diào)動廣大職工的積極性，提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益。

（三）為各類專業(yè)人員的職稱評定提供依據(jù)。

人事檔案詳細記錄了員工的個人信息，既有員工的教育背景、工作經(jīng)歷，又有員工的專業(yè)能力和工作事跡介紹，可以有效反映員工的工作態(tài)度和工作潛力。人事檔案內(nèi)容記錄的豐富程度可以為員工的職稱評定和晉升提供較可靠的材料支撐。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理制度不健全。

部分醫(yī)院人事檔案管理意識薄弱，尚未形成健全的人事檔案管理制度。就使得部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理存有認知誤區(qū)，認為“人事檔案管理只是簡單的保管任務(wù)，只要不發(fā)生檔案丟失、泄密等現(xiàn)象，完全可以由人事管理部門監(jiān)管，不需要再配備專業(yè)的人事檔案管理人員。”為此，很多醫(yī)院的人事檔案管理處于一種被動應(yīng)付的狀態(tài)，不但很難滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)體制改革的發(fā)展需要，而且也不能適時地為醫(yī)院人才隊伍建設(shè)服好務(wù)，嚴重地制約了醫(yī)院醫(yī)療管理水平的提高。

（二）人事檔案的信息化程度不夠高。

人事檔案資料涉及方方面面，數(shù)量龐雜，對紙質(zhì)的人事檔案資料調(diào)閱存在一定難度，而且不利于檔案資料的保存。在醫(yī)院改革的推動下，人事檔案實現(xiàn)信息化已成為大勢所趨。但由于前期的不重視，缺乏專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案的信息化程度不夠高，尚不能實現(xiàn)迅速的檢索和查詢，直接影響了檔案資源的開發(fā)利用。

（三）檔案管理人員的專業(yè)性不強。

醫(yī)院向來重視醫(yī)護等一線科室，對于設(shè)備維護、檔案管理等非一線科室重視不夠。尤其檔案管理方面，醫(yī)院往往采用其他科室人員兼職的方式進行管理，并沒有配備專業(yè)的檔案管理人員。由于檔案管理兼職人員缺少相關(guān)的專業(yè)知識，對于檔案的管理仍以紙質(zhì)存檔為主，或是將檔案資料進行簡單的電子化，檔案管理歸檔滯后，更談不上管理方法的創(chuàng)新。

三、加強醫(yī)院人事檔案管理的有效措施

（一）提高認識，健全醫(yī)院人事檔案管理制度。

根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，要進一步健全醫(yī)院人事案管理制度。首先，提高檔案管理意識，要求檔案管理人員定期將醫(yī)院人事檔案進行更新，并對人事檔案資料逐項核實，在完整、不少項的情況下及時整理歸檔。其次，規(guī)范檔案管理工作流程，明確管理責任，實行“責任到個人”制度，以提高檔案管理工作效率，為保證人事檔案的質(zhì)量打好基礎(chǔ)。最后，嚴格人事檔案的借閱和查閱制度，尤其對于醫(yī)院機密檔案，要經(jīng)過申請、登記等一系列流程，方可借閱檔案，避免檔案有借無還，檔案機密泄露的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（二）注重應(yīng)用，提高人事檔案的信息化程度。

醫(yī)院要加強對于檔案管理信息化的重視，投入相應(yīng)的資金，實現(xiàn)人事檔案管理的辦公自動化，開發(fā)專門適用于人事檔案管理的應(yīng)用軟件，逐步實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理由效率低下的手工操作向利用計算機進行立卷、檢索、編目、統(tǒng)計、借閱的方向發(fā)展。以轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案封閉、半封閉的管理模式，使人事檔案可以為醫(yī)院部門或社會不同層次的利用者開發(fā)使用，從而提高人事檔案的利用效率，充分發(fā)揮人事檔案的利用價值。

（三）加強學(xué)習(xí)，提升人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

現(xiàn)階段，對于人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。首先，檔案管理室要配備專業(yè)的檔案管理人員，以按時對于人事檔案進行檢查并整理歸檔。其次，要通過開展培訓(xùn)，引進檔案管理專業(yè)高級人才的方式，提高檔案管理人員的素質(zhì)，以適應(yīng)檔案管理電子化的需要。最后，要求人事檔案管理人員，要定期參加相關(guān)培訓(xùn)或者檔案管理方面的學(xué)術(shù)交流會議，及時更新相關(guān)理論知識，不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，為適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，提高醫(yī)院人事檔案管理工作水平做好準備。

【參考文獻】

[1]于建光.強化醫(yī)院人事檔案管理的措施探討[J].企業(yè)改革與管理.2014(16).

[2]趙鵬.對醫(yī)院管理中內(nèi)部審計工作的探討[J].大家健康,2013,7(4):66-68.

作者：何芳蘭 單位：秦皇島市第一醫(yī)院