檔案信息服務人文歷史論文

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一、當前檔案信息為歷史研究服務中存在的問題

(一)需求牽引不突出，開發(fā)動力不足

影響檔案信息為歷史研究服務的因素是多方面的，其中一個重要原因是檔案信息意識不強所致。由于對現(xiàn)階段檔案信息服務于歷史研究工作認識上的偏差，平時在檔案工作中某些檔案又比較強調(diào)保密，檢索利用不方便，加上庫藏檔案信息結(jié)構(gòu)不合理等多種原因，造成歷史研究對檔案信息的需求牽引不突出，反過來又導致檔案部門主動開發(fā)檔案信息資源的動力不足，難以實現(xiàn)檔案信息資源的價值。

(二)目標不夠明確，缺乏主動參與意識

歷史研究中的檔案信息服務開發(fā)利用必須有明確的、切實可行的目標，且每一項檔案收集活動的總目標與各個檔案收集活動的分目標必須構(gòu)成一個目標體系。沒有目標的檔案信息開發(fā)利用，必然不會有太好的利用效果。由于長期以來檔案編研比較強調(diào)檔案的史料價值，使大多數(shù)檔案人員眼睛只盯著過去，而不太關(guān)心歷史研究當前的發(fā)展情況，對歷史研究的重大問題缺乏主動參與意識，往往只是在領(lǐng)導要求后才被動的提供一些背景資料，更缺少對如何策應提出明確的建議，或者提出的分析判斷與歷史研究工作需求的實際情況相距甚遠，這樣在歷史研究工作者眼中，檔案信息層次不高，輔助研究的價值不大。

(三)編研力量薄弱，信息內(nèi)容深度不夠

檔案信息為歷史研究提供的信息服務，應以深層次開發(fā)歷史檔案信息為重點，大力開發(fā)具有高度準確性、真實性和具有較高科學價值以及具有長遠效益的檔案信息，以此為歷史研究提供重要的信息保障。但目前的現(xiàn)狀是一些檔案館(室）重館(室）藏，輕開發(fā)，表現(xiàn)在投入開發(fā)的人力資源和設(shè)備均不足，開發(fā)工作似有似無，更談不上有一定的深度。加工信息不多，主要的還是專題介紹、聯(lián)合目錄等粗加工信息，并且其中粗加工信息尚未形成以數(shù)據(jù)庫開發(fā)為主要項目，缺少建有各個歷史研究項目的提升數(shù)據(jù)庫。從編制力量來看也很薄弱，大部分局限于編些檢索工具，全宗介紹等二次文獻，對于深層次的三次文獻編研很少，影響到信息資源的深層開發(fā)，不能更好的服務于歷史研究之中。

(四)信息提供方式陳舊，館(室）藏資源不足

隨著信息時代的高速發(fā)展，電腦成為我們生活、工作的必需品。需要任何資料信息只要上互聯(lián)網(wǎng)都可以檢索到，但是通過互聯(lián)網(wǎng)上的信息來檔案館查卻毫無收獲，其原因有二：一是館藏及現(xiàn)行歸檔范圍存在不足。大量的檔案信息資源沒有開發(fā)出來，有些價值的材料沒有很好收集起來，多數(shù)檔案信息資源隨著時間的推移，失去了現(xiàn)實利用的價值，客觀上造成檔案信息資源實效性差的現(xiàn)狀。二是檔案信息資源利用媒介傳播不夠?，F(xiàn)行檔案信息資源的傳播媒介主要有三種：語言傳播、文字傳播及電子化傳播。而在信息化高速發(fā)展的當今，檔案電子化傳播即互聯(lián)網(wǎng)傳播為充分利用起來，造成即使在檔案資源充足的情況下，檔案信息資源為歷史研究服務的障礙。

二、開發(fā)利用檔案信息資源為歷史研究服務的建議

檔案信息資源系統(tǒng)是由現(xiàn)代信息技術(shù)諸要素構(gòu)成的綜合性開發(fā)系統(tǒng)，系統(tǒng)各構(gòu)成要素并不是孤立的，而是相互聯(lián)系、相互作用的統(tǒng)一體，他們在系統(tǒng)整體中，服從、服務于系統(tǒng)整體，從而形成一種相互適應、相互協(xié)調(diào)的總體動態(tài)平衡。因而要做好開發(fā)利用檔案信息資源為歷史研究服務的工作，必須運用科學管理的原理與方法，從技術(shù)、設(shè)備、人員管理等多種角度，對檔案信息資源進行全面的規(guī)劃、協(xié)調(diào)與控制，以滿足歷史研究對檔案信息多方面的需求。

(一)增強信息資源意識，提高檔案管理人員素質(zhì)

1.增強信息資源意識

檔案管理人員作為專業(yè)的信息資源管理者，對信息應要具有全面深刻的認識，并要有專業(yè)的敏感性。在管理檔案信息時，要以資源運作的觀念來指導工作，將檔案信息視作一種寶貴的資源，變被動服務為主動服務，變知識備查為信息傳送，促使檔案資源向信息化的轉(zhuǎn)化。不要將檔案信息的存儲和保管當做檔案館(室）的主要功能，而提供信息服務也是檔案管理一個重要組成部分，要把檔案信息資源開發(fā)當做為歷史研究提供必要支持的前導性活動，將檔案信息服務歷史研究作為與檔案存儲、保管同等重要的資源加以管理，在宏觀上要加強對信息資源的規(guī)范化、制度化的管理。要擺脫重收藏保管，輕開發(fā)利用的傳統(tǒng)觀念的束縛，積極主動開發(fā)檔案信息資源，使檔案變成活信息。要經(jīng)常走出檔案館(室），了解和研究歷史研究對檔案信息的需求及其變化發(fā)展規(guī)律，然后通過選材與整理形成能夠滿足歷史研究的檔案信息產(chǎn)品。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)

提高檔案管理人員素質(zhì)是有效開發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵。開發(fā)利用檔案信息資源是一種高級的復雜勞動，為歷史研究提供檔案信息服務的人員必須具備如下素質(zhì)：一是全面掌握檔案專業(yè)知識；二是具有一定的信息科學知識和高等教育管理學知識，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，學會運用信息工具和手段，能進行檔案信息的分析與研究；三是具有敏銳的信息意識、創(chuàng)新意識和開拓意識，適應知識經(jīng)濟時代的要求。要對檔案信息存在狀況及其相對價值有充分的了解，并對信息需求具有敏感性，必須要熟悉檔案的收藏情況，了解收藏檔案蘊含的信息內(nèi)容，并能在總體上評估不同背景的檔案所具有的價值，正確解讀歷史研究對檔案信息服務的需求規(guī)律，從而為滿足這種需求提供高效服務。

(二)利用多種媒介，拓展檔案信息服務渠道

1.加快信息加工處理現(xiàn)代化步伐

從一定意義上講，沒有現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)上的應用，就談不上科學的開發(fā)檔案信息資源，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源開發(fā)中的應用，是實現(xiàn)科學地開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵性技術(shù)條件。檔案館(室）傳播信息的媒介包括語言、文字、電子三大類，尤其是信息加工的電子化尤為重要。但是目前有相當一部分信息資源的開發(fā)工作還處于用語言、文字傳播的落后狀態(tài)，這就必然制約著對檔案信息資源的科學開發(fā)，因此必須加快實現(xiàn)電子化，重視計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在信息資源開發(fā)中的應用。檔案館(室）應當通過多種渠道，使用多種媒介傳播檔案信息，以滿足歷史研究過程中不同層次、不同目標的研究需要。

2.與其它信息服務有機結(jié)合

可以將檔案信息服務與辦公系統(tǒng)、圖書情報功能等其他信息服務有機結(jié)合起來，建立信息交流情況通報制度，形成信息資源管理的新領(lǐng)域。做到在外延上發(fā)掘檔案信息資源，開拓檔案信息服務渠道；在內(nèi)涵上不斷重組和加工檔案信息庫，為歷史研究提供廣泛的信息支持。檔案館(室)與其他機構(gòu)合作，既可開發(fā)利用館(室）內(nèi)自身的信息資源，又可實現(xiàn)信息效益，還可以節(jié)約人力和物力，將自身靜態(tài)檔案信息與其它部門的動態(tài)信息有機結(jié)合起來。從而形成生動活潑的檔案信息資源利用于、服務于歷史研究的新格局。

(三)加強信息導航，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)

擴大利用以實現(xiàn)更多的檔案信息資源為歷史研究服務，這是對檔案信息資源開發(fā)在數(shù)量上的要求。檔案信息可以重復利用，它的價值不因利用而損耗，相反，檔案信息的價值需要在利用中才能體現(xiàn)。它要求檔案館(室）能夠找到更多的機會，使歷史研究工作者得到更多的檔案信息。當然在檔案信息的傳播中，為維護信息所有者的利益，要考慮信息的控制權(quán)問題，應該對信息的傳播進行有效的控制。檔案信息資源的利用要有明確的目標導航，不同的信息對不同歷史研究層次有不同的價值，為此要求要有效地、有針對性地傳遞檔案信息。檔案管理的角色也要從檔案保管者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息導航者。建議在檔案館(室）設(shè)置相當于CIO(信息主管)的崗位，負責對檔案館(室）的信息資源管理、利用與開發(fā)進行控制，制定有關(guān)檔案信息管理標準，并參與歷史研究中的信息服務流程，參與規(guī)范檔案信息服務歷史研究的基礎(chǔ)標準，為歷史研究提供有效的檔案信息支持服務。

(四)做好需求預測，開展定題服務

對檔案信息管理者而言，由于檔案信息主要的目的是滿足歷史研究者課題研究的需求，我們不能滿足所有歷史研究的需求類型，這就需要我們做好新近歷史研究熱點課題的需求動向與趨勢預測，并及時采取相應措施，使信息提供更具有準確的預見性，以實現(xiàn)最大限度提高檔案信息是使用價值，就顯得十分重要。所謂定題服務，就是檔案館(室)要根據(jù)當前歷史研究中的熱點課題，了解歷史研究者對檔案的信息需求，主動向歷史研究工作者提供檔案信息，使其工作得以更好開展。對保管的檔案信息進行有序的組織與橫向、縱向深度加工是檔案信息開發(fā)的核心內(nèi)容，其側(cè)重點應是對檔案信息內(nèi)容進行情報性，預測性分析，可以通過向歷史研究工作者公布可提供服務的專題目錄，有針對性地傳遞信息，充分實現(xiàn)檔案信息資源的自身價值。要圍繞戰(zhàn)略性，方向性課題組織開發(fā)檔案信息。著重抓住與熱點歷史研究活動相關(guān)的檔案信息資源的開發(fā)工作，是檔案館(室）開發(fā)檔案信息資源的重點。歷史研究工作千頭萬緒，任務繁重，歷史研究工作者考慮問題不一定全面、完備，檔案信息服務的任務就是要抓住他們研究方向關(guān)注、對研究課題全局有重大影響的課題，把信息的焦點對準研究課題的全局性工作的重點、熱點、難點、疑點，抓住帶有全局性，方向性、研究性的重大課題，組織相應的檔案信息，超前提供參謀服務，幫助歷史研究工作者拓寬視野，調(diào)整思路，做出科學研究。

(五)增強時效性，強調(diào)快速反應和主動參與

時效性是信息的特征之一，盡管檔案信息有一定的滯后性，但也應要求檔案館(室)盡可能注重檔案信息的時效性和所傳播信息的新穎性，做到收集和加工信息要及時、迅速，利用信息更要及時、迅速。要強調(diào)快速反應和主動參與，提供的歷史研究檔案信息要做分析篩選，確保信息“適銷對路”。與此同時，還要做好利用檔案信息的反饋工作。檔案信息輸出利用后，檔案館(室）應及時收集利用效果、并經(jīng)過匯總分析，掌握歷史研究工作者所需的檔案信息在某個時期的重點及其需求趨勢，采取相應措施，加強和改進信息服務工作。

(六)注重檔案業(yè)務基礎(chǔ)建設(shè)，確保檔案信息質(zhì)量

檔案信息服務歷史研究是建立在檔案信息積累基礎(chǔ)上的，沒有基礎(chǔ)工作，就談不上有效地開發(fā)利用。因此加強檔案信息資源的建設(shè)工作，有必要從檔案業(yè)務的基礎(chǔ)建設(shè)入手，重點抓好以下三項工作。

1.豐富館(室）藏，擴大檔案信息資源

一定數(shù)量的高質(zhì)量的檔案信息資源，是檔案工作滿足歷史研究工作者研究工作需求的重要保證。檔案收集的系統(tǒng)性、完整性如何，直接決定其服務的質(zhì)量和利用價值。因此要做好進館(室）檔案的收集整理，定期接收和征集，努力豐富館(室）藏檔案信息資源。在重視歸檔與接收等傳統(tǒng)渠道外，要加大開拓其他收集的渠道，檔案館(室）要主動出擊，對相關(guān)檔案信息進行收集或監(jiān)控。

2.完善檢索工具，使信息資源有序化

檔案信息資源有序化的程度預示著檔案價值實現(xiàn)的程度。編制多種檢索工具，增加檢索途徑，形成檢索體系，以滿足歷史研究工作者從不同角度查找檔案信息的需求，為檔案利用創(chuàng)造條件，是檔案館(室）應加強的一項重要工作。

3.編研結(jié)合，強化信息的深度和廣度

檔案信息編研服務就是要根據(jù)歷史研究工作者的研究需求，以檔案為主要信息資源，在充分研究、分析、總結(jié)和信息組合的基礎(chǔ)上，按歷史研究專題進行檔案匯編、深層次加工，以滿足歷史研究對檔案信息的需要。檔案館(室）應在指導思想上確立由“編”向“研”轉(zhuǎn)化，加大“研”的力度，實現(xiàn)編研結(jié)合，同步發(fā)展。要善于把握歷史研究工作的特點和規(guī)律突出史料特色，深入研究檔案資料，進行再加工，充分體現(xiàn)出提供利用檔案信息資源的主動性、系統(tǒng)性和廣泛性，既滿足當前歷史研究工作者研究工作的需要，又適應將來利用者的需求。相對而言，研究的深度和廣度是檔案編研的核心。編研選題必須首先立足于歷史研究工作中的價值，緊密結(jié)合歷史研究工作的需要，體現(xiàn)出其歷史研究工作效益。編研作品的內(nèi)容應盡量濃縮，短小精悍，做到針對性強，查考便利。在實際工作中，歷史研究工作者迫切需要經(jīng)過濃縮、提煉后的具有系統(tǒng)性，專題性的檔案信息，以便與過去的工作經(jīng)驗相比較，從而利于歷史研究工作。