高校學生檔案管理工作淺析

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摘要：提高高校學生檔案管理工作質(zhì)量，無論是對于學生個人發(fā)展，還是高校綜合治理水平的提升，都有著極為深遠的現(xiàn)實意義。該文從高校學生檔案的概念界定和高校學生檔案管理工作特點出發(fā)，著重分析了高校學生檔案管理工作中現(xiàn)存的各類問題，并提出了若干改進建議。

關鍵詞：高校；學生檔案；檔案管理

隨著時代的發(fā)展，高校學生檔案的重要性越來越得到社會各方面的廣泛認同。一方面，從檔案自身功能角度上講，高校學生檔案對于學生升學、就業(yè)、轉(zhuǎn)正定級、工齡計算、職稱申報、職務晉升、社會保險辦理、干部人事檔案專項核查、退休等起著舉足輕重的支撐作用。另一方面，從高校發(fā)展的維度分析，2015年11月國務院頒布了《統(tǒng)籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，根本目的是要通過建設世界一流水平的學科和大學，培養(yǎng)一流的人才，這必然要求高校內(nèi)部要形成一流的治理能力和治理體系。而學生檔案管理工作水平的優(yōu)劣，就在很大程度上反映了高校內(nèi)部綜合治理能力的高低以及人才培養(yǎng)的成效，其重要性自然不言而喻。由此可見，不斷健全高校學生檔案管理工作體系，持續(xù)提升高校學生檔案管理工作質(zhì)量，有著極為深遠的現(xiàn)實意義。

一、高校學生檔案的概念界定

目前國內(nèi)對于高校學生檔案尚缺少相對統(tǒng)一的界定，《高等學校檔案管理辦法》也僅對學生類檔案的組成內(nèi)容進行簡要的解釋和說明。本文從工作實務出發(fā)，將高校學生檔案定義為記錄和反映學生個人經(jīng)歷、學習和工作表現(xiàn)的各種重要材料，包含報考、入學、個人履歷、學習培養(yǎng)、組織關系、獎懲、學歷學位、派遣信息等多項內(nèi)容，其具體可以分為高校學生人事檔案和高校學籍檔案。這兩類檔案在以下幾個方面存在差異。

（一）組成內(nèi)容不完全一致

高校學生人事檔案一般僅包含學生本人的各類相關信息，是學生成長過程的歷史記錄，是干部（職工）人事檔案的重要組成部分。而高校學籍檔案是以文書或?qū)W籍檔案形式存在的，用以記錄和反映學生在校培養(yǎng)期間學習表現(xiàn)的檔案材料。它不僅包含學生本人的相關信息，也包括高校內(nèi)部主管單位開展招生、培養(yǎng)等管理工作所產(chǎn)生的一些特定文件，如招生計劃、培養(yǎng)計劃等。

（二）產(chǎn)生時間不完全一致

高校學生人事檔案既可以產(chǎn)生于學生入校前，如學生本科就讀前的高中培養(yǎng)階段或研究生就讀前的本科培養(yǎng)階段等，也可以產(chǎn)生于學生在校培養(yǎng)期間。而高校學籍檔案則僅產(chǎn)生于學生在校培養(yǎng)期間。

（三）流轉(zhuǎn)和利用方式不完全一致

除特殊情況外，學生人事檔案一般隨著學生離校而轉(zhuǎn)出，并由下個存檔單位進行接收保管，檔案利用工作也由實際存檔單位開展。而高校學籍檔案則由高校檔案部門長期保管，并由其開展檔案利用工作。

二、高校學生檔案管理工作的特點

（一）管理工作的長期性

一方面，從形成的角度看，高校學生檔案材料主要產(chǎn)生于學生在校培養(yǎng)期間，是高校學生成長過程的客觀歷史記錄；另一方面，從利用的角度看，高校學生檔案與學生未來發(fā)展的各個關鍵階段相伴隨，和學生自身利益緊密相關。由此可見，高校學生檔案管理工作具有長期性的特點，需要與學生檔案形成和利用的全生命周期保持必要的匹配性。

（二）管理工作的復雜性

高校學生檔案管理是一項非常復雜的工作，不僅表現(xiàn)在各類檔案材料形式多樣，歸集流程繁復，更體現(xiàn)在參與檔案形成和利用工作的主管部門眾多，協(xié)同保障難度大。因此，確保責任清晰、信息集成，真正實現(xiàn)閉環(huán)管理是高校學生檔案管理工作的又一基本要求。

（三）管理工作的相互依存性

從檔案實體在空間流轉(zhuǎn)的角度看，高校學生檔案管理一般可以劃分為新生檔案接收及審核、移交入庫、日常保管、綜合利用、在校培養(yǎng)期間各類檔案材料的形成和歸集以及離校檔案轉(zhuǎn)遞等分項工作，各項工作之間相輔相成、聯(lián)系緊密。

三、高校學生檔案管理工作存在的問題

（一）高校學生檔案管理缺少有效的工作標準

雖然《高等學校檔案管理辦法》以及《干部人事檔案工作條例》都可以在一定程度上為高校學生檔案管理工作提供借鑒，但欠缺科學全面的參考依據(jù)和實施標準仍是高校學生檔案管理工作中的一大難點問題。這由此帶來以下三個方面的不利后果。第一，高校學生檔案的收集范圍、收集時間等基本要素不明確，對于一些重要檔案材料還不能做到應歸盡歸，從而給后續(xù)檔案綜合利用以及學生本人發(fā)展都埋下了隱患。第二，部分高校學生檔案材料，如學生登記表、學生履歷表等，在制定規(guī)范上仍未做到標準趨同和格式統(tǒng)一。另外，檔案形成質(zhì)量存在隱憂，非標準原件材料進入高校學生人事檔案現(xiàn)象不是少數(shù)。第三，高校與外部專業(yè)機構(gòu)在學生檔案管理領域方面的合作機制還不完善。以高校學生人事檔案接收為例，一些高校對此并未制定統(tǒng)一、規(guī)范化的工作標準，也缺少與中國郵政等大型專業(yè)化公司的有效合作機制，用普通快遞、學生自帶等形式轉(zhuǎn)遞檔案現(xiàn)象時有發(fā)生，從而導致學生人事檔案丟失、損毀的風險也大大增加。

（二）高校學生檔案管理體系的整體性有待加強

第一，囿于高校內(nèi)部職能分工的不同，實際參與學生檔案管理工作的部門之間的權(quán)責劃分不甚清晰，工作流程還不完善，崗位間工作接口缺少必要銜接，一旦發(fā)生爭議，經(jīng)常出現(xiàn)部門之間相互推諉的局面。第二，對于學生檔案管理工作中出現(xiàn)的一些棘手問題，比如由于學籍檔案內(nèi)容欠缺或質(zhì)量不佳導致的綜合利用難，非正常原因?qū)е碌膶W生人事檔案滯留等，還缺少行之有效的問題協(xié)調(diào)處理機制，往往是檔案部門一家獨自面對上述困境，無法獲得業(yè)務部門的有力支持，致使工作實效并不顯著。

（三）高校學生檔案管理工作的配套資源不足

再以高校學生人事檔案接收、審核工作為例，一些高校由于缺少專職檔案人員，多由學生輔導員或年輕教師承擔學生人事檔案接收、審核工作。面對數(shù)量激增的學生人事檔案，他們往往有心無力，加之檔案專業(yè)知識相對不足，校內(nèi)培訓工作也不到位，審核工作往往流于形式。同時，由于接收、審核期間，各部門提供的臨時庫房保管條件有限，會對檔案實體安全產(chǎn)生一定的不利影響。

（四）高校學生檔案管理工作的信息化水平不高

第一，不少高校的學生檔案管理工作仍以人員手工方式為主，缺少科學、高效的學生檔案管理信息系統(tǒng)，對于畢業(yè)生派遣、檔案轉(zhuǎn)遞去向等重要工作信息還不能做到長期保存、及時獲取。第二，高校學生檔案數(shù)字資源體系不完善，學生人事檔案、學籍檔案多以紙質(zhì)實體形式存在，還不能形成有效的數(shù)字化副本。第三，高校在庫保管的學籍檔案內(nèi)容相對分散，加之信息化水平滯后，無法充分實現(xiàn)學生在校學籍信息一站式查詢的工作目標，與數(shù)字檔案、智慧檔案的要求相去甚遠。

四、提升高校學生檔案管理工作水平的建議

（一）在加強基礎研究的基礎上，不斷健全學生檔案管理工作標準

第一，各高校應在認真學習貫徹落實《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)和管理文件要求的基礎上，結(jié)合本單位檔案工作整體發(fā)展規(guī)劃，積極開展學生檔案管理領域的研究工作，制定并完善符合單位工作實際的學生檔案管理辦法，為具體工作提供科學指南。第二，高校要對學生檔案收集范圍進行分類細化，聚焦至每一份檔案材料的形成單位、形成時間、收集渠道、質(zhì)量要求、歸集形式、責任部門等基本要素，以形成健全完備的高校學生檔案收集工作體系。第三，各高校應加強與外部專業(yè)機構(gòu)之間合作機制的建設，明確學生檔案管理工作外包服務商的遴選標準、服務內(nèi)容范圍、質(zhì)量監(jiān)督與考核等基本要素。

（二）做好頂端設計和組織保障，不斷健全高校

學生檔案管理工作體系第一，高校應力爭在學校層面設置檔案工作委員會等議事協(xié)調(diào)機構(gòu)，以及時、有效解決學生檔案管理工作中出現(xiàn)的涉及跨部門職責的問題。第二，高校要緊密圍繞學生檔案管理工作特點，牢固樹立高校學生檔案全生命周期管理的理念，對一些需要關注的重點、難點工作，如學生檔案接收與審核、在校檔案材料形成和收集、離校檔案轉(zhuǎn)遞等，應設置專項審核點，明確工作標準，加大監(jiān)督檢查工作力度，減少紙質(zhì)檔案實體缺失、檔案材料裝錯以及檔案質(zhì)量不過關等可能的管理隱憂。同時高校要加強檔案部門與業(yè)務部門之間的協(xié)調(diào)和聯(lián)動，制定學生檔案管理工作疑難問題處理機制，積極促使高校學生檔案管理工作，由檔案部門一家負責向高校內(nèi)部全員參與的局面轉(zhuǎn)變。

（三）提供充足有效的資源支持，確保高校學生檔案管理工作有序開展

第一，高校應為學生檔案管理體系平穩(wěn)運行提供足夠的經(jīng)費、設備、庫房、人力等資源支持。第二，高校應考慮實際參與學生檔案管理工作的對象特點，設計不同方向的培訓內(nèi)容，在行政部門管理人員、教學單位管理人員以及學生個人等不同層面建立全方位、多維度的培訓體系，不斷提升各類培訓對象的檔案意識和工作能力。

（四）及時抓住數(shù)字檔案館（室）建設工作良好契機，提升高校學生檔案管理工作信息化水平《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出了“檔案信息化建設再上新臺階”的發(fā)展目標以及“加速數(shù)字檔案館（室）建設”的主要任務，這也為高校學生檔案工作科學發(fā)展指明了前進方向。第一，高校應在傳統(tǒng)學生檔案紙質(zhì)實體的工作基礎上，按照“存量數(shù)字化，增量電子化”的要求，借助數(shù)字化掃描OCR等核心技術(shù)，加速形成符合標準的學生檔案數(shù)字化副本，同時加大學生檔案電子文件的歸檔比重，不斷建立健全學生檔案數(shù)字資源體系。第二，高校應圍繞檔案實體保護、學籍信息集成、可信成績單、學位論文集成等工作方向，適時開發(fā)學生檔案管理信息系統(tǒng)，并做到與招生、本科教務、研究生培養(yǎng)、獎懲管理、學位授予、就業(yè)派遣等學生工作重要業(yè)務系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，實行重要信息的自動抓取、流轉(zhuǎn)和集成。無論是對學生本人發(fā)展，還是對高校自身治理水平的提升，高校學生檔案的重要性都不言而喻。而做好高校學生檔案管理工作更是一項兼具復雜性和長期性的系統(tǒng)工程，不僅需要我們每一位高校檔案工作者順應形勢，轉(zhuǎn)換觀念，勇于改革，推陳出新，更需要各參與部門共同努力。期待在不遠的將來，在廣大從業(yè)人員的辛勤付出下，高校學生檔案管理工作質(zhì)量能邁上更高的臺階。

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[3]周瑩瑩.高校學生檔案管理機構(gòu)設置問題及對策研究[J].北京檔案，2018（3）：38-39.作者單位：北京工業(yè)大學檔案館（校史館）

作者:志偉 劉曉艷 甄少磊 單位:北京工業(yè)大學檔案館（校史館）