生產(chǎn)型企業(yè)采購與銷售的內(nèi)部管控

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有些企業(yè)在采購價格上過分追求低價，缺乏專門對物資質(zhì)量檢驗(yàn)的部門，使得假貨、次貨進(jìn)入原料當(dāng)中，直接導(dǎo)致生產(chǎn)的產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題，繼而影響產(chǎn)品銷售，損害企業(yè)及客戶經(jīng)濟(jì)利益，甚至?xí)l(fā)訴訟賠償。

加強(qiáng)生產(chǎn)型企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制策略研究

1．采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)。內(nèi)部控制環(huán)境是指“對企業(yè)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和實(shí)施產(chǎn)生重大影響的各種環(huán)境因素的總稱。它反映了企業(yè)管理人員、董事、企業(yè)所有者對內(nèi)部控制及內(nèi)部控制對企業(yè)重要性的全面態(tài)度”。良好的內(nèi)部控制環(huán)境可以保證生產(chǎn)型企業(yè)采購目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期的經(jīng)營目標(biāo)。內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)主要有：建立獨(dú)立的董事會和內(nèi)部審計(jì)委員會；構(gòu)建誠信和道德的員工價值觀；加強(qiáng)培訓(xùn)員工勝任能力；設(shè)立合理的組織管理結(jié)構(gòu)。

2．采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度建立?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》規(guī)定“企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、本規(guī)范及其配套方法，制定本企業(yè)內(nèi)部控制制度并組織實(shí)施”。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制應(yīng)該遵循相互牽制原則、成本效益原則、崗位責(zé)任原則及協(xié)調(diào)配合原則。具體制度建立建議如下。不相容職務(wù)崗位分離制度。嚴(yán)格控制一人多崗情況的出現(xiàn)，確保采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。預(yù)算控制制度。預(yù)算是采購的前提，對預(yù)算內(nèi)的采購需要加以審核，對預(yù)算外的采購需要嚴(yán)格控制，建立完善的預(yù)算管理體系。授權(quán)審批控制制度。明確采購員和審批員的權(quán)限責(zé)任，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的采購業(yè)務(wù)發(fā)生，建立嚴(yán)格的授權(quán)審批控制制度。請購詢價控制制度。需求部門應(yīng)將所需物資的詳細(xì)信息及注意事項(xiàng)開具請購單，由審批部門批準(zhǔn)后方可交由采購部門采購。采購部門應(yīng)盡量使采購程序透明，可采用公開招標(biāo)或詢價、比價和議價方式，確定供應(yīng)商。

合同管理制度。對于大宗訂單合同，需經(jīng)過法律顧問審核，嚴(yán)格按照《合同法》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，并一式多份，留給財(cái)務(wù)部門以供結(jié)算控制。驗(yàn)收控制制度。應(yīng)設(shè)立獨(dú)立部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行驗(yàn)收環(huán)節(jié)，對物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收報(bào)告。付款控制制度。財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)對訂單、驗(yàn)收報(bào)告、供應(yīng)商發(fā)票等資料進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保采購付款的安全合法性。

生產(chǎn)型企業(yè)銷售內(nèi)部控制的研究

1．銷售內(nèi)部控制的重要性。銷售，是指“企業(yè)出售商品、提供勞務(wù)、收取貨款等行為”。銷售環(huán)節(jié)是生產(chǎn)型企業(yè)運(yùn)營最終獲取利潤的重要環(huán)節(jié)，屬于核心環(huán)節(jié)。企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)基本包括：接收客戶訂單、洽談訂單事宜、貨物交接、貨款支付等。在此過程中，企業(yè)不僅需要與客戶進(jìn)行價格協(xié)商談判，還要組織貨物給客戶。由此，銷售是相當(dāng)繁復(fù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)。生產(chǎn)型企業(yè)加強(qiáng)銷售部門的內(nèi)部控制，規(guī)范銷售業(yè)務(wù)行為，不僅可以提高業(yè)務(wù)效率，防止?fàn)I銷人員的差錯和舞弊，還可以保證銷售業(yè)務(wù)流程中會計(jì)記錄的真實(shí)可靠，最終增加企業(yè)盈利。

2．生產(chǎn)型企業(yè)銷售內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析。某些生產(chǎn)型企業(yè)的銷售部和財(cái)務(wù)部缺乏系統(tǒng)的應(yīng)收賬款控制流程及審核制度。某些銷售人員權(quán)利過大，如果其離職，必將引起客戶流失，之前的賬款也會淪為壞賬，造成損失。不完善的審核制度也會誘發(fā)挪用、侵占公款等違法行為。多數(shù)生產(chǎn)型企業(yè)對客戶缺乏系統(tǒng)性評價，僅僅憑借銷售人員的經(jīng)驗(yàn)確定客戶付款能力，造成賒賬情況越來越多，由此產(chǎn)生一些賬齡過長，債券不明確的應(yīng)收賬款。這些應(yīng)收賬款實(shí)際已無法回收，為企業(yè)造成虧損。

3．加強(qiáng)生產(chǎn)型企業(yè)銷售內(nèi)部控制策略研究。銷售業(yè)務(wù)的目標(biāo)不是僅僅為企業(yè)提供利潤最大化，也要保證客戶較高的滿意度，并且要與企業(yè)的整理戰(zhàn)略保持一致。合理的銷售業(yè)務(wù)目標(biāo)才能為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展提供前進(jìn)動力。加強(qiáng)銷售業(yè)務(wù)訂單簽訂、審核、發(fā)貨到收取貨款等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。組織部門設(shè)置需要遵循職責(zé)分工，相互牽制原則。與此同時，合理的考核獎勵制度也會減少銷售人員的離職舞弊行為，對銷售員工起到獎勵和制約雙重作用。應(yīng)收賬款內(nèi)部控制可以分為前期和后期兩個階段。前期控制主要強(qiáng)調(diào)的是預(yù)防機(jī)制，將應(yīng)收賬款的運(yùn)營風(fēng)險降低到最低。具體措施有，建立系統(tǒng)的客戶信用的評價體系及賒賬額度控制制度。應(yīng)收賬款后期控制則是對應(yīng)收賬款的追蹤和記錄控制。具體操作有，設(shè)置相關(guān)責(zé)任人及時追賬，催收賒銷賬款。對于欠款預(yù)期客戶，則要通過控制發(fā)貨速率等其他手段來約束其回款。并且在追款過程中要留下書面申請等合法材料做記錄及日后索寬證據(jù)。對于拖延付款的客戶則要實(shí)施取消信任、收取違約金等懲罰。

結(jié)語

采購和銷售作為生產(chǎn)型企業(yè)重之又重的運(yùn)營環(huán)節(jié)，加強(qiáng)其內(nèi)部控制可以大幅度提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動效率和盈利能力。在當(dāng)下越來越激烈的競爭中，建立健全采購和銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制對生產(chǎn)型企業(yè)是至關(guān)重要的。（本文作者：劉艷梅 單位：大化集團(tuán)有限責(zé)任公司供銷公司財(cái)務(wù)部）