物資供應管理專業(yè)化石油勘探論文

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1物資供應管理模式與相關信息系統(tǒng)簡介

目前應用的相關物流信息系統(tǒng)是為了將信息技術合理地運用到物流業(yè)務各個環(huán)節(jié)中，以達到降低成本，提高效率的目的。其特點主要是具有固化管理、優(yōu)化操作、資源和信息共享、數(shù)據(jù)分析傳遞快捷準確，且能夠在動態(tài)管理中決策，使物流各個環(huán)節(jié)聯(lián)系緊密高效等等。

1.1公司物流管理模式專業(yè)化采購管理模式：業(yè)務部門按照GW公司總部劃分物資的60個大類來組建的采購管理模式。其主要職責是完成本部門執(zhí)行所屬大類的所有區(qū)域需求物資的采購并跟蹤至辦理合格入庫手續(xù)。一體化采購管理模式：業(yè)務部門按照GW公司境內(nèi)外項目部全球各大區(qū)域而對應組建的采購保障管理模式。其主要職責是執(zhí)行所屬區(qū)域（項目部）所有需求物資的采購，并跟蹤至入庫、出庫、發(fā)運到指定項目部。

1.2公司常用采購方式一級物資采購：GW公司總部制定了一級采購管理目錄，由總部授權所屬單位集中采購管理小組實施采購。年度框架協(xié)議采購：GW公司總部一級物資（及以下）的物資，參照一級物資采購辦法按年度進行招標或談判簽訂年度框架協(xié)議的采購。其它常用方式采購：詢比價采購、招投標采購、單一來源（談判）采購、競爭性談判采購、代儲代銷采購、網(wǎng)上超市采購、運輸服務采購以及其它工程、技術、維修、租賃類采購等。

1.3常用的物資信息系統(tǒng)ERP(EnterpriseResourcePlanning)系統(tǒng)：GW公司總部投入使用的在線價格查詢、訂單審批、入庫和出庫等業(yè)務物流數(shù)據(jù)系統(tǒng)。PS(PeopleSoft)系統(tǒng)：由GW公司投資開發(fā)使用的網(wǎng)頁式物流軟件。境外項目部通過網(wǎng)絡PS系統(tǒng)向國內(nèi)總部提報采購計劃，國內(nèi)業(yè)務與ERP系統(tǒng)切換，執(zhí)行完后再集港發(fā)運，并通過PS該系統(tǒng)將相關信息反饋各境外項目部。GW公司總部合同審批系統(tǒng)：GW公司總部內(nèi)部投入使用的合同在線審批系統(tǒng)。GW公司總部物采平臺系統(tǒng)：GW公司總部內(nèi)部投入使用的物資采購方案審批、尋源采購及信息同步與共享業(yè)務等在線系統(tǒng)。公司價格審批系統(tǒng)：公司對常用物資低于招標額度而投入使用的價格審批系統(tǒng)。公文網(wǎng)絡平臺：公司還利用公文辦公平臺傳遞與審批業(yè)務文件，包括供應商管理、考評、招投標方案審批和招標結果上報備案等。

2公司物資供應鏈及管理系統(tǒng)

2.1供應鏈與全球采購供應鏈：是由美國學者邁克爾.E.波特的價值鏈理論發(fā)展而來的。供應鏈管理的研究對象是由一些相互合作的企業(yè)所構成的整體，這些企業(yè)通過合作事先戰(zhàn)略定位，增加運作效率。全球采購：全球采購是一種方法，他要求采購將整個世界看作是組成部件、服務以及最終產(chǎn)品的潛在來源。這種方法可以用于進入新市場，或者獲得同一個供應商的幫助使全球企業(yè)更具競爭力。盡管有局限性，但是越來越多的企業(yè)開始認為整個世界既是一個市場又是一個供給源。

2.2公司物資供應管理系統(tǒng)GW為鉆修井、測錄試和井下作業(yè)的綜合技術服務型石油鉆探型企業(yè)，其供應鏈管理及相關核算系統(tǒng)具有典型的施工企業(yè)特點。

（1）計劃立項系統(tǒng)：GW各項目部根據(jù)作業(yè)隊伍物資需求信息編制物資需求計劃。配件類由物管中心審批,固定資產(chǎn)及長攤類由規(guī)劃計劃處審批。

（2）采購系統(tǒng)：公司采購業(yè)務部門根據(jù)計劃指令需求的規(guī)格及數(shù)量，以優(yōu)質低成本完成的物資采購。公司負責GW境內(nèi)外的裝備類和二級（及以下）統(tǒng)購物資采購與運輸；GW二級單位和境外項目部根據(jù)自主采購權限和范圍行使補充采購職能。

（3）運輸系統(tǒng)：公司運輸保障部根據(jù)運輸計劃將物資及時發(fā)運到境內(nèi)外各項目部。主要委托貨運或貨運公司操作；境外項目部配合目的港貨物清關及之后的內(nèi)陸運輸，GW生產(chǎn)協(xié)調(diào)處是運輸管理職能部門。

（4）倉儲系統(tǒng)：公司倉儲站負責妥善保管物資，正確及時完成入庫、出庫并形成相應記錄。該部分由境內(nèi)和境外兩部分組成，境內(nèi)倉庫主要為境內(nèi)作業(yè)隊而臨時儲存的周轉倉庫，境外為當?shù)貍}庫，包括項目部倉庫和作業(yè)隊倉庫。

（5）生產(chǎn)協(xié)調(diào)系統(tǒng)：GW生產(chǎn)協(xié)調(diào)處牽頭并由物資的需求單位和各境內(nèi)外項目部組成，它是供應鏈管理系統(tǒng)的保障中心和生產(chǎn)協(xié)調(diào)指揮中心。

（6）會計核算系統(tǒng)：財務部門負責收集供應鏈管理各環(huán)節(jié)財務信息、材料核算與資金流動，是反映公司物資的周轉和消耗等狀態(tài)的系統(tǒng)，主要由GW財務資產(chǎn)處、二級單位財務科和項目部財務部組成。

3、管理模式優(yōu)化

前存在的主要問題及簡析人員管理和計劃管理欠完善，尤其是供應保障管理模式問題最為突出。

3.1物資供應保障管理模式

物資保障管理模式優(yōu)化前，境內(nèi)外共設立了9個專業(yè)化大類采購部門（見表1），分別負責相應的大類物資的采購。

3.1.1境內(nèi)項目部采購管理境內(nèi)項目部由于供應商、物資業(yè)務人員和作業(yè)現(xiàn)場人員相對來說距離近，溝通方便。在作業(yè)現(xiàn)場遇到任何問題，從技術、人力、庫存?zhèn)湄?、設備回廠返修及各種應急設備和措施等諸多方面都有利于快速處理。對于供應商來說專業(yè)化的采購其數(shù)量是規(guī)?；痛笈浚阌谒麄兘M織提供售后服務。

3.1.2境外項目部采購管理境外項目部則不具備以上優(yōu)勢，且還涉及貨物的國際運輸、出口退稅、到港物資清關、項目成本結轉等多個復雜環(huán)節(jié)。境外物資需求弱化了專業(yè)化采購的規(guī)模批量優(yōu)勢，反而凸顯個性化、區(qū)域化、緊急化與整體化等特點。由于境外后勤保障人員少，物資到貨時間則越短越好，批次越少越有利清關和內(nèi)陸運輸。針對每個訂單的包裝、交貨期和國家不同等差異性需求較大，專業(yè)化采購會由于各部門業(yè)務量、辦事效率和業(yè)務人員不同，而容易產(chǎn)生很多物流環(huán)節(jié)上的瓶頸問題，再加上物資到貨、驗收和出入庫以及運輸集港、裝船等業(yè)務與運輸保障部人員的銜接等，更會直接降低物流時效，有些問題的滯后解決還會帶來惡性循環(huán)。所以，對境外項目來說，一體化物資供應管理模式優(yōu)勢遠遠大于劣勢。

3.2采購計劃和運輸計劃

3.2.1采購計劃信息不全面境外物流管理人員的專業(yè)化水平?jīng)Q定了物資計劃提報專業(yè)化程度的高低。化工類和測錄試兩類物資采購計劃，境外項目部一直按大類提報且比較專業(yè)。主要是這兩個專業(yè)涉及的物料種類較少，現(xiàn)場工程技術人員對所用物資的熟知程度較高。相對鉆探類物資而言，物資種類龐雜，現(xiàn)場物資管理人員大都是機械師或電氣師兼職，對所有跨大類物資屬性并不一定全部熟悉，物資采購計劃型號、技術規(guī)格及物資編碼等會產(chǎn)生一些誤差。采購過程中，有些物資信息需要反復確認，會使采購周期延長。還有作業(yè)現(xiàn)場人員對物資消耗無準確的前瞻性和規(guī)律性分析判斷，未能實現(xiàn)科學化、系統(tǒng)化采購計劃管理。

3.2.2運輸計劃信息不準確運輸計劃是運輸部門執(zhí)行運輸任務的唯一依據(jù)，計劃的時效性和可操作性是反映計劃提報質量的關鍵。計劃提報不及時將給運輸貨物的箱單發(fā)票制作、實物包裝、數(shù)量核對、詢船、定艙、報關、報檢、運輸全程監(jiān)控和定險定損等工作帶來很多隱患，也會導致貨物無法報關或清關或不能及時到達等問題。公司對提交運輸計劃的要求，成套設備應在預計起運35天前，配件和材料應在預計起運25天前。突出問題是為了市場開發(fā)需求，成套設備運輸和公司統(tǒng)購物資運輸計劃，基本上都是剛采購完或在采購過程中就提交了信息不完整的運輸計劃，物資合同號、金額、包裝、重量、尺寸等信息誤差較大，給后續(xù)運輸工作帶來很大困難。

3.3物資庫存及周轉方面

3.3.1境內(nèi)物資倉儲管理水平一般公司境內(nèi)現(xiàn)場物資倉儲功能主要由境內(nèi)倉儲站和臨時庫房來完成，各境內(nèi)倉儲站的布局需要根據(jù)項目和井隊移動作業(yè)的需求而不斷進行調(diào)整。境內(nèi)需求物資采購后，先送達公司境內(nèi)各地倉儲站，再由需求單位自提或提交運輸申請后由公司安排二次倒運到作業(yè)現(xiàn)場。由于二次短倒需求的特殊性，往往所承運車輛噸位與所承載貨物量不匹配，時有車輛虧載而造成浪費的現(xiàn)象。

3.3.2境外需求物資國內(nèi)周轉庫效率不高境外需求物資周轉庫收貨是按照國內(nèi)廠家貨到后驗收入庫，其計劃性不強。出庫物資也是根據(jù)項目緊急程度來安排裝箱和提交運輸計劃，缺乏全程信息共享和全流程貨物動態(tài)的計劃性和高效性，時有裝好了貨物又掏箱的現(xiàn)象發(fā)生。由于整個過程有物資入庫、開箱查驗、入出庫、包裝、分類裝箱、提交運輸計劃、集箱與集港等多個環(huán)節(jié)，導致采購和運輸部門無法準確掌控實時動態(tài)的準確信息，直接影響了貨物的整個發(fā)運效率。由于倉儲管理不到位，也會出現(xiàn)延遲收發(fā)貨、貨差或發(fā)錯貨物等現(xiàn)象；有些向境外周轉的測錄試臨時儲備物資和一些裝備，無法及時核準到具體項目，造成了很大的庫存和在途物資。

3.3.3境外項目部庫存管理有待提高境外作業(yè)現(xiàn)場物資管理由項目部及作業(yè)隊負責，庫存周轉率較低原因：

（1）物資種類繁多。主機有多種不同的規(guī)格型號，相應所需零配件的規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家均不同，各種常用物資達4-5萬項，增加了管理的難度。

（2）作業(yè)地點分散，辦理入出庫耗時費力，運輸距離長，增加了物流運輸成本。還有對庫存管理重視不夠，人員配備不足，信息化手段不強等因素。

3.4供應商管理不盡科學

目前公司入網(wǎng)供應商800余家，其中生產(chǎn)型的企業(yè)不足一半。按照目前GW境內(nèi)外的工作量，供應商總數(shù)削減一半即可滿足整個GW的生產(chǎn)需要。因大量低水平小生產(chǎn)商和中間商的介入，不但造成整個供應商管理工作量的增加，更無法保證產(chǎn)品質量，質量管理和供應商管理成本逐年增高。

3.5質量管理措施滯后

公司有專業(yè)的質量監(jiān)督中心，配備專業(yè)的質量管理人員。對貨物的質量抽撿，合格率很低。公司無專業(yè)檢測設施和手段，到貨驗收只通過目測檢查進行質量把關，很難從根本上杜絕質量問題的出現(xiàn)。化工類物資批批檢驗，配件類是箱箱打開逐個查驗，在流轉繁瑣的程序中，經(jīng)常遇到項目緊急需求物資，只能空運進行補救，浪費了人力、物力和財力。

3.6物流管理人員配置不足

依據(jù)近期的調(diào)查結果，公司三分之一的海外鉆修井項目未設立專職物資管理機構，也未配備專職后勤保障管理人員。有些海外項目雖有物資管理專職機構，在專職人員定編配置上嚴重不足，也是供應鏈管理不到位的一個主要因素。培訓、配置和儲備合理數(shù)量的專業(yè)化物流管理人員是供應鏈所有程序能否規(guī)范運行的關鍵。

4、優(yōu)化后的機構、業(yè)務流程設置及優(yōu)勢

4.1業(yè)務部門設置

2013年公司實施采購專業(yè)化和區(qū)域一體化管理模式有機結合的優(yōu)化策略，境內(nèi)業(yè)務保留了原專業(yè)化采購的9個采購部門（詳見表1）。境外業(yè)務按照區(qū)域新增設了四個區(qū)域保障部（化工、測錄試保留境內(nèi)外專業(yè)化采購），境外保障部實行采購、運輸、退稅和結算業(yè)務一體化，即每一單業(yè)務都由一個業(yè)務人員從頭至尾做下來，避免了中間環(huán)節(jié)因工作交接出現(xiàn)誤差。國際貿(mào)易部負責保障業(yè)務以外的所有貿(mào)易類業(yè)務，運輸保障部按照區(qū)域分設中東、中亞、美洲和非洲四個區(qū)域化運輸業(yè)務小組，分別負責各自的大型裝備運輸和設備回運等運輸保障業(yè)務及結算等工作。

4.2管理模式專業(yè)化與區(qū)域一體化的有機結合

4.2.1供應鏈整體優(yōu)化方面綜合分析GW供應鏈管理現(xiàn)狀，業(yè)務人員專業(yè)水平有限，業(yè)務素質有待提高，基礎管理薄弱，尤其是過時的保障管理模式和流程是導致保障效率不高、質量問題時有發(fā)生的最主要原因。主要措施如下:

（1）完善公司技術管理部（編碼科）職能，增加編碼管理、供應商和服務商管理、建立成套設備臺賬和配套清單，落實原配套廠家相關信息等。

（2）整合生產(chǎn)經(jīng)營部，使其負責計劃、倉儲、生產(chǎn)協(xié)調(diào)和經(jīng)營管理。

（3）加強國際貿(mào)易部的采購職能，將一類集中采購物資、集團電子商務采購物資和第三國采購物資納入國際貿(mào)易部業(yè)務范圍。結合國際貿(mào)易采購和電子商務平臺建設，提高其專業(yè)化采購和國際采購能力。

4.2.2物資保障模式專業(yè)化與區(qū)域一體化優(yōu)勢互補物資供應鏈業(yè)務流應該是融合專業(yè)化標的物與通過公司供應鏈全流程的優(yōu)化，質量控制、結算辦理和招投標管理等方面的效率都有很大程度的提升。

4.3采購計劃管理方面

為了解決部分不具備條件的項目部未能通過ERP系統(tǒng)提報準確的采購計劃，避免計劃提報不及時、規(guī)格型號和物資編碼不齊全等問題，減少不必要的信息反復確認和數(shù)據(jù)重復錄入，簡化審批流程等工作，公司在采購計劃管理上下功夫，從部門設置的源頭上優(yōu)化設置，且不需投入大量人力和物力。

4.4采購業(yè)務保障體系

該體系主要由公司各專業(yè)采購部門組成，該體系的主要職能是負責供應商管理，接受公司采購計劃指令，按要求完成各項采購任務。境內(nèi)保留專業(yè)化采購模式，境外按照區(qū)域一體化模式，力爭同一批次采購需求計劃按照統(tǒng)一的流轉時間進行供應，避免了錯綜復雜的信息交替，使海外項目物資的信息跟蹤、出口退稅和境外成本核算得以順利進行。

4.5運輸業(yè)務保障體系

該體系主要由公司倉儲管理站和運輸保障部組成。該體系的主要職能是根據(jù)指令接收采購物資，負責物資的驗收及庫存管理，根據(jù)運輸計劃組織物資發(fā)運。通過統(tǒng)籌安排，加強各倉儲站虛擬入出庫的管理（直達料），靠前管控，最終提高了所需物資發(fā)運的及時性和準確性。

4.6生產(chǎn)經(jīng)營協(xié)調(diào)體系

該體系主要負責完成物資需求計劃匯總和流轉，下達采購及運輸指令，協(xié)調(diào)采購、供應、倉儲管理等各個環(huán)節(jié)。GW層面主要由物管中心和生產(chǎn)協(xié)調(diào)處組成。公司整合了生產(chǎn)經(jīng)營部，作為公司的物資調(diào)劑、采購、倉儲、計劃和生產(chǎn)保障協(xié)調(diào)體系核心。

4.7建立科學的供應商、質量和倉儲管理體系

4.7.1供應商和服務商管理嚴把供應商和服務商準入關，定期開展供應商和服務商資質評審和產(chǎn)品服務質量評價。加強了供應商考察和資質認證工作，由境外項目或境內(nèi)作業(yè)單位根據(jù)現(xiàn)場裝備、配件及化工品的使用情況，推薦信得過的戰(zhàn)略合作供應商，結合資質認證和使用單位質量反饋，將供應商數(shù)量逐步控制在200-300家以內(nèi)，只有這樣才能減少管理成本，控制產(chǎn)品質量。

4.7.2質量管理、管控前移組織同類產(chǎn)品成本對標分析，確定合理價格，同生產(chǎn)企業(yè)簽訂長期戰(zhàn)略合作協(xié)議，提高質量保證金比例，對出現(xiàn)質量問題的供應商加大處罰力度。不定期對供應商和服務商進行產(chǎn)品和服務定期檢查或突擊抽查，使供應商和服務商最終能夠自覺控制產(chǎn)品質量和服務水平，基本實現(xiàn)了產(chǎn)品和服務質量控制關口前移至由供應商自己來管控。

4.7.3技術體系管理對所有境內(nèi)外設備建立設備臺帳和配套清單（含配套供應商），規(guī)范技術、技術協(xié)議、質量和檢測標準庫。建立物資生命周期表，完善物資編碼庫、合同價格庫、優(yōu)質供應商和服務商名錄庫，不斷更新各倉儲站的實際庫存數(shù)據(jù)，強制執(zhí)行單證備案和檔案管理程序，以滿足供應鏈管理各環(huán)節(jié)的技術信息需求。

4.7.4物流過程控制管理完善招投標管理制度，在完成供應商和服務商資質認證，產(chǎn)品和服務質量可控的情況下，加大年度框架協(xié)議組織實施力度，縮短組織周期，優(yōu)化結算程序，大大提高了框架協(xié)議物資的保障效率。如境外需求的化工品，通過框架協(xié)議減少了合同簽訂量，縮短并統(tǒng)一了各供應商的框架協(xié)議下物資的生產(chǎn)周期、質量和運輸包裝要求，大大降低了不必要的庫存。

4.7.5擴大可行的虛擬入出庫比例境內(nèi)物資在具備直達施工現(xiàn)場的條件下，由公司國內(nèi)倉儲站人員到項目需求目的地進行現(xiàn)場聯(lián)合驗收并辦理虛擬入出庫，即提高了運送效率又節(jié)余了大量的周轉時間和倒運成本。境外項目在保證公司統(tǒng)購物資和合理物資庫存量的基礎上，在質量保證的前提下，逐步加大直達料的比例。業(yè)務員在給廠家下達訂單時即可將包裝要求和運裝要求等一次性詳細的規(guī)范下達，具備發(fā)運條件后即可直接將貨物運抵提前確定好的貨代堆

4.8利用信息化，搭建國際貿(mào)易電子商務平臺

4.8.1完善物資編碼管理公司組織人員按照“唯一和通用”的原則，對公司生產(chǎn)作業(yè)涉及的各種物資，進行統(tǒng)一編碼，規(guī)范物資中外文名稱，大大減少了由于名稱不一致而造成編碼不準確或一物多碼的情況。

4.8.2強化信息系統(tǒng)管理信息化推廣在物資計劃及采購環(huán)節(jié)中獲取了以下良好的效果：

（1）物資需求信息的采集、處理、傳輸、存儲需經(jīng)過多種傳遞路徑和審批手續(xù)，實現(xiàn)了實時記錄，便于信息使用部門及時掌握物資計劃完成的時效性，避免了信息傳遞過程的不及時、不準確，提高了管理和決策水平。

（2）充分實現(xiàn)信息共享，解決了各部門的信息采集和處理后只能存儲在本部門的問題，沖破了“信息孤島”現(xiàn)象。

（3）實現(xiàn)了物流管理信息系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)的無縫對接，提高了會計核算的準確性、及時性，簡化了單據(jù)傳遞及會計核算流程。

4.9國際化物流供應體系的建立

公司在境外建立了兩個子公司，全球物流供應體系已初具規(guī)模。在此基礎上，公司計劃在全球其他合適的地區(qū)增設3-5處境外物流采購供應基地，實現(xiàn)物流的當?shù)夭少?，就近供應，以降低物流成本。借鑒國際成熟企業(yè)經(jīng)驗，制定規(guī)范的物流基地管理標準，保證了公司國際化物流管理體系的高起點、高標準，較好地實現(xiàn)了保障供應、規(guī)范管理、提高效益的目的。依據(jù)經(jīng)濟效益原則，明確各境外物流基地的物資采購供應目錄，規(guī)定并規(guī)范了各業(yè)務部門和單位的業(yè)務范圍。

4.10發(fā)展GW自主品牌，搭建國際貿(mào)易電子商務平臺

國際貿(mào)易的增長帶動國際物流，國際物流的順暢促進國際貿(mào)易，兩者相輔相成地發(fā)展。GW國內(nèi)業(yè)務分布在23個省市自治區(qū)，國際業(yè)務遍及20多個國家和地區(qū)，建立GW自主品牌，搭建國際貿(mào)易電子商務平臺和實體展示平臺將大大拉動公司國際物流系統(tǒng)的快速發(fā)展。國際貿(mào)易業(yè)務既是日常生產(chǎn)物資保障的補充，也是公司利潤新的增長點。

5、結語

優(yōu)化后的公司供應鏈基礎設施完備，機構配置齊全，各種優(yōu)勢彰顯，具備可靠的全球供應鏈保障網(wǎng)絡和日臻完善的信息化管理手段。伴隨現(xiàn)代供應鏈高效模式的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，有公司境內(nèi)專業(yè)化和境外區(qū)域一體化采購管理模式有機結合優(yōu)勢互補的踐行經(jīng)營，摒棄了影響物流時效的繁雜業(yè)務流程及不合時宜的單一采購管理模式，憑借公司供應鏈管理系統(tǒng)的完善，必將成為公司持續(xù)穩(wěn)定與快速發(fā)展壯大的核心競爭力。

作者：姚芳虎 蔣斌泉 單位:長城鉆探工程有限公司物資分公司