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水利科技檔案頁(yè)碼編制淺析

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水利科技檔案頁(yè)碼編制淺析

摘要:以檔案整理業(yè)務(wù)規(guī)范為依據(jù),通過(guò)梳理水利科技檔案頁(yè)碼編寫(xiě)原則、編寫(xiě)要求、編寫(xiě)工具、編制方法等,對(duì)檔案中頁(yè)數(shù)與頁(yè)次的區(qū)別進(jìn)行簡(jiǎn)要分析,提出卷與件整理的頁(yè)碼表示方法,以供檔案管理工作參考。

關(guān)鍵詞:水利科技檔案;頁(yè)碼;編制;頁(yè)數(shù);頁(yè)次

水利科技檔案是應(yīng)當(dāng)歸檔保存的水利科技文件材料,是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中按照一定的程序和要求直接形成的文字、圖表等不同形式與載體的歷史記錄,具有專業(yè)性強(qiáng)、種類和類型的多樣性、成套性、現(xiàn)實(shí)使用性等特點(diǎn),是對(duì)水利工程建設(shè)管理科技成果的真實(shí)記錄。特別是企事業(yè)單位的檔案,在單位各項(xiàng)資質(zhì)延續(xù)申請(qǐng)、質(zhì)量體系的評(píng)審、工程招投標(biāo)、科研生產(chǎn)項(xiàng)目參考、職稱申報(bào)、固定資產(chǎn)備案等發(fā)揮重要作用。隨著水利科技事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步,水利科技檔案管理對(duì)未來(lái)繼續(xù)進(jìn)行水利工程研究與建設(shè)管理具有重要參考意義,而頁(yè)碼是水利科技檔案材料每一頁(yè)面標(biāo)明次序的號(hào)碼,不僅用于統(tǒng)計(jì)檔案材料的頁(yè)數(shù),以便于檢索,還可以防止文件的某一部分遺失。

1水利科技檔案頁(yè)碼編制的意義

頁(yè)碼編制是水利科技檔案整理的一項(xiàng)基本工作。也是檔案工作人員的基本功,也是檔案整理的基本要求。頁(yè)碼編制是為檔案材料編制頁(yè)號(hào)。其意義不僅在于固定文件、明確檔案材料的數(shù)量、位置和次序,更有利于檔案工作人員對(duì)檔案完整情況的統(tǒng)計(jì)。在確定歸檔材料的總頁(yè)數(shù)的同時(shí)又確定了檔案材料的先后次序。再者可以保護(hù)文件,文件頁(yè)面頁(yè)碼的存在,可預(yù)防檔案利用過(guò)程中不慎造成的頁(yè)面丟失,在未來(lái)查找利用時(shí),可及時(shí)發(fā)現(xiàn)拆頁(yè)、掉頁(yè)、缺頁(yè)的情況,方便檔案工作人員掌握檔案的完整情況,確保檔案的安全,提高查閱、檢索速度。

2水利科技檔案頁(yè)碼編制原則

2.1依法原則

頁(yè)碼編制的方式、方法、工具、位置字符等要求應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案業(yè)務(wù)規(guī)范,應(yīng)做到有章可循,依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,確切地保持檔案的基本屬性,即原始記錄性。

2.2不干預(yù)原則

不干預(yù)原則是指在不影響原有水利科技檔案頁(yè)碼作用的基礎(chǔ)上,如果水利科技檔案原有頁(yè)碼,應(yīng)保護(hù)檔案原始記錄、保護(hù)檔案原件,不需重新編寫(xiě)頁(yè)碼。

2.3穩(wěn)定性原則

在水利科技檔案頁(yè)碼編制中,除了遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范外,應(yīng)科學(xué)地、合理地保持統(tǒng)一性和穩(wěn)定性,書(shū)寫(xiě)或打印頁(yè)碼更方便,而且效率會(huì)更高。不能因個(gè)人習(xí)慣、時(shí)間變化等因素隨意更改,在新的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范實(shí)施前,應(yīng)保持頁(yè)碼編制方法的穩(wěn)定性和統(tǒng)一性。

3卷內(nèi)水利科技文件頁(yè)碼編寫(xiě)要求

3.1規(guī)范頁(yè)碼編寫(xiě)位置

根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822—2008)6.1條款卷內(nèi)科技文件頁(yè)號(hào)編寫(xiě)中,6.1.1條款案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào),以有效內(nèi)容的頁(yè)面為1頁(yè)[1]。6.1.2條款已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)[1]。6.1.3條款卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)[1],并未明確指定編頁(yè)的具體位置。而在2016年6月1日實(shí)施的文書(shū)檔案保存的《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2015)6.3條款中則提到了編頁(yè)的位置。筆者認(rèn)為,文書(shū)檔案跟科技檔案雖有區(qū)別,但頁(yè)碼編制是一樣的,且科技檔案沒(méi)有具體規(guī)定案卷頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)位置,也許正好是給了檔案工作人員一點(diǎn)“自由度”,可以根據(jù)文件編號(hào)處的批注、頁(yè)邊距等實(shí)際情況決定。

3.2判斷頁(yè)碼有效頁(yè)

2008年的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822—2008)提出案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào),以有效內(nèi)容的頁(yè)面為1頁(yè)。根據(jù)日常檔案工作實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,判斷“有效頁(yè)”的方法有以下幾點(diǎn):①待編頁(yè)面應(yīng)有數(shù)字、圖表、文字等內(nèi)容;②待編頁(yè)碼的頁(yè)面內(nèi)容與本卷內(nèi)容相關(guān);③封面、扉頁(yè)、目錄頁(yè)、封底均不編寫(xiě)頁(yè)號(hào);④為便于查找文件在文件章節(jié)中間插入的彩色隔頁(yè)應(yīng)為無(wú)效頁(yè),不應(yīng)編制頁(yè)碼。在編制頁(yè)碼過(guò)程中,可能還會(huì)遇到空白頁(yè)的情況,空白頁(yè)是指頁(yè)面無(wú)文字或圖表等相關(guān)內(nèi)容,但已經(jīng)編制頁(yè)碼,或者雖然沒(méi)有明確標(biāo)注頁(yè)碼,但事實(shí)上已經(jīng)計(jì)入頁(yè)碼的[2],處理方法是明確編制頁(yè)碼,在此頁(yè)面上加蓋“此頁(yè)空白”印章。

4水利科技檔案頁(yè)碼編寫(xiě)工具

在傳統(tǒng)頁(yè)碼編寫(xiě)作法中,一般用手寫(xiě)編碼或當(dāng)頁(yè)數(shù)很多時(shí)采用金屬自動(dòng)打碼機(jī)進(jìn)行頁(yè)碼編寫(xiě)。手寫(xiě)的編碼工具一般采用黑色中性筆或鋼筆。

4.1黑色中性筆或鋼筆

從檔案的永久性考慮,檔案頁(yè)碼編制宜采用黑色中性筆或鋼筆等不易褪色的工具材料進(jìn)行編制。特別是保存期限長(zhǎng),存放時(shí)限無(wú)限制的水利科技檔案[3],不應(yīng)選擇鉛筆、純藍(lán)墨水、普通圓珠筆等易褪色的字跡材料。

4.2自動(dòng)打碼機(jī)

當(dāng)采用金屬自動(dòng)打碼機(jī)進(jìn)行編碼時(shí),首先需要對(duì)金屬自動(dòng)打碼機(jī)進(jìn)行加墨、調(diào)節(jié)連數(shù)等相關(guān)操作。打碼機(jī)使用方便,應(yīng)選印跡快干、清晰、耐水耐光質(zhì)量高的油墨,打印頁(yè)碼整齊美觀[4],但因?yàn)槭鞘止し?yè)打碼,有時(shí)手動(dòng)翻頁(yè)會(huì)發(fā)生有多翻頁(yè)(1次誤翻多頁(yè))現(xiàn)象,出現(xiàn)打碼漏頁(yè)現(xiàn)象,所以要求檔案工作人員在打碼時(shí)一定要專心、細(xì)心、耐心,盡可能避免打漏頁(yè)碼。

5水利科技檔案頁(yè)碼編制方法

水利科技檔案以件為單位編寫(xiě)頁(yè)碼的文件,以有圖表、文字等有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2015)6.3.3條款,文件材料已印制成冊(cè),并編有頁(yè)碼的,擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的,可以保持原有頁(yè)碼不變[5],即已有頁(yè)碼的檔案文件可不再重新編寫(xiě)頁(yè)碼。編寫(xiě)原則主要有以下幾點(diǎn):①逐頁(yè)采用阿拉伯?dāng)?shù)字累計(jì)編寫(xiě)頁(yè)號(hào);②凡有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面(包括文字、圖表)均應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào),自第1頁(yè)開(kāi)始,按自然號(hào)編寫(xiě),每一頁(yè)連續(xù)編寫(xiě);③統(tǒng)一原則,單面書(shū)寫(xiě)的水利科技文件材料,頁(yè)碼標(biāo)注在文件正面的右下角;雙面書(shū)寫(xiě)的水利科技文件材料,正面頁(yè)碼標(biāo)注在文件正面的右下角、背面頁(yè)碼標(biāo)注在文件背面的左下角。

6頁(yè)碼編制出錯(cuò)的處理方式

水利科技檔案作為各單位在從事水利工作及相關(guān)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)保存的文件材料[6],也是單位檔案資源的重要組成部分。檔案工作是一項(xiàng)平凡、枯燥又具有連續(xù)、持續(xù)性的工作,而頁(yè)碼編制更是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,因此,要求檔案人員具有負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心、專研的工作態(tài)度。1)漏編如第100頁(yè)和101頁(yè)之間漏編了1頁(yè),可以把100頁(yè)修改為100-1,把漏編的1頁(yè)編為100-2,但在備考表注明時(shí)應(yīng)備注第100頁(yè)為2頁(yè),并在寫(xiě)備考表說(shuō)明總頁(yè)數(shù)時(shí)增加1頁(yè)。2)重編在用中性筆編寫(xiě)頁(yè)碼時(shí),往往出現(xiàn)編碼重復(fù)情況,即1頁(yè)編了2個(gè)頁(yè)碼,如100頁(yè)編碼2次,可以修改為100-1,100-2,但在備考表注明時(shí)應(yīng)備注第100頁(yè)為2頁(yè),并在寫(xiě)備考表說(shuō)明總頁(yè)數(shù)時(shí)增加1頁(yè)。3)錯(cuò)編在用中性筆編寫(xiě)頁(yè)碼時(shí),往往有書(shū)寫(xiě)跳頁(yè)情況,如第80頁(yè)后的頁(yè)碼應(yīng)為第81頁(yè),結(jié)果寫(xiě)成82頁(yè)了,可以把80修改為80-81,但在備考表說(shuō)明時(shí)應(yīng)備注80-81頁(yè)為1頁(yè),并在寫(xiě)備考表說(shuō)明總頁(yè)數(shù)時(shí)減1頁(yè)。

7頁(yè)次與頁(yè)數(shù)的區(qū)別

在實(shí)際工作中,發(fā)現(xiàn)個(gè)別檔案人員分不清頁(yè)數(shù)和頁(yè)次[7-8],在編制卷內(nèi)目錄和備考表時(shí),混淆了頁(yè)次和頁(yè)數(shù),筆者從概念、表示方法對(duì)頁(yè)次與頁(yè)數(shù)進(jìn)行了區(qū)別分析。

7.1概念不同

頁(yè)次:是指頁(yè)面總數(shù)的當(dāng)前頁(yè)。頁(yè)次表示的是位于第幾頁(yè),一共有多少頁(yè)。頁(yè)數(shù):指頁(yè)面總數(shù),也指打印后的文件共多少頁(yè),表示的是一共有多少頁(yè),即每份歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。

7.2表示方法不同

頁(yè)次如10/60,表示是位于第10頁(yè),一共有60頁(yè)。頁(yè)數(shù)100就表示一共有100頁(yè)。

8卷與件整理的頁(yè)碼表示方法

按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822—2008)7.1條款,案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂[1]。裝訂方法不一樣,頁(yè)碼編寫(xiě)方法也不同。每個(gè)案卷的序號(hào)和頁(yè)號(hào)是相對(duì)獨(dú)立,卷內(nèi)所有文件的頁(yè)號(hào)應(yīng)是1個(gè)流水號(hào),不同案卷之間不應(yīng)連續(xù)編寫(xiě)序號(hào)和頁(yè)號(hào)。以卷為單位裝訂的文件,在這一卷中[9],頁(yè)碼的編寫(xiě)方法是從第1份文件的首頁(yè)開(kāi)始,一直流水號(hào)連續(xù)編到最后1份文件的末頁(yè)(不包括卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表),并且不應(yīng)該有空號(hào)或重號(hào),在填寫(xiě)卷內(nèi)目錄時(shí),卷內(nèi)目錄參數(shù)中頁(yè)數(shù)就是“頁(yè)次”(如圖1所示),即每份文件的首頁(yè)在整卷中的起始頁(yè)號(hào)。需要注意的是,卷內(nèi)目錄最后1份文件的“頁(yè)次”一項(xiàng),必須首尾號(hào)均應(yīng)標(biāo)注[10],即填寫(xiě)最后1份文件的起始頁(yè)和末頁(yè),如整卷共有68頁(yè),最后1份文件的起始頁(yè)碼是26,該份文件的卷內(nèi)目錄的頁(yè)次就應(yīng)該填寫(xiě)26-68。以件為單位裝訂的文件材料,應(yīng)在案卷內(nèi)統(tǒng)編件號(hào),每件文件應(yīng)分別編寫(xiě)頁(yè)碼,1件文件1個(gè)流水號(hào)[11-12],卷內(nèi)目錄中填寫(xiě)頁(yè)號(hào)的一項(xiàng)應(yīng)該是“頁(yè)數(shù)”(如圖2所示),即這份文件的總頁(yè)數(shù)。9結(jié)語(yǔ)水利科技檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣的基礎(chǔ)性工作,具有原始記錄性、知識(shí)性等特點(diǎn),是“今世可以知古,后世可以知今”的重要素材。作為企事業(yè)單位的重要資料,在單位未來(lái)發(fā)展中具有重要意義,因此,在檔案整理過(guò)程編制頁(yè)碼時(shí),應(yīng)根據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制,不同的檔案類型有不同的檔案標(biāo)準(zhǔn),做到認(rèn)真、細(xì)心編寫(xiě),避免出現(xiàn)漏號(hào)、重號(hào)、錯(cuò)號(hào)等情況。

作者:詹小米 李麗萍 鄭丹陽(yáng) 黃譽(yù)艷 單位:廣東省水利水電科研究院