石油工程的建設項目檔案管理

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【摘要】石油企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中產(chǎn)生了數(shù)量眾多的工程建設項目，形成了大量的石油工程建設項目檔案。這些工程項目檔案內(nèi)容繁雜、涉及范圍廣泛、時間跨度大，要想高效管理和使用這些檔案資料，就必須制定科學規(guī)范的石油工程建設項目檔案管理制度，采用有效的管理手段，提高項目檔案管理的工作效率。因此，本文分析了當前石油工程項目檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題提出了相應的對策。

【關(guān)鍵詞】石油工程；建設項目；項目檔案；檔案管理

一、石油工程項目檔案管理工作存在的問題

（一）項目檔案管理意識薄弱。長期以來，在石油工程項目管理中存在著重建設輕檔案的問題。項目管理人員的檔案管理意識淡薄，項目各參與方往往將注意力集中在工程進度的管理上，對項目建設過程中的檔案資料收集與整理工作不夠重視，造成重要的項目資料缺失，對工程項目的后續(xù)管理帶來不便。由于對項目檔案管理工作的重要性認識不足，有些項目管理人員沒有將項目檔案的收集與整理工作納入項目建設流程，也沒有對項目檔案管理工作進行明確的職責分工，而項目施工人員的流動性較大，如果不設立專門的檔案管理人員，就很難做到及時整理收集項目檔案資料。而且，大型項目的建設單位眾多，每個建設單位在施工過程中都會產(chǎn)生項目檔案資料，如果缺乏統(tǒng)一管理，很容易造成項目檔案資料不完整。（二）項目檔案管理制度執(zhí)行不力。近些年來，盡管國家相關(guān)部門制定并了一系列工程建設項目的檔案驗收規(guī)定，但部分工程建設單位對于工程建設項目檔案驗收管理制度宣傳不力、要求不到位，加之項目建設周期長、施工單位多、水平參差不齊以及人員流動性大等問題，導致工程建設項目檔案管理制度沒有得到很好的落實，出現(xiàn)施工單位項目檔案資料管理標準不一、管理制度不規(guī)范的現(xiàn)象。同時，一些建設單位并未將項目檔案管理視作企業(yè)內(nèi)部管理體系的重要一環(huán)，造成項目檔案資料管理出現(xiàn)盲區(qū)。（三）項目檔案管理分散。由于石油工程建設項目往往規(guī)模大、建設周期長、參與建設的單位眾多，項目檔案的形成周期長，種類多，管理項目檔案的單位眾多，檔案管理分散等情況，導致項目檔案容易出現(xiàn)信息遺漏、資料丟失，難以確保項目檔案資料的完整性。（四）項目檔案管理信息化程度低。石油工程建設項目的檔案資料數(shù)量大，且變化頻繁，導致相應的檔案數(shù)字化工作量大。同時，石油工程建設項目檔案資料中的圖紙幅面大、保存時間長、藍曬圖紙字跡模糊，導致其數(shù)字化難度較大，從而限制了石油工程建設項目檔案的數(shù)字化進程，造成項目檔案管理的信息化程度低，影響了使用過程中的查全率和準確率。

二、基于信息化的油田檔案管理策略

（一）強化檔案管理意識，明確管理職責。在工程項目前期，建設單位就應該組織針對施工單位的檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的培訓，提高施工單位人員對項目檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理職責。同時，將石油工程建設項目檔案管理工作整合到業(yè)務工作流程中，建立清晰的歸檔責任和考核指標。明確檔案管理的職責，制定專門的檔案整理收集人員，專門負責收集整理項目檔案資料。除此以往，建設單位的檔案管理人員應該加強與各職能部門的溝通與協(xié)調(diào)，主動跟蹤工程進度，深度參與工程項目的建設，實時進行業(yè)務指導。（二）統(tǒng)一項目檔案歸檔制度。在項目建設前期，建設單位檔案管理部門應該就項目檔案的歸檔對施工單位提出統(tǒng)一要求。按照國家出臺的項目檔案管理規(guī)范和項目檔案資料編制規(guī)定，要求施工單位按照統(tǒng)一的要求制訂檔案資料整理歸檔實施細則，針對項目檔案的歸檔范圍、組卷要求、各單項工程歸檔時間等方面盡可能地給出具體要求，有效避免因各施工單位項目檔案歸檔制度及文件編制規(guī)則的不同而造成項目檔案資料歸檔不規(guī)范，對于施工單位提供的不符合要求的檔案文件、圖紙等資料應該要求返工修改。（三）與建設項目同步進行檔案管理。建設單位要將項目檔案的管理工作視作工程建設項目管理的重要組成部分，將檔案管理工作貫穿于項目建設的全過程。要求檔案管理部門與建設項目的進度同步進行檔案管理工作，如發(fā)現(xiàn)問題應及時提出改進方案，負責工程建設項目的檔案收集、整理、保管等工作，并對項目建設的各個階段的檔案收集與整理進行指導和監(jiān)督，既要檢查工程質(zhì)量也要檢查檔案質(zhì)量，確保工程項目檔案的準確性、完整性。（四）加強項目檔案管理的信息化建設。新形勢下，石油工程建設項目檔案的信息化管理是大勢所趨。應根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理工作，充分重視項目檔案管理工作的信息化程度，確定項目檔案管理的信息化范圍，優(yōu)先對重點工程項目、使用頻繁的項目檔案進行數(shù)字化歸檔，建立相應的電子檔案數(shù)據(jù)庫，做好電子檔案數(shù)據(jù)庫的管理，逐步實現(xiàn)全部項目檔案資料的數(shù)字化，提供網(wǎng)絡查詢、閱覽服務，從而提高石油工程建設項目檔案的利用效率。

三、結(jié)束語

綜上所述，石油工程建設項目檔案的管理是石油企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一，是記錄石油工程項目建設過程，也是工程質(zhì)量鑒定、事故原因查找、工程維護的重要依據(jù)。因此，應該加強石油工程建設項目檔案的管理意識，統(tǒng)一項目檔案歸檔制度，確保項目檔案收集的完整性、準確性。同時，大力推進項目檔案管理的信息化建設，充分借助網(wǎng)絡提升項目檔案的利用效率，使其更好地服務于企業(yè)。

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作者:楊秀華 單位:中國石油西南油氣田分公司川西北氣礦