院校檔案管理員素質(zhì)提升探索

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隨著高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展，作為記錄和承載學(xué)校歷史沿革的檔案，在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。教育部關(guān)于［普通高等學(xué)校檔案管理辦法］中第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”由此可見，檔案管理工作是整個(gè)學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分。檔案管理者素質(zhì)的高低，職業(yè)道德的優(yōu)劣直接影響和制約高校檔案管理的功能。在新的歷史時(shí)期，高校檔案管理者急需現(xiàn)代化信息管理技術(shù)全面的人才，而要做好高校檔案工作，檔案管理者必須具備一定的理論水平和政治素養(yǎng)，懂得黨和國家關(guān)于檔案管理方面的政策;懂得檔案工作基本理論原則和方法;具備較強(qiáng)的工作能力和文字表達(dá)能力;熟悉檔案管理內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)。因此提高高校檔案管理者的素質(zhì)勢在必行。如何才能提高高校檔案管理者的素質(zhì)呢?試從以下方面闡述:

一、樹立三大意識(shí)

1．服務(wù)意識(shí)。以往，檔案管理具有極強(qiáng)的被動(dòng)性，將工作定位于保管為主。然而，隨著當(dāng)前形勢和社會(huì)發(fā)展的需要，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、市場價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，深入社會(huì)調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。2．安全意識(shí)。有些檔案涉及到國家安全和社會(huì)穩(wěn)定，有些檔案關(guān)系到企業(yè)競爭與發(fā)展，有些檔案影響到個(gè)人隱私與生活，因此，檔案管理人員應(yīng)該樹立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)，防止檔案泄密事件發(fā)生。3．創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是工作持續(xù)改進(jìn)、不斷再上新臺(tái)階的動(dòng)力，新形勢下，以往那種因循守舊、墨守陳規(guī)的工作做法將不再適應(yīng)。因此，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索、勇于創(chuàng)新，不斷研究共性的、規(guī)律性的新問題，提出創(chuàng)新的決策對策和辦法。

二、打造三類能力

1．操作能力。要成為一名合格的檔案管理人員，最基本的是要具備實(shí)際操作技能，具體包括檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標(biāo)引、檔案的保護(hù)等。

2．管理能力。要成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

3．學(xué)習(xí)能力。適應(yīng)新形勢的要求，檔案管理人員還必須具備學(xué)習(xí)的能力。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入終身學(xué)習(xí)的時(shí)代，不會(huì)學(xué)習(xí)將會(huì)成為新時(shí)代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內(nèi)容、技術(shù)也在日新月異，不主動(dòng)學(xué)習(xí)、不善于學(xué)習(xí)，將最終會(huì)被淘汰。

三、新形勢下檔案管理人員素質(zhì)提升對策

檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升，這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)，也是實(shí)踐中的難點(diǎn)，提升檔案管理人員素質(zhì)具體需要從以下幾個(gè)方面著手。

1．營造良性競爭氛圍。首先，單位要改變對檔案管理部門的認(rèn)識(shí)，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位;其次，部門內(nèi)部要建立以“競爭、激勵(lì)”為核心的文化氛圍，引導(dǎo)檔案管理人員的思想行為;最后，要制定一系列相關(guān)的政策和措施，落實(shí)和保障競爭理念的實(shí)施。

2．建立完善的激勵(lì)體系。理論上，激勵(lì)包含正激勵(lì)和負(fù)激勵(lì)兩個(gè)方面，即獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。實(shí)踐中，激勵(lì)機(jī)制的運(yùn)行可以極大地促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)能力的提高。獎(jiǎng)勵(lì)措施:針對檔案管理工作人員的表現(xiàn)，可以制定一系列的獎(jiǎng)勵(lì)措施。例如，對做出創(chuàng)新貢獻(xiàn)、業(yè)務(wù)能力突出等相關(guān)人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)可采取物質(zhì)和精神相結(jié)合的方式，并充分利用提拔晉升、發(fā)放獎(jiǎng)金、精神鼓勵(lì)等具體方法。懲罰措施:建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系，對工作不思進(jìn)取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓(xùn)、停職停薪、辭退等處罰措施，切實(shí)改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快?！钡腻e(cuò)誤思想。

3．健全考核評(píng)估制度。激勵(lì)機(jī)制的實(shí)施必須以公開、公平、客觀的考核評(píng)估結(jié)果作為依據(jù)，這就要求健全考核評(píng)估制度。制定考核標(biāo)準(zhǔn)從意識(shí)、能力、精神三個(gè)方面考慮，評(píng)價(jià)內(nèi)容細(xì)化為服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率、創(chuàng)新成果、安全保密、業(yè)務(wù)操作、管理水平、學(xué)習(xí)成效、工作作風(fēng)等多個(gè)項(xiàng)目，廣泛征求群眾意見，設(shè)立相應(yīng)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行定量和定性評(píng)分。

4．加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑，在培訓(xùn)方面:第一，促進(jìn)培訓(xùn)的經(jīng)?；?、制度化。實(shí)踐中，許多單位對于檔案管理人員缺乏培訓(xùn)，或采取隨機(jī)培訓(xùn)的方式，這實(shí)際上不利于檔案管理人員素質(zhì)的提高?？梢钥紤]將培訓(xùn)工作納入單位發(fā)展規(guī)劃或年度工作計(jì)劃，有針對性地開展培訓(xùn)工作，確保實(shí)效。第二，培訓(xùn)方式多樣化。以往大多采取聽報(bào)告、講座的方式，內(nèi)容枯燥無味，應(yīng)用性不強(qiáng)。如果能夠結(jié)合參觀訪問、實(shí)習(xí)交流等多種形式，培訓(xùn)的效果將會(huì)更加突出。第三，及時(shí)檢驗(yàn)培訓(xùn)成果。以往都是重視培訓(xùn)組織，輕視效果檢查，這難以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓(xùn)后的考試、考察制度，及時(shí)鞏固培訓(xùn)成果。在學(xué)習(xí)方面，要積極營造學(xué)習(xí)氛圍，打造學(xué)習(xí)型組織。一是要以終身學(xué)習(xí)為目標(biāo)，倡導(dǎo)經(jīng)常學(xué)習(xí)、時(shí)刻學(xué)習(xí);二是要全員學(xué)習(xí)，帶動(dòng)全員參與，提高整體素質(zhì);三是要全過程學(xué)習(xí)，對檔案管理工作的整個(gè)流程進(jìn)行深入學(xué)習(xí)改造;四是要團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)，促進(jìn)成員間的互幫互助。此外，單位或部門應(yīng)該創(chuàng)造一定的學(xué)習(xí)條件，例如，保證檔案管理人員的學(xué)習(xí)時(shí)間，報(bào)銷一定比例的書費(fèi)等。同時(shí)，還要開展一系列的活動(dòng)，包括知識(shí)競賽、技能比賽等，調(diào)動(dòng)檔案管理人員學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)需要檔案人員較長時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)。才能逐漸適應(yīng)，逐步完善。檔案人員的頻繁調(diào)動(dòng)無疑將影響到高校檔案工作的連續(xù)性。因此，抓好高校檔案人員的穩(wěn)定工作對維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益有很大的好處。

5．引入競爭機(jī)制，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勝劣汰高校檔案部門引入競爭機(jī)制有利于造就激勵(lì)人們奮發(fā)向上的外部環(huán)境，要改變“安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取”的狀況。這就需要制定切實(shí)可行的崗位考核標(biāo)準(zhǔn)與措施，把考核與評(píng)優(yōu)、晉級(jí)掛鉤。使每個(gè)檔案人員所擔(dān)負(fù)的崗位職責(zé)適當(dāng)高于其能力，因人而異安排一些具有挑戰(zhàn)性的工作。這樣就會(huì)讓他們產(chǎn)生緊迫感，并充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性。總之，高校檔案人員是高校檔案事業(yè)的主體，檔案人員素質(zhì)的高低，關(guān)系到高校檔案部門的職能發(fā)揮，全面提高檔案人員的整體素質(zhì)，是高校檔案工作質(zhì)量提高的重要保證。