醫(yī)院庫(kù)存物資管理論文

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一、庫(kù)存管理要點(diǎn)

1.庫(kù)房的選址就很重要。醫(yī)院尤其是門診量大住院病人多的大醫(yī)院每天要進(jìn)行大量頻繁的物資領(lǐng)用，一個(gè)方便位置的選擇可以為醫(yī)護(hù)人員節(jié)省大量的時(shí)間與精力，使醫(yī)療資源更加有效的運(yùn)用于服務(wù)病患。而實(shí)際上，基于種種原因，各醫(yī)院的庫(kù)房并不受重視，那些方便地點(diǎn)的房間優(yōu)先安排給了病房或檢查室等，而庫(kù)房往往被安排在比較邊角位置，這樣做的后果是要么長(zhǎng)路線的領(lǐng)用物資耗去了大量的人力物力，要么是一次性大量領(lǐng)走物資造成后期管理失控。

2.庫(kù)房的物理?xiàng)l件也是保證醫(yī)療物資安全的重要保障，不可掉以輕心?；卺t(yī)療物資的特殊性，對(duì)醫(yī)院物資庫(kù)的要求尤其應(yīng)該提高。便現(xiàn)狀是庫(kù)房一般不受重視，有的醫(yī)院甚至只能擠出年久失修的地下室作為庫(kù)房，下雨漏，熱天悶，平時(shí)不透氣，這樣的庫(kù)存條件如何保證醫(yī)療物資的安全有效性？

3.物資的擺放。庫(kù)存物資應(yīng)該進(jìn)行分類擺放，在庫(kù)房?jī)?nèi)劃分區(qū)域，某類物資固定存放在某一區(qū)域，并在各個(gè)區(qū)域張貼明顯標(biāo)識(shí)。在區(qū)域內(nèi)對(duì)各個(gè)貨架進(jìn)行編號(hào)，物資進(jìn)行固定位置擺放。例如某一貨架的某一位置固定擺放某一物資，并在明顯位置上擺放標(biāo)簽，進(jìn)行標(biāo)簽管理。標(biāo)簽上應(yīng)有相關(guān)的貨位號(hào)，物資的名稱、物資編號(hào)、廠家甚至數(shù)量信息，庫(kù)存賬上對(duì)應(yīng)物資應(yīng)記錄相應(yīng)的貨位號(hào)。上述管理方法，我稱之為“貨位標(biāo)簽”管理，所有的標(biāo)簽匯總出來(lái)，就是全部的庫(kù)存物資。目前醫(yī)院普便還是庫(kù)管員管理，一個(gè)大庫(kù)由某一庫(kù)管員管理，物資放哪了，怎么放，根據(jù)庫(kù)管員的個(gè)人習(xí)慣，一個(gè)優(yōu)秀負(fù)責(zé)的庫(kù)管員腦子里就是庫(kù)存圖，想找什么，只要找到他立刻就能搞定，但是一旦這個(gè)同志不在，其他代班人員找起來(lái)可就困難重重了。更何況，隨著醫(yī)療物資的豐富，物資種類越來(lái)越多，單憑個(gè)人大腦恐怕是不現(xiàn)實(shí)的，而貨位標(biāo)簽管理則沒(méi)有這方面的問(wèn)題，把物資擺放制度化信息化必須提到日程上來(lái)了。

4.收發(fā)管理。應(yīng)形成完整的收發(fā)物資管理系統(tǒng)，建立健全存貨的驗(yàn)收、倉(cāng)儲(chǔ)、領(lǐng)用和記賬功能。做到入有規(guī)，出有矩，中間有盤點(diǎn)。即入庫(kù)時(shí)進(jìn)行點(diǎn)驗(yàn)并編制入庫(kù)單，出庫(kù)時(shí)依據(jù)經(jīng)審批的出庫(kù)單，并定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，盤盈盤虧物資及時(shí)入賬。

5.對(duì)長(zhǎng)期不流動(dòng)物資的處置。醫(yī)療產(chǎn)業(yè)是個(gè)物資更新比較快的行業(yè)，各類新的藥品及器械層出不窮，部分曾經(jīng)頻繁大量使用的物資，可能很快就失去價(jià)值，成了“庫(kù)底子”。這部分物資，長(zhǎng)期積壓，年深日久之下，牢牢占據(jù)倉(cāng)庫(kù)一角，并有越來(lái)越多的趨勢(shì)。對(duì)此部分資產(chǎn)，從物理上應(yīng)及時(shí)處理，讓出已經(jīng)很緊張的庫(kù)存面積；從賬務(wù)上應(yīng)及時(shí)處置，減少占用資金。例如某已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理的醫(yī)院的庫(kù)房，管得真不錯(cuò)，各類物資齊全，甚至還能找到很多幾十年前手開(kāi)處方的底單，手工檢查的檢查報(bào)告單，并保存完好，再過(guò)幾年絕對(duì)可以送進(jìn)博物館。詢問(wèn)庫(kù)存管理人員，緣何不處理？答曰沒(méi)有政策，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)批。資產(chǎn)處置的方案很早就形成，但此問(wèn)題涉及國(guó)有資產(chǎn)減值處置問(wèn)題，一旦處置，這個(gè)責(zé)任應(yīng)由誰(shuí)來(lái)負(fù)？因此，例任領(lǐng)導(dǎo)均未對(duì)此進(jìn)行處置。的確，國(guó)有資產(chǎn)的處置和減值要慎重，為此有關(guān)部門下了很多文件對(duì)此進(jìn)行約束，但過(guò)猶不及，矯枉過(guò)正還是需要避免的，在此呼吁廣大有關(guān)部門重視正常的資產(chǎn)處置減值問(wèn)題。

6.對(duì)最佳物資儲(chǔ)備量進(jìn)行合理估計(jì)，利用科學(xué)數(shù)理的統(tǒng)計(jì)方法，結(jié)合以往的經(jīng)驗(yàn)及用量，合理計(jì)算出最佳物資的儲(chǔ)備量，并隨著情況變化而不斷調(diào)整，在保證臨床供應(yīng)的同時(shí)盡量減少庫(kù)存量，節(jié)約庫(kù)存管理成本。

二、相關(guān)的財(cái)務(wù)管理要點(diǎn)

1.把好出入庫(kù)關(guān)，實(shí)物流轉(zhuǎn)必須配有票據(jù)流轉(zhuǎn)。入庫(kù)必須有驗(yàn)收入庫(kù)單據(jù)，出庫(kù)必須有出庫(kù)領(lǐng)用單據(jù)，驗(yàn)收單必須經(jīng)由檢驗(yàn)人員及庫(kù)管人員簽字，出庫(kù)單據(jù)必須有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。出入庫(kù)單的數(shù)量、日期必須同實(shí)物收發(fā)存登記簿記錄、存貨明細(xì)賬記錄相一致。謝絕白條抵庫(kù)的現(xiàn)象。

2.把好盤點(diǎn)關(guān)，必須建立定期盤點(diǎn)制度。無(wú)論實(shí)物賬還是財(cái)務(wù)賬都要如實(shí)反映盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)庫(kù)存物資盤盈和盤虧進(jìn)行及時(shí)的賬務(wù)處理。現(xiàn)代的財(cái)務(wù)工作不僅僅是賬務(wù)記錄，更兼有財(cái)務(wù)管理職責(zé)，針對(duì)庫(kù)存物資而言，抓好盤點(diǎn)工作，監(jiān)督物資主管部門對(duì)物資的管理不失為些項(xiàng)財(cái)務(wù)監(jiān)督管理職責(zé)的重中之重。通過(guò)盤點(diǎn)，不僅可以檢查物資的實(shí)際數(shù)量，也可以發(fā)現(xiàn)日常管理中的漏洞，及時(shí)查找原因并解決問(wèn)題。實(shí)際操作中，財(cái)務(wù)人員基本可以做到定期盤點(diǎn)，一般一年一到兩次，有力的推動(dòng)了物資管理部門自查并加強(qiáng)管理。但是不得不說(shuō)的是，對(duì)于盤盈盤虧物資不能及時(shí)處理的現(xiàn)象普遍存在。庫(kù)管員有個(gè)普便的心理現(xiàn)象，東西一定不能少了，少了就是丟了，要賠償?shù)?，但東西多了就無(wú)所謂了。所以除非個(gè)別管理很混亂的單位外，物資普便是多了。多了往往未記錄，其實(shí)尤如形成了一個(gè)另類的小金庫(kù)小儲(chǔ)備。少了固然不美，但是多了同樣有錯(cuò)，也要查找原因，力爭(zhēng)做到不多不少剛剛好

3.把好資產(chǎn)處置關(guān)，建立定期盤查制度，對(duì)于長(zhǎng)期不流動(dòng)的物資從財(cái)務(wù)角度分析原因，督促相關(guān)部門及時(shí)處理，節(jié)約存庫(kù)成本。

4.幫助物資管理部門建立最佳物資儲(chǔ)備量，利用財(cái)務(wù)分析的各種手段及各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，計(jì)算出最佳存貨模型，指導(dǎo)物資儲(chǔ)備。這部分一般醫(yī)院都能夠做得比較規(guī)范。

5.最后，也是最為關(guān)鍵的一點(diǎn)，實(shí)物管理與財(cái)務(wù)管理相銜接，財(cái)務(wù)賬目如實(shí)反映實(shí)物流轉(zhuǎn)。即使財(cái)務(wù)物資賬簿記錄得再完美，實(shí)物管理不好也毫無(wú)意義；相反，即使實(shí)物管理得非常好，也不能替代財(cái)物賬如實(shí)反映物資情況的實(shí)際作用。兩者相輔相成，不可或缺。要想做到“無(wú)縫”銜接，必須真正做到幾個(gè)相符。①單據(jù)相符，出入庫(kù)單據(jù)與實(shí)際出入庫(kù)情況相符。②賬實(shí)相符。物資賬簿記錄必須與實(shí)際庫(kù)存物資相一致，出入庫(kù)的實(shí)際數(shù)量必須與物資賬簿記錄相一致。③賬賬相符。財(cái)務(wù)賬必須與物資賬簿記錄相一致，借貸方數(shù)量金額必須與物資賬簿相一致。

三、小結(jié)

在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)物資到貨驗(yàn)收時(shí)由于供貨方未能及時(shí)開(kāi)據(jù)發(fā)票，等開(kāi)發(fā)票不能入賬，造成未達(dá)項(xiàng)目。這種未達(dá)，有的單位庫(kù)管員為達(dá)到倉(cāng)庫(kù)數(shù)據(jù)跟財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一致，也就暫時(shí)未曾記入物資賬簿，等票據(jù)收到時(shí)再行入賬；有的單位據(jù)實(shí)錄入物資賬簿，造成實(shí)物賬與財(cái)務(wù)賬不一致。雖然前者看起來(lái)賬賬相符了，卻違背了最基本的賬實(shí)相符原則，一定不可取。第二種處理，雖然短時(shí)間看起來(lái)賬賬不相符，但如果能在月底結(jié)算時(shí)達(dá)到一致，出于簡(jiǎn)化原則也是可行的。此外，引入先進(jìn)技術(shù)，無(wú)論對(duì)對(duì)于實(shí)物層面還是財(cái)務(wù)層面，也都是行之有效的優(yōu)化手段。如利用條形碼技術(shù)對(duì)物資進(jìn)行分類電子化管理，節(jié)約了庫(kù)管人員錄入數(shù)據(jù)的大量時(shí)間。利用計(jì)算機(jī)建立數(shù)學(xué)模型，計(jì)算最佳存貨庫(kù)存量，節(jié)約不必要的存貨成本，節(jié)約成本占用等等，不一而足。

作者：楊蕾 單位：北京協(xié)和醫(yī)院審計(jì)處