企業(yè)管理費用支出內部控制建設

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[摘要]有的企業(yè)在管理費用的內控方面做得不到位，管理費用的相關流程存在不合理的因素，使得管理費用居高不下，嚴重影響了企業(yè)經濟效益的提高，加強費用管理是提高企業(yè)競爭力的手段之一，通過費用內部控制管理減少支出，有利于降低產品價格，從而獲得競爭優(yōu)勢，推動企業(yè)有序發(fā)展。

[關鍵詞]管理費用；內控流程；控制水平；審核監(jiān)督；費用控制績效評價

在市場經濟環(huán)境下樹立企業(yè)控制管理費用的整體觀念，建立和完善管理費用控制體系形成一項系統(tǒng)工程，對企業(yè)管理費用全方位的分析研究，加強管理費用審核監(jiān)督，提高企業(yè)管理費用控制水平。

1.費用管理的目標

費用是指公司各部門在經營管理過程發(fā)生的銷售費用、管理費用。內部控制的內容主要涵蓋：費用標準與業(yè)務流程、費用的審核與審批、費用的入賬與核算，費用預算控制評價等?？刂颇繕税ǎ好鞔_各項費用開支標準與業(yè)務流程，確保費用的產生是必需的、合理的、真實的；正確核算費用支出，確保費用支出能夠規(guī)范記錄與反映。定期開展費用控制績效的評價，提高費用控制管理水平。

2.費用支出審批流程

費用支出實現(xiàn)審批手續(xù)，以出差實行審批制度為例，外出辦事凡不能當天返回以及私車公用出差的，出差前需填寫《出差審批單》，未經審批的，不得報銷差旅費及車輛補貼。特殊情況下或有緊急任務需出差的，事后由總經理審批方可報銷。一般員工、主管、科長填寫《出差審批單》經部門負責人簽字，主管副總審批。在濰坊范圍內出差且當天返回的，由部門負責人審批。科長以上人員出差由分管副總審核，總經理批準。

3.費用管理職責分工

財務部：一是審核、辦理費用審核與支付。二是負責制定費用核算辦法與費用日常賬務處理。三是負責費用的日?？刂?，定期對費用進行統(tǒng)計、分析與通報。四是參與費用支付標準的合理性、費用報銷流程的評估，提出調整意見。各部門：一是確保業(yè)務的合理性。二是負責對本部門費用的預算控制。三是負責本部門費用預算執(zhí)行情況的分析與評估。經辦人：一是負責業(yè)務的真實性。二是負責取得報銷票據，保證其票據的真實性與合法性。三是負責按規(guī)范要求填寫費用報銷憑證，在規(guī)定的期限內履行報銷的職責。行政人事部：負責組織相關費用開支標準的確定、評估，提出調整意見。

4.費用管理控制措施

與個人相關的費用開支標準和流程：管理干部及各職系職級員工出差住宿費、私家車汽油費補貼、通訊費補貼標準按股份公司人力資源部頒布的《福利待遇一覽表》執(zhí)行。第一條交通費開支：員工（含干部，下同）因公出差交通費按出差往返地點，應合理選擇公共交通工具，憑票據按規(guī)定審核報銷。公司總經理（含隨行人員）因工作需要，可乘坐飛機（限經濟艙）、火車軟臥、動車組、高鐵一等座?？傊ê┮陨先藛T（含隨行人員）因工作需要，可乘坐飛機（限經濟艙）、火車軟臥、動車組、高鐵（限二等座）。其他人員可乘坐快旅大巴、動車組（限二等座）、高鐵（限二等座）和火車硬臥，超限乘坐的，就近路線有高鐵、動車組的可按高鐵二等座、動車組二等座票價結算，超出部分自負。機票價格低于同線路高鐵二等座價格的，無需另行審批。其他人員因工作急需或出差往、返遇法定節(jié)假日等特殊情況，可能超過標準的，應事先經公司總經理批準，方可報銷。普通職員出差在攜帶有較重物品、大額現(xiàn)金或銀行匯票等、辦急事等情況下可乘坐出租車。其他人員因公出差乘坐出租車，日平均出租車費最高不得超過本人住宿費標準的30%。多人一同出差的，四人以下按一人標準計算，依次類推。當天來回除濰坊市外等地區(qū)的，按標準比例提高一倍。參加會議人員、實驗人員出差做實驗或做技術交接的和外派培訓學習人員去、回途中的出租車費用可報銷。出差目的地距機場、車站無公共交通線路而又未安排車輛接、送場（站）的，區(qū)間出租車費用可全額報銷。員工以公車或自備車出差的，不予報銷出租車費。員工因公出差，經批準后乘坐自備車的，允許用過路費或汽油費等其他票據按里程數(shù)1元/公里計算予以報銷。多人次出差同一目的地共用自備車輛的可按私車公用標準報銷。自備車出差里程核定及補貼標準按《車輛管理內部控制實施細則》規(guī)定執(zhí)行。員工出差期間發(fā)生的特殊交通費用如包車費、代駕費、退票費等費用等須經公司總經理審批后方可憑票據報銷。員工出差濰坊市區(qū)期間或濰坊回?；某霾钯M用，單程不超過30元，晚上七點以后單程不超過60元。員工根據崗位需要外派參加的技能提升培訓，資格考試、持證上崗、職稱考試、證書年審、繼續(xù)教育、學歷提升期間的差旅費（含住宿），按出差的標準核定報銷。國/境外出差住宿費限額及補貼標準：第二條住宿費開支：員工因公出差，按規(guī)定標準報銷，超標自負。特殊情況可能超過標準，如遇節(jié)假日或應急事件處理等，須提前報公司總經理批準。第三條出差伙食補貼開支：員工出差給予出差伙食補貼，但出差期間有餐費報銷當天不享受伙食補貼。出差補貼按40元/日計?？傊?總工（含）以上干部出差不計伙食補貼。員工在普洛藥業(yè)所屬企業(yè)間出差由目的地企業(yè)安排工作餐，伙食補貼按20元/日計。員工探親、婚假、喪假，學歷提升教育期間，不計發(fā)伙食補貼。員工參加各類會議，培訓如會務費、培訓費中包含餐費或有招待費報銷的，不計發(fā)伙食補貼。第四條通訊費開支：通訊費指手機通訊費。通訊費用報銷僅限報銷本人使用的一個移動電話號碼，家庭固定電話、寬帶費用不列入報銷范圍。各職級員工通訊費補貼或報銷標準由公司行政人力資源部根據《薪酬福利職級對照表》核定具體金額，公司總經理審批并報股份公司人力資源部備案。各職級職工在限額內憑票按實報銷，每半年報銷一次。由行政人事部負責人審核、公司總經理審批報銷。特殊崗位由公司配備防爆手機的員工，使用第二個號碼的，該號碼每年可在120元限額內憑票報銷，人員及號碼由公司EHS部確認。第五條業(yè)務招待費：業(yè)務、事務宴請原則上安排在公司小餐廳招待，餐費標準由行政人力資源部酌情在40-80元/客標準間制定；日常事務性接待用餐一般安排員工餐廳工作客餐；同一批次客人需安排多場次宴請的，可適當安排在社會賓館、飯店接待，標準不超過100元/人；重大客戶宴請可安排星級酒店接待，標準不超過150元/人。

小餐廳指定專人每月做好接待用餐臺賬，注明日期、接待部門、費用金額，每月末交財務部分解攤銷接待部門費用。來客接待需安排由公司支付費用的游覽景區(qū)、住宿、餐飲等消費，有權簽單掛賬消費的僅限公司總經理及其授權的人員。其他人員因接待需要可經分管領導批準到行政人力資源部領取“來賓接待通知單”或“景區(qū)簽字單”后掛賬消費。公司各部門、各車間因業(yè)務招待需要從行政人力資源部領取的預算內香煙、酒水、禮品等費用，每月末由行政人力資源部按部門匯總后，交財務部按采購價計入各部門招待費用。在公司協(xié)議酒店及影視城、圓明園各景點簽單消費的，由行政人力資源部統(tǒng)一結算，財務部按消費清單分解攤銷費用。在非公司協(xié)議單位接待消費的，一律由招待人結算，憑票據按報銷流程審批報銷。第六條員工養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、婚產保險費開支：按《人力資源內部控制實施細則》執(zhí)行。第七條培訓及職稱評審費用：按《人力資源內部控制實施細則》規(guī)定的審批流程審批及報銷費用。第八條公車費用開支：各部門、各車間因公使用公車，實行有償使用原則。按出車目的地里程標準，以小轎車2.0元/公里、大客車5.5元/公里，由車隊每月進行統(tǒng)計，交財務計入部門或個人費用。第九條探親路費：因路途遙遠或工作需要，員工在休息日及節(jié)假日不能回家與配偶或父母、岳父母團聚的員工，在本企業(yè)工作滿一年后，每年可享受一次春節(jié)期間返鄉(xiāng)探親往返路費報銷，企業(yè)所屬地級市地區(qū)外省內職工可報銷二次探親往返路費。工作未滿一年的，可報銷單程探親路費。當年春節(jié)因工作需要不能返鄉(xiāng)的，在當年內可報銷一次探親路費。員工返鄉(xiāng)實行“分區(qū)域限額報銷”的原則核定報銷。每位員工每年只能憑票報一處探親路線的路費，因交通便捷，不足以上報銷限額的，按實報銷。分區(qū)域限額標準為所屬地級市外，省內，往返180元/人/次；周邊省份，河北、山西、天津、北京往返400元/人；河南往返500元/人；安徽、江蘇往返600元/人；上海、內蒙古往返700元/人；江西往返800元/人；湖南、吉林、遼寧、寧夏往返900元/人；青海、甘肅、福建、黑龍江、陜西、湖北、浙江往返1000元/人；廣東、四川、重慶、貴州往返1100元/人；云南、廣西往返1200元/人；西藏、新疆往返1300元/人。自駕車返鄉(xiāng)探親的可憑路橋費、加油費票據按上述限額報銷。每年4月份報銷春節(jié)返鄉(xiāng)車費，由部門主管審核后，到行政人事部門審核登記，經財務審核后，報公司總經理審批后報銷。特殊引進人才可按引入時約定的標準執(zhí)行。

5.結語

在日常財務工作規(guī)范管理費用核算，遵循因果關系和級次限制原則，實行科學化決策，保障監(jiān)督機制實施，根據成本決策的具體內容，編制管理費用控制計劃，作為控制管理費用的依據，提高企業(yè)管理費用控制水平。

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作者：李強 單位：山東利邦牧業(yè)股份有限公司