辦公室秘書公文寫作能力提升淺析

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【摘要】新時期的辦公室秘書，必須具備良好的公文寫作能力，能夠準確全面地轉(zhuǎn)達上級的指令，從而推動各部門有序運轉(zhuǎn)，保證單位健康發(fā)展。然而，在時代不斷發(fā)展的背景下，公文寫作面臨著新的挑戰(zhàn)，為了保證辦公室工作質(zhì)量，必須研究提升辦公室秘書公文寫作能力的策略。

【關(guān)鍵詞】辦公室秘書；公文寫作能力；提升策略

在市場經(jīng)濟體制變革背景下，開展相關(guān)業(yè)務時承受的壓力不斷增加。此時，作為重要的職能部門，辦公室需要不斷優(yōu)化工作流程、工作模式，輔助領(lǐng)導做好管理決策工作。辦公室秘書必須端正個人思想，處理好所負責的各項工作，同時要加強學習，不斷提升自身的公文寫作能力，確保所傳遞的信息準確無誤，從而為單位的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、辦公室公文寫作概述

（一）類型。公文是一種具有法律效應的書面指令，也可以說是行政命令，一般是由組織機構(gòu)發(fā)布的，主要目的是傳遞管理層的各種命令，促使相關(guān)業(yè)務有序開展。從實際來看，公文主要可分為三大類：一是黨政機關(guān)發(fā)布的書面命令，二是單位發(fā)布的指令，三是單位使用的書面通知。

（二）要求。1.材料應當真實有價值。在擬寫公文之前，應當圍繞主題搜集相關(guān)的資料，然后據(jù)此謀篇布局，確保公文主旨明確、內(nèi)容完整。在搜集資料時，必須堅持真實、有價值的理念，即公文的內(nèi)容必須絕對真實和客觀，不能刻意描繪人物的心理和主觀感受，且選用的材料應當具有一定典型性和價值性，可以更加直觀地反映事物本質(zhì)，同時為公文主旨服務，以保證公文內(nèi)容的準確性，使之發(fā)揮應有的作用。2.主旨必須正確、鮮明。公文的立意應當是正確的，且觀點必須鮮明，即公文主旨應當符合馬克思主義基本原則，符合社會主義核心價值觀，要與客觀事實相吻合，避免夸大事實，所表達的觀點也要讓人一目了然，以便更加迅速地傳遞信息，凸顯公文的價值。3.結(jié)構(gòu)應當合理、完整。在擬寫公文時，應當關(guān)注組織和構(gòu)造，依托主旨合理地排布材料，并進行表達，從而形成有機的整體。首先，要圍繞公文主旨確定布局，理清寫作的順序和材料的排布方式，合理劃分段落和層次；其次，要根據(jù)需求確定公文的體式，按照特定的結(jié)構(gòu)來布局，使得內(nèi)容與形式保持一致，共同展現(xiàn)公文主旨；再者，應當將公文中的要素寫完整，即標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)和發(fā)文日期等，且要保證結(jié)構(gòu)連貫，使得公文順利合理、思路暢通，并體現(xiàn)兩點論原則。4.用語應當準確、精煉。寫作公文時，所用語言要準確，既要符合客觀事實，也要有理有據(jù)地表達和分析，且使用的語句應當符合當下的語法規(guī)范，確保邏輯合理、語意流暢。另外，公文語言要足夠精煉，即圍繞特定主旨簡明扼要地表達，通過認真推敲保留必要的文字、刪減多余字句，還要保證表述語言樸實易懂，避免故弄玄虛和堆砌辭藻。

（三）變化。1.寫作工具。隨著時代的發(fā)展與進步，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)及其產(chǎn)物得到了廣泛應用，擬寫公文時不僅可以依托手機和電腦快速獲取各種信息，也可以搜集到各種公文寫作模板，通過參考迅速創(chuàng)造出所需的文章。一方面，寫作工具的變化降低了公文寫作難度、提升了材料搜集效率；另一方面，新型的工具會制約辦公室秘書的思維，即海量的資源中常常會摻雜各種虛假信息，稍有不慎就會導致寫作出現(xiàn)問題，且有些秘書會鉆科技的“空子”，直接下載網(wǎng)絡(luò)上的公文，然后稍加修改就進行發(fā)布，十分不利于工作質(zhì)量的提升。2.寫作環(huán)境。當前社會越發(fā)開放，人們的審美能力也在不斷提升，那么在寫作公文時，辦公室秘書應當及時優(yōu)化個人的思路，在保證公文質(zhì)量的基礎(chǔ)上，根據(jù)大眾的審美觀點對公文的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容等進行調(diào)整，使之符合“信達雅”的標準，從而提升公文的普及度，便于更多人從公文中獲取關(guān)鍵信息，同時感受到公文的質(zhì)量。3.寫作人群。新時期，公文寫作活動不再是辦公室專屬的任務，而是逐漸普及到各個部門和崗位。這一變化給辦公室秘書帶來了較大挑戰(zhàn)，其不僅需要完成自己分內(nèi)的公文寫作任務，還要去審核其他部門和單位內(nèi)部寫作的公文，這無疑增加了他們的工作量和工作壓力。而在此過程中，為了保證所有公文都符合規(guī)范并投入使用，辦公室秘書必須加強學習，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。只有這樣，才能對其他人寫作的公文提出合理建議，幫助他們完成修改任務，保證各項工作順利推進。

二、新時期辦公室秘書公文寫作存在的問題

（一）存在明顯的程式化問題，缺乏創(chuàng)新意識。公文有其特定的格式與寫作規(guī)范，但寫作時不能只關(guān)注這一問題，還需根據(jù)實際要求對公文的內(nèi)容等進行優(yōu)化，采用不同的話術(shù)進行表達。然而，很多辦公室秘書在實際寫作公文時，都將重點放在了格式上，且十分傾向于套用過往寫過的公文，直接在上面進行修改。這種情況下，寫出來的所有公文都有相同的“外殼”，寫作的思路也是固定的，而且很容易將不同主題的公文混淆，進而出現(xiàn)明顯的程式化問題。在長期套用的過程中，秘書的思維會受到制約，個人的創(chuàng)新意識難以發(fā)展，進而影響其公文寫作能力的提升。

（二）機械培訓，辦公室秘書實踐經(jīng)驗不足。從實際來看，很多辦公室秘書初始時并不具備公文寫作能力或經(jīng)驗，大都是入職后通過參加單位組織的培訓活動進行學習的。在此期間，秘書雖然可以儲備豐富的理論知識，了解更多公文寫作方面的技巧，但也會因為缺乏實踐而難以掌握有效的公文寫作方法，即便后期真正投入到工作之中，也無法立足實際來寫作，總會下意識地套用所學理論，導致寫出來的公文不符合要求，或是缺乏新意，繼而影響公文寫作能力的提高。

（三）知識儲備量不夠，無法滿足多元寫作需求。擬寫公文需要豐富的知識儲備，要及時了解各種新事物，具備開放的思維和廣闊的視野，還要基于單位的業(yè)務進行學習，了解更多業(yè)務知識，而后在擬寫公文時更加得心應手。然而，很多辦公室秘書在實際工作中缺乏自主學習的動力，對各種知識的涉獵不夠，沒有認真研究本單位的各種業(yè)務，所以在寫作公文時缺乏外部資源的支持，難以保證公文的質(zhì)量和水準。

三、提升辦公室秘書公文寫作能力的策略

（一）立足實際搜集豐富的資料，保證信息源的準確性。作為新時期的辦公室秘書，應當基于公文寫作要求，及時搜集各種有價值的資料，保證信息的廣泛性與真實性，從而提升公文的準確性，更為高效地傳遞各種信息。為此，秘書需要具備開闊的視野，善于從不同角度入手搜集資料，且要廣泛涉獵，在針對性學習中儲備更加豐富的知識。首先，辦公室秘書應當利用閑暇時間多讀書，尤其要閱讀一些與單位業(yè)務相關(guān)的書籍和資料，從中提取對單位有利的材料，將其記錄下來，并通過后期整理，形成優(yōu)質(zhì)的素材，便于在寫作公文時根據(jù)需求取用。其次，辦公室秘書要善于在工作實踐中搜集資料，如記錄每一次會議的主要內(nèi)容和相關(guān)活動的具體流程，要多了解各部門負責的業(yè)務、特點等，還要對所搜集的資料進行分類整理，做到心中有數(shù)，而后合理應用到公文寫作活動之中。再者，辦公室秘書需要關(guān)注行業(yè)相關(guān)的新聞、法律法規(guī)、重大會議或活動，及時提取關(guān)鍵的素材，并整理出對應的文件，據(jù)此更新以往的資料，保證時效性和準確性，而后再于公文寫作中進行靈活運用。通過廣泛搜集資料，可以充實辦公室秘書的頭腦，便于他們在實際工作中根據(jù)需求進行應用。同時，能夠激活秘書的思維，使他們在不斷整合中積累豐富的經(jīng)驗，逐漸形成良好的遷移能力和創(chuàng)新意識，有助于提升其所寫公文的準確性和專業(yè)性，推動其能力穩(wěn)定提升，并為單位提供科學的參考，輔助增強發(fā)展成效。

（二）圍繞公文主旨擬寫草稿，凸顯規(guī)范性和完整性。公文是十分正式的文件，必須規(guī)范和完整，所以為了避免出現(xiàn)失誤，保證公文的準確性，辦公室秘書必須要提前圍繞公文主題擬寫草稿，以此優(yōu)化秘書的思路，使之在正式寫作時從更加全面的角度入手，保證公文的質(zhì)量。當然，寫完公文之后，辦公室秘書需要認真檢查和修改，并對照草稿梳理公文的主要內(nèi)容，及時刪減不必要的語句、補充遺漏的內(nèi)容，同時對公文語言進行優(yōu)化，使之更加精煉、簡潔，便于他人一目了然，迅速獲取關(guān)鍵信息。通過擬寫草稿，可以進一步完善公文寫作的流程，同時優(yōu)化辦公室秘書的寫作思路，提升其工作效率和質(zhì)量，從而潛移默化地增強他們的公文寫作能力。

（三）積極參加各種學習培訓活動，在交流中完善個人思路。在具體工作中，辦公室秘書要積極學習，不斷為自己“充電”，只有這樣，才能提升自身的綜合素質(zhì)，以便更好地適應工作需求。首先，辦公室秘書要積極參加單位安排的公文寫作培訓活動，在此期間積累豐富的知識，同時了解更多新的公文寫作要求，據(jù)此反思個人的工作實際，及時改進不足，力求在現(xiàn)代化改革工作中提升自身的公文寫作水平。其次，要注重自主學習，即發(fā)揮自身的主觀能動性學習與公文寫作有關(guān)的知識與技能，且可以在單位的安排下與其他辦公室秘書進行交流，圍繞各自擬寫的不涉密的公文分享寫作心得、寫作經(jīng)驗，在互相借鑒中積累豐富的經(jīng)驗，同時可以現(xiàn)場實踐，重新圍繞相同主題擬寫公文，然后再次分享，并深入探討，及時把握自身的不足和對方的優(yōu)勢，從而完善個人的公文寫作思路。此外，辦公室秘書的學習還包括擬寫公文之前圍繞相關(guān)主題開展的學習活動，即提前了解活動的內(nèi)容、目的和涉及的其他知識，而后據(jù)此進行寫作。例如，當圍繞公文寫作工作組織了主題為“提升政治認同，合理構(gòu)思公文”的活動時，辦公室秘書需要提前通過學習了解公文寫作過程中的“政治認同”方面的知識，從而把握正確的方向，同時要對個人的寫作技巧進行總結(jié)，而后在活動中進行分享，及時吸收有價值的信息，不斷完善個人的認知體系與寫作思路。當然，在長期的公文寫作中，每個辦公室秘書都會形成一套獨特的寫作方法，可在學習和培訓活動中進行展示，并聽取他人的意見，及時改進不足、創(chuàng)新創(chuàng)造，從而順利提升辦公室秘書的公文寫作能力。

（四）深入一線進行交流考察，強化公文創(chuàng)新能力。高質(zhì)量的公文離不開豐富理論知識和高超寫作技巧的支撐，也與現(xiàn)實生活密切相關(guān)，要求寫作者必須立足現(xiàn)實，秉承客觀、理性的原則進行創(chuàng)作，同時要考慮受眾的能力與素養(yǎng)，在保證公文水準的同時更加高效地傳遞信息。鑒于此，辦公室秘書必須具備實踐意識和良好的觀察能力，即利用閑暇時間深入一線了解各種業(yè)務、各個崗位的個性特點等，然后據(jù)此揣摩公文中的話術(shù)，確保更加高效地傳輸各種指令。另外，辦公室秘書要做好常規(guī)考察工作，即關(guān)注不同部門負責的業(yè)務，了解基本的信息，而后在擬寫公文時根據(jù)實際情況下達指令，同時積極創(chuàng)新，逐步形成富有特色的公文寫作風格。例如，在匯報出差經(jīng)費工作時，辦公室秘書需要深入基層，獲取一手信息，同時登記比較重要的事項，而后基于準確的數(shù)據(jù)信息來擬寫公文，同時融入創(chuàng)新理念，以便更加完整地呈現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容。通過深入一線進行交流考察，可以豐富辦公室秘書的體驗，使他們獲取到更加真實的信息，然后進行自主揣摩、整合，在探索中得出更為完整的結(jié)論，并據(jù)此展開創(chuàng)新應用，從而擬寫出更加優(yōu)質(zhì)的公文。

（五）突出公文的思想性，提升辦公室秘書寫作水平。公文應當有其明確的觀點和思想，既要客觀地發(fā)布指令，使更多人了解需要做的事情，也要體現(xiàn)人文內(nèi)容，便于他人從公文中提煉思想主旨，據(jù)此優(yōu)化個人的工作理念、工作方式，從而在改進自身不足的過程中提升工作質(zhì)量。首先，寫作公文時，辦公室秘書要認真思考，聯(lián)想同類公文的觀點、結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容，初步確定寫作的方向和要點，提取出精煉的主題。其次，要認真思索，即從同類公文中挖掘閃光點，分析語言和文筆的優(yōu)勢，并將精彩的語句摘錄出來，作為接下來寫作的參考素材。最后，需要基于同類公文挖掘核心思想，同時經(jīng)過提煉與整合形成新的思想，并聯(lián)系個人經(jīng)驗和工作實際提出全新的觀點與思路，據(jù)此展開寫作。經(jīng)過前期的整合與思考，公文的質(zhì)量會不斷提升，且能夠體現(xiàn)出思想性和創(chuàng)新性，有助于更加準確地傳遞信息，切實彰顯辦公室秘書的公文寫作水平。

四、結(jié)語

總而言之，公文寫作能力是辦公室秘書必須具備的一項技能，與其工作質(zhì)量有著直接的關(guān)系。新時期，公文寫作要求發(fā)生了顯著變化，所以各機關(guān)、企事業(yè)單位的辦公室秘書應當立足本職崗位，明確工作重點，同時積極研究新要求和各種重要文件，不斷豐富自身的理論知識，并掌握更加多元的寫作技巧，然后在實際工作中正確應用、靈活創(chuàng)新，以便形成良好的公文寫作能力，及時傳遞準確的信息，從而促進各部門通力合作，為單位的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

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作者:李榮華 單位:永安市人民政府辦公室