船舶完工資料檔案信息化管理探究

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[摘要]隨著我國船舶行業(yè)的快速發(fā)展，在船舶檢驗(yàn)、維修等過程中需要查閱大量的船舶完工資料檔案，因此，船舶完工資料檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是船舶檔案工作發(fā)展勢趨。本文分析了船舶完工資料檔案管理中存在的問題和弊端，探討了船舶完工資料檔案信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，以期推動(dòng)船舶完工資料檔案信息化管理進(jìn)程，助力船舶制造業(yè)實(shí)現(xiàn)新的效能提升。

一、概述

2020年以來受肺炎疫情影響，世界經(jīng)濟(jì)不景氣。為便于船舶企業(yè)承接新的船舶訂單，維護(hù)船舶制造業(yè)快速蓬勃發(fā)展態(tài)勢，船舶企業(yè)除了要提供優(yōu)秀的設(shè)計(jì)方案、優(yōu)質(zhì)建造技術(shù)以及良好的售后服務(wù)外，提供給船東的船舶完工資料檔案并實(shí)現(xiàn)信息化管理的同時(shí)可以提供增值服務(wù),以此推動(dòng)船舶檔案信息的高效應(yīng)用，進(jìn)而提高船舶企業(yè)的競爭力。船舶完工資料檔案數(shù)量大、內(nèi)容多、分類多，在船舶營運(yùn)及維修過程中的證件更換、資料更新，加之船員換班等，都為管理者帶來極大的不便。船舶完工資料檔案信息化管理能夠隨時(shí)更新準(zhǔn)確定位并提供快速檢索查找功能，對(duì)于特殊項(xiàng)目如備件庫存目錄等管理功能都可以解決。開發(fā)利用好船舶完工資料檔案資源，實(shí)現(xiàn)船舶完工資料檔案信息化管理，可以為船舶行業(yè)的發(fā)展帶來很大的便利。

二、船舶完工資料檔案信息化管理的特點(diǎn)

船舶完工資料檔案涉及內(nèi)容多且雜，通常包括：船舶設(shè)計(jì)圖紙、船舶設(shè)備完工資料、船級(jí)社證書、法規(guī)要求的符合聲明、設(shè)備證書、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、法定設(shè)備檢驗(yàn)記錄、政府頒發(fā)的相關(guān)證書等。而每一項(xiàng)檔案資料中又包括多項(xiàng)內(nèi)容，例如：完工設(shè)備資料中包括設(shè)備的操作信息、維修保養(yǎng)手冊(cè)、備品配件清單、通訊地址、服務(wù)商信息等。在查找利用船舶完工資料檔案時(shí)，船員往往會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間去熟悉檔案資料的存放位置及檔案資料所涉及的各類內(nèi)容信息，耗費(fèi)時(shí)間和精力較大，且效率較低。

三、船舶完工資料檔案管理現(xiàn)狀

(一)船舶完工資料檔案數(shù)量大，裝箱多，查找困難

船舶完工資料檔案需要在船舶完工交付前移交到船上并存放在指定位置，多數(shù)完工資料檔案僅將檔案資料羅列編制目錄，以紙版和電子版形式打包提交，如遇檢驗(yàn)及維修查找檔案資料非常不方便。以一艘標(biāo)準(zhǔn)VLCC設(shè)計(jì)完工圖為例：僅目錄就達(dá)38頁，分總體、結(jié)構(gòu)、輪機(jī)、電氣等9個(gè)專業(yè)，共計(jì)400多份圖紙，分裝150多箱；完工設(shè)備資料分7個(gè)部分，總計(jì)200多份圖紙，分裝80多箱。每份圖紙一般移交3份，則實(shí)際的裝箱數(shù)量是上述的3倍。船舶完工資料檔案數(shù)量龐大，成為完工資料檔案管理的難點(diǎn)之一。

(二)船舶完工資料檔案內(nèi)容繁雜，查找困難

每份船舶完工資料檔案的內(nèi)容不同，如一份標(biāo)準(zhǔn)VLCC船，其設(shè)計(jì)完工圖總頁數(shù)近7500頁。完工設(shè)備資料內(nèi)容則更多，僅主機(jī)設(shè)備，一份完工設(shè)備資料就分5卷總計(jì)3184頁，內(nèi)容包括主機(jī)參數(shù)、主機(jī)說明書、管系原理、電氣系統(tǒng)圖、主機(jī)操控、工具清單、備件清單、附件工具及備件清單等13項(xiàng)內(nèi)容。主機(jī)說明書又分整體描述、振動(dòng)控制、燃油系統(tǒng)、滑油系統(tǒng)等25項(xiàng)內(nèi)容；附屬設(shè)備說明書中又分油霧監(jiān)測、研磨機(jī)、盤車機(jī)等13項(xiàng)內(nèi)容。在船舶完工資料檔案庫系統(tǒng)中如何準(zhǔn)確地找到所需的圖紙并快速檢索到相關(guān)內(nèi)容信息，也是船舶完工資料檔案管理的難點(diǎn)之一。

(三)船舶完工資料檔案的更新管理困難

船舶在換證、維修過程中設(shè)備更新?lián)Q代、零部件更換等環(huán)節(jié)，需要對(duì)相應(yīng)的證書、完工設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備完工資料等檔案進(jìn)行更新，其中電子版資料、紙質(zhì)版資料需同步更新。但往往因?yàn)榇瑔T換班、更新管理不及時(shí)不健全等，造成船舶完工資料檔案更新管理混亂，因此船舶完工資料檔案的更新管理工作也是船舶完工資料檔案管理的難點(diǎn)之一。

(四)船舶完工資料檔案專項(xiàng)內(nèi)容查找困難

船舶完工資料檔案內(nèi)容繁多，存放位置交叉復(fù)雜，準(zhǔn)確找到相關(guān)內(nèi)容難度較大。例如：各種設(shè)備的隨機(jī)備品、船體供應(yīng)品等，總共二三百箱，分散放在水手長倉庫、甲板倉庫、機(jī)艙各平臺(tái)倉庫或房間以及居住區(qū)各倉庫內(nèi)，船舶日常維修有時(shí)需要更換備件，而需更換備件的型號(hào)、存放位置、數(shù)量等信息在上述大量的裝箱資料和眾多的資料內(nèi)容中很難查找和記錄，或者在船舶運(yùn)營過程中是否已經(jīng)使用、剩余數(shù)量更新、常用備件補(bǔ)充等信息記錄也不規(guī)范，或者因?yàn)榇瑔T更換頻繁而造成相關(guān)信息遺失。因此船舶完工資料專項(xiàng)內(nèi)容查找也是船舶完工資料檔案管理的難點(diǎn)之一。

四、船舶完工資料檔案信息化管理的措施

(一)數(shù)字化船舶完工資料檔案管理

數(shù)字化船舶完工資料檔案建設(shè)是船舶運(yùn)營過程中檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。通過檔案管理系統(tǒng)加強(qiáng)船舶完工資料檔案信息化管理，可以科學(xué)地提高船舶完工資料檔案查找更新的效率，加快船舶完工資料檔案信息化管理的步伐。

(二)船舶完工資料檔案信息資源的開發(fā)利用

根據(jù)船舶完工資料檔案的特點(diǎn)，開發(fā)實(shí)用的船舶完工資料檔案管理系統(tǒng)，以軟件程序來規(guī)范船舶完工資料檔案的管理及更新是行之有效的辦法。要在船舶完工資料檔案管理的流程上，加強(qiáng)信息科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，為船舶運(yùn)營管理提供準(zhǔn)確的資源信息。船舶企業(yè)要做好船舶完工資料檔案信息化管理軟件的開發(fā)，合理利用現(xiàn)有的信息網(wǎng)絡(luò)體系使船舶完工資料檔案管理日趨數(shù)字化、完整化、規(guī)范化及自動(dòng)化，最終實(shí)現(xiàn)船舶完工資料檔案的信息化管理。

(三)船舶完工資料檔案信息化管理軟件開發(fā)的內(nèi)容

船舶企業(yè)進(jìn)行船舶完工資料檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)，僅需少量的資金投入，可以利用現(xiàn)有的軟硬件設(shè)施作為平臺(tái)，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)管理和查詢，使船舶完工資料檔案信息管理達(dá)到專業(yè)化和規(guī)范化水平。開發(fā)的軟件功能包括但不限于以下內(nèi)容：1.全部資料實(shí)現(xiàn)電子化存檔，包括所有證書證明等。通過掃描采集信息存檔，建立完工資料檔案數(shù)據(jù)庫，各項(xiàng)檔案資料帶有相關(guān)聯(lián)的信息，方便檢索和查詢。2.所有內(nèi)容按分類目錄存儲(chǔ)。3.帶有搜索、鏈接功能。涉及同一項(xiàng)目會(huì)有多種類型完工資料檔案相對(duì)應(yīng)，例如：同“舵機(jī)”相關(guān)的資料包括完工設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備完工圖、船級(jí)社證書等。舉例：在圖紙查詢模塊中完工資料名稱框中輸入“舵機(jī)”，完工資料類型框輸入“全部”，如圖1所示。在點(diǎn)擊查看中可以直接鏈接至文件打開，供查詢者進(jìn)行細(xì)節(jié)信息查詢。查詢結(jié)果如圖2所示。4.帶有專項(xiàng)內(nèi)容查詢功能專項(xiàng)內(nèi)容查詢會(huì)給船舶的日常營運(yùn)管理與維護(hù)帶來很大方便，如船舶的備件管理、船舶證書管理、船舶設(shè)備證書管理、過運(yùn)河需提供的相關(guān)材料證件等，將完工資料檔案中已有的信息整理歸類后錄入數(shù)據(jù)庫，可以按照需求進(jìn)行查詢。舉例：船舶備件管理是船舶管理的一個(gè)重要組成部分，是船舶安全營運(yùn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。船舶有效儲(chǔ)備一定數(shù)量的備件，保證輪機(jī)、電氣等設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)，是保障船舶安全營運(yùn)的需要，也是船舶全生命周期維護(hù)的重要保證。在完工資料檔案中加入備品信息軟件，可以為船舶管理帶極大的方便?？梢栽谕旯n案資料檔案管理系統(tǒng)增加一個(gè)備件查詢模塊，如圖3所示。查詢后相關(guān)信息顯示如圖4所示。船舶企業(yè)在提供給船東的備品清單中，以專業(yè)分類，按照固定格式將備品資料信息輸入軟件數(shù)據(jù)5.實(shí)現(xiàn)云查詢功能目前絕大多數(shù)遠(yuǎn)洋船舶已經(jīng)配備了互聯(lián)網(wǎng)通訊，可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)云端的船舶完工資料檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)信息的準(zhǔn)確控制，也能夠?qū)崿F(xiàn)完整的船舶完工資料檔案的信息化管理。

(四)對(duì)權(quán)限的管理

在船舶完工資料檔案信息化管理軟件中，對(duì)需要登錄該系統(tǒng)的人員分配不同種類的賬號(hào)，根據(jù)船長、輪機(jī)長、大副等不同職位及管理職能賦予不同的查詢權(quán)限，防止誤改誤刪信息等現(xiàn)象的發(fā)生。只有船舶完工資料檔案管理專員才有權(quán)限對(duì)相應(yīng)的檔案資料信息進(jìn)行更新、錄入以及維護(hù)。

(五)網(wǎng)絡(luò)安全保障

需要保證網(wǎng)絡(luò)信息安全，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)管理，尤其是利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行檢索、提取、更新船舶完工資料檔案的時(shí)候，要嚴(yán)防完工資料檔案信息的泄漏。在船舶完工資料檔案信息化管理的日常工作中，要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期或不定期的檢查，運(yùn)用安全系數(shù)相對(duì)性能高的殺毒軟件查殺病毒、木馬等，爭取第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并消除隱患，從而保證完工資料檔案信息化管理的安全性、保密性。同時(shí)，需要在不同存儲(chǔ)位置進(jìn)行實(shí)時(shí)備份，以便在網(wǎng)絡(luò)癱瘓或常用計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障后，能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)并繼續(xù)進(jìn)行管理工作。

五、結(jié)語

目前，多數(shù)企業(yè)船舶完工資料檔案管理工作基本上仍停留在人工管理階段，計(jì)算機(jī)應(yīng)用程度相對(duì)較差，管理效率較低。船舶完工資料檔案工作唯有逐步實(shí)行信息化管理，才能從根本上提高船舶完工資料檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使船舶完工資料檔案管理工作跟上時(shí)代的步伐。

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作者:李秀靈 單位:吉林大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)