高校個人學籍檔案管理淺探

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高校學生個人學籍檔案記錄了在校生的學習表現、學習成績、個人信息等重要信息。高校學籍檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的重要組成部分。高校檔案管理就是用科學合理的方法管理檔案。由于高校學生個人學籍檔案存在人數多、信息量大、要求信息準確度高等特點，在檔案管理過程中，難度較大。目前，國內高校為了提高管理效率，普遍實施電子學籍管理措施，較大地提高了檔案管理的方便性和效率。但在電子化學籍管理實踐過程中，仍然出現了許多問題，我們需要用新理念、新思想去解決現存在高校學籍檔案管理中的矛盾，維護良好的教學秩序，使學校管理更加高效快捷。

1高校學生個人學籍檔案管理特點

1.1信息多，任務重

高校學生檔案是個人人事檔案的成形階段，包括小學至高中的各階段檔案。國家重視學生學習，大力發(fā)展各級各類高校，提高高校的教學水平。隨著每年高考人數的增多以及學校擴招工作的逐步落實，每年的開學季都是高校最忙的時候，不僅要將每一位新入校學生的個人信息、高考成績、分配的宿舍、專業(yè)、學號錄入學校學籍檔案系統(tǒng)中，信息種類多，涉及人數多，時間短暫，任務負擔重。

1.2信息準確度高

全國在校生電子學籍的展開導致學籍的內容與學生在校學習評定、畢業(yè)生學分審查、在校表現記錄以及就業(yè)信息直接掛鉤，對于每個學生來說十分重要，如果出現問題，就會影響到學生未來的發(fā)展。同時學籍檔案的記錄也遵循學校相關管理制度而指定，任何人都不能對其中的信息進行更改，設置專人負責監(jiān)督系統(tǒng)的健全，保證在校生的利益，因此對于學生學籍檔案管理準確度要求十分高。

1.3周期性

高校學籍檔案形成有一定的規(guī)律性、往復性。每一位在校生的信息都以學期初或學年初為記錄開始，以學期末或學年末為記錄結束，循環(huán)往復。每一學期或每一學年都根據國家和學校對于不同專業(yè)本科生的教學安排開展學業(yè)成績評定、在校表現評定或者體能測試等，這些都需要如實記錄到學籍檔案中，并在學期末或學年末之前完成并修改無誤。

2高校學生個人學籍檔案管理問題

2.1缺乏管理規(guī)范性

每個學校每學期或學年都需要對學生信息進行更新，但就是在這么頻繁的使用情況下，還依舊缺乏對于檔案管理的完善的制度體系，從而造成管理規(guī)范性下降，導致信息記錄錯誤而學生并不知情；個人學籍信息查詢平臺并非人人熟知；收集材料的質量參差不齊，前后信息不一；分類不明確，查找困難；信息泄露，隨意更改。這些問題的發(fā)生，嚴重影響了學校學籍檔案管理的規(guī)范性。

2.2缺乏合理管理方式

目前管理方式主要體現在兩個方面：一方面是時間編排混亂，同一個學校往往具有不同專業(yè)不同年級的學生，在放置時一會兒按照年級，一會兒按照專業(yè)，一會兒按照科目。編排混亂會嚴重提高查找信息時的難度。另一方面是對于學校內有關學生學年或學期個人總結、個人成績單以及個人違紀行為單的裝訂工作未嚴格按照統(tǒng)一專業(yè)同一年級進行，整理混亂，難以整合，導致個人信息記錄不全，檔案缺失。

2.3缺乏精準管理人才

在高校，一般學生學籍檔案管理以及個人信息收集整理通常是通過輔導員完成，由學校保存，缺乏專業(yè)的管理人員，輔導員面對學生多，工作量大，導致信息整理質量參差不齊。且學校中不具備對學籍檔案管理的反思者和改進者，不能及時發(fā)現問題并解決問題，導致學籍檔案管理問題頻繁發(fā)生。

2.4缺乏高效查找信息方式

在校生學籍檔案為何要進行管理，為的就是在需要使蘭臺縱橫用或擴充信息時查找方便，但學校往往都會忽視這方面的需求，只注重管理和保存而不能真正發(fā)揮查找的作用，因此在眾多的專業(yè)中、年級中或者學科中查找資料的復雜程度可想而知。隨著電子學籍的到來，信息查找的需求越來越多，任何學生學習信息都需要同步更新，如果學校不具備高效的查找方式，會嚴重增加高校教師的負擔和工作量，給信息資源的利用帶來很多不便，因此對于高校來說改進信息的查找方式十分重要，也可以幫助學生更好地了解個人信息，提高管理效率。

3高校學生個人學籍檔案管理改進建議

高校中在校生學籍檔案管理的問題很多，并且高校中缺乏專業(yè)的管理人員，難以在發(fā)現問題的同時及時解決，因此對于高校學籍檔案管理中問題的解決十分重要，不僅關乎到學生的各項資料的準確程度，也關乎到高校教師的工作量的多少。

3.1構建檔案信息系統(tǒng)工作模式

高校的學籍檔案管理規(guī)模的逐漸擴大，可以實現學校信息數據庫與國家個人信息庫相對接，實時更新，保證學生信息安全可靠。目前每個學校都有屬于本學校的學生信息管理平臺，其中包括課程選擇、成績查詢以及個人信息查詢等，但是由于學校本身技術有限導致大部分學校的信息平臺一旦同時間內上線人數超過一定比例平臺就會崩潰，無法使用。因此學校在開展網絡信息管理平臺的同時還要引用先進的設備和方法，從而使問題得以解決。

3.2構建溝通交流新機制

在學習檔案管理的過程中應該提高學籍檔案管理人員的溝通能力，做到能抓重點，能講問題，能給予合理建議等，一方面傾聽他人對于問題的改進建議，另一方面可以有意識地提出自己的想法，做到管理人員間充分有效地溝通，把學籍管理這一片死水變成可以不斷進步的活水。如果管理人員具備良好的溝通能力，但沒有一個好的溝通管理系統(tǒng)的話，那么溝通的效果就會事倍功半。

3.3促進檔案管理人員檔案保管工作方式創(chuàng)新

檔案管理不能只顧溝通和管理系統(tǒng)的完善，還應定期培訓提高管理人員的檔案管理意識，使其認識到檔案管理的重要性，不能只是一味地執(zhí)行，忽略了自身的價值。提高管理人員的檔案意識旨在積極發(fā)揮人員的創(chuàng)造能力并促使人員大膽嘗試，解放思想，敢于試錯，敢于發(fā)問，敢于挑戰(zhàn)。利用科學觀念統(tǒng)領檔案管理工作，促進管理工作順利開展。檔案意識是每一個高校學籍檔案管理的第一步，這樣才能使管理人員更好地從事學籍檔案管理工作，促使檔案管理的合理高效，準確安全。

3.4遵循管理原則，提高管理效率

3.4.1真實性原則。真實性是學籍檔案建立的首要要求，關乎在校生未來的畢業(yè)以及就業(yè)，意義重大，馬虎不得。因此在每一個學籍信息錄入以及更改的過程都應該嚴格要求，并有專門的管理人員根據輔導員遞交的文件進行核實，學生確認無誤，方可修改。任何人任何機構都不能隨意篡改，百分百保證信息的真實性。3.4.2準確性原則。高校學籍管理工作程序應具備規(guī)范性、準確性與條理性并符合實際情況。學籍信息經過在校生本人確認后，應統(tǒng)一進行審核之后在錄入系統(tǒng)，不能因紙質版檔案信息字跡潦草、涂改等客觀問題影響到學生的畢業(yè)就業(yè)，保證信息入檔前的準確，減少后續(xù)不必要的麻煩，把更多的時間用于其他方面信息的管理，從而提高工作效率。3.4.3完整性原則。完整性是指在校生的學籍信息從入學開始到畢業(yè)結束的所有信息缺一不可，從學生入學，到整個大學學習過程，以及畢業(yè)時整個完整學習鏈產生的檔案都應當進入檔案保管。在其中產生的各種檔案都應當注重日常的及時收集，使每一件事情都可以追蹤與查找，保證學生各個方面記錄的完整性。

4總結

隨著科技的進步，高校學籍檔案管理的方式也在不斷地進步與發(fā)展，如今許多學校都已經形成了初具規(guī)模的體系，隨著檔案管理的進步，其中也勢必會出現一些問題，抓住問題的關鍵并積極地解決是發(fā)展學籍檔案管理的要義。希望高校能夠通過不斷地實踐和總結找出最適合高校學籍檔案記錄與管理方式，提高學校工作效率，方便學生查找的同時保證安全性與準確性，促使高校學籍檔案管理朝著更加科學化、系統(tǒng)化與規(guī)范化的方向發(fā)展。

作者:張倩倩 單位:西南財經大學檔案館