工程檔案信息管理與創(chuàng)新研究
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【摘要】大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)的應(yīng)用，使工程檔案信息更加全面與完整，使工程檔案管理實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化與系統(tǒng)化，有效提高了檔案管理質(zhì)量。本文介紹了大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案管理的信息化，分析了當(dāng)前工程檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案信息管理與創(chuàng)新的策略。
【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)工程檔案信息管理創(chuàng)新
1大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案管理信息化
大數(shù)據(jù)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了該技術(shù)在工程建設(shè)領(lǐng)域的應(yīng)用。工程電子文件、CAD圖紙等的出現(xiàn)，加快了工程檔案管理信息化的進(jìn)程。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的形成可以為工程管理創(chuàng)造新的價(jià)值。檔案管理信息化能夠提高電子檔案的利用率和管理效率，保證檔案管理服務(wù)的良好運(yùn)行，既可以幫助工程建設(shè)部門獲取相關(guān)的內(nèi)外信息，實(shí)現(xiàn)施工、設(shè)計(jì)等部門的有效溝通，也可以使檔案信息得到及時(shí)的保存與修正，并提高檔案信息的流通效率，節(jié)省檔案管理成本。工程檔案信息管理為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用提供了良好的保障，順應(yīng)了社會(huì)與時(shí)展的需求。
2當(dāng)前工程檔案管理存在的問(wèn)題
由于工程檔案文本具有很大的數(shù)量，有些工程建設(shè)單位仍然采用傳統(tǒng)管理手段，無(wú)法保證檔案信息的時(shí)效，即使引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備也無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確度與完整度不能保證，而且由于在檔案信息管理過(guò)程中由于缺少明確的規(guī)章，使得工程電子文件的管理不規(guī)范，甚至出現(xiàn)損毀或丟失的現(xiàn)象。工程檔案管理部門的員工有些屬于轉(zhuǎn)行人員，盡管他們?cè)跈n案信息的接收、審查、歸檔以及服務(wù)滿意度方面有較多的經(jīng)驗(yàn)，但是由于缺乏對(duì)檔案管理信息化、正規(guī)化的正確認(rèn)識(shí)，且受到檔案管理知識(shí)水平不高、信息技術(shù)操作不熟悉的限制，直接影響了工程檔案管理信息化建設(shè)。
3大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案信息管理與創(chuàng)新的策略
3.1增強(qiáng)管理人員對(duì)工程檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)和觀念
工程檔案管理需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，發(fā)揮檔案信息資源在工程管理中的作用。傳統(tǒng)的檔案管理工作堅(jiān)持以檔文本的價(jià)值理念，只是單純地進(jìn)行搜集、整理、保管，忽視了對(duì)檔案的充分利用。檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義和價(jià)值，并拓展管理思路，真正做到為社會(huì)大眾服務(wù)。當(dāng)前的檔案管理主要依靠計(jì)算機(jī)設(shè)備，管理過(guò)程中所涉及的環(huán)節(jié)較多、工作量較大，檔案管理人員要樹(shù)立科學(xué)的信息化管理觀念，提高信息化管理的認(rèn)知和理解水平，重視檔案管理信息化建設(shè)。
3.2有效利用工程檔案，強(qiáng)化利用檔案信息資源的水平
有效利用工程檔案，是發(fā)揮檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)。檔案管理部門通過(guò)將檔案資料數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)形成檔案管理的網(wǎng)站，而檔案使用者借助網(wǎng)絡(luò)，經(jīng)過(guò)查詢、辦理相應(yīng)手續(xù)后可獲取所需的檔案信息資源。這樣便于檔案管理部門不僅可以滿足檔案使用者的需求，還能提升管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。為強(qiáng)化檔案信息的利用水平，管理人員應(yīng)構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，在配置各種硬件與軟件設(shè)施的基礎(chǔ)上積極研制適應(yīng)管理系統(tǒng)的軟件，還要將檔案信息的錄入、整理分類等工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并對(duì)各種電子文件進(jìn)行整合，便于使用者查詢。為保證檔案信息的安全性，管理人員需將室藏文件設(shè)置一定的瀏覽、查閱等使用權(quán)限，還要對(duì)查閱者的身份進(jìn)行網(wǎng)上驗(yàn)證，同時(shí)在檔案管理過(guò)程中懂得如何挖掘檔案信息數(shù)據(jù)，并不斷更新網(wǎng)絡(luò)化管理手段。
3.3通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新建立工程檔案信息管理模式，提升工程檔案管理水平
現(xiàn)代多媒體技術(shù)的應(yīng)用為工程檔案管理信息化創(chuàng)造了良好的物質(zhì)條件，建立一套完整的工程檔案信息管理系統(tǒng)很關(guān)鍵。比如工程設(shè)計(jì)方面的電子文件容量較大，容易出現(xiàn)瀏覽時(shí)顯示較慢的問(wèn)題，對(duì)于此種現(xiàn)象可采取高保真高倍率的壓縮與還原技術(shù)，幫助使用者快速檢索且方便瀏覽與下載，而對(duì)于電子文件信息的錄入問(wèn)題可以采用圖像解析和有關(guān)識(shí)別技術(shù)，這有助于將電子信息加入檔案管理系統(tǒng)中。根據(jù)用戶的實(shí)際需求，應(yīng)建立新型的檔案信息管理工作模式，該模式可以快速地對(duì)電子數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加工處理，提供關(guān)于檔案利用以及技術(shù)查詢的咨詢服務(wù)，并運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)來(lái)確保電子文件檔案的準(zhǔn)確性與完整性，對(duì)于電子文檔的瀏覽、保存與使用分別采用不同文檔類型的系統(tǒng)。為科學(xué)地開(kāi)發(fā)和利用電子文件、充分發(fā)揮電子文件的功能，應(yīng)采用先進(jìn)的最優(yōu)的檔案管理軟件。
3.4檔案管理部門要建立并強(qiáng)化相應(yīng)的規(guī)章制度
檔案管理部門應(yīng)針對(duì)檔案信息管理的維護(hù)、安全方面制定相關(guān)的制度，明確檔案管理人員的職責(zé)范圍以及查閱人員的權(quán)利與義務(wù)。工程建設(shè)單位應(yīng)在國(guó)家制定的企業(yè)信息化建設(shè)制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，將檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，完善檔案信息管理的業(yè)務(wù)流程、技術(shù)規(guī)范與安全措施。比如工程建設(shè)單位能按照施工、設(shè)計(jì)以及監(jiān)理等方面的要求，將文件材料整理、分類、歸檔，并利用網(wǎng)絡(luò)將其完整地上傳至檔案管理系統(tǒng)，以使工程建設(shè)者能及時(shí)了解工程建設(shè)情況，幫助建設(shè)者做出準(zhǔn)確的判斷與決策，提高檔案的利用率。
3.5提高工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，建設(shè)一個(gè)高素質(zhì)的檔案信息管理人才隊(duì)伍
大數(shù)據(jù)時(shí)代下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息管理帶來(lái)了很多便利。檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的獲取信息能力，所以要學(xué)習(xí)并掌握計(jì)算機(jī)信息與檔案管理方面的知識(shí)，學(xué)習(xí)參與軟件技術(shù)開(kāi)發(fā)，力爭(zhēng)成為會(huì)檢索、分析、加工、挖掘數(shù)據(jù)庫(kù)信息，能制作網(wǎng)頁(yè)、提供檔案信息服務(wù)，能維護(hù)、開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的復(fù)合型人才。檔案管理部門應(yīng)引進(jìn)這方面的人才，還應(yīng)為員工提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，幫助員工建立完善專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高他們的專業(yè)技能，同時(shí)要構(gòu)建并完善激勵(lì)機(jī)制與競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，形成一個(gè)具有綜合業(yè)務(wù)能力的優(yōu)秀隊(duì)伍。
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作者：相韜 鄧立偉 單位：南京智趣信息技術(shù)有限公司 中國(guó)科技大學(xué) 合肥市第一中學(xué)
