高校人事檔案信息管理論文

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1當(dāng)前高校人事檔案管理的特點(diǎn)

當(dāng)前人才的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，優(yōu)秀生源的競(jìng)爭(zhēng)、優(yōu)秀師資、優(yōu)秀科研人員的競(jìng)爭(zhēng)，由于國(guó)家在科研項(xiàng)目與教育投入上的分化而越來(lái)越激化。首先是，高學(xué)歷、高職稱的教學(xué)和科研工作者的流動(dòng)性，相比過(guò)去幾十年而言，大了很多。另外，則是在校本科生畢業(yè)轉(zhuǎn)移檔案及關(guān)系，碩博研究生的檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，都由于擴(kuò)招而變得流動(dòng)性更大。

2當(dāng)前高校人事檔案信息管理中存在的問(wèn)題

2.1重視程度不足、管理效率低下

在很多高校的行政管理中，并不將人事檔案信息的管理認(rèn)為是行政重點(diǎn)。有兩方面的看法，一方面，人為人事檔案只是個(gè)人是非功過(guò)的記錄，在很多畢業(yè)生進(jìn)入不需要檔案的私企工作，學(xué)校內(nèi)部教職工實(shí)行聘任制的今天，人事檔案的現(xiàn)實(shí)意義已經(jīng)沒(méi)有多少。另一方面，人事檔案的管理工作繁瑣復(fù)雜，但是也就是一些翻找、查看、登記，難度并不高但是耗費(fèi)功夫，從事這項(xiàng)工作的管理人員，本身不厭其煩，而高校領(lǐng)導(dǎo)也不怎么重視。高校人事檔案的提供、利用、移交，以實(shí)體的紙質(zhì)檔案為主，而且傳統(tǒng)上，大家也人為實(shí)體的紙質(zhì)檔案是原始憑證的依據(jù)，具有的權(quán)威性更強(qiáng)，這一點(diǎn)尤其在高校畢業(yè)生以派遣證的形式進(jìn)入傳統(tǒng)國(guó)有企事業(yè)單位和公務(wù)崗位時(shí)最能體現(xiàn)。但是，由于沒(méi)有電子版檔案，在保管期間進(jìn)行查看和翻閱也就顯得十分麻煩。

2.2管理責(zé)任落實(shí)不到位，漏洞百出

當(dāng)前，高校人事檔案中“人檔分離”的現(xiàn)象普遍存在。在90年代，有很多在職教職工和科研人員辦理停薪留職或者其他方式，離開(kāi)高校崗位。到了后來(lái)，又有大規(guī)模的出國(guó)留學(xué)的浪潮，因此，很多高校人員在沒(méi)有辦理檔案轉(zhuǎn)移的手續(xù)，出現(xiàn)了很多“棄檔”。同時(shí)，檔案管理方面很多高校沒(méi)有形成完善的管理體制，甚至管理人員也頻繁變動(dòng)，人才流動(dòng)性高，各種學(xué)歷學(xué)位資料、專業(yè)職稱資料的留底，這些種類繁多的文檔的管理過(guò)程十分繁瑣。而各種材料的紙面標(biāo)準(zhǔn)和格式等也沒(méi)有統(tǒng)一，更是花樣百出。在沒(méi)有明確落實(shí)責(zé)任，而管理人員離換崗交接一旦沒(méi)有做好，新的管理員往往毫無(wú)頭緒，漏洞百出。

2.3缺少通用性與實(shí)用性強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件

當(dāng)前，各高?；径际褂米孕虚_(kāi)發(fā)的人事檔案管理系統(tǒng)，由于單獨(dú)一個(gè)學(xué)校，投入的資金也不可能太高，往往只具備基礎(chǔ)的查詢、存儲(chǔ)等簡(jiǎn)單功能。在多樣化檢索、統(tǒng)計(jì)、分析方面缺少實(shí)用性。同時(shí)，各校之間以及與社會(huì)相關(guān)單位之間，沒(méi)有一個(gè)較好的檔案信息對(duì)接方式，缺少一個(gè)通用的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，國(guó)家也缺少這方面的管理標(biāo)準(zhǔn)。

3加強(qiáng)高校人事檔案建設(shè)的若干對(duì)策

3.1完善檔案管理制度，落實(shí)管理責(zé)任

應(yīng)該建立一套責(zé)任明確的檔案管理制度，使得從事檔案管理的人員不能隨意推諉自己的管理責(zé)任。同時(shí)，檔案管理不應(yīng)該是類似于圖書(shū)館管理兼職的工作，而必須有專職專責(zé)，管理人員的具體工作必須有清晰的章程，檔案信息的采集、歸檔、更新等，都必須定期定時(shí)完成。檔案的借閱，也必須有一套固定的程序。同時(shí)強(qiáng)化權(quán)限，對(duì)于人事部門以外的單位，借閱檔案，必須要經(jīng)過(guò)合理的審批程序。在檔案的更新與修改方面，更是要具備非常高的權(quán)限，才能夠接觸實(shí)體檔案并進(jìn)行修改。

3.2聯(lián)合開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)等信息工具

各高校之間，尤其是交流頻繁，生員與師資相互流動(dòng)頻繁的學(xué)校，應(yīng)該聯(lián)合開(kāi)發(fā)一套統(tǒng)一的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，必要時(shí)建立網(wǎng)站與服務(wù)器，可以將一些需要共享的檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳與傳遞。這一點(diǎn)，完全可以先從一個(gè)系統(tǒng)的院校之間首先開(kāi)展，視其效果，適當(dāng)推廣。

3.3通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的素養(yǎng)

檔案的管理人員，應(yīng)該具備基本的檔案信息化管理的相關(guān)技能，比如熟悉電腦數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的操作，熟悉并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的管理程序，能夠?qū)?shí)體檔案進(jìn)行有效的維護(hù)保存等。同時(shí)，他們還應(yīng)該具有較高的職業(yè)操守，對(duì)待檔案管理的工作能夠認(rèn)真細(xì)致、耐心謹(jǐn)慎。這兩方面，都必須通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門的、定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，才能隨著制度一起深入其心。

4結(jié)語(yǔ)

高校的人事檔案信息，包括高校在校學(xué)生的檔案信息和高校畢業(yè)往屆生的學(xué)歷學(xué)位信息，以及在校教職工和科研人員的工作檔案信息。由于優(yōu)秀人才集中，高校的人事檔案是極為重要的，同時(shí)也有許多不法分子窺視這些檔案信息。為了滿足高校人事檔案管理的可靠性、安全性、可查性，從傳統(tǒng)的紙面檔案升級(jí)為電子信息化的檔案管理模式，是大勢(shì)所趨。因此必須建立起完善的檔案信息化管理體系，從管理層面明確責(zé)任，加強(qiáng)監(jiān)督，同時(shí)配合電腦軟硬件方面的權(quán)限管理手段，這樣才能夠較好地完成高校人事檔案信息的管理、查詢工作。

作者：羅芳 張玉華