高校人才管理檔案信息化建設(shè)的重要性

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摘要：近年來，各高校越來越重視人才的建設(shè)和管理，為了充分調(diào)動教職工群體中廣大專業(yè)技術(shù)人員工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性，更好地推動學(xué)校人才隊伍建設(shè)和人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高，不斷改革高校職稱制度，人才管理模式也在不斷創(chuàng)新。筆者就高校人才管理過程中凸顯出的教職工信息化建設(shè)的重要性及建設(shè)需求提出了幾點建議。

關(guān)鍵詞：高校；人才管理；檔案信息化；流程管理

在高校人才管理工作中，尤其是職稱評審和各類人才推薦的過程中，為了充分調(diào)動教職工群體中廣大專業(yè)技術(shù)人員工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性，更好地推動學(xué)校人才隊伍建設(shè)和人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高，高校的職稱制度在不斷改革，各級管理部門人才建設(shè)力度的不斷加大，傳統(tǒng)的教職工信息檔案線下管理、紙質(zhì)化操作，以及申報、推薦工作過程中的繁瑣性、重復(fù)性，以及各部門之間的弱關(guān)聯(lián)性，使得當(dāng)前教職工信息檔案的管理顯現(xiàn)出其落后與效率低下，而教職工信息檔案的信息化建設(shè)也逐漸凸顯出其重要性和便捷性。

一、當(dāng)前教職工信息檔案管理存在的問題

高校教職工檔案的信息化建設(shè)，主要是教職工在校信息的管理，這類信息管理伴隨著教職工的工作與發(fā)展，能夠清楚的記錄教職工在校的工作經(jīng)歷、工作成果及發(fā)展路徑。不論是職稱評審還是各類人才推薦，往往都是申報人申請、學(xué)校審批等流程，流程中幾個關(guān)鍵的問題便是申報人的各類信息審核：

（一）個人基本信息審核主要包括個人的姓名、年齡、政治面貌、教育經(jīng)歷、進(jìn)修經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、現(xiàn)有職稱信息、班主任任職經(jīng)驗、歷年績效考核結(jié)果等信息。高校中主要涉及的審核部門有人事處、教師發(fā)展中心、學(xué)生處等部門。人事處根據(jù)員工的檔案信息進(jìn)行個人基本信息審核，教師發(fā)展中心根據(jù)員工的培訓(xùn)、進(jìn)修記錄對員工進(jìn)行相關(guān)審核，學(xué)生處需要根據(jù)教職工承擔(dān)班主任或兼職輔導(dǎo)員經(jīng)歷的歷史信息進(jìn)行審核。

（二）紀(jì)律審核一般指該申報人是否有違法違紀(jì)等行為，主要審核部門為紀(jì)委；師德審核：一般指該申報人是否有師德失范行為，一般由紀(jì)委或者人事處等師德管理部門來審核。

（三）教學(xué)業(yè)績審核一般由教務(wù)處對申報人所統(tǒng)計出的個人教學(xué)課時量進(jìn)行審核，由教學(xué)質(zhì)量與評估處根據(jù)教職工歷史評教信息，對其所任教課程的評教成績進(jìn)行審核；教學(xué)成果審核：一般由教務(wù)處根據(jù)申報人提供的成果原件，對申報人任現(xiàn)職以來教學(xué)所獲得的成果與獎項進(jìn)行真實性審核。

（四）科研成果審核一般由科研處根據(jù)相關(guān)部門出具的報告、檢索報告，以及各類科研成果的原件，對申報人任現(xiàn)職以來的科研成果進(jìn)行真實性審核?？梢姡芏嗳瞬殴芾眄椖康膶徍诉^程都涉及到高校中人事處、紀(jì)委、教務(wù)處、教學(xué)質(zhì)量與評估處、科研處等多個關(guān)聯(lián)部門。但現(xiàn)如今，很多高校還是采用紙質(zhì)化申報，而且學(xué)校層面也沒有建立完善的、關(guān)聯(lián)性的檔案信息管理系統(tǒng)，各個部門只能通過對申報人的各類原件或者通過部門自有系統(tǒng)中的信息進(jìn)行審核，這樣的審核過程主要有以下幾個方面的隱患或不足：第一，很多高校尚未引入學(xué)校層面的整體化信息管理系統(tǒng)，而是各個部門根據(jù)本部門的工作需要，分別引進(jìn)最適合本部門的信息化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)很可能出自不同的廠家，基于不同的數(shù)據(jù)庫，很難、甚至無法建立數(shù)據(jù)庫或各模塊之間的關(guān)聯(lián)，難以實現(xiàn)部門之間信息化管理系統(tǒng)的集成，難以實現(xiàn)信息化層面的協(xié)同辦公。第二，整個審核階段，申報人數(shù)的多少以及申報材料要求，直接關(guān)系到審核部門的工作量和工作難度，申報人數(shù)越多，需審核的內(nèi)容越多，審核工作量和難度也就越大，比如職稱評審時，整個審核過程有時可長達(dá)一兩個月之久。第三，人才管理過程中，不管是職稱評審還是人才推薦，都是相當(dāng)嚴(yán)肅的，對審核結(jié)果的準(zhǔn)確度要求極高，審核人在審核過程中要盡可能的避免出現(xiàn)失誤，因此在審核過程中，審核人承受著巨大的精神壓力。第四，人才管理工作涉及到很多層面，不管是學(xué)校級、省級還是國家級，每一次的申報都需要進(jìn)行層層審核，很多時候一位教職工會申報很多項目，但是每個項目都需要經(jīng)過相關(guān)部門的審核，但申報材料可能是同一個，這就造成了很多部門在做重復(fù)性的工作，浪費了很多的人力。第五，在高校中，很多項目的申報都需要申報人提供原件，因此申報人各類原件經(jīng)過反復(fù)性審核后，容易出現(xiàn)損壞或者遺失的情況。因此，筆者認(rèn)為，在高校職稱評審過程中，教職工信息化建設(shè)是非常必要的。

二、教職工信息化建設(shè)的設(shè)計需求

教職工在校檔案的信息化，并非各個部門各自為政、各成一家，而是涉及到整個高校各職能部門的整體性、協(xié)同性、關(guān)聯(lián)性的個人檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，尤其是人事處、教務(wù)處、教學(xué)質(zhì)量與評估處、科研處等職能部門。要求多部門在權(quán)限允許的情況下實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲共享與調(diào)用。在數(shù)據(jù)輸入時，每個部門需針對所轄內(nèi)容進(jìn)行真實性及是否符合審批條件進(jìn)行審核。人事處需要完善教職工基礎(chǔ)信息門戶平臺，包括其基本信息及崗位信息等，而網(wǎng)絡(luò)中心需要根據(jù)教職工的崗位信息為其開通相應(yīng)的賬號并賦相應(yīng)的權(quán)限。通過教職工在工作過程中對各類信息的填寫與補充，以及信息模塊所屬部門的審批，及時對教職工信息進(jìn)行更新。其中，人事處需要實時更新每位教職工的各類休假信息、職稱信息、職業(yè)資格信息、訪學(xué)及在職讀博等信息；科研處協(xié)助其完善各類科研成果信息，教務(wù)處需要協(xié)助其完善各類教學(xué)信息及教學(xué)成果信息等，同時紀(jì)委、學(xué)生處等相關(guān)部門需要根據(jù)教師的在校情況進(jìn)行相應(yīng)的信息更新，比如是否有違法亂紀(jì)行為、是否有班主任工作經(jīng)歷等。教職工在校信息化建設(shè)要有強大的流程管理，要有嚴(yán)格的信息審核機制和流程管理機制，即按照流程進(jìn)行各類原件的審核，并將審核內(nèi)容及審核過程進(jìn)行電子檔案存儲，確保每一項信息的準(zhǔn)確性，實現(xiàn)后期數(shù)據(jù)調(diào)用過程中數(shù)據(jù)源的可追溯性。在人才管理各個環(huán)節(jié)中，各部門根據(jù)工作需求被賦予權(quán)限，可選擇性的調(diào)用教職工在校檔案數(shù)據(jù)，比如教學(xué)業(yè)績信息、歷年評教成績、教學(xué)成果信息、科研成果信息等，且每一項數(shù)據(jù)都是經(jīng)各部門嚴(yán)格審核過的數(shù)據(jù)，避免一項成果反復(fù)審核，一項工作反復(fù)做。通過審核的信息，除非具有時效性的信息需要另行更新并且重新審核以外，能夠長期、反復(fù)調(diào)用。大大降低了各部門的審核成本，提高了工作效率，同時也避免了原件由于反復(fù)審核造成的損壞或遺失。

三、教職工檔案信息化建設(shè)的必備條件

隨著計算機技術(shù)和信息化管理技術(shù)的發(fā)展與更新迭代，信息化建設(shè)對于技術(shù)、設(shè)備、人員的要求也在不斷提高。教職工檔案的信息化建設(shè)需要高新的信息化技術(shù)、先進(jìn)的輔助設(shè)備及專業(yè)管理人員的支撐。檔案信息化建設(shè)需要有高新的信息化技術(shù)。專業(yè)的信息化平臺需擁有穩(wěn)定的系統(tǒng)、很好的兼容性、友好型的操作界面、安全的保密機制及授權(quán)機制、便捷的流程管理、自定義報表打印管理以及大容量的信息儲存數(shù)據(jù)庫。確保信息維護(hù)的便捷性、操作的簡單化、以及信息的安全性。檔案信息化建設(shè)需要根據(jù)系統(tǒng)的接口和電子信息錄入的需求，配備先進(jìn)的輔助設(shè)備，比如智能高清拍攝儀、智能高清掃描儀等，可實現(xiàn)A4全幅面預(yù)覽和文檔、票據(jù)、證件快速掃描，還可以根據(jù)高校檔案管理需求選配紋儀、身份證、磁條讀卡器等模塊，加快人事檔案電子化信息的錄入的效率及其準(zhǔn)確性。檔案信息化系統(tǒng)需以人為中心，可采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將所有人工信息、相關(guān)的業(yè)務(wù)工作信息、辦公信息等各類信息全面匯聚融合，形成對每一位教職工的全息畫像和人員信息檔案。當(dāng)前的基礎(chǔ)信息存儲，基本上基于本地數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器存儲,云存儲的運用并不高。因此，需要制定適宜的存儲策略，采用在線存儲、離線存儲、云存儲等管理方式，實現(xiàn)電子檔案在不同存儲系統(tǒng)中的遷移和轉(zhuǎn)換。檔案信息化建設(shè)對檔案信息管理人員的專業(yè)度也提出了更高的要求，各個部門均需設(shè)置專人進(jìn)行相關(guān)模塊的管理與維護(hù)：（1）能力方面：管理人員需能夠熟練操作計算機軟硬件設(shè)備，熟悉系統(tǒng)中各個模塊與流程的使用，具有專業(yè)的檔案管理知識，了解并熟悉上級部門及本校、本部門的檔案管理制度；（2）素質(zhì)方面：管理人員要具有很強的責(zé)任意識、保密意識、流程意識。而且為了能夠適應(yīng)人才管理和檔案管理的發(fā)展，高校要定期針對這部分管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，以便于確保信息錄入的準(zhǔn)確性、信息審核的嚴(yán)謹(jǐn)性、檔案管理與使用的專業(yè)性。要建立并不斷完善各類人才管理工作中的協(xié)同處理機制，建立完善的、具有高校自有特色的教職工檔案信息化管理制度，明確各協(xié)同部門的職責(zé)與權(quán)限，完善各類信息申報及審核流程，建立信息更新與審核工作日24小時響應(yīng)機制，確保信息更新及審核的及時性，確保整個信息系統(tǒng)能夠有效的運行。

四、結(jié)語

高校的發(fā)展離不開教師的發(fā)展，因此在高校管理中，更要重視人才的管理。通過高校教職工信息化建設(shè)，實現(xiàn)全員服務(wù)、智能工作，實現(xiàn)人事結(jié)合、信息融合，實現(xiàn)動態(tài)的人事管理。一方面，相對于傳統(tǒng)教職工信息管理的紙質(zhì)數(shù)據(jù)審核及紙質(zhì)數(shù)據(jù)錄入，教職工檔案信息化建設(shè)減少了管理人員在各項工作中繁縟的手動操作，節(jié)省了高校各職能部門的人力成本，大大提高了整體的工作效率；另一方面，高校能夠通過教職工信息化檔案庫，實時把握教職工的進(jìn)修、教學(xué)、科研等狀態(tài)以及發(fā)展歷程，不僅能夠為學(xué)校開展職稱評審、人才推薦、教學(xué)評比、科研獎勵等工作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐，還能為高校的教師人才隊伍建設(shè)、高校建設(shè)、戰(zhàn)略規(guī)劃等提供研究背景和管理依據(jù)，進(jìn)一步推動實施人才強校的發(fā)展戰(zhàn)略。

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作者：王琳 單位：山東女子學(xué)院