檔案信息化建設實施理論思考探析

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摘要：本文主要針對檔案信息化建設實施的理論展開深入研究，結(jié)合信息化管理對檔案建設的意義，闡述檔案信息化建設存在的問題，如網(wǎng)絡化建設的協(xié)調(diào)能力有待提高、信息化建設和輔助能力不足、檔案信息數(shù)據(jù)缺少真實性等，然后又提出幾點切實可行的實施措施，主要包括加快檔案信息化網(wǎng)絡建設的進程、不斷提高科學規(guī)劃建設的水平、建立健全的檔案管理制度、加強檔案管理硬件的建設、注重檔案管理軟件開發(fā)和利用，進而不斷提高檔案信息化建設的水平。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設；實施的理論

0引言

隨著當今社會經(jīng)濟水平不斷地提高，使得計算機網(wǎng)絡技術(shù)和電子信息技術(shù)得到發(fā)展，并逐漸地滲透各個行業(yè)中得到廣泛的應用，打破傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)格局，進而促進多元化產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)展。檔案信息不僅承載著記錄社會的發(fā)展，還承載著人類發(fā)展歷程的職責，在歷史變遷中具有非常重要意義?；诖?，必須加強管理并采取有效的方法實施。在以往傳統(tǒng)的檔案管理中主要通過手工管理的方式，但對這種方式進行分析雖促進檔案管理的實施，但難以提高工作水平，很易出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象，致使檔案信息失去價值。所以在日后檔案管理中，從企業(yè)的角度上看，應對信息化檔案管理模式提高其重要性，并將這種管理方式充分應用在檔案管理中，在一定程度上不僅提高工作的質(zhì)量，還能及時傳遞信息，而最重要的一點就是對這種管理模式做到與時俱進。

1信息化管理對檔案建設的意義

相對來說我國檔案信息化建設起步較晚，而且知識體系不夠成熟，人們對檔案信息化概念較為模糊，基于此，在檔案信息化建設等方面不同階層的人有不同的認知。在淺顯層面進行分析，檔案信息化建設就是對現(xiàn)有的信息資源全面整合，在其中引入計算機網(wǎng)絡技術(shù)和電子信息技術(shù)，進而讓信息資源更好地利用，不斷提高資源利用率，從而實現(xiàn)信息資源管理，保障檔案管理工作順利的實施并獲得良好的管理效果。最重要的就是充分地展現(xiàn)檔案資源的價值。其中檔案信息化建設主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，實現(xiàn)檔案建設的數(shù)字化管理。因為只有加強檔案信息化建設，并實現(xiàn)檔案建設的數(shù)字化管理，才能達到檔案信息化建設的目標，并增多檔案信息化建設的信息量，不斷提高檔案管理信息化水平；其次，實現(xiàn)檔案建設的網(wǎng)絡化管理。通過網(wǎng)絡化管理在信息資源等方面實現(xiàn)共享，便于信息及時傳遞，更好地利用信息庫資源，防止檔案庫的信息發(fā)生失真或流失的現(xiàn)象；最后，實現(xiàn)檔案建設的一體化管理。在進行檔案建設的過程中一體化管理作為主要的內(nèi)容，一體化管理不僅保存好檔案信息，還能使檔案信息得到充分地利用?；诖?，信息化管理在檔案建設等方面具有非常重要的意義，給檔案管理工作人員帶來便捷，還為檔案管理的拓展提供一定的空間。

2檔案信息化建設存在的問題

就當前的情況看，雖加快了檔案信息化建設的進程，但檔案信息化水平還有待提高，由于仍存在滯后現(xiàn)象。在具體應用的過程中有些方面還需不斷完善，基于此，就需清楚檔案信息化過程中存在的問題并進行全面的分析，提出合理的完善措施，從而提升檔案信息化水平。

2.1網(wǎng)絡化建設的協(xié)調(diào)能力有待提高

在檔案信息網(wǎng)絡化等方面進行分析，在實際管理的過程中還未實現(xiàn)信息化管理，在網(wǎng)絡時代背景下，應意識到網(wǎng)絡傳輸?shù)谋憬菪圆崿F(xiàn)共享。但在進行網(wǎng)絡建設的過程中尚未形成健全的網(wǎng)絡環(huán)境管理體系，經(jīng)過分析其中主要的原因是由于協(xié)調(diào)能力不高導致。就當前的情況看檔案信息除分散在網(wǎng)絡各個部門外，還分散在各個地區(qū)中，但在管理方面進行分析未實現(xiàn)統(tǒng)一管理，這種情況難以使資源得到利用并實現(xiàn)共享，極易發(fā)生資源浪費現(xiàn)象。

2.2信息化建設和輔助能力不足

就以往紙質(zhì)檔案管理實施的情況看還存在一系列的問題，其中最主要的就是信息缺失、信息難以實現(xiàn)錄入。但在信息技術(shù)迅速發(fā)展背景下，充分應用計算機在錄入數(shù)據(jù)的過程，不能確保全部信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理，進而使檔案信息管理水平還有待提高，從某種程度上給檔案信息管理的發(fā)展帶來不利的影響，而且還難以加快檔案信息化建設的進程。

2.3檔案信息數(shù)據(jù)缺少真實性

在應用以往管理模式進行數(shù)據(jù)管理的過程中，主要通過人工及時地收集數(shù)據(jù)并加以整理，但缺少相應的監(jiān)管，收集手段不便，工作效率不高，進而導致未能篩選出錯誤的信息，而且就當前信息錄入的情況看有的要求全面的錄入相關(guān)的信息，但并未注重信息的完整性、確保信息的準確性。從而在查閱信息檔案的過程中發(fā)現(xiàn)有的信息不真實、準確，或不夠完整，真實性較低，進一步關(guān)系到工作實施的效果。

3檔案信息化建設的有效措施

3.1加快檔案信息化建設網(wǎng)絡建設的進程

在進行檔案信息化管理的過程中要實現(xiàn)檔案信息化管理，必須加快檔案信息化網(wǎng)絡建設的進程，讓檔案信息建設的網(wǎng)絡化水平不斷提高，以上這些也是檔案信息化建設管理的主要內(nèi)容之一?；诖?，通過這種方式有助于實現(xiàn)檔案管理信息化，保障檔案管理工作順利實施并獲得良好的管理效果[1]。由此看出，為使問題得到解決，對企業(yè)而言在注重檔案管理的同時還應根據(jù)實際情況加強檔案網(wǎng)絡管理模式的構(gòu)建，并在日后應用的過程中加以調(diào)整、積極完善。由此相關(guān)部門通過這種方式實現(xiàn)聯(lián)系，并更好地進行溝通，而在整個過程中積極引進先進管理技術(shù)，注重細節(jié)并形成健全信息網(wǎng)絡模式，進而做到與時俱進、適應時代發(fā)展需要，提升檔案信息建設網(wǎng)絡化水平。

3.2不斷提高科學規(guī)劃建設的水平

一般情況下，在城市發(fā)展的過程中須要用到科技和先進管理手段，基于此，在進行檔案管理時要想實現(xiàn)檔案信息化管理，應樹立科學發(fā)展觀并將其作為主要的基礎，進一步加快檔案信息化建設的進程[2]。還應了解各個地區(qū)的檔案信息化管理方式進而展開分析，并找出各個地區(qū)在對這種檔案信息化管理方式應用的過程中哪些方面還有待完善，并采取最佳的解決方案加以完善，在檔案信息化建設的過程中如存在的問題較多要提供解決方案建議并進行幫助，從而結(jié)合實際情況制訂檔案信息化管理的有效措施，不斷提高檔案信息化管理的水平。

3.3建立健全的檔案管理制度

企業(yè)檔案資源涉及到企業(yè)各個部門，基于此，對企業(yè)所有部門而言須加強檔案資源管理；與此同時將歸檔工作落到實處。進而從企業(yè)的角度上看還應在現(xiàn)有的檔案管理制度基礎上結(jié)合實際情況加以完善，并清楚企業(yè)檔案管理制度還應涉及企業(yè)所有部門，在所有部門的考核體系和企業(yè)運行工作流程中必須滲透企業(yè)檔案管理工作[3]。

3.4加強檔案管理硬件的建設

要想實現(xiàn)檔案信息化建設，不斷提高檔案信息化建設的水平，必須加強檔案專用庫房的建立，并確保所建立的庫房做到防塵、防盜、防高溫、防蟲害等，其中還應設有檔案室、閱覽室和辦公室。在電子資源廣泛應用下、在一定程度上給檔案工作提出相應的要求，加強工作人員對檔案管理軟件的應用，并購置相應的設備尤其是計算機和掃描儀以及復印機等，從而實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。應建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，其中主要目的就是更好地滿足檔案信息化建設的實際需求。

3.5注重檔案管理軟件的開發(fā)和利用

當今社會，隨著科技不斷的進步，也使得計算機技術(shù)得到發(fā)展，一定程度上加快檔案信息化建設，其中加強對計算機網(wǎng)絡和存儲設備以及多媒體人像采集的應用，不僅實現(xiàn)信息存儲，只要搜索關(guān)鍵詞就能找到所需要的信息，不斷提高檔案管理數(shù)據(jù)真實性和準確性，便于信息的交流和查詢，從而實現(xiàn)檔案管理信息化。

4結(jié)束語

總之，在進行檔案信息管理的過程中，為促使檔案信息化管理工作順利的實施，不斷提高檔案信息化管理的水平，還應繼續(xù)加強計算機信息技術(shù)的應用，進而確保檔案信息的真實性和可靠性。

參考文獻

[1]王芳.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].蘭臺內(nèi)外，2019（29）：1-2.

[2]石玉.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].科技創(chuàng)新導報，2019，16（14）：152-153.

[3]顧穎瑤.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].時代報告，2018（12）：199.

作者:方潔 單位:南京市河西新城區(qū)國有資產(chǎn)經(jīng)營控股（集團）有限責任公司