信息化下高校內(nèi)部控制建設(shè)探究
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摘要：在信息化時(shí)代背景下，內(nèi)部控制建設(shè)有利于推進(jìn)高校治理體系和治理手段現(xiàn)代化建設(shè)，有利于高校內(nèi)涵式發(fā)展建設(shè)。文章以X高校為例，從單位層面、業(yè)務(wù)層面和信息化建設(shè)的視角，分析X高校在建設(shè)內(nèi)部控制體系的過程中存在的問題，并提出合理化的建議，旨在改進(jìn)建設(shè)思路更好地完善內(nèi)部控制體系，有效地防范風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)高校內(nèi)涵式建設(shè)發(fā)展。
關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；信息化；管理效能；高校
財(cái)政部先后印發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)會(huì)〔2012〕21號）和《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》（財(cái)會(huì)〔2015〕24號），教育部根據(jù)以上文件研究制定了《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南（試行）》（教財(cái)廳〔2016〕2號）；由此，全國上下各高校開始內(nèi)部控制建設(shè)漫漫之路。在此過程中，受自身管理體制、外部政策等影響，部分高校的內(nèi)部控制建設(shè)并不盡如預(yù)期，甚至有些導(dǎo)致辦公效率降低，從而影響了高校管理水平的提升。如何建立健全內(nèi)部控制體系、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化、提高決策科學(xué)性成為高校亟待解決的難題。
一、高校內(nèi)部控制建設(shè)的意義
（一）是高校依法從嚴(yán)治校的內(nèi)在需要
《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南（試行）》指出，高校內(nèi)部控制目標(biāo)之一是保證學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)。在崗位職責(zé)分工明確的基礎(chǔ)上，通過執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)評估、流程監(jiān)控、有效性評價(jià)等控制活動(dòng)，強(qiáng)化協(xié)同監(jiān)督，以實(shí)現(xiàn)全方位管控，從源頭和機(jī)制上堵塞管理漏洞，提高高校管理效能，有效保障經(jīng)濟(jì)安全。
（二）對高校長期健康可持續(xù)發(fā)展有促進(jìn)作用
有效的內(nèi)控機(jī)制能保障高校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合法合規(guī)地開展，能對資金分配和使用進(jìn)行有效的監(jiān)管，同時(shí)確保信息真實(shí)完整，可為高校管理層決策提供可靠依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)高校健康長遠(yuǎn)的發(fā)展。
（三）有利于保障資產(chǎn)安全與使用效率
通過建立和健全高校內(nèi)部控制體系，實(shí)施有效的內(nèi)控監(jiān)管，避免出現(xiàn)資產(chǎn)被占用等問題導(dǎo)致產(chǎn)生損失；從而在保證資產(chǎn)的安全性的前提下，又切實(shí)做到提高資產(chǎn)的有效性。
（四）有利于提高資金的使用效益
隨著高校不斷發(fā)展，收支越來越大，虛報(bào)財(cái)務(wù)信息、浪費(fèi)資金等問題時(shí)有發(fā)生。通過加強(qiáng)高校內(nèi)部控制建設(shè)，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)實(shí)時(shí)化、數(shù)據(jù)化的控制，可提高資金的使用效益，提高財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性與完整性，從而為高校管理層提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)信息，提高決策的科學(xué)性。
二、X高校內(nèi)部控制建設(shè)現(xiàn)狀
（一）單位層面
1．組織架構(gòu)方面2018年初，X高校召開內(nèi)部控制建設(shè)動(dòng)員會(huì)宣布內(nèi)部控制建設(shè)正式開始；隨后成立了內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)工作小組，領(lǐng)導(dǎo)小組成員由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子及各部門、各二級院系主要負(fù)責(zé)人組成，為內(nèi)部控制建設(shè)工作順利開展提供有力保障。內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在財(cái)務(wù)處，以及由審計(jì)處、紀(jì)檢辦公室成員組成的審計(jì)監(jiān)督小組。內(nèi)控辦公室又下設(shè)預(yù)算、收支、資產(chǎn)管理、采購管理、合同管理、項(xiàng)目管理及信息化建設(shè)7個(gè)業(yè)務(wù)小組，小組成員由相關(guān)業(yè)務(wù)部門成員組成，任務(wù)清晰、責(zé)任明確。但又因牽頭責(zé)任在財(cái)務(wù)處，許多部門認(rèn)為與自己沒多大關(guān)系，參與積極性不高，加大了內(nèi)部控制建設(shè)的難度。2．關(guān)鍵崗位責(zé)任方面X高校內(nèi)部控制六大業(yè)務(wù)的相關(guān)部門都對各自關(guān)鍵崗位的崗位職責(zé)權(quán)限進(jìn)行了明確規(guī)定，確保了不相容的崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督。但僅有財(cái)務(wù)部門及資產(chǎn)部門建立了關(guān)鍵崗位輪崗制度，合同管理關(guān)鍵崗位參照學(xué)校中層領(lǐng)導(dǎo)換屆進(jìn)行更換。項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)部門因項(xiàng)目建設(shè)周期等特殊原因?yàn)榱朔奖沩?xiàng)目建設(shè)并未制定輪崗制度，審計(jì)監(jiān)督小組也并未對該業(yè)務(wù)關(guān)鍵崗位進(jìn)行常規(guī)專項(xiàng)審計(jì)。
（二）業(yè)務(wù)層面
1．制度建設(shè)方面X高校制度方面獨(dú)立來看可以說是較為完善的，該有的制度規(guī)定都有，為內(nèi)部控制建設(shè)奠定重要的基礎(chǔ)。但是制度管理水平還是比較低，因?yàn)榈侥壳盀橹?，沒有一個(gè)牽頭部門對全校制度進(jìn)行梳理并匯編成冊，各部門還是各自為戰(zhàn)，根據(jù)各自業(yè)務(wù)的要求進(jìn)行修改、更新，并未形成聯(lián)動(dòng)整合；特別是項(xiàng)目管理方面，管理辦法老舊，并未及時(shí)進(jìn)行更新，導(dǎo)致一些制度之間存在重疊、矛盾、沖突的問題，令教職工無所適從。2．評價(jià)與監(jiān)督方面完善的權(quán)力運(yùn)行監(jiān)督機(jī)制是確保制度得以有效實(shí)施的重要保障。X高校雖然建立了內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)小組，但紀(jì)檢部門及審計(jì)處還是未能做到有效聯(lián)動(dòng)，對內(nèi)部控制運(yùn)行進(jìn)行常態(tài)監(jiān)督；紀(jì)檢監(jiān)察部門的檢查重點(diǎn)還是停留在對部門或二級黨組織的黨建方面、廉政方面、意識形態(tài)方面的巡察監(jiān)督，審計(jì)處的主要精力也還是在采購審計(jì)、工程審計(jì)及財(cái)務(wù)收支審計(jì)方面，都忽略了對內(nèi)部控制實(shí)施有效性的監(jiān)督。同時(shí)，巡察、審計(jì)結(jié)果也并未與考核相掛鉤，容易讓部門心存僥幸，對發(fā)現(xiàn)問題不及時(shí)、嚴(yán)肅進(jìn)行整改，以為檢查完就結(jié)束，導(dǎo)致問題一直存在，風(fēng)險(xiǎn)無法控制。
（三）信息化建設(shè)方面
X高校原有財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、收入申報(bào)系統(tǒng)、預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)、學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理平臺、OA辦公系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，唯獨(dú)沒有項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，且各系統(tǒng)之間都是獨(dú)立的，形成信息孤島，不方便教職工進(jìn)行信息查詢及搜集。自學(xué)校內(nèi)部控制建設(shè)工作開始，接觸了3家內(nèi)控信息系統(tǒng)研發(fā)公司，最終選擇了Y智慧校園系統(tǒng)；但因該公司剛成立不久，對高校業(yè)務(wù)及相關(guān)制度都不太熟悉，系統(tǒng)架構(gòu)不成熟，導(dǎo)致目前教職工使用起來感覺比原先使用各個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)還麻煩，意見較大。最嚴(yán)重的是，Y智慧校園系統(tǒng)未能嚴(yán)格按照新政府會(huì)計(jì)制度進(jìn)行設(shè)置，導(dǎo)致制單方面問題重重，影響數(shù)據(jù)真實(shí)性和完整性，與公司方面反復(fù)溝通后，也無法修改到理想效果。
三、X高校內(nèi)部控制建設(shè)過程中存在的問題分析
（一）內(nèi)部控制環(huán)境薄弱
一是內(nèi)部控制意識薄弱。X高校大多數(shù)教職工對內(nèi)部控制建設(shè)的積極性與參與度不高，認(rèn)為內(nèi)部控制建設(shè)只是財(cái)務(wù)部門的責(zé)任，與自己沒有多大關(guān)系；甚至連內(nèi)控六大業(yè)務(wù)中相關(guān)的業(yè)務(wù)部門也并未積極配合進(jìn)行制度及信息化建設(shè)，以為自己部門的任務(wù)僅僅是在上報(bào)內(nèi)控報(bào)告時(shí)提供相關(guān)資料便可，最終導(dǎo)致內(nèi)控建設(shè)工作低效開展。二是風(fēng)險(xiǎn)意識不足，風(fēng)險(xiǎn)管理不當(dāng)。隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，社會(huì)資金投入增多，所涉及的業(yè)務(wù)也越來越復(fù)雜，內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)明顯增加，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)并存。X高校雖已建立了基本的風(fēng)險(xiǎn)評估體系，但卻忽略了行之有效的應(yīng)對方法和相關(guān)懲罰措施，導(dǎo)致教職工普遍缺乏必要的風(fēng)險(xiǎn)意識，以為內(nèi)控僅僅是個(gè)口號，不積極配合執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)管理措施。
（二）內(nèi)部控制執(zhí)行力不夠
X高校內(nèi)部控制制度總體來說較為完善，關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域都制訂有相對應(yīng)的管理辦法，但執(zhí)行力度卻不足，存在重制度建設(shè)，輕實(shí)踐執(zhí)行的現(xiàn)象，致使內(nèi)部控制制度建設(shè)僅僅是流于形式。問題最明顯的是在財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)，易受行政干預(yù)、教學(xué)業(yè)務(wù)要求等因素的影響，造成內(nèi)部控制制度執(zhí)行隨意性強(qiáng)、效果大打折扣；原本用于規(guī)范一些行為的制度，卻總被一張張?zhí)厥馇闆r說明替代，制度建設(shè)成為擺設(shè)。各部門間責(zé)任相互推諉也是制度執(zhí)行力不足的原因之一。例如，業(yè)務(wù)部門制訂管理辦法僅僅照搬上行文規(guī)定，忽略了學(xué)校本身存在的特殊可能，也并未對特殊可能做出合理規(guī)定，導(dǎo)致經(jīng)辦部門存在特殊情況未按管理辦法的要求被財(cái)務(wù)部門退回單據(jù)時(shí)，業(yè)務(wù)部門并未重視解決問題，而是以財(cái)務(wù)如給予報(bào)銷即可，將經(jīng)辦部門的問題推給財(cái)務(wù)部門，最終仍是問題一直存在，卻沒有良策解決。
（三）對內(nèi)部控制信息化建設(shè)認(rèn)識有誤解
自從財(cái)政部、教育部對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制頒布了一系列相關(guān)文件規(guī)范制度及指導(dǎo)意見并全力推動(dòng)內(nèi)部控制建設(shè)后，許多內(nèi)部控制系統(tǒng)研發(fā)公司如雨后春筍般涌現(xiàn)，仿佛晚一些成立就吃不到政策的紅利。但其實(shí)大部分研發(fā)公司并未充分了解內(nèi)部控制的業(yè)務(wù)內(nèi)容，也并不了解高校業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度，以為一個(gè)模板就可以適用于所有的行政事業(yè)單位，忽略了單位之間的個(gè)性需求。X高校引進(jìn)過D內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，后又因系統(tǒng)不能滿足新政府制度而放棄；而后重新引進(jìn)Y智慧校園系統(tǒng)；但，這些信息系統(tǒng)其實(shí)并不成熟，可能適用于業(yè)務(wù)及流程比較單一的單位，但對于業(yè)務(wù)繁多且流程不一的高校來說，這些系統(tǒng)并不能做到靈活的控制，反而因?yàn)橄到y(tǒng)架構(gòu)問題降低了業(yè)務(wù)審批速度，把簡單的問題變得更為復(fù)雜。X高校領(lǐng)導(dǎo)以為引進(jìn)這內(nèi)部控制信息系統(tǒng)就相當(dāng)于完成了內(nèi)部控制信息化建設(shè)，并未認(rèn)真考慮這個(gè)系統(tǒng)是否與現(xiàn)有系統(tǒng)存在功能重復(fù)、與現(xiàn)有系統(tǒng)不適配的情況。并且，Y智慧校園系統(tǒng)的財(cái)務(wù)核算模塊甚至違背了新政府會(huì)計(jì)制度的要求，連最基礎(chǔ)的核算目標(biāo)都無法達(dá)到，但這卻不在領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為應(yīng)該考慮的范疇內(nèi)，執(zhí)著地認(rèn)為內(nèi)部控制信息系統(tǒng)上線，就可以對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)做到各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)控制，而忽略了一些重要的基本核算。
（四）內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)有待提高
內(nèi)審監(jiān)督其實(shí)是內(nèi)部控制極為重要的一環(huán)，常復(fù)盤常改進(jìn)，才能有效地控制存在的或者潛在的風(fēng)險(xiǎn)。但普遍的，高校內(nèi)審部門一直未能全面、充分地發(fā)揮其監(jiān)督作用；主要問題有：一是內(nèi)審部門人員往往較少，且多為剛畢業(yè)的大學(xué)生缺乏審計(jì)經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)不成熟；二是內(nèi)審缺乏及時(shí)性，目前大部分審計(jì)重點(diǎn)在事后審計(jì)，缺乏事前及事中監(jiān)督，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，被動(dòng)整改；三是內(nèi)審缺乏全面性，業(yè)務(wù)仍停留在工程審計(jì)、財(cái)務(wù)收支審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)等常規(guī)業(yè)務(wù)上，沒有對內(nèi)部控制實(shí)施進(jìn)行專門、常規(guī)的審計(jì)。
（五）內(nèi)控考核評價(jià)機(jī)制缺失
建立以達(dá)成目標(biāo)為責(zé)任的激勵(lì)約束機(jī)制，制定獎(jiǎng)懲制度，是確保高校內(nèi)部控制有效執(zhí)行和持續(xù)優(yōu)化的重要手段。X高校績效考核基本是與各部門的黨建、廉政、意識、安全穩(wěn)定及年初制定的管理目標(biāo)工作有關(guān)。管理目標(biāo)也只是業(yè)務(wù)工作完成情況，并未將內(nèi)部控制審計(jì)監(jiān)督結(jié)果納入績效考核評價(jià)范圍，也未將結(jié)果運(yùn)用于職務(wù)選聘、職稱晉升等方面。
四、完善X高校內(nèi)部控制建設(shè)的建議
（一）增強(qiáng)內(nèi)控管理意識，營造良好氛圍
全覆蓋宣傳，增強(qiáng)全員內(nèi)控意識。內(nèi)部控制建設(shè)本應(yīng)是學(xué)校全體成員一起參與建設(shè)的項(xiàng)目，而不是某一個(gè)部門的事情。X高校管理層應(yīng)發(fā)揮在內(nèi)部控制建設(shè)中的領(lǐng)導(dǎo)作用，號召全體教職工一起學(xué)內(nèi)控、知內(nèi)控，主動(dòng)用內(nèi)控、講內(nèi)控，營造良好的內(nèi)控氛圍，將內(nèi)控意識融入學(xué)校日常管理中。
（二）不斷完善內(nèi)部控制制度建設(shè)
社會(huì)在不斷發(fā)展，所以，制度不能一成不變。X高校應(yīng)定期開展制度對標(biāo)自查工作，通過對上行文與自身現(xiàn)有制度進(jìn)行比對，及時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有內(nèi)控制度和業(yè)務(wù)流程中存在的不足和薄弱環(huán)節(jié)，逐步對內(nèi)控制度進(jìn)行修改完善，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化。同時(shí)，由校辦牽頭、各部門積極配合做好內(nèi)部控制制度手冊匯編工作，保證各項(xiàng)制度間能有效銜接，相互補(bǔ)充，避免再出現(xiàn)制度矛盾現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展有據(jù)可依，更好地為內(nèi)部控制建設(shè)環(huán)境奠定制度基礎(chǔ)。
（三）建立健全高校內(nèi)部控制考核機(jī)制，提高制度執(zhí)行力
考核往往能推動(dòng)工作順利開展，因此，建立健全內(nèi)部控制考核制度，設(shè)立科學(xué)、合理的考評獎(jiǎng)懲體系，是推動(dòng)高校內(nèi)部控制制度執(zhí)行的重要方式。將內(nèi)部控制執(zhí)行情況、內(nèi)部控制評價(jià)結(jié)果與部門、個(gè)人績效、晉升掛鉤，在此考核機(jī)制的影響下，教職工較易受內(nèi)部控制制度的約束，自覺按照制度要求規(guī)范自己的行為，從而提高制度執(zhí)行力，提升高校管理效能。
（四）建立高效的信息溝通渠道
內(nèi)部控制建設(shè)的最終是以信息化手段將業(yè)務(wù)流程固定在信息系統(tǒng)中，利用信息系統(tǒng)加強(qiáng)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的控制，實(shí)現(xiàn)信息資源共享；即可減少人為操縱，又能提高信息傳遞的速度，提高辦公效率。但不能忽略的考慮前提是，X高?，F(xiàn)有正在使用的系統(tǒng)已較完備，是否可以搭建“橋梁”實(shí)現(xiàn)信息互通；如需新購信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)是否真正符合學(xué)校實(shí)際業(yè)務(wù)需要，新購入的使用效益是否比“搭橋”的效益高等問題。需要明白的是，內(nèi)部控制信息化并不等于直接購入內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。有些研發(fā)公司的系統(tǒng)并不遵守新政府會(huì)計(jì)制度，違背了核算基礎(chǔ)，得出來的數(shù)據(jù)并不真實(shí)完整，影響管理層決策。X高校的各個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)其實(shí)已較為成熟，可以從打通各個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的“橋梁”方面考慮進(jìn)行整合，既方便教職工繼續(xù)使用，又避免推翻重來花費(fèi)的磨合時(shí)間成本；同時(shí)又可保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)延續(xù)性及完整性，有利于管理層做出正確決策。
（五）強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)的作用
完善內(nèi)部控制評價(jià)制度，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的內(nèi)部控制監(jiān)督評價(jià)體系，對重點(diǎn)項(xiàng)目、專項(xiàng)項(xiàng)目資金建立有效的監(jiān)督機(jī)制，定期開展專項(xiàng)審計(jì)，將事后審計(jì)逐漸前移，重視事前與事中監(jiān)督審計(jì)，科學(xué)地預(yù)警和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)內(nèi)控監(jiān)督審計(jì)工作常態(tài)化。通過擴(kuò)大監(jiān)督范圍、增強(qiáng)監(jiān)督力度、有效運(yùn)用監(jiān)督結(jié)果，強(qiáng)化追責(zé)和整改，充分發(fā)揮監(jiān)督審計(jì)職能，使高校每一位教職工都能牢固樹立風(fēng)險(xiǎn)管理意識，將內(nèi)控嵌入到日常工作守則中，使高校內(nèi)部控制工作可以更為有力地推進(jìn)。
五、結(jié)語
在新時(shí)代發(fā)展的背景下，X高校應(yīng)繼續(xù)加大內(nèi)部控制培訓(xùn)，增強(qiáng)教職工的風(fēng)險(xiǎn)意識和責(zé)任意識，讓每一位教職工充分認(rèn)識內(nèi)部控制的重要性；同時(shí)也應(yīng)認(rèn)識到內(nèi)部控制建設(shè)是一個(gè)不斷完善的過程，沒有終點(diǎn)，一直在路上。要通過不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷優(yōu)化流程、健全制度，并結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行信息化建設(shè)來完善內(nèi)部控制體系；通過有效運(yùn)用內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)結(jié)果來對內(nèi)部體系進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，科學(xué)規(guī)避各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效能，構(gòu)建良好的現(xiàn)代高校管理環(huán)境，為自身長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
作者:黃鈺 羅碧 單位:右江民族醫(yī)學(xué)院
