談信息化時代加強信息系統歸檔

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在當前信息化時代，我們很多工作都通過信息系統來完成，文件流轉有文件管理系統；檔案有檔案管理系統；生產有生產管理系統；安全有安全管理系統；施工作業(yè)有施工管理系統，還有合同管理系統、財務管理系統等等。基本上信息系統涵蓋了我們生活和工作的方方面面，半數以上的業(yè)務工作都需要在信息系統上完成。檔案作為人類活動的“記錄者”，在當今信息化時代，做好檔案工作必須加強信息系統的歸檔工作。

一、信息系統歸檔的意義和含義

在當今信息化時代，信息系統記錄著大量的個人及組織的生活、工作信息，從各個方面反映著社會的運行情況。而檔案則是人類社會在實踐活動中的真實記錄，從這個意義上，信息系統的歸檔必須納入檔案工作中，且應該是當前檔案工作的重要組成部分。各項信息系統的歸檔也是建設數字檔案館的重要內容，各信息系統產生的電子文件是建設數字檔案館的基礎資源，數字檔案館是檔案工作的發(fā)展方向，從這個意義上，信息系統歸檔工作的質量影響了檔案工作的發(fā)展和與時俱進。信息系統的歸檔就是將信息系統的建設、運行、管理和監(jiān)管等活動中產生的各種載體的記錄進行收集、整理并移交檔案部門的過程。

二、信息系統歸檔的內容和方式

信息系統的歸檔內容主要有系統自身建設及運行管理、業(yè)務流程兩部分。系統自身建設及運行管理歸檔應包含信息系統規(guī)劃、審批、建設、驗收、運行、維護、驗收等過程文件和記錄的歸檔。業(yè)務流程歸檔應包括具體業(yè)務流程建立、流轉、審批、反饋、依據等文件和記錄。信息系統歸檔可根據實際情況采取離線歸檔和在線歸檔。一般來說，如果具體業(yè)務信息系統與檔案管理系統相關聯，可采取實時在線歸檔，也就是在具體業(yè)務流程結束后及時點擊歸檔；如果具體業(yè)務信息系統沒有與檔案管理系統關聯的，采取定期離線歸檔，可按年、季度等向檔案部門歸檔刻錄好的光盤。

三、信息系統歸檔的實施方法

1.在系統規(guī)劃的同時考慮歸檔功能。信息系統的歸檔應在系統建設時作為系統的一項功能進行同步規(guī)劃和建設。在信息系統規(guī)劃和建設時，信息系統管理部門應與檔案部門進行溝通，獲取檔案管理的相關要求，在系統建設時應考慮歸檔數據的完整性及歸檔功能實現的便捷性；檔案部門應在系統規(guī)劃時提出檔案歸檔和管理要求，在系統建設時測試歸檔功能的有效性及歸檔數據的完整性、準確性和可讀性。在信息系統上線驗收之前，應由本單位及上級單位檔案部門專家對項目檔案和項目歸檔功能進行專項驗收并出具驗收意見書。未進行驗收或者驗收不合格的信息系統不得投入使用。

2.以業(yè)務的標準化為基礎。檔案的信息化和標準化是檔案管理的工作目標之一，檔案的信息化以檔案的標準化為基礎，檔案的標準化包含檔案整理的標準化及檔案內容的標準化。檔案內容的標準化依賴于檔案來源的標準化。因此，做好信息系統的歸檔應以業(yè)務的標準化為基礎，包括業(yè)務流程、記錄和文件格式內容的標準化、統一化。信息系統的建設同樣依賴于相關業(yè)務流程的標準化。統一的流程、統一的文件格式和內容是進行信息系統建設和應用的前提和基礎。如果不能實現業(yè)務的標準化，就會造成系統中相關流程數量大、繁瑣，最后系統將會非常臃腫，不便于應用，歸檔文件和記錄給檔案整理和歸檔人員帶來很大的負擔。信息系統歸檔的標準化還包括歸檔文件格式采用通用的文件格式，盡量減少專用格式，保證歸檔電子文件可讀性。

3.實現業(yè)務系統與檔案系統的無縫對接。在信息化時代，信息技術的應用應能減少檔案人員整理檔案等體力勞動的工作量，以便檔案人員能有更多的時間做好檔案內容的開發(fā)利用。那么，在業(yè)務系統中應保留向檔案系統歸檔的接口，從而實現業(yè)務系統向檔案系統的自動歸檔，這也是建設數字檔案館的必備條件。實現業(yè)務系統與檔案系統的無縫對接，需要檔案部門、業(yè)務系統管理部門、具體業(yè)務部門的共同努力，檔案部門和業(yè)務系統管理部門共同確定歸檔接口的方式、數據傳遞方式以及在各自系統中的映射，保證歸檔數據的真實性和可讀性；檔案部門和具體業(yè)務部門共同確定歸檔數據的格式、內容以及元數據等的要求，保證歸檔數據的完整性和真實性。

4.重視元數據的歸檔。在信息系統中形成的應歸檔文件一般為電子文件，電子文件的易更改性要求必須同時歸檔電子文件的元數據來保證歸檔電子文件的真實性和可靠性。歸檔時應將電子文件與元數據一并歸檔，并建立電子文件和元數據的關聯關系。元數據應包含描述電子文件內容、背景、結構及其管理過程的數據，能夠真實再現電子文件的產生、修改和流轉信息，具有可追溯性。對元數據的項目的設置和管理，信息系統管理部門應與檔案部門進行溝通，并盡可能采取系統自動生成并伴隨電子文件歸檔到檔案系統中，減少人為對元數據的干擾，保障電子文件的真實性，為電子文件發(fā)揮憑證作用打好基礎。

四、信息系統歸檔的現狀及對策

目前，各單位為了提高工作效率，開發(fā)了很多的業(yè)務信息系統。但是，這些業(yè)務系統相對孤立，還有一些系統不能生成有效的符合歸檔要求的電子文件，信息系統之間未能關聯在一起，特別是未能與檔案管理系統相關聯，較多的只是將文件管理系統與檔案管理系統進行了關聯。這也就制約了電子文件的歸檔工作，影響了建立數字檔案館的進程。在這種情況下，檔案部門和業(yè)務系統部門應充分溝通和合作，特別是在系統規(guī)劃和建設時，檔案部門應主動出擊，提出歸檔要求，保證信息時代電子文件歸檔的完整性。在信息化時代，檔案部門要適應時代要求，主動作為，加強信息系統的歸檔工作，為建設數字檔案館做好館藏資源建設，做好人類實踐活動的“記錄者”。

作者：趙宏育 單位：遼陽市宏偉區(qū)黨群事務服務中心