高校學院行政管理人員工作現(xiàn)狀與對策

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【摘要】行政管理工作是高校發(fā)展中的重要組成部分，是教學、科研工作的支撐。隨著高校的發(fā)展，對行政管理工作也提出了更高的要求，服務對象增多、工作量增加，需要管理人員在管理思路上不斷更新以適應變化的校園環(huán)境。本文先對高校各學院的行政管理人員工作現(xiàn)狀進行分析，然后針對這些問題進行分析，并提出相對應的解決措施。

【關鍵詞】高校二級學院；行政管理；管理人員

校、院兩級管理是高校普遍的管理模式，學院行政辦公室是學校的基礎管理和綜合辦事機構，主要工作就是教學、科研、實驗技術的輔助管理和行政服務等，同時也是學校、學院和學生聯(lián)系的紐帶。隨著高校的不斷發(fā)展進步，管理人員面對的服務對象、工作量也在逐漸增多，基層行政人員的地位低、待遇低、職稱低，行政人員現(xiàn)面臨的問題也逐漸凸顯。本文將通過對管理人員工作現(xiàn)狀進行分析，提出相對應的解決措施。

一、努力工作卻依然無法讓服務對象滿意

這是大部分行政管理人員所面臨的問題，工作時間長，工作任務多，但卻依然沒有得到良好的評價，甚至還會有各種不好的評價產生，造成這種情況有以下幾種原因：1.做的事情和老師的需求無關；2.能力不足或者因崗位限制，導致了處理事情的結果并沒有達到老師的預期；3.工作效率低下，處理問題花費了太長的時間，服務對象很可能自己已經解決了相關問題，然后才收到辦公室給出的反饋結果，給老師和學生留下了辦事拖沓的印象；4.行政管理崗的核心是為學校師生提供優(yōu)質的服務，如果懶散或消極應對服務對象的訴求，沒有給予基本的尊重和禮貌，會大大降低老師的信任度，造成不良影響；5.答應了的事情沒有兌現(xiàn)或者忘記做，導致了服務對象的不滿。

二、管理范圍廣、內容多管理人員壓力大

辦公室行政管理人員涉及的工作內容較多且具體，主要包括以下一些內容：人事管理和財務報賬工作、博士和碩士研究生招生培養(yǎng)及學籍管理工作、科研項目申報運營管理工作、設備維護保養(yǎng)工作、實驗室消防安全宣傳教育、各類制度建設、后勤維修保障等諸多內容，涉及范圍廣、內容多。從學院人員配備情況來看，辦公室一般配有1∽2名行政管理人員，由于管理類事務工作相對瑣碎繁雜，需投入大量精力及時間，在保證工作按時按質完成的同時，也要保證工作要面面俱到，從而給工作人員增加了不少壓力，也造成了工作效率低下、不能按時完成工作等情況的出現(xiàn)，除此之外，現(xiàn)階段大部分學校的人事政策、薪酬制度、人際關系、家庭生活等也是造成管理人員壓力增加的原因，這對學院管理人員的心理素質和業(yè)務素質提出了較高的要求。

三、工作多年，晉升無望，工作積極性日漸下降

近年來，行政管理人員的待遇較以前有所提升，但發(fā)展前景仍不明朗。高校以往“重教學科研，輕管理”的做法深入人心，高校教學科研崗的老師收入與職稱掛鉤，反觀行政管理人員，由于工作性質的原因，即使工作多年，也很難有實質性的成果和業(yè)績，不能滿足晉升的必備條件，工資水平常年不變，使得高校的教學科研人員與行政管理人員收入差距拉大，且隨著時間的推移，收入的不平衡也會導致行政管理人員產生很多負面情緒，降低了工作積極性，影響工作正常開展，長此以往，不利于學院和學校的發(fā)展。

四、千篇一律的工作內容，“坐班制”的工作性質，缺少學習機會，導致工作缺乏創(chuàng)新性

隨著國內科學技術的不斷發(fā)展進步，國內各個高校對行政辦公室加快推進現(xiàn)代化、信息化的要求不斷提高，網絡信息管理成為了建設的重點方向之一。學校通過建立龐大的信息管理系統(tǒng)，希望通過信息網絡技術，實現(xiàn)辦公“自動化”“智能化”，減少辦公流程，提高辦公效率，規(guī)范辦公室管理，但是“坐班制”的工作性質，使得行政管理人員沒有足夠的時間去學習現(xiàn)代信息技術，部分老師也只是學到了一些基礎應用技術，遠遠達不到學校預期的效果，導致了部分管理人員不能適應現(xiàn)代信息技術在工作崗位中的應用，不能熟練運用各種辦公軟件以及網絡信息平臺和管理系統(tǒng)，反而降低了工作效率，在后面的工作中，逐步被取代或者換崗。另外雖然隨著我國國際化的發(fā)展趨勢越來越明顯，高校也越來越重視與國內外大學的各類學術交流活動，同時對于國內外優(yōu)秀青年學者，國家在政策和財政上都給予了很大的支持和幫助，鼓勵教學科研人員積極參加國內外學術交流、中短期相互訪問等各類學術活動，反觀行政管理人員辦公技能水平的提高和改善沒有引起學校足夠的重視，也沒有給予必要的支持，造成了行政管理人員的自身知識和素質水平提升受限，一直沿用舊方式、老模式的工作方式辦公，與“現(xiàn)代化辦公”理念越來越遠，一成不變的工作和老舊的工作方式，使得行政管理人員在工作上嚴重缺乏創(chuàng)新能力。

五、改善高校行政管理人員現(xiàn)狀對策

首先，行政管理人員需要面對眾多老師學生，遇到的問題也是多種多樣，如果用統(tǒng)一不變的處理方式來解決不同情況的問題，服務對象的滿意度也必然會隨之下降。針對以上情況，我們需要從以下幾個方面來改進：（1）保持有效溝通，充分理解服務對象的想法以及他們期望的結果，理解服務對象的訴求，特別是處理比較復雜的工作時，要及時與服務對象保持聯(lián)系，有效的溝通能讓管理人員少走彎路，提高辦事效率。（2）及時匯報工作進程，管理人員不管是對上還是對下，應把握好時間，及時匯報工作進行情況，一旦出現(xiàn)問題，能夠及時修復彌補。（3）高校行政管理人員必須有為教學科研服務、為基層服務、為教職工服務、為學生服務的思想作風和工作態(tài)度，對服務對象要有禮節(jié)、有耐心，管理服務工作需要規(guī)范禮貌用語，不管是電話、郵件還是網絡軟件溝通，都必須顯示出對服務對象的基本禮儀與尊重，耐心聽取對方的訴求，積極回應并告知在自己工作職責范圍內，會及時解決相關問題。（4）公事要公辦，要依照已有的政策文件、制度辦法、會議精神等處理相關問題，如果遇見不確定問題，及時向領導匯報，向服務對象轉告并建議解決辦法，認真對待每一件事情，隨時做好工作記錄，防止工作遺漏。其次，行政管理人員一定要做好工作規(guī)劃。鑒于人員缺少、工作不少的情況，行政管理人員一定要有計劃地開展各項工作任務，做好工作分類，重要工作優(yōu)先做，同類性質的工作統(tǒng)一處理，在做一件工作的時候不能分心，保證工作質量；學校也可以考慮給老師提供心理咨詢服務，幫助老師們緩解心理壓力，保持一個健康積極的心態(tài)，有利于各項工作的開展。行政管理人員一定要強化服務觀念，端正服務態(tài)度，辦公室開展的各項工作本質都是為廣大教職工和學生服務，好的服務是管理人員的工作宗旨，也是工作核心。隨著學校的快速發(fā)展，各學院辦公室工作數據的逐步增加，需要行政管理人員更加精確地統(tǒng)計、保存各項數據情況，傳統(tǒng)的紙質文件保存辦法和純人工工作已經無法滿足日常管理需要，這就需要行政管理人員為了適應現(xiàn)代化辦公而不斷學習進步，提高對現(xiàn)代化辦公軟件、信息系統(tǒng)的掌握水平，學習新的知識，提升工作效率，順應時代進步，努力實現(xiàn)辦公室“自動化”“智能化”辦公，通過建設完善的網絡信息系統(tǒng)，讓服務對象不論在何時何地，通過各種電腦、手機等電子設備都能夠快速解決問題，讓服務對象不用反復來回跑路。也能完成工作，保證各項工作的順利開展。同時根據領導安排的工作任務，以大局為重，有針對性地完成各項工作，更好地為學院師生服務。最后，高校本身應盡快完善行政管理人員的晉升機制和激勵機制。晉升機制如建立類似于專業(yè)技術職務晉升辦法的職員制評審制度，對于達到相應條件的管理人員進行職級評審，由于辦公室行政事務具有復雜性和不確定性，工作成績難以量化，難以獨立評估管理人員的工作優(yōu)劣，因此，職員制評審制度需要建立立體的評審系統(tǒng)，將定量指標與定性指標相結合，讓服務對象參與到評估里，能更客觀和準確地評估管理人員的工作成效。通過增加行政管理人員的晉升渠道，提高管理人員的薪酬待遇，可以讓管理人員保持工作積極性，消除管理人員職業(yè)倦怠感，增強工作原動力，提高行政效率，保證高校的各項事業(yè)穩(wěn)固發(fā)展。同時學校應考慮是否能定期組織開展管理人員辦公技能素質培訓、英語技能培訓、戶外素質拓展等不同類型的針對行政管理人員的培訓項目。通過統(tǒng)一的學習培訓，不但可以加強不同部門行政人員之間的聯(lián)系，同時還能提高他們的辦公素質，放松心理壓力，使行政人員在工作中充滿活力，在今后的工作中更快適應辦公室數字化建設，熟練運用各類辦公軟件和網絡信息技術，讓行政管理人員在工作中不斷進步，充分發(fā)揮他們的工作創(chuàng)新能力。

六、結語

隨著高校的不斷深化改革，學校行政管理人員當前面臨的工作和發(fā)展困境不僅需要靠自身努力，也需要學校出臺更加完善的人事管理制度支持行政人員后期發(fā)展。行政工作繁瑣而平凡，但是每一件事情都關乎學院每位老師的切身利益，高效開展日常工作，讓辦公實現(xiàn)信息化、數字化、智能化，保證教學科研崗的老師能夠將更多精力放在科研教育事業(yè)中，讓學生能夠無后顧之憂地專心學習。本文對高校學院行政管理人員的工作現(xiàn)狀進行了簡單分析，也提出了相應的應對辦法，行政管理人員的現(xiàn)狀改變不僅需要管理人員提高自身綜合素質和專業(yè)辦公能力，也需要學校出臺更加詳細具體的管理人員晉升辦法和管理人員考核辦法，完善高校管理崗人事管理制度，提供更多渠道讓行政管理人員有更多學習交流的機會，定期組織開展與辦公相關的技能培訓項目和戶外素質拓展能夠提升行政人員的業(yè)務能力和協(xié)調組織能力，提高管理人員的辦公素質和工作積極性，充分發(fā)揮管理人員的創(chuàng)新能力，更好地為學院師生提供服務，為學校發(fā)展作出更大的貢獻。

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作者：王迪 范敏敏 唐艷 張聰 單位：四川大學高分子研究所高分子材料工程國家重點實驗室