提高高校行政管理效率的途徑

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摘要：

對(duì)于高校內(nèi)部行政管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，提高其管理效率是一項(xiàng)很核心任務(wù)。筆者認(rèn)為：提高高校行政管理效率的主要途徑：一是明確認(rèn)識(shí)教育行政管理對(duì)象，矯正對(duì)其認(rèn)識(shí)；二是合理完善高校行政組織管理機(jī)制；三是提高高校行政管理人員綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：高校 行政管理 效率 探究

一、明確管理對(duì)象，矯正對(duì)其認(rèn)識(shí)

管理制度是為管理對(duì)象而建立，它的建立內(nèi)容與管理對(duì)象密切相關(guān)。只有明確認(rèn)識(shí)到管理對(duì)象的各方面特點(diǎn)和需求，并根據(jù)該對(duì)象自身需要采取相應(yīng)的管理措施，才能使行政管理工作開(kāi)展得收放自如，這樣管理工作才事半功倍。高校行政管理主要體現(xiàn)在對(duì)于教學(xué)科研、黨政工團(tuán)、教學(xué)輔導(dǎo)、校辦企業(yè)、對(duì)外科研服務(wù)等行政管理中，所以行政管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁重的工作，其管理對(duì)象也涉及到不同職位的成員，在此主要將其管理對(duì)象分成大類(lèi)作分析。

1.教師。

師者，“傳道授業(yè)解惑也”，教師是一項(xiàng)非常體面又受人尊重的職業(yè)，作為教師應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)范自己的言行舉止，立身作則，為學(xué)生做好榜樣，這就要求教師在專業(yè)素質(zhì)方面、思想道德方面、職業(yè)素養(yǎng)方面有較高的能力和覺(jué)悟。所以，管理教師這項(xiàng)工作必須由專業(yè)管理人員依照遵循教學(xué)規(guī)律的方式進(jìn)行。

2.學(xué)生。

學(xué)生高校是接受教育的主體，高校的一切管理措施的最終目的都是為了更好地服務(wù)于受教育者。高校學(xué)生經(jīng)過(guò)層層考試選拔最后升入高等學(xué)府，認(rèn)知、處理事物的能力相對(duì)較高，更能適應(yīng)和接受新事物、新思想，行政管理工作者應(yīng)及時(shí)觀察學(xué)生們的思想動(dòng)向，在秉承“學(xué)術(shù)自由”的規(guī)則下，適時(shí)采取措施指引和矯正學(xué)生心態(tài)，以防其走向偏激或極端。另外，“世界上沒(méi)有兩片完全相同的樹(shù)葉”，學(xué)生們的天性、背景、經(jīng)歷、生活環(huán)境等不盡相同，另外高校學(xué)生學(xué)歷也分為本科生、碩士生、博士生等，所以每個(gè)學(xué)生都有自身特殊的地方，教育行政管理者需要因材施教、分門(mén)別類(lèi)地制定制度來(lái)規(guī)范和督導(dǎo)學(xué)生，這樣管理方法與學(xué)生問(wèn)題相匹配，可以提高管理效率。

3.教輔人員。

也稱教導(dǎo)輔助人員，如在圖書(shū)館工作人員，相對(duì)教師和學(xué)生，教輔人員的所占比例較小，但由于其中人員來(lái)源復(fù)雜，可能是普通職工，可能是教師，可能是退休干部，也可能是其他職位人員，對(duì)于這種職位的群體，可以根據(jù)他們共同特點(diǎn)設(shè)立相應(yīng)管理辦法。

4.行政干部。

行政干部人員也較少，其主要任務(wù)是接受有關(guān)上級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的指示，對(duì)學(xué)生日常學(xué)習(xí)生活進(jìn)行管理，屬于行政教育體系中的指導(dǎo)人和決策人。

5.后勤職工。

這一職業(yè)群體成員主要來(lái)源于有關(guān)企業(yè)干部和普通職工，所以對(duì)于這一職位成員的管理方法與其他略有不同，隨著實(shí)踐的推移，企業(yè)化管理將逐漸進(jìn)入高校行政管理體系。以上各層次人員構(gòu)成了高校行政管理的結(jié)構(gòu)，其中級(jí)別層次是：黨委書(shū)記和校長(zhǎng)屬于學(xué)校相互獨(dú)立的最高管理級(jí)別，都直接對(duì)學(xué)校的各主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行任命和管理，學(xué)校各主管領(lǐng)導(dǎo)又直接領(lǐng)導(dǎo)管理各系、處中層級(jí)別的行政管理干部，然后處于最下層級(jí)別、直接對(duì)中層行政管理干部負(fù)責(zé)的是教研干部、學(xué)生、教輔人員、黨政干部、企業(yè)職工等。這些不同級(jí)別的人員可以在不同職位間轉(zhuǎn)換，比如升職、轉(zhuǎn)業(yè)、退休等情況，這就要求行政管理人員及時(shí)改進(jìn)和調(diào)整行政管理措施，以便適應(yīng)管理對(duì)象各種情形的發(fā)生。

二、合理完善教育行政機(jī)制

我國(guó)高校行政組織指定的規(guī)章制度一般都很明確，一般學(xué)校里的管理組織分工清楚、管理理性化、領(lǐng)取固定薪水，這種狀況導(dǎo)致相應(yīng)的管理組織存在弊端。應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施填補(bǔ)和矯正。

1.避免各自為政，促進(jìn)分工協(xié)作。

學(xué)校各個(gè)級(jí)別層次分明，同一級(jí)別和層次人員也互不交流，由此可能導(dǎo)致一些弊端：行政人員官僚化，只知道聽(tīng)從上級(jí)命令，指揮下級(jí)工作。比如行政系統(tǒng)只會(huì)接受上級(jí)下發(fā)的命令，然后根據(jù)命令采取行動(dòng)，卻不顧及教學(xué)系統(tǒng)是否實(shí)際適用該命令，各體系之間不能相互交流、通融，達(dá)不到默契合作、相互支持的境地，甚至有的部門(mén)之間相互抵制、排擠，造成不必要損失，大大降低了行政管理效率。解決這一弊端，根據(jù)業(yè)務(wù)開(kāi)展，需要堅(jiān)持分工協(xié)作這一工作原則，學(xué)校組織建設(shè)要進(jìn)行嚴(yán)格分工，并建立有效的調(diào)節(jié)機(jī)制，只有各部門(mén)之間相互合作，工作才能有效地進(jìn)行。

2.避免組織自我膨脹，進(jìn)行精兵簡(jiǎn)政。

自我膨脹大多數(shù)是組織身不由己的趨勢(shì)，可能會(huì)由于很多種原因造成，比如，新建機(jī)構(gòu)需要納入成員，基層干部分派到某地實(shí)踐，部門(mén)工作繁忙需要增加職位等。除此之外還可能由于關(guān)系和人情等而接受多余的、不必要的成員，甚至因人設(shè)職，增加了冗余的人員和機(jī)構(gòu)，也增加了不必要資金支出帶來(lái)的浪費(fèi)。最終致使部門(mén)走入惡性循環(huán)的軌道里，各個(gè)部門(mén)成員相互推卸責(zé)任、無(wú)實(shí)際作為，為體現(xiàn)其“業(yè)績(jī)”，不惜人力、財(cái)力，以虛無(wú)形式主義開(kāi)展不必要的工作，不但沒(méi)有實(shí)際效果，還可能會(huì)干預(yù)到其他人正常工作的進(jìn)行。對(duì)于這種現(xiàn)象，必須嚴(yán)格限制相關(guān)機(jī)構(gòu)和部門(mén)的設(shè)置，提高有關(guān)人員進(jìn)入部門(mén)的門(mén)檻兒，除去各種不必要的機(jī)構(gòu)和工作人員，精簡(jiǎn)部門(mén)員工?？梢酝ㄟ^(guò)優(yōu)勝劣汰、適者留下的方式進(jìn)行選拔，另外在日常任職期間，應(yīng)當(dāng)時(shí)常開(kāi)展教育培訓(xùn)工作，增強(qiáng)員工綜合素質(zhì)和能力。此外，在管理觀念和方式上還遺留著封建舊思想，以為既然坐上這一職位即可高枕無(wú)憂，日常疏于工作管理，在其位不謀其政，放任自己的懶散，使整體行政管理系統(tǒng)無(wú)法形成銜接體系。還有行政管理人員較多，系統(tǒng)龐大，左右推脫，效率不高。加上行政管理人員進(jìn)入事業(yè)編制的“終身制”制度，就使更多人可以終身不勞而獲、增加行政管理體系的開(kāi)支負(fù)擔(dān)。因此，高校應(yīng)當(dāng)實(shí)行全體員工合同制，遵循“公平競(jìng)爭(zhēng)、公開(kāi)招聘、擇優(yōu)聘任、嚴(yán)格考核、按需設(shè)崗、和約管理”準(zhǔn)則，嚴(yán)格強(qiáng)化崗位聘任和后期考核制度。最后，需要制定各種管理?xiàng)l例和規(guī)章制度，以便良性發(fā)展高校的行政管理工作，使其有法可依、有據(jù)可循。為了提高高校行政管理的民主觀念和透明度，學(xué)校應(yīng)當(dāng)實(shí)施開(kāi)放性的管理工作。可以設(shè)立相應(yīng)的相互約束制度和獎(jiǎng)勵(lì)制度，以便轉(zhuǎn)變員工散漫的工作態(tài)度。但是這一切制度又都要圍繞一個(gè)基本原則設(shè)定，那就是“以人為本”，因?yàn)樗泄芾沓蓡T：如老師、學(xué)生、干部等，都是具有理性和感情的人，采取的措施應(yīng)當(dāng)適度，使大家在最佳狀態(tài)下發(fā)揮才能。3.避免職務(wù)飽和，激勵(lì)員工上進(jìn)心?？茖咏M織結(jié)構(gòu)具有權(quán)利分層和職位分類(lèi)的特點(diǎn)。在科層組織中，級(jí)別越高，職位越少，然而因?yàn)橐话銌T工的薪資與職位級(jí)別掛鉤，員工們的奮斗目標(biāo)是級(jí)別晉升。高層管理職位已經(jīng)飽和，自身按資歷排隊(duì)尚需要一定時(shí)間才能升遷，使得下級(jí)成員失去了努力進(jìn)取動(dòng)力。況且，上級(jí)飽和職位人員中還可能存在不稱職的人，使得下級(jí)成員人心不一，沒(méi)有工作勁頭。這時(shí)需要建立“平者讓、能者上、庸者下”激勵(lì)機(jī)制，任用好各類(lèi)人才。

三、提高高校行政管理成員的綜合素質(zhì)

高校行政管理人員承擔(dān)著學(xué)校大大小小的管理，對(duì)全校師生和其他工作人員負(fù)責(zé)，他們自身心理素質(zhì)、業(yè)務(wù)知識(shí)、政治思想、工作能力、道德修養(yǎng)等高低程度，和他們時(shí)間與效率觀念的強(qiáng)弱，對(duì)于行政管理工作的效率具有直接的影響作用。應(yīng)當(dāng)全面調(diào)動(dòng)他們對(duì)于工作的積極性，提高全體工作人員的素質(zhì)和效率?？梢酝ㄟ^(guò)全面、系統(tǒng)對(duì)他們進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)和教育，當(dāng)員工對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)達(dá)到一定臨界點(diǎn)，會(huì)越來(lái)越熱愛(ài)教育行業(yè)、希望為教育事業(yè)做出一些自身的貢獻(xiàn)；懂得教育教學(xué)應(yīng)遵循的規(guī)律，學(xué)會(huì)使用科學(xué)有效地方法進(jìn)行管理工作；與時(shí)代接軌，適時(shí)對(duì)管理體系進(jìn)行改革和創(chuàng)新；熟練操作辦公軟件，提高獲取信息的速度，適應(yīng)快速發(fā)展的信息化社會(huì)。高校行政管理體系對(duì)整個(gè)學(xué)校管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，如同支撐一個(gè)人行為的骨架，沒(méi)有了教育行政管理系統(tǒng)，教育系統(tǒng)將一盤(pán)散沙，沒(méi)有目標(biāo)和方向，提高行政管理系統(tǒng)的效率對(duì)于學(xué)校教育與教學(xué)工作的順利進(jìn)行和快速開(kāi)展非常重要。綜上所述，提高行政管理工作效率，首先清楚認(rèn)識(shí)管理對(duì)象特點(diǎn)，然后根據(jù)不同需求，制定相應(yīng)管理措施；合理完善教育行政機(jī)制，可以通過(guò)促進(jìn)分工協(xié)作、采取精兵簡(jiǎn)政、避免職務(wù)飽和等；另外，通過(guò)不斷地教育和培訓(xùn)，全面提高行政管理成員綜合素質(zhì)，提高高校行政管理人員管理能力。

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作者：徐少春 陳建華 單位：南京工業(yè)大學(xué)藝術(shù)設(shè)計(jì)學(xué)院