轉(zhuǎn)型期銀行會計論文

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一、轉(zhuǎn)型中銀行會計檔案管理存在的問題

1.傳統(tǒng)管理模式遺留下來的超期保管的會計檔案年代跨度長，累積量大，采取分散(粗放)管理，優(yōu)劣不分，造成資源占用和浪費，檔案保管狀況令人堪憂，急待清理消化。

2.銀行會計檔案集約化和電子化處理工作主要集中于業(yè)務(wù)運營檔案管理方面，而對銀行內(nèi)部財務(wù)會計檔案管理等方面推進(jìn)明顯滯后，仍采用傳統(tǒng)做法，使電子化整體效應(yīng)難以充分發(fā)揮。

3.實行實物會計檔案集中存管后，統(tǒng)籌規(guī)劃和提質(zhì)增效仍有許多工作要做。比如歷史留存檔案的數(shù)字化補(bǔ)錄、集中存管紙質(zhì)檔案的到期鑒定銷毀和新舊檔案更新優(yōu)化，以及檔案管理系統(tǒng)提供必要技術(shù)支持等問題，都需要予先考慮安排。

4.在實現(xiàn)不同載體的會計檔案以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的管理模式下，由于電子存檔的法律地位尚未得到最終確認(rèn)，其直接關(guān)乎銀行會計檔案存管發(fā)展取向和管理成本問題。（目前，在電子化存檔能夠極大滿足利用需要的情況下，銀行仍保管著數(shù)量龐大的紙質(zhì)會計檔案，且增長迅速，而其利用率很低，且越來越少，在保管與利用之間形成巨大反差，這對銀行來說已構(gòu)成不小的成本負(fù)擔(dān)。）

5.對銀行后臺檔案作業(yè)實行第三方服務(wù)外包，可緩解銀行人員緊張矛盾，實現(xiàn)不同資源優(yōu)化配置和工作效率提高，但安全因素始終是一個不容忽視的問題。

6.會計憑證的鑒定銷毀標(biāo)準(zhǔn)單一，只考慮業(yè)務(wù)價值，而忽略歷史價值，在一定程度上造成歷史記憶的缺失。

二、轉(zhuǎn)型中銀行會計檔案管理優(yōu)化的對策與思考

1.對數(shù)字化前歷史積存會計檔案進(jìn)行整體優(yōu)化瘦身。最直接、最有效的方法就是開展檔案的鑒定銷毀工作。這項工作以前也開展過，但不是每家銀行機(jī)構(gòu)都做了，或者做得不徹底、不全面，檔案超期保管的現(xiàn)象普遍存在。銀行歷史會計檔案不能夠及時鑒定銷毀的主要原因，概括起來說：就是沒有樹立正確的檔案觀，沒有明確的工作目標(biāo)和建立必要的檔案管理責(zé)任制，具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)沒跟上，才使“畏難求穩(wěn)”、“無事無責(zé)”的錯誤觀念得以存在和通行，以致貽誤處理時機(jī)。因此，在轉(zhuǎn)型中，必須對癥下藥，加快對沉淀、超期保管的歷史檔案進(jìn)行去庫存化，達(dá)到優(yōu)化庫存和輕裝上陣的目的。對在去庫存化中，保留下來的、有繼續(xù)保存價值的歷史檔案，須經(jīng)數(shù)字化處理后納入檔案系統(tǒng)管理，其實物檔案則采取集中存管，實現(xiàn)新老檔案合并管理。

2.加快銀行內(nèi)部財務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)，推進(jìn)其電子化進(jìn)程。要建立統(tǒng)一的銀行內(nèi)部財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實行分級授權(quán)管理。對各級銀行機(jī)構(gòu)的內(nèi)部財務(wù)會計核算資料，均須轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)納入管理系統(tǒng)處理，并由系統(tǒng)自動生成為電子檔案保管，實現(xiàn)綜合利用。其原始資料則由產(chǎn)生機(jī)構(gòu)按紙質(zhì)檔案管理模式統(tǒng)一進(jìn)行處理，從而實現(xiàn)全部會計檔案的電子化管理和有效銜接，充分發(fā)揮系統(tǒng)整體綜合效應(yīng)。

3．科學(xué)規(guī)劃，提高檔案集約化科學(xué)管理水平。實物會計檔案集中存管的核心是降低管理成本，實現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)。因此，在檔案庫建設(shè)規(guī)劃時，須對檔案形成、分布、數(shù)量及保管期限進(jìn)行預(yù)測分析和成本核算（目前，銀行集中入庫的檔案主要是15年和永久兩個期限），要考慮庫房的選址條件和成本、檔案存管輪替周轉(zhuǎn)使用等因素，合理規(guī)劃確定庫房位址、建設(shè)面積和檔案存放劃區(qū)。庫房建設(shè)要符合檔案保管要求，并根據(jù)檔案的不同保管期限，采取差異化保管措施。對永久保管的檔案，可按較高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和管理；會計憑證則采取?；荆瑵M足防盜、防火、防水等要求即可。要建立健全庫房檔案管理的各項規(guī)章制度，提高檔案科學(xué)化管理水平。

4.改進(jìn)對新到期檔案的鑒定銷毀工作方式。一是建立檔案管理責(zé)任制，把新到期檔案鑒定銷毀工作納入目標(biāo)管理考核內(nèi)容。上級行和檔案行政管理部門要加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)的具體指導(dǎo)，通過專業(yè)培訓(xùn)等形式提高涉檔管理人員的業(yè)務(wù)知識水平和工作能力，為開展鑒定銷毀工作奠定基礎(chǔ)。檔案鑒定銷毀工作須嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)程組織實施，落實計劃、審批和監(jiān)督等措施，確保工作有序規(guī)范進(jìn)行，實現(xiàn)庫管檔案到期正常輪替周轉(zhuǎn)，提高庫房使用效率。二是構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)技術(shù)支撐平臺。為減輕檔案鑒定銷毀工作壓力，必須將檔案管理先進(jìn)理念導(dǎo)入系統(tǒng)（前端）管理控制中。在新業(yè)務(wù)推出時，凡涉及會計核算資料的，都應(yīng)先與會計部門溝通，對其名稱、用途、性質(zhì)、歸檔范圍及保管期限等信息進(jìn)行界定，詳列明細(xì)，納入系統(tǒng)控制管理，并提供會計信息的電子閱讀和打印。對涉及債權(quán)債務(wù)、借貸關(guān)系的交易事項，須建立系統(tǒng)邏輯關(guān)系模型，實行跟蹤管理和有效對接，提供銀行債權(quán)債務(wù)管理支持。在檔案到期鑒定時，通過向系統(tǒng)輸入到期檔案鑒定范圍信息，計算機(jī)就可依據(jù)事先設(shè)定條件進(jìn)行自動搜索篩選，提交未了結(jié)債權(quán)債務(wù)檔案信息（如業(yè)務(wù)發(fā)生時間、機(jī)構(gòu)、網(wǎng)點、柜員及金額、檔案存放位置等），作為實物會計檔案清分、存毀工作的重要依據(jù)，從而破解以往銀行會計檔案銷毀鑒定分揀的難題，大大提高工作效率。

5.積極推進(jìn)銀行會計檔案電子存檔合法化?！耙噪娮訖n案為主，紙質(zhì)檔案為輔”是現(xiàn)代銀行會計檔案管理的主要形式，即充分發(fā)揮電子檔案在銀行會計檔案管理利用中的主導(dǎo)作用，同時，為滿足司法需要保留紙檔?，F(xiàn)行銀行會計檔案保管期限按《銀行會計檔案管理辦法》規(guī)定分為3年、5年、15年和永久四檔，但在執(zhí)行中，各行都明確規(guī)定：“同一會計檔案采用不同介質(zhì)保存的，應(yīng)以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔。除隨傳票裝訂的檔案及其他必須打印的檔案外，其余會計檔案可不再打印，統(tǒng)一納入會計檔案管理系統(tǒng)或采用其他磁性介質(zhì)儲存和查詢?！边@樣，3年、5年期限的電子會計檔案已不再打印和保留紙質(zhì)存檔。實現(xiàn)會計檔案的電子歸檔后，逐步減少紙質(zhì)檔案的保管已成一種趨勢?！稒n案法》第二十一條規(guī)定“：各級各類檔案館提供利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實現(xiàn)以縮微品代替原件。檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力?！边@為確認(rèn)銀行電子檔案的法律地位提供了政策依據(jù)。為適應(yīng)銀行會計檔案的電子歸檔需要，建議國家有關(guān)部門加快推進(jìn)銀行會計檔案制度的改革，研究制定對電子文件真實性、完整性確認(rèn)的方法及相應(yīng)法定確認(rèn)程序，通過法定途徑，實現(xiàn)銀行會計檔案電子存檔合法化。

6.切實加強(qiáng)第三方服務(wù)外包的管理。一要嚴(yán)把準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。銀行機(jī)構(gòu)應(yīng)該選擇具有相關(guān)主管部門認(rèn)可認(rèn)證資質(zhì)的第三方服務(wù)外包商，以避免服務(wù)外包政策風(fēng)險。二要簽署保密協(xié)議。銀行機(jī)構(gòu)應(yīng)該與第三方服務(wù)外包商簽署保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和法律責(zé)任，防范會計檔案信息外泄。三要加強(qiáng)風(fēng)險管控。業(yè)務(wù)外包不是管理外包和風(fēng)險外包，銀行機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對外包業(yè)務(wù)的管理，建立和健全服務(wù)外包管理規(guī)章制度，對關(guān)鍵崗位、部位做到現(xiàn)場有人員把關(guān)，落實全程監(jiān)控措施，切實防范業(yè)務(wù)風(fēng)險。

7.完善會計憑證檔案鑒定價值標(biāo)準(zhǔn)。不管是去庫存化，還是到期檔案鑒定，都應(yīng)重視紙質(zhì)原始會計憑證的特殊歷史見證作用，要從其歷史價值角度進(jìn)行考量，對反映銀行經(jīng)營特色及時代特征的、具有存史價值的會計憑證檔案，可將其轉(zhuǎn)為實物檔案永久保留。如：反映不同歷史時期，具有典型性和代表性的；反映業(yè)務(wù)創(chuàng)新、新產(chǎn)品推出的首筆業(yè)務(wù)；涉及國家、省級重點項目或有重大影響的項目的，應(yīng)留存相應(yīng)的原始憑證，以便與其他檔案互為補(bǔ)證，完整、真實地將銀行的歷史保留下來。

作者：吳曉東 單位：中國農(nóng)業(yè)銀行嘉興分行