電視媒體文書檔案責任鏈管理探究

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【摘要】充分利用現(xiàn)代信息技術提高管理及應用水平已成為時代賦予檔案管理事業(yè)的新使命。本文從電視媒體檔案管理常見問題出發(fā)，特別是從因缺乏“可信任”環(huán)境而導致的文書檔案責任管理困難出發(fā)，提出了一個基于區(qū)塊鏈技術的文書檔案責任鏈管理設想，尋求對文書檔案進行有效的控制、引導和管理，以確保程序的正確、過程的可回溯、責任的歸屬明晰。

【關鍵詞】文書檔案；信息化；區(qū)塊鏈；可信任

一、電視媒體檔案管理的常見問題

電視媒體的文書檔案主要由文書轉化而形成，在電視媒體管理中具有不可或缺的作用。電視媒體文書檔案管理更多屬于傳統(tǒng)的檔案管理。對于傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，吳桂娟在其《加強電視媒體檔案安全管理的措施》一文中有以下具體分析：一是檔案員業(yè)務不夠精通，缺乏專業(yè)系統(tǒng)訓練，歸檔立卷分類不準確；二是人員變動帶來檔案風險，管理工作斷檔，資料泄露；三是對檔案重視度不夠，保管條件普遍較差，比較隨意；四是檔案電子化程度低，以紙質為主，有諸多不便；五是檔案不完整；六是檔案管理約束差，歸還不及時；七是檔案被惡意使用，不能正確授權；八是檔案存在災害風險。①針對以上問題，包括吳桂娟在內(nèi)的多位研究者提出了若干解決方法，如建立健全檔案管理制度、提高人員專業(yè)程度、建立綜合性檔案室、實現(xiàn)檔案數(shù)字化等。

二、電視媒體檔案管理的信息化使命

20世紀80年代以來，信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用，引發(fā)了一場新的全球性產(chǎn)業(yè)革命——信息產(chǎn)業(yè)革命。在這場新興的產(chǎn)業(yè)革命中，國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的信息化是一項核心的內(nèi)容，信息化水平已成為衡量一個國家和地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要標志。作為信息資源，檔案信息化也必將成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，同時也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的契機。利用現(xiàn)代信息技術搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡化的檔案管理服務平臺，實現(xiàn)檔案管理水平和服務水平的提升，以適應社會發(fā)展和國家信息化建設的需要，是檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)階段，也是時代賦予檔案管理工作的使命。為此，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出要加快檔案管理信息化進程，要采用大數(shù)據(jù)、智慧管理、智能樓宇管理等技術，提高檔案館業(yè)務信息化和檔案信息資源深度開發(fā)與服務水平，并在2020年初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化?！耙孕畔⒒癁楹诵摹敝辽賾撚袃蓪右馑迹皇窍喈敱壤臋n案以信息化的方式產(chǎn)生，二是檔案管理相當普遍地采用了信息化手段。國家檔案局令第13號《機關檔案管理規(guī)定》把“信息化建設”作為一大專項工作部署，要求“加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規(guī)劃”，提出，應當建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制。2019年6月，全國檔案局長館長會議要求“加大檔案科技攻關，加快推進檔案信息化建設”。2019年12月，國家檔案局在部署2020年全國檔案工作時表示，要深入開展“十四五”規(guī)劃編制調研，抓好頂層設計，對“十四五”時期檔案事業(yè)發(fā)展作出科學規(guī)劃，并同步推出檔案信息化建設專項規(guī)劃，作為綜合規(guī)劃的有機延伸，為“十四五”時期有關重點工作提供指引。

三、信息化技術支撐下的文書檔案責任鏈管理探究

（一）文書檔案責任鏈管理概要如前所述，電視媒體的文書檔案主要由文書轉化而形成，是單位各項業(yè)務開展的依據(jù)。與其他文檔比較，文書檔案形成、實施、應用和管理對時效性、時序性、安全性等具有更嚴格的更高的要求，對于參與其中的相關人員的責任要求更高。本文所說的文書檔案責任鏈管理是指在文書檔案形成、應用和管理過程中，明確在各個階段每個參與者所應承擔的工作和責任，并對這些工作和責任進行有效的控制、引導和管理，確保程序的正確、過程的可回溯、責任的歸屬明晰。

（二）信息化技術下文書檔案責任鏈管理的難點網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術等信息技術的迅猛發(fā)展給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了良好的機遇。充分利用信息化技術，使得文書檔案數(shù)字化后可以解決或大大緩解當前檔案管理所存在的一些問題，極大提高檔案管理的水平、效率以及安全性。一是文書電子化可以使得檔案管理極為方便，比如查閱、發(fā)送，特別是可以使遠程辦公成為可能，大大提高了效率；二是文書電子化，復制和保存極為便利，可以云存儲，可超長時間高可靠存儲，保全性大大提高；三是文書數(shù)字化具有很好的延續(xù)性，數(shù)量、存儲空間、時長均無限制，不會因為人員變動導致管理的斷檔；四是數(shù)字化后能夠實現(xiàn)更合理、更細致的安全授權；五是數(shù)字化的前提是文書管理標準，標準確定后，更有利于文書檔案的統(tǒng)一管理，更利于分享，利用率大大提高。②③但當前信息化技術下文書檔案責任鏈管理還存在一定難點，主要集中在如何確?！翱尚湃巍鄙稀＞唧w說來當前信息化技術還存在以下困難：一是文書檔案平臺的安全性問題仍然存在，雖然采取了防擴散技術、動態(tài)水印技術、時間戳技術及文件加密技術等來提升文書檔案的應用安全性，但這些安全措施都基于中心平臺實現(xiàn)，在中心平臺受損不能正常工作時，這些安全措施將大打折扣；二是身份驗證安全服務成本高，現(xiàn)在一般采用電子認證技術來保障電子檔案的真實性，而電子認證技術具有一定的服務期限，且需要服務費用，長期維持費用較高；三是難以跨機構可信任共享，當前信息化還不能提供可信任環(huán)境，電子檔案一旦跨機構傳輸，就必須再次進行真實性驗證，而這在現(xiàn)有不可信任環(huán)境下難以實現(xiàn)。

（三）基于區(qū)塊鏈的可信環(huán)境為文書檔案責任鏈管理提供支撐針對文書檔案責任鏈管理的難題，區(qū)塊鏈技術的“去中心化、多點記賬、可追朔、不可篡改”等可信特征恰好為解決這些難題提供了絕好支撐。區(qū)塊鏈以其去中心化的可信特征為世人所知。區(qū)塊鏈從狹義說，是一種分布式賬本，按照時間將數(shù)據(jù)區(qū)塊組成鏈式結構數(shù)據(jù)，同時輔以密碼學方式保證不可篡改和不可偽造。擴展來說，“區(qū)塊鏈技術是利用塊鏈式數(shù)據(jù)結構來驗證與存儲數(shù)據(jù)、利用分布式節(jié)點共識算法來生成和更新數(shù)據(jù)、利用密碼學的方式保證數(shù)據(jù)傳輸和訪問的安全、利用由自動化腳本代碼組成的智能合約來編程和操作數(shù)據(jù)的一種全新的分布式基礎架構與計算方式?！雹軈^(qū)塊鏈技術的可信環(huán)境特征最主要的是去中心化，取消了中心化的硬件或管理機構，每一個節(jié)點均是點對點平等的?？尚盘卣髌浯问且詫C器的信任取代對“人”的信任，即基于協(xié)商一致的規(guī)范和協(xié)議，并由機器代替人工監(jiān)督執(zhí)行，一個鏈就是一個由所有用戶、節(jié)點共同管理的“自治區(qū)”?？尚盘卣鬟€體現(xiàn)在信息的不可篡改、不可否定，除非能夠同時控制住系統(tǒng)中超過51%的節(jié)點，否則單個節(jié)點上對數(shù)據(jù)庫的修改是無效的，數(shù)據(jù)穩(wěn)定性和可靠性極高，且交易雙方無須通過公開身份的方式讓對方對自己產(chǎn)生信任。此外，也包括信息的開放性、透明性，除了交易各方的私有信息被加密外，區(qū)塊鏈的數(shù)據(jù)對所有人公開，整個系統(tǒng)信息高度透明。⑤區(qū)塊鏈技術的可信環(huán)境為解決現(xiàn)有的文書檔案責任鏈管理難題提供了條件。

四、基于區(qū)塊鏈技術的文書檔案責任鏈管理設想

2019年10月，中共中央政治局就區(qū)塊鏈技術發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢進行集體學習。在主持學習時強調，區(qū)塊鏈技術的集成應用在新的技術革新和產(chǎn)業(yè)變革中起著重要作用。2020年6月，國家檔案局舉辦區(qū)塊鏈技術視頻專題講座，探索區(qū)塊鏈技術在檔案管理中的運用，以期能更好地服務經(jīng)濟社會事業(yè)發(fā)展。針對文書檔案責任鏈管理信息化支撐的不足，本文提出基于區(qū)塊鏈技術建設文書檔案責任區(qū)塊鏈的設想，意在把文書平臺與區(qū)塊鏈相結合使用，從而搭建一個可信任的、可持續(xù)的文書檔案存管、交換環(huán)境，保障文書檔案責任管理。

（一）文書檔案責任鏈總體設計文書檔案管理責任鏈總體上是文書檔案平臺與文書檔案責任鏈相結合，文書檔案平臺存儲文書自身的具體內(nèi)容，文字或圖片等；文書檔案責任鏈則存儲文書衍生出來的數(shù)字指紋、責任分配、責任角色、數(shù)字簽名等信息。⑥文書檔案管理責任鏈以單位或部門為主體，每個單位或部門部署一個節(jié)點，所有參與單位或部門節(jié)點組成完整的責任區(qū)塊鏈。文書檔案責任鏈為私有鏈，設置查詢核對接口，用于進行數(shù)據(jù)查詢和對比；設置跨鏈接口，可接入其他公共鏈如聯(lián)盟鏈。

（二）文書檔案責任鏈管理的主要內(nèi)容文書檔案責任鏈管理的主要關鍵內(nèi)容包括：一是流程管理，從文書立書的依據(jù)出發(fā)，到上報，多方簽批，直至最后完成，設定相關的規(guī)則，確保流程完整，并且程序正確。二是責任管理，根據(jù)文書檔案種類不同，設置密切相關的責任模型，包括參與的角色，不同角色的任務及責任，責任鏈可自定義。三是憑證管理，對文書檔案處理的每一個階段的結果進行留存，提取相關信息，進行去中心化的、不可逆的、不可纂改的封存，并且需要長期、低成本封存。四是安全管理，確保文書檔案信息的真實性、完整性、加密性等。

（三）文書檔案責任鏈的重點文書檔案責任鏈基于區(qū)塊鏈技術實現(xiàn)文書檔案的管理，需要重點實現(xiàn)的項目包括以下一些內(nèi)容：一是形成文書數(shù)字指紋。通過標準哈希運算和專用哈希運算生成“文書檔案數(shù)字指紋”，該指紋可作為證據(jù)去驗證文書的完整性，以防被篡改。這些數(shù)字指紋存儲在區(qū)塊鏈中，實質上存儲的是“證據(jù)的證據(jù)”。二是形成文書的應用指紋。不同于通常區(qū)塊鏈僅設置數(shù)字指紋來保障文書的真實性、完整性。文書檔案責任鏈的一個創(chuàng)新之處是增加了文書的應用指紋，即把對文書的各個階段的處理流程、責任人、責任內(nèi)容、責任角色、處理結果、前后責任點、個人數(shù)字簽名等信息，上鏈留存，進行可靠、透明存儲，并基于此開展可信任應用。三是保障文書的真實性。基于文書的數(shù)字指紋和應用指紋，在需要對文書檔案進行驗證時，僅需對這些指紋進行對比，如有差異則表示保存文件被篡改。四是跨機構可信任驗證及交換。通過區(qū)塊鏈與文書檔案系統(tǒng)集成，可以在有效對電子文件真實性進行保護的同時實現(xiàn)跨機構電子文件交換及驗證。文書檔案責任鏈作為一個標準服務對文書的指紋進行存證保護，同時也通過跨鏈技術將私有鏈上指紋上傳至各機構間共建的聯(lián)盟鏈上，并向文書檔案平臺及所需跨鏈的外鏈提供API接口，供查詢驗證，為可信交換提供保障。整個過程符合2018年9月頒布的《最高人民法院關于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問題的規(guī)定》。該部分內(nèi)容也充分借鑒業(yè)界已推的、共建的電子文件存證聯(lián)盟鏈。五是全流程的數(shù)字化加工及相應的可信性檢測。隨著檔案的數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字化加工環(huán)節(jié)不斷細化，逐漸形成了由檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果管理等環(huán)節(jié)所組成的一整套數(shù)字化加工流程。根據(jù)2018年4月的《DA/T70-2018：文書類電子檔案檢測一般要求》，還需在歸檔、移交和接收、長期保存這三大環(huán)節(jié)進行真實性、完整性、可用性及安全性四大類檢測。六是基于智能合約的流程自動化處理。此類應用運用了區(qū)塊鏈中的智能合約技術?？梢栽谖臅炥D過程中根據(jù)有關法律法規(guī)的規(guī)定實現(xiàn)電子文件的到期自動處置，包括保存和銷毀。

五、小結與展望

本文提出了一個基于區(qū)塊鏈技術的文書檔案責任鏈管理設想，總體上將文書檔案平臺與文書檔案責任鏈相結合，包括流程管理、責任管理、憑證管理、安全管理等，最終實現(xiàn)文書全流程的數(shù)字化加工及相應的可信性檢測、真實性保障、跨機構可信任驗證、交換以及基于智能合約的流程自動化處理。區(qū)塊鏈在當前還是一個較新的技術，各種基于區(qū)塊鏈的應用還都在積極探索中?，F(xiàn)實中，技術應用應以需求為導向，需求實現(xiàn)應以技術應用為支撐。因此在文書檔案管理責任鏈后續(xù)的發(fā)展中既要緊跟區(qū)塊鏈技術的發(fā)展，也要充分挖掘文書檔案這一特定需求的實際，做到技術、需求、管理相互支撐。具體到技術應用上，后續(xù)將拓展更多的功能，包括智能合約的流程化處理功能，跨鏈的機制和效率，業(yè)務平臺和區(qū)塊鏈的相對統(tǒng)一等。

作者：康春雨 單位：中國教育電視臺辦公室職員