信息化管理論文：固定資產(chǎn)管控提升途徑研討

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本文作者：許凌燕 單位：福建省電力有限公司

目前許多企業(yè)開展的固定資產(chǎn)信息化建設(shè),從以下方面很好的解決了企業(yè)固定資產(chǎn)日常管理存在的許多問題。將固定資產(chǎn)卡片整理后導(dǎo)入信息化管理系統(tǒng),根據(jù)設(shè)定的固定資產(chǎn)卡片查詢方案能夠快捷方便地查詢到每一張卡片的相關(guān)信息,使得固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的查詢成為舉手之勞。固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)節(jié)約了大量勞動力,解決了以往手工臺賬管理、簡單數(shù)據(jù)庫管理模式落后帶來的工作量大等問題,財務(wù)人員可將更多的精力專注于固定資產(chǎn)管理的其他重要方面。

目前固定資產(chǎn)信息化管理模式下存在的主要問題

雖然目前的固定資產(chǎn)信息化管理系統(tǒng),在固定資產(chǎn)卡片管理、信息保存、日常核算等方面取得了長足的進步,但也僅實現(xiàn)了固定資產(chǎn)信息化管理的一部分職能,即側(cè)重于解決會計財務(wù)處理方式的改進和提高,從固定資產(chǎn)全壽命角度來看,還存在著以下亟待解決的問題:

(一)信息同步性差。固定資產(chǎn)實物相關(guān)信息的變化與固定資產(chǎn)賬面信息仍不能實現(xiàn)同步,固定資產(chǎn)賬實不符的問題仍沒有徹底解決。在已實現(xiàn)的固定資產(chǎn)管理手段中,賬、物的管理系統(tǒng)各自獨立,互相分離,沒有建立賬、物之間的對應(yīng)關(guān)系,造成資產(chǎn)實物狀態(tài)、地點等信息已發(fā)生變化了,在財務(wù)賬面無法自動聯(lián)動進行更正,需要依靠有關(guān)工作人員對相關(guān)系統(tǒng)進行信息維護。信息維護的及時性與正確性決定了系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量的可靠性,同時也影響了后續(xù)管理人員統(tǒng)計分析資產(chǎn)運營狀況的準確性。

(二)信息溝通性差。固定資產(chǎn)信息在企業(yè)內(nèi)部沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和管理,財務(wù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和固定資產(chǎn)實物管理部門分別從不同的管理角度對固定資產(chǎn)信息進行歸集和登記,從每一個層面、每一個角度來看,各專業(yè)部門的關(guān)注度都是合理的,但相互之間缺少溝通和信息傳遞,形成了企業(yè)資產(chǎn)管理中現(xiàn)實存在的“信息孤島”。信息不集中,不溝通,不共享,不利于固定資產(chǎn)整體信息資源的有效利用,也不利于財務(wù)部門進行實時財務(wù)監(jiān)控,更不利于管理者全面了解固定資產(chǎn)實際情況。

(三)決策參考性差。信息化系統(tǒng)設(shè)計還不夠全面和系統(tǒng),難以實現(xiàn)管理部門對固定資產(chǎn)進行事前、事中的預(yù)算控制,不利于推進企業(yè)全面預(yù)算管理,無法為企業(yè)決策提供有效參考,更不能對固定資產(chǎn)資源進行優(yōu)化配置,提升企業(yè)整體價值和效益。

提升固定資產(chǎn)信息化管理的建議

針對當前固定資產(chǎn)信息化管理模式的特點以及存在的主要問題,企業(yè)可從以下四個方面入手,擬定工作計劃與實施步驟,逐步解決固定資產(chǎn)管理存在的問題,最終通過完善固定資產(chǎn)信息化系統(tǒng),提升固定資產(chǎn)管理水平,實現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)效益最大化。

(一)確立固定資產(chǎn)信息化管理目標。固定資產(chǎn)信息化建設(shè)的總體目標應(yīng)該是:運用先進的經(jīng)營管理思想,推行現(xiàn)代化財務(wù)管理制度;并結(jié)合計算機、網(wǎng)絡(luò)、通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)、建立以價值鏈為主線,以預(yù)算管理為核心;財務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息高度融合、財務(wù)部門和實物管理部門信息同步;實現(xiàn)共享的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng),對企業(yè)所擁有的固定資產(chǎn)資源進行合理有效的配置、管理、控制和優(yōu)化,提高企業(yè)固定資產(chǎn)綜合管理水平,實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。

(二)貫徹先進的資產(chǎn)管理理念。以完善優(yōu)化固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)為契機,在企業(yè)內(nèi)部貫徹先進的資產(chǎn)管理理念。從過去對固定資產(chǎn)的被動式管理轉(zhuǎn)為可控、在控管理;從偏重帳、卡管理,轉(zhuǎn)為注重價值管理和實物管理;從財務(wù)部門資產(chǎn)入賬時的“一站式”管理轉(zhuǎn)為實施真正的全面預(yù)算管理;企業(yè)整體的固定資產(chǎn)管理體系應(yīng)當從原來的以賬務(wù)、審批和資產(chǎn)保障為主,轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€以預(yù)算管理為龍頭、以資產(chǎn)價值為管理核心、以資產(chǎn)效益管理為重點、以固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)的、完整的,能夠有效控制資產(chǎn)使用和轉(zhuǎn)移過程的固定資產(chǎn)管理體系。

(三)建立固定資產(chǎn)各管理系統(tǒng)間的關(guān)聯(lián)。1、擬定各系統(tǒng)間的對應(yīng)原則與方式。企業(yè)根據(jù)自身固定資產(chǎn)管理需求,在財務(wù)信息系統(tǒng)與實物管理系統(tǒng)中確定對應(yīng)的原則與方式。企業(yè)可根據(jù)不同的資產(chǎn)類別分別采用“一對一”的方式或“一對多”的方式?！耙粚σ弧钡姆绞街饕m用于滿足固定資產(chǎn)管理條件的資產(chǎn),“一對多”的方式主要適用于某些大型設(shè)備的重要組成部件,因未達到固定資產(chǎn)管理標準,無法單獨進行資產(chǎn)管理,但從實物管理的角度來看,必須作為單獨的、重要的設(shè)備來管理的資產(chǎn)。2、確定各系統(tǒng)間聯(lián)動字段。企業(yè)在建立了對應(yīng)關(guān)系之后,必須確定聯(lián)動字段,以實現(xiàn)系統(tǒng)間資產(chǎn)信息變動的聯(lián)動。可將資產(chǎn)的存放地點、狀態(tài)、編碼等涉及資產(chǎn)變動的重要信息作為聯(lián)動字段,且必須保證這部分字段信息的完整性與正確性。一旦聯(lián)動字段發(fā)生了變動,系統(tǒng)能夠自動判斷并觸發(fā)工作流,經(jīng)過一定的審批流程后,自動對財務(wù)信息系統(tǒng)內(nèi)的資產(chǎn)的相關(guān)信息進行聯(lián)動更新,確保固定資產(chǎn)賬、卡、物相符。3、明確聯(lián)動字段的審批流程。為避免實際資產(chǎn)管理過程中存在因資產(chǎn)盤虧、資產(chǎn)毀損等情況,利用系統(tǒng)間的聯(lián)動機制,擅自對財務(wù)信息系統(tǒng)中資產(chǎn)的重要字段進行修改的情況,企業(yè)必須對一些重要的資產(chǎn)字段(如資產(chǎn)價值、狀態(tài)、資產(chǎn)數(shù)量等字段),設(shè)置相應(yīng)的審批流程。重要字段變動觸發(fā)的聯(lián)動工作流,只有在完成審批后,才能對財務(wù)信息系統(tǒng)中的資產(chǎn)信息進行更新。

(四)拓展管理系統(tǒng)功能。1、建立自動預(yù)警機制。在系統(tǒng)內(nèi)針對業(yè)務(wù)流程設(shè)置預(yù)警機制,使得系統(tǒng)在給定的條件下,能夠自動預(yù)警和提醒資產(chǎn)使用保管人員、實物保管人員、財務(wù)人員做好數(shù)據(jù)提交、審核、審批、更新等資產(chǎn)管理工作。2、加強數(shù)據(jù)預(yù)測能力。根據(jù)企業(yè)預(yù)算管理要求,創(chuàng)建固定資產(chǎn)預(yù)算報表,對企業(yè)一定時期內(nèi)的固定資產(chǎn)增減變化、折舊計提等方面進行預(yù)測,改變?nèi)斯ゎA(yù)測的主觀性,提高預(yù)測數(shù)據(jù)的準確性。3、完善數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。建立完善的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)網(wǎng),實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,使各部門、各級固定資產(chǎn)管理人員都能根據(jù)授權(quán)使用同一數(shù)據(jù)庫進行查詢、操作與管理。4、提升系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析能力。利用系統(tǒng)間存儲的海量數(shù)據(jù),運用強大的數(shù)據(jù)處理分析能力,為企業(yè)決策提供強有力的支撐與參考。

結(jié)論

加強固定資產(chǎn)管理是企業(yè)提升管理的重要方面,在目前固定資產(chǎn)信息化已取得初步成果的基礎(chǔ)上,通過建立系統(tǒng)間的資產(chǎn)卡片的對應(yīng)、搭建系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口,運用信息化技術(shù)實現(xiàn)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的實時有效,無疑是企業(yè)解決固定資產(chǎn)賬、卡、物難以核對,扭轉(zhuǎn)固定資產(chǎn)屢清屢亂的現(xiàn)狀,提升固定資產(chǎn)管理水平的有效手段。