檔案可追溯制度建設(shè)研究

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【摘要】目的：從根本上提升檔案的管理水平，確保檔案材料的嚴(yán)肅性完整性。方法：建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)施規(guī)范的檔案工作流程；建立現(xiàn)代信息化載體檔案管理責(zé)任追溯制度，完善技術(shù)平臺(tái)建設(shè)，確保歸檔齊全、無涂改、流失、造假等問題。厘清管理人員責(zé)任和權(quán)力清單，建立科學(xué)有效的監(jiān)督、制約、協(xié)調(diào)機(jī)制依法管理檔案，依法追溯責(zé)任。結(jié)論：檔案管理責(zé)任追溯制度建設(shè)的必要性與可行性。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；責(zé)任追溯制；建設(shè)必要性

一、指導(dǎo)思想

“十三五”時(shí)期是全面建成小康社會(huì)的關(guān)鍵時(shí)期，也是深化改革開放、加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式的攻堅(jiān)時(shí)期，由此，檔案工作有了新的更高要求。準(zhǔn)確把握新形勢(shì)要求，深入總結(jié)檔案管理存在的問題，探討建立檔案追溯體系，是發(fā)揮檔案主管部門職能，強(qiáng)化檔案利用，加快檔案信息化建設(shè)管理的迫切需要。建立健全檔案追溯制度是全面落實(shí)《檔案法》的重要環(huán)節(jié)，通過檔案追溯體系建設(shè)，強(qiáng)化檔案工作者的檔案意識(shí)和主體責(zé)任，從基層檔案室（館）等源頭把好檔案質(zhì)量關(guān)，從根本上提升檔案管理和督導(dǎo)水平，確保檔案無涂改、丟失、造假等問題。

二、檔案追溯制度建設(shè)的研究內(nèi)容

檔案管理責(zé)任追溯制度是指在檔案室與檔案館業(yè)務(wù)管理、檔案監(jiān)督指導(dǎo)、檔案執(zhí)法三個(gè)層面中確保管理、記錄的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性。簡(jiǎn)言之，就是對(duì)檔案機(jī)構(gòu)、檔案人員的一切檔案管理行為及后果都必須和能夠追溯責(zé)任的制度。主要分：檔案管理責(zé)任追溯體系建設(shè)的必要性與可行性；檔案管理責(zé)任追溯制度的建立；檔案管理責(zé)任追溯的平臺(tái)建設(shè)；實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任追溯體系建設(shè)的保障和應(yīng)用四個(gè)模塊進(jìn)行研究。

三、檔案管理責(zé)任追溯制度建設(shè)的現(xiàn)狀及問題

（一）檔案基礎(chǔ)管理記錄不全。目前，仍有立檔單位存在多年檔案未整理或整理后沒有安全保管，未按規(guī)定要求移交進(jìn)館，綜合檔案館庫(kù)容量飽和未能及時(shí)接收等現(xiàn)象，這些現(xiàn)象都有可能造成檔案資源的流失。還有每年各立檔單位檔案登記數(shù)量只有監(jiān)督指導(dǎo)處室掌握，本級(jí)檔案館沒能及時(shí)了解，有可能造成檔案移交時(shí)與原登記數(shù)量不符。加之基層檔案人員變動(dòng)頻繁，人員變動(dòng)中檔案移交不到位，也可能導(dǎo)致檔案遺失。而檔案管理頂層設(shè)計(jì)滯后，問題多年后才會(huì)顯現(xiàn)，因?yàn)闆]有相關(guān)的管理記錄，因此也沒法對(duì)相關(guān)人員追究相應(yīng)的問責(zé)措施。（二）檔案監(jiān)督管理無相關(guān)記錄。各級(jí)檔案行政管理部門以及相關(guān)主管部門到單位監(jiān)督指導(dǎo)時(shí)對(duì)涉及檔案的行為活動(dòng)依法進(jìn)行監(jiān)督管理及相應(yīng)責(zé)任提出規(guī)定要求沒有記錄，單位對(duì)監(jiān)督指導(dǎo)時(shí)提出的問題有無整改也沒有相關(guān)憑證，事后執(zhí)法檢查問責(zé)時(shí)，由于責(zé)任不清晰明確，執(zhí)法時(shí)很難追究，檔案工作監(jiān)管制度不夠健全完善。監(jiān)督指導(dǎo)工作不規(guī)范，法律法規(guī)賦予的有些權(quán)利沒有很好履行，結(jié)果往往在不同程度上造成監(jiān)督指導(dǎo)工作自身的“軟弱性”和不確定性。比如：監(jiān)督指導(dǎo)人員有沒有去單位指導(dǎo)？有沒有根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)指出對(duì)方單位需要整改的問題？指導(dǎo)后單位有沒有進(jìn)行整改？監(jiān)督指導(dǎo)人員有沒有跟蹤落實(shí)？有些監(jiān)督指導(dǎo)人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)也無從知道。（三）館藏檔案資源缺失。一是檔案室與檔案館銜接不順暢。按《福建省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，檔案室每年應(yīng)向檔案行政管理部門報(bào)送檔案登記表和電子檔案目錄，而依據(jù)《檔案法》，中央一級(jí)、省級(jí)和設(shè)區(qū)的市級(jí)機(jī)關(guān)單位的檔案，自形成之日起20年內(nèi)向同級(jí)國(guó)家檔案館移交，這就可能存在移交時(shí)檔案實(shí)體的數(shù)量和當(dāng)初檔案登記的數(shù)量不符，電子檔案目錄也可能存在不相符現(xiàn)象，而基層檔案館工作人員少，無法抽出人力進(jìn)行核實(shí)。二是檔案形成與管理的責(zé)任人沒有明確，檔案的形成范圍在各單位、各項(xiàng)目、各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中，僅依靠檔案部門與檔案人員很難保證檔案資源完整齊全。（四）社會(huì)普遍存在檔案意識(shí)不強(qiáng)，單位檔案責(zé)任不明。建立檔案管理責(zé)任制度是必要的，這個(gè)必要性在可追溯體系所遵循的“問題—源頭—責(zé)任”這一邏輯中，主要解決“源頭”的問題。只有建立了檔案管理責(zé)任追溯制度，才能在發(fā)現(xiàn)問題后，更快速更確切地查出問題的源頭，使之有跡可循，有據(jù)可查。

四、建立責(zé)任追溯體系方法

建立檔案管理責(zé)任追溯制度完善了檔案事業(yè)管理鏈。（一）實(shí)現(xiàn)事故發(fā)生時(shí)倒查問責(zé)，方便“溯源”。在我國(guó)當(dāng)前的檔案管理過程中，監(jiān)管記錄這一方面始終是空白的，所以當(dāng)管理事故真正發(fā)生時(shí)，就很難厘清導(dǎo)致事故發(fā)生的原因，也就難以實(shí)現(xiàn)倒查問責(zé)。檔案管理責(zé)任追溯制度的建立，將會(huì)填補(bǔ)這一空白。事故發(fā)生之后，可以在監(jiān)督指導(dǎo)的臺(tái)賬里提取相關(guān)信息，可以倒查產(chǎn)生問題的原因，具體操作的人員及操作方法，本著“誰管理，誰負(fù)責(zé)”的原則，實(shí)現(xiàn)事故的倒查問責(zé)，解決事故發(fā)生后“溯源”的問題。（二）減少事故發(fā)生后的損失，實(shí)現(xiàn)“召回”。召回指通過命令或溝通的手段讓作用對(duì)象返回作用主體身邊的行為過程。通常人們理解的“召回”多數(shù)在指生產(chǎn)商對(duì)于有缺陷或有質(zhì)量問題的商品，無償提供處理或收回的制度。狹義的理解通常在實(shí)物的基礎(chǔ)上，通過“召回”以降低產(chǎn)品危害，提高產(chǎn)品售后服務(wù)，減少企業(yè)損失。本文所指“召回”是在檔案管理過程中，可能出現(xiàn)的管理質(zhì)量、技術(shù)等方面的缺陷，從而進(jìn)行“召回”。眾所周知，檔案是不可再生資源，檔案這一“產(chǎn)品”一旦遭受損壞等，其后果都是不可逆的。隨著大環(huán)境日新月異的變化，新時(shí)代的檔案監(jiān)督指導(dǎo)需要不斷地完善和創(chuàng)新管理方法。在此所言之“事故”和“召回”，指在新形勢(shì)下完善和創(chuàng)新的管理模式里，須備有“預(yù)案”，一旦某種方法對(duì)檔案本身，或者檔案管理上會(huì)造成損害，當(dāng)即進(jìn)行“召回”，即技術(shù)或方法上的修復(fù)與更正。新時(shí)期的檔案，尤其是電子檔案的增多，對(duì)檔案管理要求越發(fā)提高，管理手段需要與時(shí)俱進(jìn)。而檔案管理責(zé)任追溯制度的建立，可以迅速了解新措施、新方法在各全宗單位檔案管理中的運(yùn)用情況，一旦出現(xiàn)任何異常，都便于第一時(shí)間做出“召回”措施，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。（三）降低檔案管理事故發(fā)生的概率，形成“約束”。制度是要求共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，使各項(xiàng)工作按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)的目標(biāo)。建立檔案管理責(zé)任追溯制度，不僅是規(guī)范檔案管理操作過程的依據(jù)，同時(shí)也是對(duì)監(jiān)督指導(dǎo)部門人員、檔案管理人員行為的約束。往往在管理事故發(fā)生過程中，人為因素是誘發(fā)事故的一大原因。建立檔案管理責(zé)任追溯制度，是進(jìn)一步完善檔案管理建設(shè)依據(jù)，是完善檔案管理鏈上重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。它以制度形式約束和規(guī)范檔案管理操作行為，包括檔案管理、監(jiān)督、指導(dǎo)、執(zhí)法等行為。只有共同約束指導(dǎo)與被指導(dǎo)人員，才能真正形成約束力，有效發(fā)揮制約作用，降低管理事故發(fā)生的概率。

五、建立責(zé)任追溯的必要性和可行性

（一）可行性。建立檔案管理責(zé)任追溯制度，是基于理論基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)都成熟的基礎(chǔ)上，其可行性可從兩個(gè)方面來看。1.技術(shù)可行性。技術(shù)可行性即指建立檔案管理責(zé)任追溯制度所需的技術(shù)性條件的成熟度和現(xiàn)實(shí)性具備可操作性。檔案管理責(zé)任追溯制度是檔案工作管理過程的操作規(guī)范，無須特別前沿或先進(jìn)的技術(shù)或設(shè)備，只需通過對(duì)監(jiān)督指導(dǎo)人員及檔案管理人員進(jìn)行操作規(guī)范培訓(xùn)，熟練掌握檔案管理操作即可，故不存在技術(shù)性難題，在日常檔案管理工作中即可滿足需要。隨著新時(shí)期檔案管理水平進(jìn)一步提升，逐步將以現(xiàn)代化管理技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理技術(shù)，這是新形勢(shì)下檔案工作的需要。檔案管理責(zé)任追溯制度也是配合了時(shí)展的步伐，順應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的必然。2.組織可行性。組織可行性主要要求制定合理的實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃、設(shè)計(jì)合理的組織機(jī)構(gòu)、選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員、建立良好的協(xié)作關(guān)系，保證制度得以順利實(shí)施。建立檔案管理責(zé)任追溯制度，是檔案管理工作的一大進(jìn)步。它協(xié)調(diào)了監(jiān)督指導(dǎo)部門和全宗單位的關(guān)系，有效促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。指導(dǎo)人員和檔案管理人員按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范操作，共同推進(jìn)檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。故檔案管理責(zé)任追溯制度在組織可行性上體現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)。

作者：葉先英 單位：福建省南平市第一醫(yī)院