檔案可追溯制度建設(shè)研究

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【摘要】目的：從根本上提升檔案的管理水平，確保檔案材料的嚴(yán)肅性完整性。方法：建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，實施規(guī)范的檔案工作流程；建立現(xiàn)代信息化載體檔案管理責(zé)任追溯制度，完善技術(shù)平臺建設(shè)，確保歸檔齊全、無涂改、流失、造假等問題。厘清管理人員責(zé)任和權(quán)力清單，建立科學(xué)有效的監(jiān)督、制約、協(xié)調(diào)機(jī)制依法管理檔案，依法追溯責(zé)任。結(jié)論：檔案管理責(zé)任追溯制度建設(shè)的必要性與可行性。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；責(zé)任追溯制；建設(shè)必要性

一、指導(dǎo)思想

“十三五”時期是全面建成小康社會的關(guān)鍵時期，也是深化改革開放、加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式的攻堅時期，由此，檔案工作有了新的更高要求。準(zhǔn)確把握新形勢要求，深入總結(jié)檔案管理存在的問題，探討建立檔案追溯體系，是發(fā)揮檔案主管部門職能，強(qiáng)化檔案利用，加快檔案信息化建設(shè)管理的迫切需要。建立健全檔案追溯制度是全面落實《檔案法》的重要環(huán)節(jié)，通過檔案追溯體系建設(shè)，強(qiáng)化檔案工作者的檔案意識和主體責(zé)任，從基層檔案室（館）等源頭把好檔案質(zhì)量關(guān)，從根本上提升檔案管理和督導(dǎo)水平，確保檔案無涂改、丟失、造假等問題。

二、檔案追溯制度建設(shè)的研究內(nèi)容

檔案管理責(zé)任追溯制度是指在檔案室與檔案館業(yè)務(wù)管理、檔案監(jiān)督指導(dǎo)、檔案執(zhí)法三個層面中確保管理、記錄的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性。簡言之，就是對檔案機(jī)構(gòu)、檔案人員的一切檔案管理行為及后果都必須和能夠追溯責(zé)任的制度。主要分：檔案管理責(zé)任追溯體系建設(shè)的必要性與可行性；檔案管理責(zé)任追溯制度的建立；檔案管理責(zé)任追溯的平臺建設(shè)；實現(xiàn)檔案管理責(zé)任追溯體系建設(shè)的保障和應(yīng)用四個模塊進(jìn)行研究。

三、檔案管理責(zé)任追溯制度建設(shè)的現(xiàn)狀及問題

（一）檔案基礎(chǔ)管理記錄不全。目前，仍有立檔單位存在多年檔案未整理或整理后沒有安全保管，未按規(guī)定要求移交進(jìn)館，綜合檔案館庫容量飽和未能及時接收等現(xiàn)象，這些現(xiàn)象都有可能造成檔案資源的流失。還有每年各立檔單位檔案登記數(shù)量只有監(jiān)督指導(dǎo)處室掌握，本級檔案館沒能及時了解，有可能造成檔案移交時與原登記數(shù)量不符。加之基層檔案人員變動頻繁，人員變動中檔案移交不到位，也可能導(dǎo)致檔案遺失。而檔案管理頂層設(shè)計滯后，問題多年后才會顯現(xiàn)，因為沒有相關(guān)的管理記錄，因此也沒法對相關(guān)人員追究相應(yīng)的問責(zé)措施。（二）檔案監(jiān)督管理無相關(guān)記錄。各級檔案行政管理部門以及相關(guān)主管部門到單位監(jiān)督指導(dǎo)時對涉及檔案的行為活動依法進(jìn)行監(jiān)督管理及相應(yīng)責(zé)任提出規(guī)定要求沒有記錄，單位對監(jiān)督指導(dǎo)時提出的問題有無整改也沒有相關(guān)憑證，事后執(zhí)法檢查問責(zé)時，由于責(zé)任不清晰明確，執(zhí)法時很難追究，檔案工作監(jiān)管制度不夠健全完善。監(jiān)督指導(dǎo)工作不規(guī)范，法律法規(guī)賦予的有些權(quán)利沒有很好履行，結(jié)果往往在不同程度上造成監(jiān)督指導(dǎo)工作自身的“軟弱性”和不確定性。比如：監(jiān)督指導(dǎo)人員有沒有去單位指導(dǎo)？有沒有根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)指出對方單位需要整改的問題？指導(dǎo)后單位有沒有進(jìn)行整改？監(jiān)督指導(dǎo)人員有沒有跟蹤落實？有些監(jiān)督指導(dǎo)人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)也無從知道。（三）館藏檔案資源缺失。一是檔案室與檔案館銜接不順暢。按《福建省檔案管理條例》規(guī)定，檔案室每年應(yīng)向檔案行政管理部門報送檔案登記表和電子檔案目錄，而依據(jù)《檔案法》，中央一級、省級和設(shè)區(qū)的市級機(jī)關(guān)單位的檔案，自形成之日起20年內(nèi)向同級國家檔案館移交，這就可能存在移交時檔案實體的數(shù)量和當(dāng)初檔案登記的數(shù)量不符，電子檔案目錄也可能存在不相符現(xiàn)象，而基層檔案館工作人員少，無法抽出人力進(jìn)行核實。二是檔案形成與管理的責(zé)任人沒有明確，檔案的形成范圍在各單位、各項目、各類業(yè)務(wù)活動中，僅依靠檔案部門與檔案人員很難保證檔案資源完整齊全。（四）社會普遍存在檔案意識不強(qiáng)，單位檔案責(zé)任不明。建立檔案管理責(zé)任制度是必要的，這個必要性在可追溯體系所遵循的“問題—源頭—責(zé)任”這一邏輯中，主要解決“源頭”的問題。只有建立了檔案管理責(zé)任追溯制度，才能在發(fā)現(xiàn)問題后，更快速更確切地查出問題的源頭，使之有跡可循，有據(jù)可查。

四、建立責(zé)任追溯體系方法

建立檔案管理責(zé)任追溯制度完善了檔案事業(yè)管理鏈。（一）實現(xiàn)事故發(fā)生時倒查問責(zé)，方便“溯源”。在我國當(dāng)前的檔案管理過程中，監(jiān)管記錄這一方面始終是空白的，所以當(dāng)管理事故真正發(fā)生時，就很難厘清導(dǎo)致事故發(fā)生的原因，也就難以實現(xiàn)倒查問責(zé)。檔案管理責(zé)任追溯制度的建立，將會填補(bǔ)這一空白。事故發(fā)生之后，可以在監(jiān)督指導(dǎo)的臺賬里提取相關(guān)信息，可以倒查產(chǎn)生問題的原因，具體操作的人員及操作方法，本著“誰管理，誰負(fù)責(zé)”的原則，實現(xiàn)事故的倒查問責(zé)，解決事故發(fā)生后“溯源”的問題。（二）減少事故發(fā)生后的損失，實現(xiàn)“召回”。召回指通過命令或溝通的手段讓作用對象返回作用主體身邊的行為過程。通常人們理解的“召回”多數(shù)在指生產(chǎn)商對于有缺陷或有質(zhì)量問題的商品，無償提供處理或收回的制度。狹義的理解通常在實物的基礎(chǔ)上，通過“召回”以降低產(chǎn)品危害，提高產(chǎn)品售后服務(wù)，減少企業(yè)損失。本文所指“召回”是在檔案管理過程中，可能出現(xiàn)的管理質(zhì)量、技術(shù)等方面的缺陷，從而進(jìn)行“召回”。眾所周知，檔案是不可再生資源，檔案這一“產(chǎn)品”一旦遭受損壞等，其后果都是不可逆的。隨著大環(huán)境日新月異的變化，新時代的檔案監(jiān)督指導(dǎo)需要不斷地完善和創(chuàng)新管理方法。在此所言之“事故”和“召回”，指在新形勢下完善和創(chuàng)新的管理模式里，須備有“預(yù)案”，一旦某種方法對檔案本身，或者檔案管理上會造成損害，當(dāng)即進(jìn)行“召回”，即技術(shù)或方法上的修復(fù)與更正。新時期的檔案，尤其是電子檔案的增多，對檔案管理要求越發(fā)提高，管理手段需要與時俱進(jìn)。而檔案管理責(zé)任追溯制度的建立，可以迅速了解新措施、新方法在各全宗單位檔案管理中的運用情況，一旦出現(xiàn)任何異常，都便于第一時間做出“召回”措施，及時進(jìn)行補(bǔ)救。（三）降低檔案管理事故發(fā)生的概率，形成“約束”。制度是要求共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，使各項工作按計劃按要求達(dá)到預(yù)計的目標(biāo)。建立檔案管理責(zé)任追溯制度，不僅是規(guī)范檔案管理操作過程的依據(jù)，同時也是對監(jiān)督指導(dǎo)部門人員、檔案管理人員行為的約束。往往在管理事故發(fā)生過程中，人為因素是誘發(fā)事故的一大原因。建立檔案管理責(zé)任追溯制度，是進(jìn)一步完善檔案管理建設(shè)依據(jù)，是完善檔案管理鏈上重要的一個環(huán)節(jié)。它以制度形式約束和規(guī)范檔案管理操作行為，包括檔案管理、監(jiān)督、指導(dǎo)、執(zhí)法等行為。只有共同約束指導(dǎo)與被指導(dǎo)人員，才能真正形成約束力，有效發(fā)揮制約作用，降低管理事故發(fā)生的概率。

五、建立責(zé)任追溯的必要性和可行性

（一）可行性。建立檔案管理責(zé)任追溯制度，是基于理論基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)都成熟的基礎(chǔ)上，其可行性可從兩個方面來看。1.技術(shù)可行性。技術(shù)可行性即指建立檔案管理責(zé)任追溯制度所需的技術(shù)性條件的成熟度和現(xiàn)實性具備可操作性。檔案管理責(zé)任追溯制度是檔案工作管理過程的操作規(guī)范，無須特別前沿或先進(jìn)的技術(shù)或設(shè)備，只需通過對監(jiān)督指導(dǎo)人員及檔案管理人員進(jìn)行操作規(guī)范培訓(xùn)，熟練掌握檔案管理操作即可，故不存在技術(shù)性難題，在日常檔案管理工作中即可滿足需要。隨著新時期檔案管理水平進(jìn)一步提升，逐步將以現(xiàn)代化管理技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理技術(shù)，這是新形勢下檔案工作的需要。檔案管理責(zé)任追溯制度也是配合了時展的步伐，順應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的必然。2.組織可行性。組織可行性主要要求制定合理的實施進(jìn)度計劃、設(shè)計合理的組織機(jī)構(gòu)、選擇經(jīng)驗豐富的管理人員、建立良好的協(xié)作關(guān)系，保證制度得以順利實施。建立檔案管理責(zé)任追溯制度，是檔案管理工作的一大進(jìn)步。它協(xié)調(diào)了監(jiān)督指導(dǎo)部門和全宗單位的關(guān)系，有效促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。指導(dǎo)人員和檔案管理人員按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范操作，共同推進(jìn)檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。故檔案管理責(zé)任追溯制度在組織可行性上體現(xiàn)出優(yōu)勢。

作者：葉先英 單位：福建省南平市第一醫(yī)院