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防汛物資管理內(nèi)控制度建設(shè)探思

前言:想要寫出一篇引人入勝的文章?我們特意為您整理了防汛物資管理內(nèi)控制度建設(shè)探思范文,希望能給你帶來靈感和參考,敬請閱讀。

防汛物資管理內(nèi)控制度建設(shè)探思

防汛物資的儲備、調(diào)配、運輸和發(fā)放是防汛工作的重中之重。在“時間就是生命”的防汛應(yīng)急工作當(dāng)中,響應(yīng)調(diào)度時間減少一秒,人民群眾的安全就增加一分。從日常的防汛物資倉儲管理,到防汛應(yīng)急期的現(xiàn)場指揮、調(diào)度、物資運輸?shù)榷喾矫?,都體現(xiàn)著防汛物資管理內(nèi)控制度建設(shè)狀況。利用現(xiàn)代高科技規(guī)范防汛物資管理,從組織結(jié)構(gòu)及職責(zé)分工、授權(quán)批準(zhǔn)、會計記錄、資產(chǎn)保護、職工素質(zhì)、預(yù)算管理和報告制度等重要環(huán)節(jié),組織實施內(nèi)控制度的不斷優(yōu)化,是做好防汛物資管理必然要求。現(xiàn)就防汛物資管理現(xiàn)狀和存在問題,提出構(gòu)建優(yōu)化防汛物資內(nèi)控制度的一些設(shè)想。

一、基本現(xiàn)狀

目前,大部分單位的防汛物資管理仍是以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ),防汛物資的應(yīng)急調(diào)度,僅以出入庫清單來記錄、追蹤進出物資,防汛物資的管理模式仍以手工管理為主。防汛物資管理未形成信息化、系統(tǒng)化的物資倉儲、調(diào)運、使用數(shù)據(jù)庫。在防汛物資的倉儲安全管理方面,很多單位僅憑工作人員的經(jīng)驗去應(yīng)對各類安全問題,缺乏成體系的安全風(fēng)險評估和應(yīng)對預(yù)案。

二、主要問題

(一)防汛物資數(shù)據(jù)的完整性、時效性、可查性有待提高

傳統(tǒng)防汛物資管理模式,數(shù)據(jù)信息以紙質(zhì)方式存儲,信息的及時性、時效性無法保證,很多有價值的過程性動態(tài)信息缺失,信息查詢效率低下,不利于信息共享,單位內(nèi)部難以建立有效溝通,更難以與本地和其他地區(qū)的應(yīng)急局、防汛物資管理中心進行實時互動。這種管理模式下防汛指揮決策的物資保障信息支持,很難做到及時、準(zhǔn)確和充分,應(yīng)對規(guī)模小、災(zāi)害程度不高的應(yīng)急防汛搶險尚可,遭遇受災(zāi)范圍大、受害程度高的汛情,就會出現(xiàn)難以應(yīng)付的局面。

(二)防汛物資有效配置和及時保障難

由于物資調(diào)度基于手工清單,汛情出現(xiàn)時決策者難以及時了解防汛現(xiàn)場物資的實際使用情況,無法針對存在的問題及時進行調(diào)整和反饋,難以實現(xiàn)防汛物資資源配置的最優(yōu)化。

(三)防汛物資管理的安全風(fēng)險防控能力弱

防汛物資管理的安全風(fēng)險評估體系不健全,僅憑傳統(tǒng)經(jīng)驗,缺乏系統(tǒng)性、嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性。安全管理工作多集中在事故發(fā)生后的條件反射式本能應(yīng)對,既缺少應(yīng)對預(yù)案,預(yù)警機制也不健全。這不僅增加了防汛物資管理安全事故發(fā)生的可能,更提升了由于防汛物資保障不及時,造成人民群眾生命財產(chǎn)損失的風(fēng)險。

三、初步設(shè)想

(一)建立物資倉儲數(shù)據(jù)庫

1.物資存量數(shù)據(jù)錄入

建立防汛物資數(shù)據(jù)庫,將物資所屬地區(qū)、貨架編號、物品類型、物品名稱、物品編號、入庫時間等詳細內(nèi)容一一錄入。按物資分屬的不同級別分類,如省級、市級等。按物資不同種類分類,如防汛物資(塊石、編織袋等)、設(shè)備(潛水泵、打樁機等)。對于庫存物資,系統(tǒng)可以統(tǒng)計出各種物資的數(shù)量及金額,對于代儲的物資,還可以統(tǒng)計出該種物資的總代儲費用。除本地防汛物資外,可將應(yīng)急管理局所掌握可以調(diào)配的物資同時錄入,方便防汛應(yīng)急決策。

2.物資入庫數(shù)據(jù)采集

當(dāng)有新的物資補充到倉庫或委托廠家代儲后,需要對防汛物資進行入庫操作。要將物資的品名、規(guī)格、廠家及聯(lián)系方式、采購方式、物資的有效期、設(shè)備保養(yǎng)周期等相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫,采用代碼生成器生成代碼,并打印在不干膠紙上粘在物資存放處。入庫時使用手持POS機掃描代碼入庫,系統(tǒng)自動登記庫存。

3.物資消耗數(shù)據(jù)核銷

設(shè)置庫存盤點體系,可定期或不定期對庫存情況進行盤點,核對賬物是否相符,如有廢損物資,應(yīng)及時進行數(shù)據(jù)的更新和物資的處理。根據(jù)國家防總規(guī)定的各類防汛物資儲備年限,對于超過保質(zhì)期限的物資,系統(tǒng)將提前半年發(fā)出預(yù)警機制提示,可以提示管理者及時更新,同時按防指行文批復(fù)對超期的物資予以核銷。保證記錄在案的物資處于完好可用狀態(tài)。

4.物資整體數(shù)據(jù)統(tǒng)計

建立智能物資動態(tài)管理。如基礎(chǔ)庫存的管理、出入庫管理、庫存核銷管理、物資申請與審批、單據(jù)打印和報表生成等功能,實時提供庫存物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、保質(zhì)期等信息的統(tǒng)計,為各部門進行物資調(diào)配使用分析提供依據(jù),實現(xiàn)內(nèi)控制度整體信息的統(tǒng)計分析功能。通過創(chuàng)建本地的防汛物資管理中心網(wǎng)站,連接各地數(shù)據(jù)庫,在系統(tǒng)內(nèi)建立當(dāng)?shù)厮祱D,并在水系圖中標(biāo)列出各種物資的存放地點。從數(shù)據(jù)到圖形,立體全面地實現(xiàn)防汛物資數(shù)量狀態(tài)的可視化。建立分級授權(quán)系統(tǒng),保證每位被授權(quán)的防汛決策者能在網(wǎng)站上進行實時查詢和管理,保證防汛工作高效安全地實施。對防汛物資的入庫記錄、調(diào)撥記錄、補充更新記錄、核銷記錄、設(shè)備維修及保養(yǎng)記錄按時間排序,儲存于數(shù)據(jù)庫中,保證防汛工作的可追溯性。設(shè)定各類物資告警值,當(dāng)某類物資數(shù)量少于下限時給出告警提示,提醒防汛物資管理員及相應(yīng)部門及時補充,保障防汛物資隨時可用。通過建立防汛物資管理系統(tǒng),使防汛物資相關(guān)信息簡潔化,減少信息不對稱問題,保證內(nèi)控制度的有效執(zhí)行,消除潛在的質(zhì)量問題和安全隱患,提高防汛工作成效。

(二)優(yōu)化物資調(diào)撥流程

設(shè)立層級授權(quán),只有防指被授權(quán)的用戶才可以使用調(diào)撥功能。用戶選擇需要調(diào)撥的物資,直接點擊生成物資調(diào)撥令并實時下達。防汛物資調(diào)運相關(guān)人員收到通知,可實時溝通反饋,及時做好調(diào)運的準(zhǔn)備工作,從而大大提高應(yīng)對能力,節(jié)約了防汛應(yīng)急期的寶貴時間。

(三)嚴(yán)格物資出庫控制

物資設(shè)備調(diào)撥出庫時,按照內(nèi)控制度規(guī)定的調(diào)撥流程,發(fā)出物資及設(shè)備??刹捎肞OS掃描錄入設(shè)備對調(diào)出物資進行掃描,記錄減少的物資品種及數(shù)量,實時更新物資存量信息。

(四)細化全程物流跟蹤

當(dāng)調(diào)令發(fā)出后,通過一體化的數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)物資調(diào)運配送痕跡的可視化,實時查詢物資所在位置以及到達目的地的距離、所需時間等,確保物資及時送到搶險現(xiàn)場。

(五)構(gòu)建風(fēng)險評估機制

預(yù)先進行安全風(fēng)險評估,設(shè)立安全等級,并據(jù)此設(shè)置不同級別的預(yù)警提醒,將安防報警系統(tǒng)與管理人員的手機聯(lián)網(wǎng),管理人員可實時掌握防汛物資安全現(xiàn)狀。還可以利用系統(tǒng)連入本地倉庫攝像頭,實時抓拍出入庫人員圖像、進行身份識別、必要時報警等。

四、總結(jié)

健全的內(nèi)控制度建設(shè)應(yīng)滲透到日常管理活動的方方面面,只要單位存在日常管理活動,就需要有相應(yīng)的內(nèi)部控制。只有完善防汛物資管理的內(nèi)部控制,才能確保防汛物資安全、信息及時、工作高效。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),打通數(shù)據(jù)壁壘,實現(xiàn)應(yīng)急局、防汛指揮中心、防汛物資管理中心等多部門的數(shù)據(jù)共享、信息互通,疊加大數(shù)據(jù)優(yōu)勢,更加精準(zhǔn)地管理、調(diào)配防汛物資,提高搶險救災(zāi)效率,為人民生命財產(chǎn)安全筑起更加堅實的堤防

作者:袁芳 單位:江蘇省淮安市財政局

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