新醫(yī)改下的知識管理中醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新

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【摘要】知識經濟時代和新醫(yī)改形勢下的醫(yī)院檔案管理將成為知識管理，知識管理能夠實現(xiàn)保管過程的細化，而且使得醫(yī)院檔案管理的業(yè)務流程實現(xiàn)了再造，通過流程更新的方式幫助醫(yī)院實現(xiàn)檔案知識存儲、共享和檔案創(chuàng)新。為了實現(xiàn)醫(yī)院檔案知識管理，必須將知識服務的理念融入組織文化中，以知識共享為目標廣泛開展合作，建立以現(xiàn)代信息技術為支撐的管理模式。

【關鍵詞】醫(yī)院檔案；知識管理；知識共享

21世紀是一個知識經濟時代，在知識的基礎上重新分配和運用知識，從而有效地將知識轉變?yōu)榻洕l(fā)展過程中的重要“資本”，進而使得知識成為生產要素中最重要的組成成分。尤其在知識信息時代，資源的占有量越來越重要，結合新醫(yī)改背景，醫(yī)院檔案工作需要作出調整，進而更好地服務于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。檔案記載著醫(yī)院社會活動中大量有知識價值的事實、技術成果和科學理論等。檔案的整理、編目、編研、開發(fā)利用等工作都屬于知識勞動，因此，對醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)也是一種知識資源的開發(fā)。有人曾說：“知識經濟時代的檔案管理將成為知識管理，檔案服務成為知識服務，檔案機構的核心功能將是檔案服務與開發(fā)能力?！迸c此同時，醫(yī)院檔案事業(yè)也將隨著知識經濟時代以及新醫(yī)改的到來發(fā)生深刻的變革。首先，醫(yī)院檔案文獻信息數(shù)量會出現(xiàn)激增，其次，醫(yī)院檔案載體的種類也趨于多樣化，更多的會以電子文件（主要包括光盤、視盤等）形式出現(xiàn)。然而電子文件管理方式有效地改變了傳統(tǒng)檔案模式，如更加重視檔案的特征、特性以及意義。在電子文件管理的幫助下，檔案信息的產生、形成以及歸檔、傳遞等都提高了效率，同時對人們運用檔案也提供了極大的幫助。因此，在知識經濟時代及新醫(yī)改形勢下，要想使醫(yī)院檔案資源發(fā)揮作用，就需要對醫(yī)院中的檔案管理進行創(chuàng)新，加強對醫(yī)院檔案信息資源的科學管理，變硬性管理為一種軟性管理，即知識管理。

一、知識經濟時代的醫(yī)院檔案知識管理內涵

醫(yī)院的檔案管理和我國檔案管理一樣劃分為三個階段：實體管理階段、信息管理階段和知識管理階段。知識管理是醫(yī)院檔案管理的高級階段。知識管理是以知識為核心，對知識本身及與其相關的各種資源進行有效管理。知識管理的目的是形成知識共享，能夠及時滿足醫(yī)院對有關知識的需求，同時能夠協(xié)助醫(yī)院形成知識優(yōu)勢和產生價值。醫(yī)院檔案管理本身就是對知識的一種管理活動和過程。因此，在當前醫(yī)院檔案管理發(fā)展新趨勢背景下，只有充分利用醫(yī)院檔案知識管理，才能推動醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新。

（一）醫(yī)院檔案知識管理使得醫(yī)院檔案保管過程實現(xiàn)了細化

隨著辦公自動化技術的不斷普及和網(wǎng)絡信息傳遞及存取技術的應用。醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)了從保管單位到知識元的細化。知識元是知識管理的基本單位，它是表達技術訣竅、管理要素、基本原理及思想方法等的基本單元，它是經過專家研究、評價、提取、篩選以及測試通過后知識的“濃縮”。對電子文件以及數(shù)字化檔案來說，采用以知識元為基礎的知識組織方式更能滿足用戶需要。

（二）醫(yī)院檔案知識管理實現(xiàn)了知識共享

知識管理打破了知識的局限性，讓人們在需要檔案的時候便可以隨時利用，并且沒有地域限制，這更符合檔案利用開放的初衷。從封閉到開放，再到主動提供服務，知識共享下的醫(yī)院檔案管理過程將更加有助于實現(xiàn)醫(yī)院檔案室等服務機構的價值，改變以前故步自封的守舊狀態(tài)。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案信息資源合作開發(fā)模式是一種以“資源”為導向的開發(fā)模式，它強調通過合作來促進資源的利用與共享。主要包括各種科室合作、醫(yī)院檔案館與個人的合作、醫(yī)院檔案室與史志部門的合作等形式。知識管理視閾下的醫(yī)院檔案信息資源合作開發(fā)模式則以隱藏在醫(yī)院檔案資源中的知識成分為基礎，通過知識的積累、組織、發(fā)現(xiàn)等流程，實現(xiàn)醫(yī)院檔案知識的最大開發(fā)，以滿足知識服務的要求。它強調通過合作來促進開發(fā)方式、技術、產品以及宣傳利用手段的創(chuàng)新。知識管理視閾下的醫(yī)院檔案信息資源合作的最終目的是滿足深層次的開發(fā)要求，以提供主動滿足客戶需求的服務。

（三）醫(yī)院檔案實施知識管理是對醫(yī)院檔案業(yè)務流程的再造

對醫(yī)院檔案知識的管理流程進行優(yōu)化，這不僅可以促進醫(yī)院內部的知識得到有序的開發(fā)、傳播，同時還可以便于醫(yī)院最大化地應用檔案知識，進而更好地推動醫(yī)院進一步發(fā)展。圍繞醫(yī)院檔案中相關知識所具有的四點要素，即醫(yī)院檔案知識采集、存儲、共享和創(chuàng)新構建檔案資產流程。1.檔案知識資產的采集。這主要是從知識視角角度分析，該文檔主要形成在于積累，特別強調知識收集以及建檔，同時也需要對醫(yī)院相關部分的知識作出評估、分析以及科學規(guī)劃，進而能夠在全面建設知識管理體系的過程中，有效保障知識能夠被運用、儲存和共享。2.檔案知識資產的存儲。在知識管理中，主要是按照知識管理特點而劃分不同資產管理的具體策略，即醫(yī)院檔案資源中的有形資源，主要的內容包括：文獻、資料、檔案、公文以及圖檔等。因此，這就需要建立不同的數(shù)據(jù)庫，進而可以更好地保障數(shù)據(jù)資源，同時也促進數(shù)據(jù)資源能夠得到合理存儲。3.檔案知識資產的共享。這是知識管理中一項十分重要的任務，一般在個人或者是小團體中將知識有計劃地轉變?yōu)榻M織知識之后，從而能夠將知識實現(xiàn)共享，進而也能夠創(chuàng)造新知識，同時也有效地實現(xiàn)知識生產循環(huán)的目標。4.檔案知識資產創(chuàng)新。檔案知識創(chuàng)新主要指的是利用醫(yī)院員工所采集、掌握以及吸收的知識而創(chuàng)新性地應用在具體工作中，這能夠有效地解決實際工作中的具體問題，而知識創(chuàng)新則主要是從外部有效掌握知識，并能夠結合醫(yī)院內部的情況，如個人、群體和整體等渠道進行方法增進，強化醫(yī)院之前所包含的知識，進而能夠在各個不同的環(huán)節(jié)中有效實現(xiàn)資源的創(chuàng)新服務，使得知識共享能夠早日實現(xiàn)。

二、分析知識管理運用在醫(yī)院檔案機構中的具體策略

將知識管理的方式運用在醫(yī)院檔案的管理工作中，主要的目的就是可以更好地提升檔案機構中工作人員的效率，同時也能夠更好地優(yōu)化資源配置，因此，醫(yī)院檔案如何運用知識管理就是一個十分重要的問題，下文將作出具體分析：

（一）將知識服務理念和組織文化融合在一起

這主要是由于組織文化可以有效發(fā)揮其導向、激勵、凝聚以及約束的作用，這就使得知識服務可以在組織文化中更好地融入其中，此時醫(yī)院中的檔案資源就可以在崇尚知識、創(chuàng)新服務以及倡導學習中更好地提升醫(yī)院檔案工作人員的積極性，通過加強學習更好地向檔案利用者提供服務，進而實現(xiàn)知識共享的目標。

（二）將知識共享視為重要的目標開展合作

在醫(yī)院檔案室的工作人員需要不斷加強和其他各個部門的交流以及溝通，這是有效培養(yǎng)大家合作能力以及團隊協(xié)作意識的重要方式，同時在團隊中分享知識以及管理經驗。由于醫(yī)院檔案所服務的對象具有一定的固定性，即內部人員，其主要追求知識的共享，滿足組織工作的需求、此外，通過廣泛合作的方式而有效將檔案信息中所包含的資源合理地提供給用戶。

（三）將技術支持作為管理的重要方式

在現(xiàn)代技術發(fā)展的環(huán)境下，醫(yī)院檔案的實體管理有重要作用，同時實施虛擬管理就需要發(fā)揮信息技術的支撐作用，這是知識管理所必不可少的條件。如數(shù)字檔案館以及檔案網(wǎng)絡聯(lián)合等方式，都是依靠相關技術才得以實現(xiàn)，有時可以將信息技術視為其重要的生存之本。例如在辦公自動化的系統(tǒng)中，醫(yī)院檔案管理機構運用現(xiàn)代的技術能夠更好地提升工作人員的工作效率，同時也可以實現(xiàn)資源節(jié)約的目的。因為在知識管理的系統(tǒng)中，海量數(shù)據(jù)能夠在存儲以及利用方面發(fā)揮重要作用，而技術支持則可以為知識共享提供幫助，檔案機構中的知識需要進行不斷創(chuàng)新。

三、結語

知識經濟和新醫(yī)改對醫(yī)院檔案事業(yè)的殷切期待，與我們醫(yī)院檔案管理落后的現(xiàn)狀之間的反差是巨大的。應該看到，由于對自身資源開發(fā)不夠，醫(yī)院檔案工作發(fā)展的相對滯后現(xiàn)象非常嚴重。因此，在新醫(yī)改形式下醫(yī)院檔案管理工作必須進行創(chuàng)新，實現(xiàn)知識管理。當前，醫(yī)院檔案管理觀念的更新、醫(yī)院檔案管理方法和手段的創(chuàng)新以及知識管理型人才的培養(yǎng)，是我們新形勢下面臨的緊迫任務。

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作者:蘇海英 單位:聊城市傳染病醫(yī)院