采購(gòu)檔案管理全文(5篇)

0前言

隨著我國(guó)醫(yī)療的普及以及診療水平的不斷上升，醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療設(shè)備的種類(lèi)和數(shù)量都在顯著增加，各種臨床設(shè)備已廣泛應(yīng)用于疾病的預(yù)防、診斷、治療、預(yù)后等各個(gè)階段，它是醫(yī)院進(jìn)行診斷治療和科學(xué)研究的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是提高醫(yī)療質(zhì)量和工作效益的重要因素。因此醫(yī)療設(shè)備已成為評(píng)價(jià)醫(yī)院現(xiàn)代化水平的重要參考依據(jù)，同時(shí)也能夠客觀反映醫(yī)院的醫(yī)療水平和整體實(shí)力。由此可見(jiàn)，醫(yī)療設(shè)備的管理對(duì)于評(píng)價(jià)醫(yī)院的醫(yī)療水平和管理水平都具有重要意義。醫(yī)療設(shè)備的檔案管理是指醫(yī)療設(shè)備具體信息的記錄與維護(hù)，其信息更新周期從臨床科室提出需求申請(qǐng)開(kāi)始，直至設(shè)備達(dá)到使用年限或因其他原因報(bào)廢為止。設(shè)備報(bào)廢后，該檔案還需根據(jù)需求繼續(xù)保存，以便為日后其他相同或相近設(shè)備的使用提供參考依據(jù)。

1檔案管理原則

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、處置等環(huán)節(jié)中重要的資料存檔，對(duì)設(shè)備使用情況具有可追溯性，對(duì)同類(lèi)設(shè)備的購(gòu)置和使用具有指導(dǎo)意義，對(duì)醫(yī)學(xué)裝備管理具有重要作用。根據(jù)《檔案法》等相關(guān)法規(guī)，檔案管理的原則包括以下幾方面：①檔案完整，資料真實(shí)可信，具有可追溯性；②各層級(jí)條理清晰，便于檔案查詢(xún)，對(duì)重要信息有適當(dāng)?shù)膫浞?，保證檔案具有較好的使用效率；③由專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，檔案收集和使用有明確工作流程和記錄。

2設(shè)備檔案內(nèi)容

2.1購(gòu)置檔案

醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置檔案是指設(shè)備申請(qǐng)及購(gòu)置過(guò)程中的全部公文資料，設(shè)備購(gòu)置一般采用公開(kāi)招標(biāo)或院內(nèi)議價(jià)兩種方式。公開(kāi)招標(biāo)方式產(chǎn)生的購(gòu)置檔案主要包括委托協(xié)議、招標(biāo)文件、政府采購(gòu)合同等資料；院內(nèi)采購(gòu)方式產(chǎn)生的購(gòu)置檔案主要為采購(gòu)合同等。此外，還需醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程處形成包括設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)（由需求科室提交）、大型設(shè)備專(zhuān)家論證、設(shè)備資質(zhì)證明等相關(guān)資料（由設(shè)備生產(chǎn)商或供應(yīng)商提供），一同并入設(shè)備購(gòu)置檔案留存。

【摘要】本文簡(jiǎn)要分析了醫(yī)院在運(yùn)行檔案管理制度時(shí)面臨的問(wèn)題：模式單一性、制度不完善、人員不專(zhuān)業(yè)，對(duì)此提出了改革檔案管理體制的具體方式：優(yōu)化檔案管理的運(yùn)行模式、完善檔案部門(mén)的管理制度、加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性培養(yǎng)，促進(jìn)醫(yī)院擁有運(yùn)行良好的檔案管理模式，推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)性體制有序運(yùn)行，為醫(yī)院各部門(mén)工作建立穩(wěn)定運(yùn)行的檔案管理制度。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；指導(dǎo)性管理；醫(yī)院

在國(guó)內(nèi)社會(huì)公共性質(zhì)運(yùn)行體制中，醫(yī)院是其中較為關(guān)鍵的部門(mén)。醫(yī)院具有多重關(guān)鍵的作用，具體表現(xiàn)為社會(huì)服務(wù)能力、公共服務(wù)性質(zhì)等。在醫(yī)院眾多的科室中，檔案管理工作較為關(guān)鍵。此類(lèi)工作具有數(shù)據(jù)的繁雜性、類(lèi)別的多元化、資料的多重性等特征，導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)無(wú)序的運(yùn)行狀態(tài)，引發(fā)相關(guān)工作效率問(wèn)題，不利于醫(yī)療機(jī)構(gòu)良好發(fā)展。

一、醫(yī)院開(kāi)展檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）模式單一性。醫(yī)院檔案管理制度，與傳統(tǒng)的管理體制存在著較大差別。現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理體制，被要求在規(guī)定的管理體制中運(yùn)行，運(yùn)行中解決具有風(fēng)險(xiǎn)性的因素，防止造成經(jīng)濟(jì)損失。醫(yī)院檔案管理在日常運(yùn)行期間，尚未融合先進(jìn)的管理思想，并且未采納約束性的管理標(biāo)準(zhǔn)。由此運(yùn)行的檔案管理制度較為松散，不具有靈活性的管理模式，為多發(fā)性工作問(wèn)題提供了發(fā)展條件。例如，部分醫(yī)院將檔案管理部門(mén)當(dāng)作資料查閱室，尚未充分發(fā)揮檔案管理的信息價(jià)值，難以在檔案管理中獲取有效信息，在一定程度上削弱了檔案資料的利用價(jià)值。

（二）制度不完善。醫(yī)院內(nèi)部的管理人員，忽視了檔案管理工作的關(guān)鍵作用，尚未發(fā)展相對(duì)成熟的檔案管理流程。在信息化科學(xué)力量持續(xù)性更新的背景下，部分醫(yī)院引進(jìn)相適應(yīng)的工作系統(tǒng)。與此同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)被醫(yī)院引入，但是基于管理層的不重視，造成檔案管理系統(tǒng)尚未具有良好運(yùn)行能力，系統(tǒng)內(nèi)部的管理版塊不完善，相配套的工作流程未全面落實(shí)，在一定程度上降低了檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，影響著醫(yī)院檔案資料的數(shù)字信息管理能力，為檔案資料紙質(zhì)老化、數(shù)據(jù)不清晰、資料不完整等不良現(xiàn)象埋下隱患。

（三）人員不專(zhuān)業(yè)。基于醫(yī)院內(nèi)部對(duì)檔案管理工作的漠視，造成醫(yī)院檔案相關(guān)工作存在諸多問(wèn)題，比如說(shuō)：其他科室護(hù)理人員輪班兼任、實(shí)習(xí)護(hù)士等問(wèn)題，此類(lèi)醫(yī)護(hù)人員不具有專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能，在一定程度上造成檔案管理體系的運(yùn)行能力削弱，難以發(fā)揮其工作價(jià)值，為其混亂性、不完善問(wèn)題等不良管理現(xiàn)象的發(fā)生埋下隱患。此外，加之部門(mén)投資力度不足，配套設(shè)施不完善，為其發(fā)展帶來(lái)了一定制約因素。

摘要：目前，高校食品安全檔案化管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致一些高校仍沒(méi)有制定關(guān)于食品檔案的相關(guān)制度，食品檔案管理工作不規(guī)范、不合理的情況普遍存在。本文提出優(yōu)化高校食品安全檔案化管理的有效方式、規(guī)范食品安全檔案的建設(shè)工作，使得食品安全檔案化管理質(zhì)量和水平有所提高，科學(xué)利用食品安全檔案為高校食品安全提供保障。

關(guān)鍵詞：食品安全；食品安全檔案；檔案化管理

一直以來(lái)，一些觸目驚心的高校食品安全事故不斷出現(xiàn)，社會(huì)影響極為惡劣。高校食品安全一旦出現(xiàn)問(wèn)題，教學(xué)秩序則無(wú)法正常開(kāi)展。高校食品安全管理工作落實(shí)不到位會(huì)對(duì)在校師生的健康造成傷害。因此探析如何利用食品安全檔案化管理為學(xué)校的后勤改革工作服務(wù)，讓高校食品安全管理部門(mén)提升食品安全工作水平，促進(jìn)高校健康發(fā)展尤為重要。食品安全管理檔案主要包括食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案和綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案，其中食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案包括食品原料的質(zhì)量分析報(bào)告、食品生產(chǎn)加工的操作管理情況、食品質(zhì)檢情況和食品企業(yè)信用指數(shù)等；食品綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。這些繁雜的食品安全檔案急需運(yùn)用檔案知識(shí)管理理念進(jìn)行管理和利用。食品安全的檔案化管理為高校食品安全能提供最廣泛、最精確以及最有說(shuō)服力的書(shū)面依據(jù)，能增強(qiáng)餐飲企業(yè)的質(zhì)量與責(zé)任意識(shí)，通過(guò)知識(shí)管理下統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理更能降低高校監(jiān)管成本、提高監(jiān)管效率、增強(qiáng)監(jiān)管效果的食品安全監(jiān)管新局面。

1高校食品安全檔案對(duì)食品安全發(fā)揮重要意義

1.1高校食品安全檔案保障食品安全溯源工作

很多高校發(fā)生的食品安全事件究其源頭很大一部分是采購(gòu)的原材料所含有害物質(zhì)或所含添加劑不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。現(xiàn)在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤為重要，食品安全溯源能在發(fā)生食品安全事故情況下準(zhǔn)確的找出食品問(wèn)題根源，使得食品安全工作得到開(kāi)展。食品安全檔案管理記錄著許多與食品有關(guān)的各類(lèi)信息，人們通過(guò)食品安全檔案了解食品各個(gè)方面情況，如食品生產(chǎn)工藝、食品成分、添加劑含量、制作日期等內(nèi)容，對(duì)以上信息了解后，排查食品安全隱患，解決因食品來(lái)源產(chǎn)生的問(wèn)題，形成針對(duì)性的管理，使得在校師生食品安全獲得有效保障，形成食品安全保障有效機(jī)制[1-3]。

1.2高校食品安全檔案促進(jìn)食品安全管理系統(tǒng)化

摘要：近年來(lái)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)總體環(huán)境的變化，我國(guó)絕大部分中小型國(guó)有企業(yè)舊有的企業(yè)檔案管理模式已不適用于企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展，其檔案管理效率與管理水平都需要加以?xún)?yōu)化提升。而筆者針對(duì)這一問(wèn)題，選以中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)力度為切入點(diǎn)，并對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的主要作用加以分析。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；中小型國(guó)有企業(yè)；檔案管理；作用分析

1信息化建設(shè)在中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理中的具體作用分析

1.1提高了中小型國(guó)有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性

在我國(guó)部分中小型國(guó)有企業(yè)早期檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)于所管理的檔案信息數(shù)據(jù)都缺乏必要的重視性與安全管理意識(shí)，整體管理模式較為粗放。例如在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行過(guò)程中，會(huì)將各項(xiàng)生產(chǎn)技術(shù)的具體工序流程、企業(yè)發(fā)展過(guò)程中所制定的決策計(jì)劃等具有一定程度保密性要求的信息數(shù)據(jù)加以檔案管理。但是在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，管理人員與企業(yè)往往將所管理的各項(xiàng)紙質(zhì)信息管理數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)管理，但卻沒(méi)有開(kāi)展相應(yīng)的權(quán)限管理工作，中小型國(guó)有企業(yè)的管理者與基層工作人員都可以接觸到具有較高保密性質(zhì)的文件數(shù)據(jù)，這也在一定程度上對(duì)中小型國(guó)有企業(yè)造成了經(jīng)濟(jì)損失與其他消極影響。而隨著我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展，通過(guò)構(gòu)建企業(yè)檔案電子數(shù)據(jù)管理庫(kù)，將各類(lèi)信息數(shù)據(jù)按照其保密等級(jí)與重要程度進(jìn)行劃分，不同的訪問(wèn)用戶(hù)只能翻閱權(quán)限范圍內(nèi)的信息數(shù)據(jù)，從根源上避免了上述問(wèn)題的出現(xiàn)，極大提高了中小型國(guó)有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

1.2降低了中小型企業(yè)檔案管理工作的運(yùn)行成本

在以往中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，不但需要配置大量的工作人員，進(jìn)行高重復(fù)性的檔案整理、數(shù)據(jù)信息抄寫(xiě)記錄等工作，還需要投入大量企業(yè)運(yùn)營(yíng)資金與固定資產(chǎn)。例如檔案管理工作的開(kāi)展需要占用企業(yè)內(nèi)部辦公面積來(lái)構(gòu)建檔案管理庫(kù)，為防止紙質(zhì)檔案信息出現(xiàn)潮濕損壞，還需要采購(gòu)配置抽濕機(jī)等電氣設(shè)備。因此在中小型企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，傳統(tǒng)檔案管理工作的開(kāi)展也對(duì)企業(yè)造成了一定程度的財(cái)務(wù)壓力。而隨著我國(guó)中小型國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展，中小型國(guó)有企業(yè)僅需要投入一定的資金與人力資源，用于采購(gòu)計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等相關(guān)信息化電子設(shè)備，以及研發(fā)中小型企業(yè)的內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，便可以開(kāi)展更為高效的檔案管理工作，不但其運(yùn)行成本有所降低，還不會(huì)出現(xiàn)所儲(chǔ)存檔案信息出現(xiàn)損毀的問(wèn)題。

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，目前企業(yè)登記檔案呈現(xiàn)數(shù)量巨大、管理動(dòng)態(tài)化、利用頻繁等特點(diǎn)。蕭山區(qū)多舉措做好企業(yè)登記檔案管理工作，開(kāi)展了企業(yè)登記檔案規(guī)范化建設(shè)、利用好檔案影像系統(tǒng)、探索提高檔案查詢(xún)效率的路徑。要強(qiáng)化企業(yè)登記檔案管理，應(yīng)當(dāng)規(guī)范電子檔案管理、提供優(yōu)質(zhì)檔案查閱利用服務(wù)、推進(jìn)政府購(gòu)買(mǎi)檔案服務(wù)，并保障檔案安全。

關(guān)鍵詞：企業(yè)登記檔案；企業(yè)登記檔案管理；工作實(shí)踐與思考

企業(yè)登記檔案指市場(chǎng)監(jiān)督管理部門(mén)（原工商行政管理部門(mén)）依法進(jìn)行企業(yè)登記管理過(guò)程中，產(chǎn)生的具有保存和查考價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的資料。當(dāng)前企業(yè)登記檔案呈現(xiàn)數(shù)量巨大、管理動(dòng)態(tài)化、利用頻繁等特點(diǎn)。在商事登記改革背景下，企業(yè)開(kāi)辦、變更等登記數(shù)量逐年上升，企業(yè)登記檔案數(shù)量快速增長(zhǎng)。在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)名稱(chēng)、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人、股東、注冊(cè)資本等都處于變化之中，因此變更登記頻繁；加之企業(yè)登記實(shí)行屬地管理，當(dāng)企業(yè)住所發(fā)生變化時(shí)，登記檔案會(huì)從原登記機(jī)關(guān)遷往新住所所屬登記機(jī)關(guān)。2019年，筆者所在單位杭州市蕭山區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局辦理企業(yè)登記檔案遷入4264家、遷出2820家。此外，企業(yè)登記檔案查詢(xún)需求大，2015年至2019年，區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局檔案室共提供企業(yè)登記檔案查詢(xún)服務(wù)30萬(wàn)余次。

1企業(yè)登記檔案管理工作實(shí)踐：

以蕭山為例一是開(kāi)展企業(yè)登記檔案規(guī)范化建設(shè)。企業(yè)登記檔案管理作為市場(chǎng)監(jiān)督管理部門(mén)最重要的業(yè)務(wù)檔案之一，其規(guī)范化建設(shè)一直備受重視。2016年，區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局專(zhuān)門(mén)成立了行政審批檔案規(guī)范化管理小組，制定了企業(yè)檔案移交規(guī)范、檔案整理指南等規(guī)范性文件；并積極開(kāi)展政府部門(mén)購(gòu)買(mǎi)檔案服務(wù)，將行政審批檔案規(guī)范化整理服務(wù)工作列入政府采購(gòu)項(xiàng)目。二是充分利用企業(yè)登記檔案影像系統(tǒng)。蕭山企業(yè)登記檔案數(shù)字化工作起步較早，2003年區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局就全面啟動(dòng)企業(yè)登記檔案的數(shù)字化掃描工作。2016年4月，杭州市市場(chǎng)監(jiān)督管理局開(kāi)發(fā)了新版企業(yè)登記影像系統(tǒng)，將原來(lái)分散存儲(chǔ)在各縣（市、區(qū)）局的企業(yè)登記檔案影像數(shù)據(jù)歸總到市局集中存儲(chǔ)。區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局充分用好這一系統(tǒng)，將每日掃描的檔案數(shù)字化成果通過(guò)增量備份同步至系統(tǒng)云存儲(chǔ)中，與其他縣（市、區(qū)）實(shí)現(xiàn)資源共享。三是提高企業(yè)登記檔案查詢(xún)效率。2019年，區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局在區(qū)辦事服務(wù)中心開(kāi)設(shè)了企業(yè)檔案查詢(xún)便民窗口，還在局大廳和區(qū)辦事服務(wù)中心一樓24小時(shí)自助服務(wù)區(qū)分別設(shè)置了企業(yè)登記檔案自助查詢(xún)機(jī)。通過(guò)電子簽章、圖像識(shí)別等技術(shù)，公眾可以快速辦理企業(yè)登記信息的自助查詢(xún)、資料打印等業(yè)務(wù)。2019年8至12月，在自助查詢(xún)機(jī)上實(shí)現(xiàn)檔案查詢(xún)185人次，自助打印檔案材料733頁(yè)。

2強(qiáng)化檔案管理的若干思考

一是規(guī)范電子檔案管理。為了讓數(shù)據(jù)多跑路、讓企業(yè)和群眾“零跑腿”，2017年8月，浙江省全面推行企業(yè)登記全程電子化工作，通過(guò)各地的大力推廣和引導(dǎo)，越來(lái)越多的申請(qǐng)人選擇了全程電子化申報(bào)。但在具體工作中，登記部門(mén)要堅(jiān)持需求導(dǎo)向，尊重企業(yè)選擇，可由申請(qǐng)人自主選擇半流程窗口登記。這樣就形成了線上線下功能互補(bǔ)的政務(wù)服務(wù)新模式，由此也對(duì)電子登記檔案規(guī)范管理提出了新要求。首先要做到歸檔工作重心前移，參照《政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范》，建立并完善相關(guān)制度，確保電子登記檔案的真實(shí)、可信、可靠、完整和可用。其次要探索企業(yè)登記檔案電子歸檔與實(shí)體歸檔的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)增量電子檔案與存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果互融互通，確保數(shù)據(jù)的延續(xù)性。二是提供優(yōu)質(zhì)檔案查閱利用服務(wù)。企業(yè)登記檔案利用對(duì)象范圍廣泛，注冊(cè)登記部門(mén)、監(jiān)督管理部門(mén)、執(zhí)法辦案部門(mén)及公、檢、法、審計(jì)機(jī)關(guān)等在日常工作中均需要查閱利用檔案；中外企業(yè)及自然人投資、簽訂經(jīng)濟(jì)合同、解決產(chǎn)權(quán)或股權(quán)糾紛時(shí)，也需要查閱利用檔案。因此要發(fā)揮電子登記檔案易于共享的優(yōu)勢(shì)，繼續(xù)提高企業(yè)登記檔案服務(wù)能力；并結(jié)合智慧城市建設(shè)工作，將企業(yè)登記檔案利用服務(wù)納入智慧城市建設(shè)框架中。三是保障檔案安全。保障檔案安全是提供檔案利用服務(wù)的重要前提，在檔案管理和利用過(guò)程中，可通過(guò)多種手段確保檔案安全。首先是引進(jìn)數(shù)據(jù)加密和安全瀏覽技術(shù)，保證電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性；其次是設(shè)置用戶(hù)分類(lèi)查詢(xún)權(quán)限，結(jié)合不同類(lèi)型檔案利用主體需求，設(shè)置相應(yīng)的查詢(xún)權(quán)限；再次是檔案行政部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案信息和電子文件的安全監(jiān)管，繼續(xù)做好檔案登記備份工作，并完善應(yīng)急預(yù)案。四是推進(jìn)政府購(gòu)買(mǎi)檔案服務(wù)。目前企業(yè)登記檔案數(shù)字化工作與電子檔案管理同步開(kāi)展，檔案管理工作量大且專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，僅靠市場(chǎng)監(jiān)督管理部門(mén)，難以滿(mǎn)足檔案管理規(guī)范化要求及多維度的查詢(xún)需求。建議嚴(yán)格按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，積極穩(wěn)妥推進(jìn)政府購(gòu)買(mǎi)檔案事務(wù)服務(wù)，規(guī)范并支持檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)。特別是對(duì)于海量的存量檔案，可以通過(guò)政府采購(gòu)檔案寄存服務(wù)的模式，尋求專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)支持，緩解基層單位在檔案管理上的壓力。