工程檔案管理全文(5篇)

摘要:所謂水利工程質(zhì)量監(jiān)督檔案就是對工程實施過程中的質(zhì)量問題進行記錄，然后對施工中的數(shù)據(jù)進行反饋，對一些原始的資料進行整理、收集和采編策劃。水利工程檔案還能合理的檢驗施工的質(zhì)量，對質(zhì)量檢測的監(jiān)督機關(guān)和一些相關(guān)人員進行工作監(jiān)督總結(jié)。以下是本人引入一些工程項目作為案例，來分析水利工程施工過程中水利工程檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞:水利工程;檔案管理工作

工程建設(shè)施工管理，一般都使用水利工程檔案進行記錄，記錄了工程管理施工中的相關(guān)事件，主要是為了提高效益提供相關(guān)資料，對促進工程效率、優(yōu)化工程施工管理等方面具有一定的重要性。而水利工程檔案管理也是水利工程管理中最重要的部分，因此，國家對水利工程檔案管理提出了很高的要求，這樣對于我們指導做好水利工程檔案管理有著非常重要的意義。

1檔案管理的原則

下面便介紹檔案基本管理的原則，水利工程檔案管理工作是一個密不可分、相輔相成的整體，我們只有集中統(tǒng)一管理才能維護檔案資料的安全和完整性，為以后的施工工作提供良好的服務。

1.1集中統(tǒng)一管理

不論是質(zhì)量監(jiān)督機關(guān)，或者是監(jiān)督檔案機構(gòu)都應該要建立屬于自己的檔案管理制度，只有這樣，才能實現(xiàn)統(tǒng)一管理、聯(lián)合編制目錄等工作的順利開展。這樣檔案也不容易損壞或者丟失，可以大大延長檔案的壽命，有效的避免一些意外事故或無意失誤的破壞，保證了檔案資料內(nèi)容的齊全，方便以后查找和利用。

科技檔案是在科技活動中形成的各種科技文件，是生產(chǎn)建設(shè)、科學研究等工作的產(chǎn)物，對于國家經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展有著舉足輕重的作用。設(shè)備監(jiān)理記錄和文件是設(shè)備監(jiān)理項目的載體，記錄了所監(jiān)理項目過程質(zhì)量狀況和發(fā)生問題及處理情況，是設(shè)備工程項目在工業(yè)建設(shè)項目中的設(shè)備監(jiān)理和設(shè)備監(jiān)理管理各項活動中形成的記錄和文件，是設(shè)備工程建設(shè)項目資源和智慧的結(jié)晶，是重要的科技信息資源。完整的設(shè)備監(jiān)理科技檔案對工程建設(shè)項目具有重要的參考價值，設(shè)備監(jiān)理工程師可以得到很好的借鑒作用，同時可以提高單位設(shè)備監(jiān)理的服務質(zhì)量和服務水平。對一些重大設(shè)備工程項目來說，其投入的財力、物力和人力往往是巨大的。如何對設(shè)備工程監(jiān)理中的科技檔案進行有效管理，筆者從以下幾方面進行探討。

1樹立科技檔案服務意識，強化設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理工作

科技檔案是設(shè)備工程項目管理的基礎(chǔ)工作，科技檔案的質(zhì)量好壞和完整程度影響到設(shè)備工程項目管理工作。設(shè)備監(jiān)理是依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)標準，對重要設(shè)備的設(shè)計、制造、檢驗、儲運、安裝和調(diào)試等過程的質(zhì)量、進度和投資等實施監(jiān)督，設(shè)備工程質(zhì)量是對工程性質(zhì)、品質(zhì)和安全的綜合表述是，對設(shè)備工程質(zhì)量的評價就是以科技檔案為基礎(chǔ)，以量化的指標進行綜合測評。因此作為項目負責人應當提高科技檔案管理意識，從思想上重視科技檔案管理工作，注重培養(yǎng)科技檔案管理人員的服務意識和調(diào)動他們的工作熱情，同時作為科技檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變思想，增強科技檔案管理意識和服務意識，把科技檔案工作作為一項重要的工作來做，摒棄科技檔案工作可有可無，可做可不做的思想意識，要注重加強檔案專業(yè)知識的學習，努力掌握科學管理的原則和方法，提高科技檔案質(zhì)量，要積極探索科技檔案管理模式，確保科技檔案工作更科學、更實用，為設(shè)備工程項目管理提供有利資源保證。

2建立健全有效的設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理制度，規(guī)范科技檔案工作

設(shè)備工程項目管理科技檔案是一個動態(tài)的過程，這一過程的目的和結(jié)果都是需要建立真實、完整、系統(tǒng)的工程檔案，因而需要從積累、形成、鑒定到整理、歸檔、利用，所有環(huán)節(jié)都需要有符合設(shè)備工程項目管理實際情況的科技檔案管理制度和設(shè)備監(jiān)理工作程序，實現(xiàn)動態(tài)管理和績效考評，才能客觀反映設(shè)備工程項目管理的完整面貌，為設(shè)備工程建設(shè)項目服務。為此建立檔案需要遵循以下要求：①科技檔案管理制度要體現(xiàn)合理性、有效性。建立的設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理制度和程序需要考慮設(shè)備工程建設(shè)項目的特點和科技檔案管理的實際情況，以適應實際工作需要。②科技檔案管理制度要體現(xiàn)實用性、科學性。依據(jù)GB／T26429－2010《設(shè)備工程監(jiān)理規(guī)范》，建立的設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理制度和程序應當具有實用性和可操作性，以便于更好地發(fā)揮制度的指導性和規(guī)范性。③科技檔案管理制度要具有權(quán)威性。建立的設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理制度既需要有效執(zhí)行就要監(jiān)督落實，因此制度在執(zhí)行的過程中要做到有功獎賞，有過懲罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3加強設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理人員的業(yè)務知識培訓，提高綜合素質(zhì)

做好設(shè)備監(jiān)理科技檔案，加強業(yè)務學習，提高自身文化素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)是保證科技檔案管理工作的需要?？萍紮n案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平?jīng)Q定著設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理質(zhì)量的好壞，因此需要加強設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理人員的業(yè)務知識培訓，提高綜合素質(zhì)。為此需要從以下幾方面入手：①按期參加內(nèi)蒙古檔案局和呼和浩特檔案局組織的檔案系列專業(yè)知識繼續(xù)教育培訓和崗位培訓工作，提高理論知識和水平，不斷加強對科技檔案管理工作的認識程度，完善科技檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)較強的檔案技術(shù)能力，同時重視信息技術(shù)和網(wǎng)絡知識的教育培訓工作，以適應設(shè)備監(jiān)理科技檔案管理工作的需要。②注重加強科技檔案管理人員和檔案管理單位之間的業(yè)務交流。同時參加設(shè)備監(jiān)理單位之間的業(yè)務交流，通過交流，相互學習，相互切磋，取長補短，吸收更好的經(jīng)驗應用于自己的科技檔案管理工作當中。③注重加強個人素質(zhì)教育和自身修養(yǎng)的培養(yǎng)，科技檔案工作枯燥繁瑣，不容易被支持和理解。對于科技檔案管理人員來講，就需要注重個人素質(zhì)教育和自身修養(yǎng)的培養(yǎng)，要耐得住寂寞和失落，任勞任怨，默默奉獻，以飽滿的工作熱情做好科技檔案的管理工作。同時為科技檔案利用者提供方便，不斷提高科技檔案利用率，為科技檔案管理工作開創(chuàng)局面。④注重加強質(zhì)量管理知識的培訓和學習。設(shè)備監(jiān)理科技檔案是設(shè)備工程項目質(zhì)量管理中的重要環(huán)節(jié)，完善的設(shè)備監(jiān)理科技檔案可以為公司質(zhì)量體系認證提供原始憑證和法律依據(jù)，也是公司通過質(zhì)量體系審核的前提條件和必要的保證。為此作為科技檔案管理人員需要加強質(zhì)量管理知識的培訓和學習。

【摘要】石油企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中產(chǎn)生了數(shù)量眾多的工程建設(shè)項目，形成了大量的石油工程建設(shè)項目檔案。這些工程項目檔案內(nèi)容繁雜、涉及范圍廣泛、時間跨度大，要想高效管理和使用這些檔案資料，就必須制定科學規(guī)范的石油工程建設(shè)項目檔案管理制度，采用有效的管理手段，提高項目檔案管理的工作效率。因此，本文分析了當前石油工程項目檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題提出了相應的對策。

【關(guān)鍵詞】石油工程；建設(shè)項目；項目檔案；檔案管理

一、石油工程項目檔案管理工作存在的問題

（一）項目檔案管理意識薄弱。長期以來，在石油工程項目管理中存在著重建設(shè)輕檔案的問題。項目管理人員的檔案管理意識淡薄，項目各參與方往往將注意力集中在工程進度的管理上，對項目建設(shè)過程中的檔案資料收集與整理工作不夠重視，造成重要的項目資料缺失，對工程項目的后續(xù)管理帶來不便。由于對項目檔案管理工作的重要性認識不足，有些項目管理人員沒有將項目檔案的收集與整理工作納入項目建設(shè)流程，也沒有對項目檔案管理工作進行明確的職責分工，而項目施工人員的流動性較大，如果不設(shè)立專門的檔案管理人員，就很難做到及時整理收集項目檔案資料。而且，大型項目的建設(shè)單位眾多，每個建設(shè)單位在施工過程中都會產(chǎn)生項目檔案資料，如果缺乏統(tǒng)一管理，很容易造成項目檔案資料不完整。（二）項目檔案管理制度執(zhí)行不力。近些年來，盡管國家相關(guān)部門制定并了一系列工程建設(shè)項目的檔案驗收規(guī)定，但部分工程建設(shè)單位對于工程建設(shè)項目檔案驗收管理制度宣傳不力、要求不到位，加之項目建設(shè)周期長、施工單位多、水平參差不齊以及人員流動性大等問題，導致工程建設(shè)項目檔案管理制度沒有得到很好的落實，出現(xiàn)施工單位項目檔案資料管理標準不一、管理制度不規(guī)范的現(xiàn)象。同時，一些建設(shè)單位并未將項目檔案管理視作企業(yè)內(nèi)部管理體系的重要一環(huán)，造成項目檔案資料管理出現(xiàn)盲區(qū)。（三）項目檔案管理分散。由于石油工程建設(shè)項目往往規(guī)模大、建設(shè)周期長、參與建設(shè)的單位眾多，項目檔案的形成周期長，種類多，管理項目檔案的單位眾多，檔案管理分散等情況，導致項目檔案容易出現(xiàn)信息遺漏、資料丟失，難以確保項目檔案資料的完整性。（四）項目檔案管理信息化程度低。石油工程建設(shè)項目的檔案資料數(shù)量大，且變化頻繁，導致相應的檔案數(shù)字化工作量大。同時，石油工程建設(shè)項目檔案資料中的圖紙幅面大、保存時間長、藍曬圖紙字跡模糊，導致其數(shù)字化難度較大，從而限制了石油工程建設(shè)項目檔案的數(shù)字化進程，造成項目檔案管理的信息化程度低，影響了使用過程中的查全率和準確率。

二、基于信息化的油田檔案管理策略

（一）強化檔案管理意識，明確管理職責。在工程項目前期，建設(shè)單位就應該組織針對施工單位的檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的培訓，提高施工單位人員對項目檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理職責。同時，將石油工程建設(shè)項目檔案管理工作整合到業(yè)務工作流程中，建立清晰的歸檔責任和考核指標。明確檔案管理的職責，制定專門的檔案整理收集人員，專門負責收集整理項目檔案資料。除此以往，建設(shè)單位的檔案管理人員應該加強與各職能部門的溝通與協(xié)調(diào)，主動跟蹤工程進度，深度參與工程項目的建設(shè)，實時進行業(yè)務指導。（二）統(tǒng)一項目檔案歸檔制度。在項目建設(shè)前期，建設(shè)單位檔案管理部門應該就項目檔案的歸檔對施工單位提出統(tǒng)一要求。按照國家出臺的項目檔案管理規(guī)范和項目檔案資料編制規(guī)定，要求施工單位按照統(tǒng)一的要求制訂檔案資料整理歸檔實施細則，針對項目檔案的歸檔范圍、組卷要求、各單項工程歸檔時間等方面盡可能地給出具體要求，有效避免因各施工單位項目檔案歸檔制度及文件編制規(guī)則的不同而造成項目檔案資料歸檔不規(guī)范，對于施工單位提供的不符合要求的檔案文件、圖紙等資料應該要求返工修改。（三）與建設(shè)項目同步進行檔案管理。建設(shè)單位要將項目檔案的管理工作視作工程建設(shè)項目管理的重要組成部分，將檔案管理工作貫穿于項目建設(shè)的全過程。要求檔案管理部門與建設(shè)項目的進度同步進行檔案管理工作，如發(fā)現(xiàn)問題應及時提出改進方案，負責工程建設(shè)項目的檔案收集、整理、保管等工作，并對項目建設(shè)的各個階段的檔案收集與整理進行指導和監(jiān)督，既要檢查工程質(zhì)量也要檢查檔案質(zhì)量，確保工程項目檔案的準確性、完整性。（四）加強項目檔案管理的信息化建設(shè)。新形勢下，石油工程建設(shè)項目檔案的信息化管理是大勢所趨。應根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理工作，充分重視項目檔案管理工作的信息化程度，確定項目檔案管理的信息化范圍，優(yōu)先對重點工程項目、使用頻繁的項目檔案進行數(shù)字化歸檔，建立相應的電子檔案數(shù)據(jù)庫，做好電子檔案數(shù)據(jù)庫的管理，逐步實現(xiàn)全部項目檔案資料的數(shù)字化，提供網(wǎng)絡查詢、閱覽服務，從而提高石油工程建設(shè)項目檔案的利用效率。

三、結(jié)束語

摘要：水利工程檔案管理長期存在混亂、檔案殘缺現(xiàn)象，缺乏系統(tǒng)性及科學性，已嚴重地影響到水利工程建設(shè)管理質(zhì)量。對此，水利部門不能熟視無睹，應對水利工程檔案管理工作引起高度重視，并出臺相關(guān)規(guī)定，建立科學的管理體系。在實際工作中還應根據(jù)工程規(guī)模大小、技術(shù)難易、工期長短等相關(guān)特點進行動態(tài)化的檔案管理，進一步提高水利工程檔案管理的水平，確保水利工程建設(shè)管理質(zhì)量。文章分析了當前水利工程檔案管理工作中存在的一些問題，并提出了相應的對策和建議。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；對策

1水利工程檔案管理上存在的問題

1.1檔案管理制度不健全

①資料的收集、整理不及時。一些基礎(chǔ)性的水文、氣象資料未按時記錄、整理，甚至有缺失，影響規(guī)劃、設(shè)計質(zhì)量。②只注重工程現(xiàn)場的管理，輕視工程建設(shè)資料的及時歸檔。有的水利工程項目平時不注意工程資料的整理，在工程快完工時才開始資料的收集整理，很多隱蔽工程、關(guān)鍵部位的處理情況全靠記憶填寫，造成資料失真，對后續(xù)水利工程管理缺少參考性和借鑒性。③資料的借閱審批、登記制度不健全，未建立專門臺賬，資料丟失嚴重。

1.2檔案管理意識不強，缺少投入

①領(lǐng)導不重視，隨意更換檔案管理人員，工程資料歸檔不及時，資料不全面。②硬件設(shè)施投入不足，很多檔案室還是60年代木質(zhì)柜，通風、采光差，受潮嚴重，且不方便查閱。③保密意識不強，對重要的水利工程檔案未加密，未經(jīng)審批隨意借閱。

隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐步發(fā)展，與工程建設(shè)有關(guān)的各個領(lǐng)域的制度也在逐步完善。為適應政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求，工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式，以及各種檔案載體都發(fā)生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地調(diào)整和修改。有些單位雖然建立了相關(guān)的制度，但大數(shù)是流行于形式。還有許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制。在工作中出現(xiàn)隨意查閱、把資料借出檔案室等現(xiàn)象，造成部分檔案不能及時歸檔，有的甚至出現(xiàn)丟失，致使水利工程檔案達不到標準化、制度化、規(guī)范化管理的要求。

國家水利部2006年曾出臺了水利工程建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)規(guī)定，明確要求要加強對工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導，落實好崗位責任制，加強檢查指導與監(jiān)督，提高工程檔案現(xiàn)代化管理水平。根據(jù)這些要求，針對存在的問題，筆者認為應采取以下幾點對策。

1.健全制度，進一步強化對水利工程檔案的管理

要保證水利工程檔案的齊全、完整和規(guī)范管理，一是要高度重視水利工程檔案管理工作，從項目立項開始，就配備專職的檔案管理人員，把水利工程的檔案管理工作與抓工程進度、質(zhì)量與成本控制一樣抓緊、抓好。二是要建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責任制，并制訂相應的措施，把檔案管理工作目標分解、細化，層層加以落實，真正地把崗位責任制貫穿于從建設(shè)項目立項到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗收的全過程，做到職責分明，使檔案管理人員明確自己的管理職責。三是要對項目檔案的驗收要嚴格把關(guān)，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。四是要充化利用計算機和網(wǎng)絡信息、技術(shù)，增加信息資源的存儲，提高信息的廣泛利用，充分做到資源共享，不斷提高水利工程檔案管理和利用的水平。

2.通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作上臺階

檔案的生命在于利用，只有對檔案開發(fā)利用，才能正真體現(xiàn)它的價值。做好檔案資料的收集、整理、積累存貯是為了更好開發(fā)檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結(jié)晶，通過材料收集、整理、歸檔將它轉(zhuǎn)化為信息資源。對于檔案管理人員來說，假如某項新上的工程需要查閱相關(guān)資料時，能將檔案信息及時提供給業(yè)務部門和水利工作者利用，為水利工作者提供很大幫助的同時，使他們親身體驗到檔案信息的價值，從而激發(fā)檔案管理人員對工作的熱情，促使檔案管理工作更上一個新的臺階。

3.加大投入，實現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化