談醫(yī)院行政檔案管理創(chuàng)新途徑
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摘要：行政檔案不僅是醫(yī)院行政管理性質(zhì)的文書檔案，更是支撐醫(yī)院日常各項工作正常運行的理論工具，在推動醫(yī)院健康發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用。本文先分析了醫(yī)院行政檔案管理的重要性，進(jìn)而對醫(yī)院行政檔案管理過程中存在的問題作深入細(xì)致的剖析，最后有針對性的提出醫(yī)院行政檔案管理創(chuàng)新途徑。
關(guān)鍵詞：行政檔案；醫(yī)院；檔案管理；行政部門
醫(yī)院行政檔案包括十分重要且豐富的內(nèi)容，含有行政機(jī)構(gòu)設(shè)置、行政人員任免、相關(guān)科研成果及院內(nèi)所制定的行政法規(guī)，對醫(yī)院的正常運行及醫(yī)療服務(wù)均產(chǎn)生著較大的影響。近年來隨著醫(yī)療事業(yè)改革的深入，行政檔案所發(fā)揮的資源價值和指導(dǎo)作用越來越凸顯，得到了各級醫(yī)院充分的重視，可以更好的保障醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。在取得較好成效的同時也存在一些亟需解決的問題，如管理信息化、現(xiàn)代化及科學(xué)化水平均有很大的提升空間，日常管理工作并未取得最佳的質(zhì)量，這對醫(yī)院的健康發(fā)展產(chǎn)生了較大的影響。因此，進(jìn)一步明確醫(yī)院行政檔案管理的重要性，并針對現(xiàn)存問題探索管理創(chuàng)新途徑尤為必要。
一、醫(yī)院行政檔案管理的重要性
醫(yī)院行政檔案與常規(guī)的檔案文件存在較大的差異，其具有三點顯著的特點，即經(jīng)過辦理和處理的文件，可以對醫(yī)院今后發(fā)展起到較大作用、屬于一定規(guī)律的文件。行政檔案牽涉到醫(yī)學(xué)資料和醫(yī)院文化，其管理工作對醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展具有十分重要的意義，可以得到醫(yī)院內(nèi)部充分的重視。醫(yī)院通過遵循《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行方法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)可以確保醫(yī)院行政檔案管理的效率與質(zhì)量?？偟膩碚f，醫(yī)院行政檔案管理的重要性集中體現(xiàn)在以下幾方面：
1.有助于醫(yī)院日常管理工作的高效開展行政檔案中的人事檔案是醫(yī)院開展人才隊伍建設(shè)、管理與任免的重要參考文件，是醫(yī)院人力資源管理工作有效開展的基礎(chǔ)條件，可以為醫(yī)院最大限度優(yōu)化人才隊伍，幫助醫(yī)院實現(xiàn)人盡其用的用人目標(biāo)，有助于推動醫(yī)院的健康發(fā)展。另外，人事檔案也可以為醫(yī)院人才優(yōu)化和評價考核工作提供可靠依據(jù)，如果缺乏對這些行政檔案的有效管理，勢必會影響醫(yī)院的正常運營，阻礙醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。
2.有助于醫(yī)院文化的積累與傳播行政檔案中的醫(yī)院文化與重要的醫(yī)學(xué)資料均是醫(yī)院的重要資產(chǎn)，可以直接影響和決定醫(yī)院的發(fā)展水平，通過加強行政檔案管理力度，有助于醫(yī)院文化的更好積累與傳播。比如，醫(yī)院臨床所積累的病案資料是對診斷治療相關(guān)信息的詳細(xì)記錄，其中的病案記錄可以為后續(xù)醫(yī)學(xué)教學(xué)和科研提供重要的參考資料，幫助臨床醫(yī)師開展更高質(zhì)量的醫(yī)療救治工作。積極開展行政檔案管理越來越成為醫(yī)院提升核心競爭力、提升醫(yī)療救治水平的重要手段，必須予以充分的重視。
3.有助于引導(dǎo)醫(yī)院朝著健康的方向發(fā)展醫(yī)院行政檔案詳細(xì)記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，相關(guān)的行政檔案具有較大的史料價值，可以起到醫(yī)院文化與精神的傳承作用。更為重要的一點是，行政檔案中所包含的數(shù)據(jù)與信息均可以為醫(yī)院開展日常管理工作、醫(yī)療救治工作提供參考依據(jù)，確保醫(yī)院相關(guān)決策事務(wù)的正確性，繼而促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。
二、醫(yī)院行政檔案管理過程中存在的問題
1.行政檔案管理意識亟需提升就目前醫(yī)院行政檔案管理情況來看，部分醫(yī)院對行政檔案管理仍然存在認(rèn)識不清和認(rèn)識偏差的問題，部分主管部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為行政檔案只是抄抄寫寫的工作，并不需要花費過多的人力、物力去管理，只需要保證不丟失、不泄露即可，未能充分認(rèn)識到行政檔案管理對醫(yī)院的重要意義，日常管理工作存在松懈和混亂情況。多數(shù)的檔案室工作人員存在責(zé)任意識不強和認(rèn)識偏差的問題，工作開展過程中未能充分發(fā)揮自身職責(zé)，并未給予行政檔案管理充分的重視，嚴(yán)重時還會出現(xiàn)行政檔案文件丟失和泄露的情況，對醫(yī)院信息保密工作造成了嚴(yán)重的影響。
2.行政檔案管理制度亟需健全行政檔案管理制度建設(shè)方面所存在的問題集中體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）部分醫(yī)院雖然已經(jīng)制定了相關(guān)的行政檔案管理制度，但實際管理過程中缺乏可行性和可操作性，無法得到有效的落實，分析原因在于制定管理制度時并未遵循醫(yī)院自身特點和行政檔案管理要求，導(dǎo)致與實際管理存在較大的差異，未能發(fā)揮管理制度本身的優(yōu)勢；（2）行政檔案管理具有長期性和復(fù)雜性，尤其是相關(guān)的信息篩查、分析、整理與歸檔更是管理工作的重點和難點，這要求行政檔案管理部門要對此項工作有整體的規(guī)劃，做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，尤其是需要對其中的管理事項進(jìn)行細(xì)化分解，將具體的責(zé)任落實到具體的工作人員身上。但就多數(shù)的醫(yī)院管理情況來看，并未形成嚴(yán)格規(guī)范的責(zé)任機(jī)制，往往在開展工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)“無人管”和“多人管”的情況，即便出現(xiàn)管理誤差事件也無法追責(zé)，對管理工作質(zhì)量造成了較大的影響；（3）目前多數(shù)的醫(yī)院均已經(jīng)構(gòu)建了監(jiān)督機(jī)制，但這種機(jī)制多數(shù)來自管理部門內(nèi)部，由部門內(nèi)部人員開展定期的監(jiān)督管理工作，監(jiān)督管理存在落實不到位的情況，缺乏來自醫(yī)院管理部門的監(jiān)管，導(dǎo)致監(jiān)督管理機(jī)制作用未能充分發(fā)揮。另外，在監(jiān)督管理方式應(yīng)用方面也存在較多的問題，缺乏全過程和動態(tài)監(jiān)管，單純依靠定期的巡查監(jiān)管無法實現(xiàn)徹底有效的監(jiān)管目標(biāo)；（4）獎懲機(jī)制是一種可以激發(fā)工作人員積極性，規(guī)范行政檔案管理流程的有效制度。但鑒于責(zé)任機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制均存在較大的缺陷，因而導(dǎo)致獎懲機(jī)制無法有效落實。一方面行政檔案管理部門缺乏管理工作質(zhì)量考核評估，不能全面掌握日常管理開展情況，也未能及時組織相關(guān)的工作人員對日常工作重點與難點進(jìn)行分析探討，實際工作質(zhì)量一定程度上受到影響。另一方面對日常工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員不能進(jìn)行及時的物質(zhì)獎勵和精神獎勵，也未能對工作責(zé)任意識不強、管理質(zhì)量不佳的人員進(jìn)行處罰教育，導(dǎo)致工作人員工作積極性下降，獎懲機(jī)制流于形式。
3.行政檔案管理條件亟需完善行政檔案管理必須依托于先進(jìn)的管理技術(shù)、完備的配套設(shè)施，檔案室是醫(yī)院開展行政檔案管理的基地，是開展此項工作的基礎(chǔ)。就目前部分醫(yī)院行政檔案室的建設(shè)情況來看，無論是在人力投入、資金投入還是基礎(chǔ)設(shè)施投入方面均存在一定的問題，如計算機(jī)設(shè)備老舊，室內(nèi)空調(diào)或通風(fēng)設(shè)備老舊。所配備的裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、消毒滅菌設(shè)備疏于管理，實際使用率不高。另外，部分醫(yī)院因為受到自身條件的影響，在確定行政檔案室空間規(guī)劃時存在較大的不科學(xué)性，檔案室內(nèi)沒有設(shè)置閱覽室，一些設(shè)置閱覽室的往往自然采光不佳，會存在陽光直射和眩光的情況，對日常開展工作造成了較大的影響。
4.行政檔案信息化管理水平亟需提升目前多數(shù)的醫(yī)院因為受到自身條件的限制，并未積極開展行政檔案信息化建設(shè)工作，缺乏主觀能動性。另外，部分醫(yī)院雖然已經(jīng)成立了信息化管理部門，但日常工作流于形式，行政檔案的收集、分析、整合與歸檔工作依然是由人工完成，未能發(fā)揮信息化管理手段的優(yōu)勢。更為不利的一點是，部分醫(yī)院所構(gòu)建的信息資源統(tǒng)一保管庫存在較大的技術(shù)漏洞，內(nèi)外部風(fēng)險防控能力不強，檔案管理資源共享平臺建設(shè)力度和水平均有較大的提升空間?？偟膩碚f，醫(yī)院在行政檔案信息化管理方面還存在較多的問題，尤其是技術(shù)方面的問題更為突出，值得給予充分的重視。
三、醫(yī)院行政檔案管理創(chuàng)新途徑探索
1.強化行政檔案管理意識醫(yī)院行政檔案管理是一項長期且復(fù)雜的工作，要求醫(yī)院行政檔案管理主管部門和人員必須給予充分的重視。針對醫(yī)院行政檔案管理意識不強的問題，重點需要做好以下幾點工作：（1）醫(yī)院的檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步深化醫(yī)療改革思想，學(xué)習(xí)相關(guān)的文件精神，認(rèn)識到行政檔案管理對于醫(yī)院的重要性和必要性，以此轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，可以積極領(lǐng)導(dǎo)并參與到行政檔案管理工作中，營造自上而下的工作氛圍；（2）檔案室工作人員是開展醫(yī)院行政檔案管理的主體，對開展行政檔案管理尤為關(guān)鍵，因而要重視工作人員的思想提升工作。一方面醫(yī)院要定期組織工作人員參與相關(guān)管理知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，構(gòu)建動態(tài)的學(xué)習(xí)機(jī)制和考核機(jī)制，尤其是要重點培養(yǎng)工作人員的責(zé)任意識、服務(wù)意識與工作積極性。另一方面工作人員要從自身作出改變，充分認(rèn)識到行政檔案管理的重要性，樹立管理意識和職責(zé)，在日常工作過程中充分發(fā)揮主觀能動性，積極參與到各項管理工作中；（3）醫(yī)院要發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，領(lǐng)導(dǎo)行政檔案管理部門和工作人員積極落實工作，確保行政檔案管理效率與質(zhì)量。
2.健全行政檔案管理制度制度是醫(yī)院開展行政檔案管理的有力抓手，對保證和提升行政檔案管理質(zhì)量具有十分重要的意義。隨著醫(yī)療改革的愈發(fā)深入，醫(yī)院在行政檔案管理制度建設(shè)方面給予了充分的重視，已經(jīng)基本上形成了系統(tǒng)的行政檔案管理制度體系，可以較好的保證醫(yī)院行政檔案管理工作的質(zhì)量。針對現(xiàn)階段醫(yī)院行政檔案管理制度建設(shè)方面存在的問題，后續(xù)需要重點做好以下幾點工作：（1）在構(gòu)建相應(yīng)的行政檔案管理制度時要始終立足自身發(fā)展現(xiàn)狀，遵循行政檔案管理特點和需求，增強相關(guān)管理制度的科學(xué)性和可操作性，確保可以為后續(xù)的管理工作提供制度保障；（2）在責(zé)任制度健全方面，行政檔案管理部門要根據(jù)醫(yī)院目前的管理現(xiàn)狀，對具體的工作內(nèi)容進(jìn)行整合分析，明確日常管理中的重點與難點，有針對性的制定管理制度。待管理內(nèi)容細(xì)化分解后，將其落實到具體的工作人員身上，構(gòu)建責(zé)任機(jī)制，確保每一項管理內(nèi)容均可以由專門的人員負(fù)責(zé)，避免再次出現(xiàn)“無人管”和“多人管”的情況；（3）監(jiān)督管理可以很大程度上規(guī)范行政檔案管理流程，優(yōu)化管理質(zhì)量，并提升工作人員的工作積極性。針對目前醫(yī)院行政檔案管理監(jiān)管立足亟需強化的問題，醫(yī)院需要重點做好兩個方面的工作。一方面醫(yī)院要發(fā)揮自身的統(tǒng)籌管理作用，對行政檔案管理部門的工作適當(dāng)干預(yù)監(jiān)管，構(gòu)建全過程和動態(tài)化的監(jiān)管機(jī)制，對行政檔案開展事前、事中及事后的監(jiān)管，并對領(lǐng)導(dǎo)層的工作質(zhì)量開展全面考核評估，避免在職期間工作存在較大漏洞，引發(fā)后續(xù)行政檔案管理事故。另一方面行政檔案管理部門要強化監(jiān)管力度，對工作人員行政檔案信息收集、分析、整合與歸檔等工作質(zhì)量進(jìn)行全面的監(jiān)管，確保歸檔信息有充分的真實性、規(guī)范性；（4）在開展工作職責(zé)落實和監(jiān)管工作的同時，醫(yī)院也要重視獎懲機(jī)制的構(gòu)建，構(gòu)建全過程和動態(tài)考核機(jī)制，定期對行政檔案管理效率與質(zhì)量進(jìn)行考核評估。并根據(jù)考核評估結(jié)果及時組織相關(guān)的座談會，對行政檔案管理工作中存在的問題作細(xì)致的分析研究，明確后續(xù)工作重點。同時，對于日常工作表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員及時予以精神獎勵和物質(zhì)獎勵，給予工作上的充分認(rèn)可，樹立學(xué)習(xí)榜樣，對于日常工作過程中責(zé)任意識不強、工作流于形式的工作人員要及時予以批評教育，提升工作責(zé)任意識，確保可以營造良好的工作氛圍。
3.加大行政檔案管理資金投入力度針對行政檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入力度不足的問題，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要給予充分的重視，提升對行政檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視程度。一方面要進(jìn)一步強化醫(yī)院財務(wù)管理和內(nèi)控力度，合理規(guī)劃院內(nèi)財務(wù)使用計劃，適當(dāng)?shù)膬A向于行政檔案管理，加大行政檔案管理資金投入力度，確保相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施可以得到完善。另一方面行政檔案管理部門要重視檔案室日常管理工作，重點做好兩點工作：（1）在檔案室空間規(guī)劃方面，需要設(shè)置方便閱覽者查看檔案的閱覽室，如果條件不允許可以設(shè)置閱覽桌，并保證有良好的自然采光，可安裝窗簾或百葉窗等遮陽裝置，室內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)或通風(fēng)設(shè)備，供冬天和夏天使用。另外，還應(yīng)擺放一定的桌椅、電腦，提供檔案檢索工具；（2）在檔案室物質(zhì)條件配置方面，可以優(yōu)先選擇封閉式的柜、箱比敞開式的架子、柜、箱的制成材料最好為金屬物，以便更好的防火。也可以考慮使用密集型活動的檔案柜，原因在于其具有良好的防火、防塵和防光的性能，可以更好的保障醫(yī)院行政檔案的安全。用于檔案保管的技術(shù)設(shè)備包括空調(diào)、除濕機(jī)、通風(fēng)設(shè)備、裝訂機(jī)、防盜與防火報警器、復(fù)印機(jī)、計算機(jī)等，醫(yī)院要根據(jù)自身情況來配置。
4.推動行政檔案信息化管理進(jìn)程信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院行政檔案管理的發(fā)展趨勢，對提升醫(yī)院行政單位管理效率與質(zhì)量均有十分重要的意義。在行政檔案信息化建設(shè)方面，醫(yī)院要重點做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)五方面的工作。一方面要強化檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)力度，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案信息的收集、分析與整合，提升行政檔案信息的數(shù)字化。另一方面檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心，主要包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集與接收，數(shù)據(jù)庫在其中發(fā)揮著十分重要的作用。因此，要積極推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)站的建設(shè)工作，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)行政檔案信息的共享。
5.行政檔案管理隊伍水平亟需加強行政檔案管理工作屬于一項服務(wù)性工作，對醫(yī)院日常管理、醫(yī)療救治均有十分重要的意義，這要求從事此項工作的人員必須有服務(wù)意識和較強的專業(yè)基礎(chǔ)。醫(yī)院在開展行政檔案管理隊伍建設(shè)工作過程中需要重點做好以下幾點工作：（1）行政檔案信息化管理也是成為檔案管理的發(fā)展趨勢，因為檔案信息化人才隊伍建設(shè)工作必須得到充分的重視。醫(yī)院不僅要著手培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，而且要著手培養(yǎng)計算機(jī)專業(yè)人員，確保醫(yī)院在開展行政檔案管理工作中有既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才；（2）責(zé)任意識和服務(wù)意識提升也是后續(xù)醫(yī)院加強隊伍建設(shè)的重要工作，通過定期開展相關(guān)的培訓(xùn)活動來增強工作人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識，提升工作積極性，確?？梢苑e極參與到日常工作中；（3）在提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能方面，要積極開展工作質(zhì)量評估、能力考核等相關(guān)工作，評估程序要嚴(yán)格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，一些較為專業(yè)的行政檔案應(yīng)由專業(yè)的技術(shù)人員來負(fù)責(zé)，確保行政檔案管理的針對性與專業(yè)性。
四、結(jié)語
行政檔案管理在推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用，醫(yī)院要給予充分的重視。針對行政檔案管理過程中存在的問題，要重點從行政檔案管理機(jī)制完善、強化行政檔案管理隊伍建設(shè)力度、推進(jìn)信息化管理等方面著手，以此確保行政檔案管理工作可以高效開展。
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作者：叢莉 單位：青島市即墨區(qū)人民醫(yī)院
