談機(jī)關(guān)檔案的管理工作

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摘要：機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。機(jī)關(guān)檔案室是管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，主要服務(wù)于本機(jī)關(guān)的工作、生產(chǎn)或科研等活動(dòng)。機(jī)關(guān)檔案室所收藏與積累的檔案，不僅對本機(jī)關(guān)的工作或生產(chǎn)具有利用查考價(jià)值，而且其中具有國家和社會(huì)保存價(jià)值的檔案，還是國家檔案資源的重要來源。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；檔案宣傳；檔案管理

機(jī)關(guān)檔案工作還存在著不少問題：例如一部分領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案的重要性，造成檔案工作發(fā)展緩慢，缺乏活力和后勁；檔案庫房配備、設(shè)備設(shè)施長期得不到改善，檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足；專職檔案工作人員少，而且在精簡機(jī)構(gòu)時(shí)專職檔案人員還有可能被裁減；大多數(shù)單位的檔案人員都是身兼數(shù)職，顧及檔案工作的時(shí)間少的可憐，不能踏下心來做檔案工作；由于機(jī)構(gòu)的不斷調(diào)整，檔案管理人員的更換也相對頻繁，剛熟悉工作就又被調(diào)走；只重視文書檔案，科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、照片檔案等歸檔困難；一部分科技檔案留存在個(gè)人手里。人是社會(huì)進(jìn)步的決定性因素。影響檔案工作發(fā)展的眾多因素中，人是最積極最活躍的因素。這里我從人的方面談?wù)勎覍C(jī)關(guān)檔案工作的思考，我認(rèn)為可以從以下三個(gè)方面著手：

（一）加強(qiáng)檔案宣傳工作，尤其是對領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案培訓(xùn)工作

由于領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作思想認(rèn)識上的不足，還會(huì)造成機(jī)關(guān)自身檔案意識淡薄，對檔案工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，直接影響檔案管理工作成效。因?yàn)闄n案工作不同于其它一線工作，作用直觀，效果明顯，可以創(chuàng)造效益。檔案工作大多數(shù)收效甚晚，有些檔案的價(jià)值要經(jīng)過漫長的歲月才能顯現(xiàn)出來。同時(shí)檔案工作從檔案庫房建設(shè)（房間調(diào)配、密集架、防磁柜）、現(xiàn)代化管理設(shè)施（計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)）到卷盒、備考表的購置都是花錢的事。正是這種高投資、漫長的回報(bào)，甚至無回報(bào)，使檔案工作被人們，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部所忽視，提不到議事日程上。檔案工作者工作熱情再高，能力再強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)不支持，檔案工作也開展不起來。在檔案事業(yè)飛速發(fā)展的今天，領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案事業(yè)的忽視和冷漠必然會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案事業(yè)的快速健康發(fā)展。檔案宣傳是機(jī)關(guān)檔案室擴(kuò)大影響力，提升地位，促進(jìn)檔案工作的重要途徑。宣傳工作做得如何直接關(guān)系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響下一步工作能否收到預(yù)期效果的問題。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關(guān)法律法規(guī)的宣傳上，多強(qiáng)調(diào)重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，又缺乏“藝術(shù)性”，往往引不起人們的重視，也就達(dá)不到預(yù)期的宣傳效果。我們可以通過檔案資料展覽、老照片、DV攝像、Flash動(dòng)漫作品甚至微信、博客，這些宣傳形式來詮釋檔案法律法規(guī)，這樣既生動(dòng)活潑，又直觀易懂。同時(shí)還要制定檔案法制宣傳工作的“全方位”戰(zhàn)略，機(jī)關(guān)檔案室不僅要利用檔案答卷、展板、宣傳欄作為檔案宣傳的渠道，還要利用局域網(wǎng)來進(jìn)行宣傳。近年來隨著機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的推廣，網(wǎng)絡(luò)成為人們獲取信息的最重要的平臺，互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)這種新的認(rèn)識工具和交流工具能量無限。目前，檔案局對檔案工作人員的培訓(xùn)抓得很緊，但是卻沒有針對各單位領(lǐng)導(dǎo)干部的培訓(xùn)工作。當(dāng)務(wù)之急是要注重領(lǐng)導(dǎo)干部觀念的更新，特別是局級領(lǐng)導(dǎo)干部。通過對領(lǐng)導(dǎo)干部檔案思想認(rèn)識的培訓(xùn)，形成從領(lǐng)導(dǎo)干部到檔案工作人員直至全體職工的檔案意識，認(rèn)識到檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要工作，檔案是一種資產(chǎn)，是機(jī)關(guān)財(cái)富的另一種體現(xiàn)，為維護(hù)好機(jī)關(guān)資產(chǎn)，每個(gè)人都有義務(wù)向檔案室移交檔案的良好風(fēng)氣。

（二）增強(qiáng)檔案工作管理思路的創(chuàng)新，培養(yǎng)戰(zhàn)略眼光

長期單調(diào)的工作方式使許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識，墨守成規(guī)，日常檔案工作也只滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少人次，而沒有檔案工作如何主動(dòng)、超前地服務(wù)于機(jī)關(guān)工作的意識。信息時(shí)代要求檔案人員轉(zhuǎn)變思想觀念，從單純保管文書檔案，不斷向深度和廣度進(jìn)軍?？萍紮n案、照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、專業(yè)檔案等的數(shù)量與日俱增，各種不同載體的檔案資源正被發(fā)掘。辦公自動(dòng)化進(jìn)一步的發(fā)展和深化，在網(wǎng)上傳遞公文、分布通知、進(jìn)行文件的上報(bào)和審批，電子文件應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案的發(fā)展前景十分遠(yuǎn)大。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，呼喚檔案工作走出“后臺”，到歷史的前臺。不僅僅是保管檔案，而是站在全局的高度統(tǒng)領(lǐng)全機(jī)關(guān)檔案管理工作，這就要求檔案工作者轉(zhuǎn)變思想意識和傳統(tǒng)觀念，提高認(rèn)識，將現(xiàn)代化管理理念和服務(wù)理念融入日常的檔案管理工作中。檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實(shí)實(shí)工作；另一方面也要開拓創(chuàng)新，主動(dòng)參與機(jī)關(guān)工作，用新的觀念、新的方法、新的意識做好檔案各項(xiàng)工作。檔案工作者首先要能夠把握大勢。如果我們具有了發(fā)展眼光和戰(zhàn)略思維，善于從自身的小天地里跳出來，做到眼界寬廣，胸有全局，從而更自覺的在大局下行動(dòng)，正確的把握發(fā)展態(tài)勢，始終走在時(shí)代的前列，我們的事業(yè)就能無往而不勝。其次學(xué)會(huì)辨證思考。學(xué)會(huì)用辨證的眼光看問題，就是學(xué)會(huì)立體的、全方位的、多角度的觀察問題，就是要學(xué)會(huì)馬克思主義立場觀點(diǎn)方法去思考問題。因此既要從全局的角度看問題，也要從局部的角度想問題，既要從橫的方面觀察問題，也要從縱的方面思考問題，全局和局部總是相互依存的。最后研究重大問題。面對不斷涌現(xiàn)的新變化、新情況，面對新的歷史使命，能否保持頭腦清醒沉著冷靜，正確的把握時(shí)代的發(fā)展要求，把檔案事業(yè)不斷的推向全局，關(guān)鍵是我們要不斷的學(xué)習(xí)，及時(shí)充電，永遠(yuǎn)使自己保持一種充滿活力和動(dòng)力的思想，接收新事物，研究新問題。

（三）充分認(rèn)識檔案室的特性，提高檔案人員的職業(yè)道德和各種能力

檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時(shí)間的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)和逐步完善?，嵥椤⒖菰?、重復(fù)、平凡的工作，沒有一線工作的“光”與“熱”，檔案人員的頻繁調(diào)動(dòng)，無疑影響檔案工作的連續(xù)性。而默默無聞、無私奉獻(xiàn)是檔案工作的突出特點(diǎn)，沒有很高的政治素質(zhì)和強(qiáng)烈的責(zé)任感是無法擔(dān)此重任的。這就要求年輕檔案工作者養(yǎng)成忠于職守、任勞任怨、甘當(dāng)無名英雄、無私奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神。檔案工作者除了有熟練的檔案業(yè)務(wù)工作能力，還應(yīng)具備如下能力：

1.具備組織協(xié)調(diào)能力

檔案室的工作不再是單純的保管檔案，而是把全機(jī)關(guān)各單位、各部門的基層檔案人員組織協(xié)同起來，按照已定的工作決策和部署共同實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，完成工作任務(wù)，發(fā)揮組織協(xié)調(diào)作用，著眼于全局，確保檔案工作運(yùn)轉(zhuǎn)暢通。因此，需要檔案工作者有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，確保檔案工作運(yùn)轉(zhuǎn)流暢。

2.熟練掌握計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

隨著辦公自動(dòng)化、數(shù)字檔案室建設(shè)，電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲、歸檔、著錄、保管、利用都將由計(jì)算機(jī)輔助管理。這就需要熟練網(wǎng)絡(luò)知識，能夠勝任辦公自動(dòng)化工作的技術(shù)人才。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，電子文件、電子檔案的安全問題，對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作只有同網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來，才能產(chǎn)生新的生機(jī)和活力。

3.掌握至少一門外語

目前網(wǎng)上中文信息在世界上所占比例很小，如果僅僅局限于網(wǎng)上的中文信息，那么就失去網(wǎng)絡(luò)上的很大一部分有用的資源。因此，檔案工作者在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)應(yīng)該具有一定的外語基礎(chǔ)。檔案工作者應(yīng)積極投身于機(jī)關(guān)檔案建設(shè)的浪潮中，增強(qiáng)創(chuàng)新意識，增強(qiáng)現(xiàn)代化意識，調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，不斷提高自身素質(zhì)，才能成為檔案工作的行家里手，成為新時(shí)代合格的檔案管理者和服務(wù)者。

作者:張倩 單位:天津廣播電視臺