SAP系統(tǒng)在企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)核算管理中應(yīng)用

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摘要：隨著市場競爭的日益加劇，科學(xué)高效的項(xiàng)目核算管理水平對提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展具有非常重要的作用，如何選擇利用現(xiàn)代化的工具對企業(yè)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)高效的財(cái)務(wù)核算管理是一個非常有意義的現(xiàn)實(shí)課題。本文以A企業(yè)基于項(xiàng)目核算管理需求啟動sap系統(tǒng)項(xiàng)目管理模塊作為實(shí)踐案例，在分析A企業(yè)實(shí)施SAP系統(tǒng)應(yīng)用的背景及動因基礎(chǔ)上，探討了A企業(yè)應(yīng)用SAP系統(tǒng)的現(xiàn)狀及效果，深入分析了SAP系統(tǒng)在應(yīng)用過程中存在的問題，并針對性地提出完善SAP系統(tǒng)在企業(yè)項(xiàng)目核算管理中應(yīng)用的對策措施，以期為企業(yè)提高項(xiàng)目核算管理水平，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合一體化、流程化、精細(xì)化提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)核算；SAP系統(tǒng)；業(yè)財(cái)融合

隨著傳統(tǒng)銀行業(yè)逐步轉(zhuǎn)型數(shù)字化智慧銀行服務(wù)，以銀行為主要客戶的A企業(yè)新增了一塊業(yè)務(wù)，服務(wù)于銀行智慧網(wǎng)點(diǎn)建設(shè)，提供整體解決方案，立足網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，融合5G、人工智能、大數(shù)據(jù)、生物識別等技術(shù)，提供含咨詢規(guī)劃、場景設(shè)計(jì)、金融設(shè)備軟硬件銷售及系統(tǒng)集成、聯(lián)合運(yùn)營等一站式工程實(shí)施與服務(wù)。為更好地滿足該新增業(yè)務(wù)的整體管理，真正提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，A企業(yè)需要尋求一套與之適應(yīng)的核算管理系統(tǒng)。

1A企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)核算管理中應(yīng)用SAP系統(tǒng)的背景及動因

1.1新業(yè)務(wù)，原有系統(tǒng)不適合項(xiàng)目管理

鑒于每個銀行關(guān)于智慧網(wǎng)點(diǎn)建設(shè)有不同的定制化及個性化的要求，所采用的設(shè)備情況也將不同。對于A企業(yè)來說，此類業(yè)務(wù)各項(xiàng)目之間的收支成本費(fèi)用情況均不相同，按照原來的制造業(yè)成本核算模式，不能清晰直觀地反映此類項(xiàng)目型業(yè)務(wù)的成本費(fèi)用情況，也難以全流程的監(jiān)控項(xiàng)目的過程管理。即現(xiàn)有的系統(tǒng)模塊不夠滿足新增項(xiàng)目型業(yè)務(wù)的全面核算管理。

1.2選擇SAP系統(tǒng)的優(yōu)勢

（1）SAP系統(tǒng)全面集成了生產(chǎn)計(jì)劃模塊、銷售管模塊、采購管理模塊、庫存管理模塊、設(shè)備管理模塊、項(xiàng)目管理模塊、財(cái)務(wù)管理模塊等，是綜合考慮企業(yè)架構(gòu)和財(cái)務(wù)管理比較細(xì)致的系統(tǒng)，整體控制邏輯和整體系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更為嚴(yán)謹(jǐn)。（2）SAP系統(tǒng)集中了先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn),主要業(yè)務(wù)流程能夠?qū)崿F(xiàn)自動化，只需基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入即可聯(lián)動數(shù)據(jù)的高度集成，能夠更好的規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、優(yōu)化管理模式，為企業(yè)管理的持續(xù)改善提供更大空間。（3）SAP系統(tǒng)的應(yīng)用需要綜合型人才，數(shù)據(jù)錄入一次保存之后不能修改只能沖銷或刪除的特點(diǎn)，通過系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠激發(fā)企業(yè)人員保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S，在一定程度上能夠促使企業(yè)人員的綜合素質(zhì)水平提高，進(jìn)而提升企業(yè)的基礎(chǔ)管理水平。（4）SAP系統(tǒng)項(xiàng)目管理模塊具備成本計(jì)劃和預(yù)算管理功能，通過項(xiàng)目生命周期管理及WBS工作細(xì)分結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度安排，成本和資源的計(jì)劃安排，達(dá)到分析和控制的目標(biāo)，能夠促進(jìn)業(yè)務(wù)流程更加順暢，有效提升項(xiàng)目的管理效率。（5）在現(xiàn)有的SAP系統(tǒng)應(yīng)用基礎(chǔ)上，增加項(xiàng)目管理模塊，能夠減少人力物力的投入，更好的節(jié)約資源。企業(yè)人員已經(jīng)對SAP系統(tǒng)操作具有一定的熟悉度，對于新增模塊的應(yīng)用，能夠更好的理解和加快實(shí)際上手操作。綜上所述，為了更好地客觀、獨(dú)立、準(zhǔn)確的核算每個項(xiàng)目的收入成本費(fèi)用情況，基于SAP系統(tǒng)核算的精細(xì)化、數(shù)據(jù)對比便捷化、成本核算的簡潔化，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，A企業(yè)采取在SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)中增加項(xiàng)目管理模塊的應(yīng)用。

2SAP系統(tǒng)在A企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)核算管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀和效果

為了保障SAP系統(tǒng)的成功實(shí)施及實(shí)際應(yīng)用，A企業(yè)專門組建了由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵用戶、IT人員共同組成的專項(xiàng)項(xiàng)目小組。經(jīng)過需求調(diào)研、資源調(diào)配，開發(fā)測試等充分準(zhǔn)備，各相關(guān)人員通過專題培訓(xùn)對業(yè)務(wù)場景有了基本的認(rèn)識，對業(yè)務(wù)操作具備實(shí)操練習(xí)經(jīng)驗(yàn)后，開啟了正式上線實(shí)施，為項(xiàng)目管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.1A企業(yè)應(yīng)用SAP系統(tǒng)的現(xiàn)狀

SAP系統(tǒng)項(xiàng)目管理主要是通過項(xiàng)目結(jié)構(gòu)WBS元素貫穿項(xiàng)目的整個流程，首先是創(chuàng)建項(xiàng)目并對項(xiàng)目結(jié)構(gòu)細(xì)分WBS元素，然后根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度在項(xiàng)目對應(yīng)階段WBS下采購申請及訂單、項(xiàng)目費(fèi)用錄入及項(xiàng)目結(jié)算，最后通過標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表及自開發(fā)報(bào)表可以多維度的查看具體項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)。A企業(yè)SAP系統(tǒng)的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)WBS元素是根據(jù)項(xiàng)目的生命周期劃分為售前階段WBS、實(shí)施階段WBS、售后階段三大階段WBS，具體細(xì)分市場調(diào)研階段WBS、投標(biāo)階段WBS、實(shí)施階段WBS、采購階段WBS、發(fā)貨階段WBS、安裝階段WBS、調(diào)試階段WBS、驗(yàn)收階段WBS、實(shí)施階段統(tǒng)計(jì)型WBS、項(xiàng)目開票WBS等10個階段WBS。其中實(shí)施階段統(tǒng)計(jì)型WBS主要是用于歸集項(xiàng)目相關(guān)的差旅費(fèi)等費(fèi)用性支出，便于項(xiàng)目整體經(jīng)濟(jì)效益總結(jié)時分析費(fèi)用支出情況。A企業(yè)啟用SAP系統(tǒng)后，在應(yīng)用過程中基本實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目管理的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，大大提升了企業(yè)對項(xiàng)目業(yè)務(wù)的管理水平。

2.2A企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)核算管理中應(yīng)用SAP系統(tǒng)所取得的成效

2.2.1實(shí)現(xiàn)以項(xiàng)目流程為中心的全過程管理控制。根據(jù)項(xiàng)目工程整體工作安排，緊緊圍繞項(xiàng)目流程將項(xiàng)目工作細(xì)化滲透到各個工作環(huán)節(jié)。對各階段的重點(diǎn)工作進(jìn)行提前預(yù)設(shè)，經(jīng)各辦公系統(tǒng)間信息傳輸轉(zhuǎn)化將項(xiàng)目相關(guān)信息自動集成到SAP系統(tǒng)項(xiàng)目管理模塊中，通過項(xiàng)目多維度報(bào)表，可實(shí)時查詢項(xiàng)目預(yù)算及執(zhí)行情況，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程可視化、信息化管理。2.2.2實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目庫存科學(xué)分類管理。項(xiàng)目中使用的物料種類繁雜、個性化、多樣化，一個項(xiàng)目從大件設(shè)備到細(xì)小零配件，部分項(xiàng)目的物料種類可以高達(dá)幾百款，從幾十個供應(yīng)商處供貨。由于SAP系統(tǒng)采用一個物品一個物料號的管理方式，物料編號具有唯一性，再借助項(xiàng)目管理模塊中的WBS元素標(biāo)識可以將項(xiàng)目庫存與非項(xiàng)目庫存有效區(qū)別。根據(jù)WBS元素標(biāo)識可以快速識別出屬于哪個項(xiàng)目的物料，讓入庫、定位、出庫等工作環(huán)節(jié)更加便捷。項(xiàng)目庫存科學(xué)分類，提高了庫存管理的效率，也有利于項(xiàng)目成本控制。2.2.3實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效分析，為項(xiàng)目績效評價發(fā)揮重要作用?；陧?xiàng)目多維度的報(bào)表數(shù)據(jù)衡量項(xiàng)目計(jì)劃完善程度與執(zhí)行情況，可以直觀地開展各項(xiàng)效率評價、準(zhǔn)確性評價。如根據(jù)WBS元素實(shí)時定位查詢項(xiàng)目物料的庫存情況。通過成本中心報(bào)表直接調(diào)取數(shù)據(jù)對采購、生產(chǎn)、銷售、售后、行政等部門費(fèi)用支出情況進(jìn)行全面分析。利潤報(bào)表將合同、收入、投入、成本、費(fèi)用集中反映，可以一目了然地實(shí)時查詢項(xiàng)目利潤情況。項(xiàng)目報(bào)表多維度實(shí)時生成，實(shí)現(xiàn)在信息集成基礎(chǔ)上的財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)控制、財(cái)務(wù)分析動態(tài)化管理，為項(xiàng)目績效評價發(fā)揮重要作用，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供了有效輔助。

3A企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)核算管理中應(yīng)用SAP系統(tǒng)存在的問題

3.1與業(yè)務(wù)融合不夠深入，對項(xiàng)目管理模式的系統(tǒng)性認(rèn)識不全面

各部門人員日常項(xiàng)目工作以應(yīng)付事務(wù)較多，對項(xiàng)目管理的操作只是停留在本崗位職責(zé)范圍內(nèi)的SAP系統(tǒng)操作，對業(yè)務(wù)的整體情況了解不充分，缺少深入的探討、思考、研究項(xiàng)目管理的方法和工作制度。比如漏記WBS元素，在合同訂單中漏記可以影響到利潤報(bào)表無法讀取合同訂單數(shù)據(jù)、在采購訂單中漏記可以影響到庫存的管理及成本核算，對于該步驟操作對承上啟下的銜接重要性及對整體項(xiàng)目的影響程度認(rèn)識不足，最終將影響項(xiàng)目利潤情況統(tǒng)計(jì)的全面性、準(zhǔn)確性。

3.2新功能應(yīng)用，技術(shù)經(jīng)驗(yàn)不足

對于新業(yè)務(wù)新功能應(yīng)用，各部門人員需要經(jīng)過一段時間的摸索、總結(jié)、適應(yīng)，所以在這段“磨合期”問題層出。一方面，SAP系統(tǒng)屬于線性化操控模式，數(shù)據(jù)信息具有不可逆性的特點(diǎn)，即前端操作數(shù)據(jù)錯誤，不能直接修改，需要按照后端已經(jīng)操作完畢的步驟，一步步倒退沖銷還原回前端出錯的這一步操作時才能修改。根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度不定期的進(jìn)行SAP系統(tǒng)項(xiàng)目管理模塊進(jìn)行操作，由于操作頻次少，對具體操作不熟練，在操作過程中不規(guī)范，時常會出現(xiàn)操作故障。因?yàn)榍岸瞬僮麇e漏影響到后端操作，相關(guān)預(yù)定功能應(yīng)用也會出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺漏。另一方面，企業(yè)內(nèi)部通過幾個不同的辦公系統(tǒng)在系統(tǒng)間建立傳輸關(guān)系，形成一個管理控制的體系。各部門常用的系統(tǒng)分別不同，系統(tǒng)間對接數(shù)據(jù)傳輸不及時，數(shù)據(jù)不匹配，不同步將影響SAP系統(tǒng)項(xiàng)目管理模塊的具體應(yīng)用效果。新功能應(yīng)用大部分操作問題需要通過IT協(xié)助檢查問題所在再修正，也就是實(shí)際應(yīng)用與查缺補(bǔ)漏同時進(jìn)行，在很大程度上影響工作效率。目前，仍尚未實(shí)現(xiàn)的一項(xiàng)功能是開發(fā)“超級報(bào)表”，即將項(xiàng)目所有信息集中到一個報(bào)表界面，可以將項(xiàng)目收入、成本情況溯源準(zhǔn)確匹配到具體的項(xiàng)目合同內(nèi)容、采購合同內(nèi)容，在報(bào)表界面直接反映出所有的對應(yīng)關(guān)系。問題點(diǎn)主要在于，項(xiàng)目產(chǎn)品由多種采購物料組成，系統(tǒng)中現(xiàn)有報(bào)表查詢界面沒有直接顯示對應(yīng)映射關(guān)系，根據(jù)項(xiàng)目成本反向溯源對應(yīng)到具體供應(yīng)商及物料成本未能全部精準(zhǔn)匹配。為準(zhǔn)確核算項(xiàng)目的成本，項(xiàng)目材料采取按單實(shí)際成本核算，而通用物料可能由不同供應(yīng)商提供，不同批次價格不同，對這種反向定位映射關(guān)系目前尚未在SAP系統(tǒng)項(xiàng)目管理模塊應(yīng)用中直觀并完全準(zhǔn)確的反映出來。對于這個“超級報(bào)表”，目前A企業(yè)采用人工加工編制方式實(shí)現(xiàn)。

3.3內(nèi)部控制不完善，過程監(jiān)督管理不足

部門間業(yè)務(wù)流程對接不足，項(xiàng)目信息流通共享滯后。由于各系統(tǒng)具有權(quán)限設(shè)置，各部門業(yè)務(wù)信息在各辦公系統(tǒng)間的對接傳輸不完全，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員間不能持續(xù)保持有效協(xié)同，跨部門溝通難，權(quán)責(zé)不清，容易造成當(dāng)問題發(fā)生時項(xiàng)目人員相互推諉。同時在業(yè)務(wù)方面，由于無法將業(yè)務(wù)的整個流程情況串聯(lián)完整，耗時耗力，尤其是涉及經(jīng)辦人員變更交接情況的，新的人員剛接觸業(yè)務(wù)對之前的情況不了解，容易出現(xiàn)滯后跟進(jìn)的情況，影響整體項(xiàng)目管理的效率。不僅影響了日常業(yè)務(wù)開展效率，而且加大總體項(xiàng)目管理及項(xiàng)目分析難度。

4加強(qiáng)SAP系統(tǒng)在A企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)核算管理中應(yīng)用的對策措施

4.1促進(jìn)業(yè)財(cái)深度融合，強(qiáng)化系統(tǒng)性思維

項(xiàng)目人員要圍繞項(xiàng)目流程為中心，形成系統(tǒng)性的認(rèn)識，在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)時能夠連鎖反應(yīng)地綜合考慮問題。財(cái)務(wù)服務(wù)前置于業(yè)務(wù)之中，加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合的廣度和深度，以財(cái)促業(yè)，創(chuàng)新管理、提升降本增效能力。財(cái)務(wù)人員不僅要熟悉財(cái)務(wù)模塊的工作內(nèi)容，還要對業(yè)務(wù)的整體運(yùn)營模式進(jìn)行深入了解，以項(xiàng)目可行性財(cái)務(wù)預(yù)測開始為切入點(diǎn)，參與業(yè)務(wù)政策討論與指定，加強(qiáng)業(yè)務(wù)合同審核，重點(diǎn)梳理業(yè)務(wù)的項(xiàng)目管理程序，并對財(cái)務(wù)流程梳理和優(yōu)化，提供及時、周到的財(cái)務(wù)支持，進(jìn)而輸出高質(zhì)量的財(cái)務(wù)分析，提出有效的解決方案。同樣，項(xiàng)目成員不僅要熟悉業(yè)務(wù)流程，并且需要掌握一定的財(cái)務(wù)知識，熟悉各階段財(cái)務(wù)風(fēng)險管控的關(guān)鍵點(diǎn)，遇到業(yè)務(wù)問題及時跟財(cái)務(wù)溝通，匯集信息再綜合決策，確保項(xiàng)目的有序運(yùn)營。

4.2加強(qiáng)各部門間的信息流通與共享，強(qiáng)化全過程跟蹤監(jiān)督

各部門之間的信息及時流通與共享，讓員工對溝通行為及時做出反饋，才能真正促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。一方面加強(qiáng)系統(tǒng)中項(xiàng)目業(yè)務(wù)事項(xiàng)流程中均有項(xiàng)目人員及財(cái)務(wù)人員參與。另一方面，借助企業(yè)常用的溝通工具及信息共享平臺，組成項(xiàng)目事項(xiàng)溝通群組直接溝通，相關(guān)事項(xiàng)統(tǒng)一在群組內(nèi)反饋，討論，決策，減少層級間溝通帶來的信息失真及延時，并通過信息共享平臺發(fā)布信息及時通告。通過多部門多人員實(shí)時跟蹤項(xiàng)目的履約進(jìn)度，協(xié)同共享，群策群力，強(qiáng)化項(xiàng)目流程全過程監(jiān)督管理，及時為管理層決策提供全方位的支持。

4.3加強(qiáng)各系統(tǒng)的完善，構(gòu)建“與人和諧”的系統(tǒng)

在完善SAP系統(tǒng)配置方面，IT部門根據(jù)各業(yè)務(wù)部門日常反映的問題，及時對系統(tǒng)的漏洞進(jìn)行修補(bǔ)，并在細(xì)節(jié)方面加強(qiáng)配置控制。WBS元素貫穿整個項(xiàng)目過程并以此標(biāo)識區(qū)別于其他項(xiàng)目，需在合同、銷售訂單、采購訂單及物料管理等相應(yīng)字段上強(qiáng)制輸入，此對全部項(xiàng)目報(bào)表的實(shí)時統(tǒng)計(jì)及準(zhǔn)確度保障非常重要。在SAP系統(tǒng)項(xiàng)目管理模塊的應(yīng)用中，在強(qiáng)調(diào)日常操作需規(guī)范的同時，各業(yè)務(wù)的操作人員必須對重要字段填寫補(bǔ)充對后續(xù)管理的重要性保持足夠的認(rèn)識和重視，并且在SAP系統(tǒng)應(yīng)做必輸項(xiàng)管控。在加強(qiáng)系統(tǒng)間傳輸?shù)募皶r及準(zhǔn)確性方面，建議對系統(tǒng)操作頁面人性化設(shè)計(jì)。在業(yè)務(wù)流程中附帶流程圖、制度要求及注意事項(xiàng)說明，讓業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在操作前，操作時、操作后均有足夠的提示，審批結(jié)果自動傳輸?shù)狡渌到y(tǒng)，有助于提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性及準(zhǔn)確度。如外購業(yè)務(wù)流程，附有流程圖、招標(biāo)采購管理辦法、招標(biāo)采購相關(guān)附件及模板，報(bào)價開啟記錄表。具體表單填寫時重要字段必輸項(xiàng)管控，輸入值的填寫要求提醒，及輸入值錯誤時的警告提示等，流程審批完畢后自動實(shí)時將審批結(jié)果傳輸?shù)絊AP系統(tǒng)項(xiàng)目管理模塊中反饋供應(yīng)商選擇及價格審批結(jié)果。

4.4組織針對性培訓(xùn)，形成操作手冊規(guī)范指導(dǎo)

為提高項(xiàng)目管理效益，應(yīng)當(dāng)重視對項(xiàng)目人員的培訓(xùn)教育工作。培訓(xùn)要將定期培訓(xùn)和不定期培訓(xùn)相結(jié)合，培訓(xùn)人員范圍要求項(xiàng)目人員全員參與，并及時更新SAP系統(tǒng)相關(guān)操作手冊。定期培訓(xùn)主要一是要通過常規(guī)培訓(xùn)達(dá)到“溫故而知新”的效用；二是要做經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及分享，重點(diǎn)針對日常操作過程中容易出現(xiàn)的問題及對策培訓(xùn)。不定期培訓(xùn)主要針對新員工剛接觸業(yè)務(wù)的培訓(xùn)、新問題解決方案、項(xiàng)目結(jié)題總結(jié)等的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容要包含業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)、業(yè)務(wù)內(nèi)容培訓(xùn)、財(cái)務(wù)管理內(nèi)容培訓(xùn)，實(shí)操模擬練習(xí)、經(jīng)驗(yàn)分享等五大模塊，盡可能覆蓋項(xiàng)目管理中全流程的內(nèi)容及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)共享。

5結(jié)語

綜上所述，通過SAP系統(tǒng)的應(yīng)用，相關(guān)的項(xiàng)目信息在SAP系統(tǒng)上能夠得到及時、真實(shí)、全面的集中反映，使得管理層可以實(shí)時掌握整體項(xiàng)目進(jìn)度和財(cái)務(wù)成本費(fèi)用等方面的準(zhǔn)確信息，及時做出相應(yīng)的決策，對企業(yè)項(xiàng)目管理智能化和精益化起到重要作用。為進(jìn)一步提升項(xiàng)目核算管理的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，需要加強(qiáng)項(xiàng)目人員、業(yè)務(wù)信息與SAP系統(tǒng)間多維度、全要素的深入融合，充分調(diào)動系統(tǒng)的功能高效發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合一體化的項(xiàng)目管理效用最大化。

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作者:羅龍瓊 單位:廣州中智融通金融科技有限公司