水電站工程建設(shè)檔案管理工作淺析

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摘要:介紹了柳洪水電站工程建設(shè)檔案管理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)，分析了柳洪水電站工程建設(shè)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題并提出了解決建議，對(duì)類似水電工程建設(shè)檔案管理工作具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞:柳洪水電站;總承包;水電工程;檔案管理

1概述

柳洪水電站位于四川省涼山彝族自治州美姑縣境內(nèi)，是美姑河流域水電規(guī)劃“一庫(kù)五級(jí)”中的第四級(jí)水電站。工程區(qū)距西昌市166km，距美姑縣城69km，距美姑河匯入金沙江的匯入口27km。工程的開發(fā)任務(wù)為發(fā)電，利用落差392m(高程1305～913m)，設(shè)計(jì)發(fā)電引用流量為57m3/s，電站為低閘引水式，裝機(jī)容量3×60MW，具有日調(diào)節(jié)能力，單機(jī)保證出力34．5MW，設(shè)計(jì)年發(fā)電量8．45億kW•h。柳洪水電站工程采用以設(shè)計(jì)為龍頭的EPC總承包管理模式，在該管理模式下的工程建設(shè)檔案管理工作與常規(guī)工程建設(shè)管理模式下的檔案管理工作一樣，其貫穿于整個(gè)工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、試運(yùn)行以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收全過(guò)程，其具有較常規(guī)管理模式優(yōu)越的方面，同時(shí)也存在一些不足之處。

2柳洪水電站工程建設(shè)檔案管理的工作內(nèi)容

工程檔案應(yīng)真實(shí)記錄工程建設(shè)的所有環(huán)節(jié)，真實(shí)、客觀地反映項(xiàng)目的建設(shè)情況和建設(shè)過(guò)程，工程建設(shè)過(guò)程中檔案管理質(zhì)量的高低將直接影響到檔案后期的利用價(jià)值和對(duì)工程施工過(guò)程的追溯性，無(wú)論作為項(xiàng)目業(yè)主，還是項(xiàng)目承包商，在工程建設(shè)過(guò)程中，都應(yīng)高度重視工程檔案的管理工作。其主要工作內(nèi)容包括:

2．1工程前期檔案

工程前期檔案的內(nèi)容主要包括:規(guī)劃報(bào)告、可行性研究報(bào)告(預(yù)可研報(bào)告)、項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、報(bào)告等。在柳洪水電站項(xiàng)目工程前期檔案資收稿日期:2018-04-30料中，項(xiàng)目規(guī)劃報(bào)告、可行性研究報(bào)告(預(yù)可研報(bào)告)等資料由項(xiàng)目勘測(cè)設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔;項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件和資料由柳洪水電站項(xiàng)目業(yè)主單位負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。這些資料的收集和整理對(duì)于項(xiàng)目開工和項(xiàng)目合規(guī)性的備查具有較重要的意義。

2．2工程施工過(guò)程檔案

柳洪水電站工程項(xiàng)目在取得立項(xiàng)批準(zhǔn)開工后，由項(xiàng)目業(yè)主與工程總承包單位就項(xiàng)目總承包費(fèi)用、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、采購(gòu)等具體實(shí)施工作進(jìn)行策劃、談判并簽訂總承包合同。在總承包合同簽訂前，與項(xiàng)目公司有關(guān)的文件由項(xiàng)目公司自行管理;與總承包方有關(guān)的文件由總承包方負(fù)責(zé)管理。在柳洪水電站項(xiàng)目施工建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目的總承包商按照總承包合同所包含的具體內(nèi)容負(fù)責(zé)收集和整理工程施工、工程驗(yàn)收、設(shè)備采購(gòu)、設(shè)備安裝調(diào)試等與工程實(shí)施有關(guān)的所有檔案、資料。項(xiàng)目業(yè)主負(fù)責(zé)整理與工程有關(guān)的業(yè)主活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案資料。在工程施工完成后，總承包方需按照總承包合同約定，將工程建設(shè)過(guò)程中形成的檔案資料移交給項(xiàng)目公司檔案管理部門。

2．3工程檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收

工程檔案驗(yàn)收工作是國(guó)家規(guī)定的水電工程專項(xiàng)驗(yàn)收工作之一。柳洪水電站按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》要求對(duì)工程檔案進(jìn)行了整理、歸檔和專項(xiàng)驗(yàn)收工作。按照水電工程驗(yàn)收管理規(guī)范，工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作由項(xiàng)目業(yè)主牽頭，工程總承包方、監(jiān)理和各參建方配合予以完成。

3柳洪水電站工程建設(shè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

柳洪水電站工程采用總承包管理模式，在這種管理模式下，總承包方代替業(yè)主對(duì)工程的概算、設(shè)計(jì)以及后期的施工進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)工程設(shè)計(jì)方、施工方和監(jiān)理進(jìn)行統(tǒng)一管理，代替業(yè)主從事項(xiàng)目的管理工作。柳洪水電站工程建設(shè)檔案的管理工作也是在總承包方的統(tǒng)一協(xié)調(diào)和領(lǐng)導(dǎo)下，各參建單位按照工程檔案管理的統(tǒng)一要求，根據(jù)工程實(shí)際施工進(jìn)度，有計(jì)劃、有步驟、有選擇地做好圖紙資料的收集、整理和歸檔工作。但在實(shí)際工作中，該模式下的檔案管理工作存在一些不足之處。

3．1總承包方在工程建設(shè)初期缺乏對(duì)檔案工作的整體規(guī)劃

工程一旦開工建設(shè)，其建設(shè)檔案資料便隨之產(chǎn)生。而柳洪電站總承包方在工程建設(shè)進(jìn)度、工程建設(shè)質(zhì)量、工程建設(shè)安全等方面均在工程開工前做了比較好的規(guī)劃和布置;但在檔案工作方面，卻未在開工前建立檔案管理工作整體規(guī)劃，未明確檔案工作管理模式，未編制完善的、符合國(guó)家和工程需要的檔案管理、檔案收集整編制度，也未配置專職的檔案管理人員。導(dǎo)致各施工單位的檔案管理人員在檔案收集整理過(guò)程中無(wú)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范可依，出現(xiàn)了部分工程檔案收集不完善、整編不規(guī)范的情況，在后續(xù)的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收過(guò)程中，出現(xiàn)了部分檔案重新整編的情況。

3．2工程檔案收集完成度遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于工程施工進(jìn)程

柳洪水電站工程建設(shè)前后歷時(shí)5a，其建設(shè)周期較長(zhǎng)，涉及的范圍較廣，而工程檔案的產(chǎn)生又是伴隨著工程進(jìn)度不斷累積起來(lái)的。在柳洪水電站工程建設(shè)過(guò)程中，總承包方以及各參建方都把主要的精力放在了工程施工質(zhì)量、施工進(jìn)度、施工安全方面，而忽略了施工過(guò)程中的檔案收集工作，出現(xiàn)了工程施工過(guò)程中的檔案資料丟棄、甚至出現(xiàn)丟失的情況。特別是對(duì)于廠家提供的圖紙資料未能及時(shí)收集，出現(xiàn)了在工程后期再次要求廠家重新寄送圖紙資料的情況，使工程檔案的收集、整理進(jìn)度遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于工程建設(shè)進(jìn)度，從而大大降低了檔案的時(shí)效性和后期使用的真實(shí)度。

3．3各單位對(duì)檔案管理工作重視度不夠，檔案管理工作體制機(jī)制不健全

總承包方及各參建方在工程開工初期均未配置專門的檔案管理人員，未建立完善的工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)和制度，也未考慮過(guò)采取先進(jìn)的信息化手段規(guī)范檔案管理工作，將工程檔案管理工作放到了所有工作的末端，均認(rèn)為工程檔案是工程完工后的事情，而非貫穿于工程整個(gè)過(guò)程的一項(xiàng)重要工作。

4針對(duì)柳洪水電站工程建設(shè)檔案管理工作提出的建議

4．1加強(qiáng)項(xiàng)目業(yè)主對(duì)檔案管理工作的主導(dǎo)權(quán)

柳洪水電站工程項(xiàng)目雖然采取了以設(shè)計(jì)為龍頭的總承包管理模式，但由于該總承包方是以設(shè)計(jì)院為依托的單位，其主要強(qiáng)項(xiàng)是在項(xiàng)目設(shè)計(jì)而非項(xiàng)目管理，其更未具有項(xiàng)目業(yè)主的管理經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，由于總承包方也是施工方，其主要重心均放在如何把工程質(zhì)量、工程進(jìn)度和工程安全搞好，工程一旦投產(chǎn)發(fā)電，其便認(rèn)為合同內(nèi)容和工作均已完成。而對(duì)于檔案管理工作，由于是由項(xiàng)目業(yè)主牽頭負(fù)責(zé)的專項(xiàng)驗(yàn)收工作之一，總承包方對(duì)其的重視度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。對(duì)檔案的利用價(jià)值進(jìn)行分析得知，工程檔案服務(wù)的對(duì)象實(shí)際上是項(xiàng)目業(yè)主，而非總承包方或分包商。因此，在總承包管理模式下，應(yīng)建立以項(xiàng)目業(yè)主為主導(dǎo)權(quán)的檔案管理制度，形成由項(xiàng)目業(yè)主主導(dǎo)、總包方和各參建方配合的檔案管理體系。

4．2由項(xiàng)目業(yè)主牽頭建立統(tǒng)一的工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

柳洪水電站工程的參建單位多達(dá)12家，而每個(gè)參建單位對(duì)檔案規(guī)范的理解也不完全一致，在對(duì)工程檔案應(yīng)收集的內(nèi)容和整編方式上均存在一定的差異。柳洪水電站屬于國(guó)家大中型項(xiàng)目，其檔案歸檔要求更為嚴(yán)格。在這種參建單位多、要求高的情況下，為確保檔案信息的完整性、有效性和一致性，項(xiàng)目業(yè)主應(yīng)牽頭建立符合工程實(shí)際的檔案歸檔制度和標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范整個(gè)工程檔案收集、整理、歸檔、驗(yàn)收的所有細(xì)節(jié)和要求，使得所有單位均按照統(tǒng)一的一套檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)完成相應(yīng)的工作，防止單位間的檔案工作出現(xiàn)較大的差異性。

4．3項(xiàng)目業(yè)主應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各施工單位檔案工作的過(guò)程監(jiān)督和檢查

為了確保工程檔案最后的整編歸檔質(zhì)量，項(xiàng)目業(yè)主應(yīng)在所建立的統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)各參建單位日常檔案收集整理工作的監(jiān)督和檢查，及時(shí)解決各單位在檔案收集、整理中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保檔案歸檔的質(zhì)量水平。

4．4利用現(xiàn)代化信息手段，提高檔案信息化水平

隨著國(guó)家關(guān)于電子化檔案移交規(guī)范的出臺(tái)以及國(guó)家關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)的有關(guān)意見。檔案信息化水平將是下一步水電工程建設(shè)檔案提升的重點(diǎn)。在工程建設(shè)過(guò)程中，完成檔案的信息化或直接形成電子化檔案，將大大提高工程檔案的信息化水平。項(xiàng)目業(yè)主應(yīng)借助現(xiàn)代化信息手段和技術(shù)，提高工程檔案的信息化水平，從而避免紙質(zhì)檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的丟失、損壞等問(wèn)題。

5結(jié)語(yǔ)

柳洪水電站工程建設(shè)檔案管理是諸多水電工程建設(shè)中的一例，其主要特點(diǎn)在于該工程采取了總承包管理模式，在該管理模式下，項(xiàng)目業(yè)主、總承包方、各參建方如何在將工程施工做好的同時(shí)，也把工程檔案工作做好，將是檔案人員不斷探索的方向。同時(shí)，如何使工程檔案更好地為工程建設(shè)服務(wù)，亦是檔案人員應(yīng)思索的問(wèn)題。

作者:盧妮 單位：四川美姑河水電開發(fā)有限公司