談共青團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化對(duì)策

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共青團(tuán)是廣大青年在實(shí)踐生活中學(xué)習(xí)共產(chǎn)主義思想文化的學(xué)校，作為黨的得力幫手與后備軍，自誕生之日起，就背負(fù)著在中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)的偉大實(shí)踐中，培育有理想、有道德、有文化、有紀(jì)律，能為偉大建設(shè)事業(yè)貢獻(xiàn)聰明才智的接班人，始終努力地為共產(chǎn)黨輸送新鮮血液，為國(guó)家培養(yǎng)優(yōu)秀的青年建設(shè)人才，最終加快推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化步伐的使命。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2017年年底，我國(guó)共有共青團(tuán)員8124.6萬(wàn)名，其中，學(xué)生團(tuán)員有5795.1萬(wàn)名，無(wú)疑是整個(gè)共青團(tuán)體中的生力軍。2016年11月，共青團(tuán)中央和教育部聯(lián)合下發(fā)了《高校共青團(tuán)改革實(shí)施方案》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《方案》）?！斗桨浮芬蟾鞔蟾咝９睬鄨F(tuán)遵照“凝聚青年、服務(wù)大局、當(dāng)好橋梁、從嚴(yán)治團(tuán)”的工作格局，發(fā)揮其作為黨組織聯(lián)系青年學(xué)生的紐帶和橋梁作用，團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)廣大青年學(xué)生按照黨的要求努力成長(zhǎng)為中國(guó)特色社會(huì)主義的合格建設(shè)者和接班人。而高校共青團(tuán)檔案能直接反映團(tuán)員青年在校期間的學(xué)習(xí)工作情況，是青年團(tuán)員思想政治教育的載體和推優(yōu)發(fā)展入黨的重要依據(jù)。一個(gè)完善的高校共青團(tuán)檔案管理制度有助于建設(shè)更加充滿活力、更加強(qiáng)健可靠的高校共青團(tuán)。

一、高校共青團(tuán)檔案工作概述

高校共青團(tuán)檔案工作主要包括有關(guān)團(tuán)的各類(lèi)文書(shū)檔案、團(tuán)務(wù)工作檔案及團(tuán)員檔案，通常由學(xué)生所在學(xué)校的人事部門(mén)或?qū)W生管理部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行管理。依照1980年共青團(tuán)中央組織部的《關(guān)于團(tuán)員檔案管理的暫行規(guī)定》，團(tuán)員檔案的構(gòu)成內(nèi)容包括團(tuán)員入團(tuán)志愿書(shū)、組織鑒定、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)決定、團(tuán)內(nèi)處分的調(diào)查、本人檢查和組織決定。檔案已經(jīng)成為現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展中最具備參考價(jià)值的文獻(xiàn)資料之一，是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體組織以及個(gè)人在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的史料憑證。一份完備的共青團(tuán)檔案不僅有助于高校的校園文化建設(shè)、教風(fēng)建設(shè)，還起著增強(qiáng)組織凝聚力，促進(jìn)青年團(tuán)員理想信念、精神狀態(tài)、綜合素質(zhì)全面發(fā)展的作用。而目前的高校共青團(tuán)檔案管理大都局限于管理團(tuán)籍檔案及文書(shū)檔案的狹義模式，并沒(méi)有真正激發(fā)檔案活力，未能有效起到服務(wù)學(xué)生成長(zhǎng)成才的作用。

二、高校共青團(tuán)檔案工作現(xiàn)狀剖析

1.檔案管理環(huán)節(jié)失于規(guī)范，管理人員水平不足。規(guī)范檔案管理制度是做好檔案管理的基礎(chǔ)保障，但現(xiàn)階段很多高校的共青團(tuán)檔案管理工作不夠規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，檔案分類(lèi)歸檔不明確，導(dǎo)致檔案胡亂堆積。這樣的檔案既影響翻檢與調(diào)卷，也不利于提高檔案利用率。有些即使有制定好的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范卻缺乏實(shí)施力度，檔案管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，使之僅僅流于形式，并沒(méi)有真正落實(shí)到位，導(dǎo)致檔案材料的完整性與真實(shí)性得不到保障。再者，許多高校對(duì)團(tuán)組織不夠重視，沒(méi)有聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的管理人員，而一般由輔導(dǎo)員教師或?qū)W生團(tuán)干部擔(dān)任，他們?nèi)狈?zhuān)業(yè)的檔案管理技能，難以有效將檔案整理歸檔，造成整體歸檔工作滯后。

2.檔案管理人員流動(dòng)性大，缺乏責(zé)任意識(shí)。一般來(lái)講，高校團(tuán)組織的基本機(jī)構(gòu)為團(tuán)支部、分團(tuán)支部（團(tuán)總支）、校團(tuán)委。其中團(tuán)支部設(shè)置一般以行政班級(jí)集體為單位，下設(shè)書(shū)記、組織委員、宣傳委員等職位。班級(jí)團(tuán)支部書(shū)記通常由各班選舉上任，協(xié)助做好團(tuán)員管理工作，配合做好新生團(tuán)員組織關(guān)系轉(zhuǎn)入、發(fā)展、本支部團(tuán)員統(tǒng)計(jì)等工作，并負(fù)責(zé)做好本團(tuán)支部的各項(xiàng)活動(dòng)記錄。但這些推選出來(lái)的團(tuán)支書(shū)，每學(xué)年輪換，流動(dòng)性大，加之本身又缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，很大程度上影響了檔案的管理水平。有些班級(jí)團(tuán)支書(shū)因其本身思想覺(jué)悟不到位，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，任職期間尚未能真正了解團(tuán)的根本思想與核心要義，只懂上傳下達(dá)。開(kāi)展了班級(jí)團(tuán)內(nèi)活動(dòng)卻不重視記錄，缺乏檔案意識(shí)，導(dǎo)致活動(dòng)材料的遺漏或缺失。等到上級(jí)檢查材料時(shí)便弄虛作假，這樣的材料上交到上級(jí)團(tuán)委，最終整理出來(lái)便是一份不真實(shí)的檔案材料。這樣的材料容易迷惑上級(jí)組織對(duì)基層團(tuán)支部的了解，難以掌握?qǐng)F(tuán)員青年真實(shí)的政治素養(yǎng)與政治覺(jué)悟水平，也無(wú)法有效堅(jiān)定團(tuán)員青年聽(tīng)黨話、跟黨走的信念。

3.檔案信息量匱乏，檔案記錄內(nèi)容及形式單一?，F(xiàn)行的團(tuán)員檔案記錄的內(nèi)容主要還是兩書(shū)一證以及團(tuán)內(nèi)的獎(jiǎng)勵(lì)決定和處分調(diào)查，信息量相對(duì)匱乏，歷史材料居多，缺少個(gè)性化內(nèi)容?；鶎訄F(tuán)組織對(duì)共青團(tuán)宣傳力度不足，團(tuán)內(nèi)活動(dòng)參與渠道單一，未能有效激發(fā)團(tuán)員青年參加團(tuán)內(nèi)活動(dòng)的積極性，沒(méi)有全面地反映出團(tuán)員青年的綜合素質(zhì)。這就不利于高校有針對(duì)性地對(duì)團(tuán)員青年進(jìn)行教育引導(dǎo)，沒(méi)能在深度上、廣度上挖掘出其本身應(yīng)具有的作用，更不足以成為社會(huì)選人用人的標(biāo)準(zhǔn)。

4.檔案管理方式落后于時(shí)代的發(fā)展?，F(xiàn)階段，大多數(shù)高校的檔案管理方式仍局限于紙質(zhì)版的記錄與保存，這樣的手工操作方式容易導(dǎo)致檔案堆積、丟失。由于管理人員冗雜多變，且水平不一，使得檔案儲(chǔ)存形式變化多樣，缺乏系統(tǒng)性，給查閱造成阻礙。很多材料更是形成了“以藏為主，重藏輕用，保守封閉，被動(dòng)服務(wù)”的管理狀態(tài)，沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的育人功能。相比較于當(dāng)下高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，這樣的管理方式顯然落后于時(shí)代。

三、改進(jìn)建議與措施

1.規(guī)范檔案管理過(guò)程，配備專(zhuān)業(yè)檔案管理人員。一般檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目和檢索等環(huán)節(jié)，各大高?？梢越Y(jié)合自身實(shí)際情況，對(duì)這幾個(gè)環(huán)節(jié)加以刪減增補(bǔ)，完善檔案管理制度。針對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)定下工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，各項(xiàng)工作事無(wú)巨細(xì)力求縱向到底、橫向到邊。明確崗位職責(zé)，任務(wù)與責(zé)任落實(shí)到個(gè)人?！斗桨浮芬?guī)定，支持團(tuán)組織按照?qǐng)F(tuán)章獨(dú)立自主地開(kāi)展工作，高校校級(jí)團(tuán)委應(yīng)當(dāng)單獨(dú)設(shè)置，已經(jīng)合并或歸屬其他部門(mén)的必須給予改正，并合理界定區(qū)別于其他部門(mén)的工作職能。為了提升共青團(tuán)的檔案管理工作水平，高校相關(guān)處室有必要指定一名檔案人員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案收集、整理和移交工作。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，增設(shè)檔案管理部門(mén)以及配備齊全的硬件設(shè)備，對(duì)檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)管理。此外，建議建立管理監(jiān)督機(jī)制，設(shè)專(zhuān)人定期檢查檔案的完整性與有效性，及時(shí)查缺補(bǔ)漏，定期驗(yàn)收檔案管理工作。

2.加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入。各高校共青團(tuán)應(yīng)對(duì)團(tuán)予以重視，增強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，加大管理經(jīng)費(fèi)投入。提升硬件設(shè)施，如升級(jí)改造檔案室，增設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立防火防盜的維護(hù)系統(tǒng)，保障檔案的安全性；積極引進(jìn)先進(jìn)科技管理設(shè)備，探索開(kāi)發(fā)科學(xué)管理技術(shù)，做好檔案管理工作。如增設(shè)人員和科室較為困難，建議設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，采取購(gòu)買(mǎi)服務(wù)的方式，聘請(qǐng)有資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)公司負(fù)責(zé)檔案整理立卷工作，同時(shí)對(duì)之前尚未數(shù)字化處理的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。

3.整合多元信息平臺(tái)，激發(fā)檔案活力。《方案》提出，要緊緊圍繞保持和增強(qiáng)政治性、先進(jìn)性、群眾性這一基本要求，著力突出基礎(chǔ)制度創(chuàng)新和組織活力提升。為適應(yīng)時(shí)展，各高校共青團(tuán)應(yīng)積極探索現(xiàn)代化管理模式，推進(jìn)共青團(tuán)檔案數(shù)字化科學(xué)化管理。通過(guò)綜合信息利用和數(shù)據(jù)資源共享，努力實(shí)現(xiàn)高校共青團(tuán)各級(jí)組織間工作審批、指令、信息交流的科學(xué)層級(jí)化和有效扁平化，精簡(jiǎn)會(huì)議、文件以及簡(jiǎn)報(bào)。把團(tuán)內(nèi)活動(dòng)以規(guī)范化的形式及時(shí)、完整、多元地記錄在案，可將記錄分為基礎(chǔ)工作檔案和利用工作檔案，如此有利于提高檔案的利用率，并定期檢查更新信息。積極促進(jìn)高校共青團(tuán)將“第二課堂成績(jī)單”發(fā)展成為學(xué)校人才培養(yǎng)評(píng)估、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、社會(huì)選人用人的重要依據(jù)。依托新媒體平臺(tái)，打造網(wǎng)上傳播互動(dòng)矩陣，指導(dǎo)和推動(dòng)工作運(yùn)行。積極利用微博、QQ、網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等現(xiàn)代信息化平臺(tái)宣傳團(tuán)的思想理念，充分利用好青年之聲等信息平臺(tái)，幫助廣大青年團(tuán)員解決難題，實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。利用智慧團(tuán)建等拓寬檔案管理渠道，及時(shí)對(duì)團(tuán)員信息進(jìn)行更新匯總，擴(kuò)大有效工作覆蓋面，讓廣大青年團(tuán)員共同學(xué)習(xí)團(tuán)內(nèi)知識(shí)，了解團(tuán)內(nèi)動(dòng)態(tài)，更有利于廣大團(tuán)員參與到共青團(tuán)的建設(shè)中來(lái)，讓共青團(tuán)更加充滿活力。

4.建立“自上而下、自下而上”的雙向檔案管理模式。檔案管理僅僅依靠管理人員，難免有失真或遺漏。若能自下而上地發(fā)動(dòng)廣大青年師生一同參與到檔案的管理中來(lái)，則事半功倍，能使檔案管理相對(duì)快捷高效。在《關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)代黨建帶群建工作的意見(jiàn)》等制度文件的背景下，高校的共青團(tuán)檔案工作需要建立健全新時(shí)代黨建帶團(tuán)建工作機(jī)制，對(duì)此有必要以檔案工作為載體，把團(tuán)的建設(shè)納入黨的建設(shè)總體規(guī)劃和考核制度安排。同時(shí)，加強(qiáng)組織宣傳，讓團(tuán)員青年了解檔案對(duì)其成長(zhǎng)的重要性，激發(fā)團(tuán)員創(chuàng)造積極性與記錄積極性。在大學(xué)入學(xué)階段，增強(qiáng)團(tuán)員的檔案意識(shí)，讓團(tuán)員學(xué)生有檔案意識(shí)、規(guī)范意識(shí)。讓團(tuán)員青年珍視自己的團(tuán)員身份，增強(qiáng)政治思想覺(jué)悟，以黨為榮，堅(jiān)定不移地緊跟團(tuán)的步伐，向黨組織邁進(jìn)。動(dòng)員青年師生們廣泛地參與共青團(tuán)工作的建設(shè)、決策、實(shí)施、評(píng)議的全過(guò)程，定期以多種形式召開(kāi)面向高校青年師生的專(zhuān)題會(huì)議。在高校黨委的領(lǐng)導(dǎo)下，以學(xué)生社團(tuán)及相關(guān)學(xué)生組織為外圍延伸手臂，引導(dǎo)學(xué)生團(tuán)員自我管理、自我教育、自我監(jiān)督。

四、結(jié)論

高校共青團(tuán)應(yīng)充分發(fā)揮其特有的思想教育功能、組織建設(shè)功能、人才聚集優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案管理工作給予充分重視，并盡快優(yōu)化工作程序。盡快完善檔案管理制度，在此基礎(chǔ)上，加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入。組建專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，結(jié)合線上線下雙線管理模式，積極探索新型多元信息化管理渠道，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)加強(qiáng)對(duì)共青團(tuán)工作理念的宣傳與指導(dǎo)，幫助廣大青年學(xué)生樹(shù)立遠(yuǎn)大理想，最終實(shí)現(xiàn)共青團(tuán)服務(wù)青年成長(zhǎng)成才的偉大目標(biāo)。

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作者：王曉雪 單位：廣西團(tuán)校