談干部人事檔案數(shù)字化管理及建設(shè)

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摘要：隨著時(shí)代的快速發(fā)展，信息化的建設(shè)已經(jīng)滲透進(jìn)了我們的社會(huì)工作及生活當(dāng)中，當(dāng)前干部人事檔案方面的管理大多還處在人工操作方面，與我國(guó)的信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，再加上人工操作的過(guò)程中很容易出現(xiàn)較多的漏洞，對(duì)干部人事檔案的私密性及嚴(yán)肅性都會(huì)造成影響。過(guò)去傳統(tǒng)的干部人事檔案由于其封閉式的管理方式已經(jīng)限制信息化步伐太久，而在對(duì)檔案數(shù)據(jù)收集的過(guò)程中也可能會(huì)造成缺乏針對(duì)性的問(wèn)題，對(duì)檔案的價(jià)值發(fā)揮有著較大的影響。基于以上種種，人事檔案管理數(shù)字化應(yīng)當(dāng)提上日程，并成為未來(lái)管理的主要方式。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化管理；數(shù)據(jù)收集

在新時(shí)代的智能發(fā)展中，檔案建設(shè)也是其中的重要一項(xiàng)，最關(guān)鍵的一步就是將原本通過(guò)人工管理的檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理及建設(shè)。這是因?yàn)槲覈?guó)的檔案發(fā)展與國(guó)家對(duì)人才進(jìn)行管理和治理有著重要的參考作用[1]。為了避免一些管理方面的漏洞，減少缺乏針對(duì)性管理的情況，應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)人工操作的方式，通過(guò)數(shù)字化管理的方式，在保障干部人事檔案準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，讓政府及人事部門(mén)可以通過(guò)檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理及研究，并就我國(guó)的國(guó)情和需求來(lái)對(duì)干部的發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃，讓干部為我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)提供重要力量。

一、將干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的概念及必要性

（一）干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)概念干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的概念就是通過(guò)信息化的管理方式，讓干部的人事檔案管理工作模式進(jìn)行改變及優(yōu)化，以此來(lái)提高管理的質(zhì)量和效率，并在此基礎(chǔ)上幫助干部人事檔案能夠更加快速并準(zhǔn)確地提供有效信息，最終達(dá)到對(duì)檔案管理模式的改革及創(chuàng)新目的[2]。干部人事檔案還可以通過(guò)數(shù)字化的方式構(gòu)建更加安全、高級(jí)別質(zhì)量的檔案信息庫(kù)，以此來(lái)完成對(duì)檔案材料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管以及查閱等各類(lèi)日常工作的數(shù)字化方式管理。通過(guò)該方式將干部人事檔案從紙質(zhì)的結(jié)構(gòu)變成數(shù)字型的結(jié)構(gòu)。除此之外，檔案查借閱還可以從過(guò)去的線下審批轉(zhuǎn)換成線上審批，管理手段也從過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理展開(kāi)全新的升級(jí)，并將其改為當(dāng)前更加現(xiàn)代化管理的形式。

（二）干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性將干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可以利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)來(lái)替代過(guò)去傳統(tǒng)人工干部人事檔案信息的科學(xué)采集、材料在收集歸檔、接受和轉(zhuǎn)遞、日常查詢(xún)等煩瑣的工作，不但可以有效提高工作進(jìn)展的效率，也避免了因?yàn)槿斯ざ斐傻母黝?lèi)錯(cuò)誤[3]。再加上過(guò)去一味地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱，對(duì)于紙質(zhì)也會(huì)產(chǎn)生損害，當(dāng)人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理之后，通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以對(duì)其進(jìn)行查閱，避免了在翻閱紙質(zhì)檔案上浪費(fèi)的大量時(shí)間，在翻閱效率以及查閱的精準(zhǔn)度上，也能夠有效提高干部考察及干部選拔等工作。將干部人事的檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理，并再一次建立相對(duì)應(yīng)的信息庫(kù)，可以更加有效地將檔案信息進(jìn)行更深層次的分析、利用以及挖掘，通過(guò)持續(xù)的改進(jìn)和創(chuàng)新來(lái)實(shí)現(xiàn)其效能，在此基礎(chǔ)上將人事檔案服務(wù)干部工作的信息庫(kù)作用發(fā)揮到極致，真正把人事檔案工作從過(guò)去的簡(jiǎn)單管理服務(wù)優(yōu)化為研究開(kāi)發(fā)服務(wù)。

二、當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

很多地方雖然已經(jīng)開(kāi)啟了數(shù)字化管理模式，但是在應(yīng)用及管理上卻不太盡如人意。這可能與干部人事檔案多年來(lái)都主要依靠手工操作的方式有關(guān)，再加上其因?yàn)楸Ｃ苄缘奶厥庑再|(zhì)限制，數(shù)字化管理的起步又相對(duì)太遲、設(shè)備也不夠先進(jìn)，利用起來(lái)不是很順手，逐步就形成了數(shù)字化管理技術(shù)較為落后的局面[4]。其在管理時(shí)大致分為以下幾個(gè)問(wèn)題：1.起步較遲。早在十幾年前國(guó)家就已經(jīng)下達(dá)了將干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的考核任務(wù)，隨著時(shí)間的推移，很多發(fā)達(dá)地區(qū)目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但更多的地方基本上都還處于起步階段；2.設(shè)備較差。由于干部人事數(shù)字化管理需要使用高速掃描儀、交換機(jī)以及服務(wù)器等硬件的設(shè)備，而地方的設(shè)備配備一直沒(méi)有得到完善，所以在人事檔案管理數(shù)字化的過(guò)程中，信息系統(tǒng)軟件沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的使用，造成了紙質(zhì)的檔案和數(shù)字化的檔案沒(méi)有很好地進(jìn)行同步實(shí)現(xiàn)，也導(dǎo)致了部分地區(qū)的數(shù)字檔案管理開(kāi)發(fā)滯后；3.利用率較低。有些地方雖然開(kāi)啟了數(shù)字化管理，但是在實(shí)際的使用過(guò)程中，系統(tǒng)只能對(duì)相對(duì)應(yīng)的標(biāo)題進(jìn)行搜索，對(duì)于內(nèi)容中含有的相關(guān)信息無(wú)法進(jìn)行檢索，也就無(wú)法通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行查檔，只能按照過(guò)去的老辦法到閱檔室去翻閱紙質(zhì)的檔案；4.從事干部人事檔案管理工作的人員不夠?qū)I(yè)。在現(xiàn)代化數(shù)字管理中對(duì)于信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用和推廣必須建立在系統(tǒng)可以熟練操作的基礎(chǔ)上，所以相關(guān)的管理人員必須在該方面具備足夠的知識(shí)以及掌握先進(jìn)技術(shù)的能力，除此之外，對(duì)于電腦的操作能力也有著較高要求。而當(dāng)前在大多數(shù)的存儲(chǔ)干部人事檔案單位中，很少有擅長(zhǎng)以上描述的綜合人才，也就導(dǎo)致了數(shù)字化管理結(jié)果不太理想的情況。

三、如何高效率建設(shè)數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)

（一）加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理的重視程度利用數(shù)字化管理的方式可以將人事干部的信息進(jìn)行永久性的管理和保存，不但可以降低過(guò)去傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的大量人力、物力的投入支出，還可以借助高科技的力量來(lái)達(dá)到檔案高效管理的目的。所以，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案數(shù)字化管理的重視及引導(dǎo)，適當(dāng)增強(qiáng)其宣傳力度，能夠幫助檔案管理單位對(duì)數(shù)字化建設(shè)引起高度的重視，并以此來(lái)提高其對(duì)檔案數(shù)字化管理的專(zhuān)業(yè)能力。

（二）優(yōu)化各體系建設(shè)的規(guī)章制度優(yōu)化各體系建設(shè)的規(guī)章制度，是當(dāng)前干部人事檔案工作管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。只有將具備全面性以及科學(xué)性的合理干部檔案數(shù)字管理規(guī)章制度進(jìn)行統(tǒng)一的制定，再結(jié)合人事檔案工作的特殊性及和數(shù)字化管理系統(tǒng)需要的內(nèi)容進(jìn)行充分完善，最后將該工作在實(shí)施過(guò)程中的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行融合，制定出規(guī)范的流程說(shuō)明。通過(guò)各類(lèi)的措施和舉動(dòng)，對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化的管理，穩(wěn)定維護(hù)工作的秩序，保證工作可以按照規(guī)定及要求有序地開(kāi)展，持續(xù)性的將干部人事的檔案數(shù)字化管理推向更加成熟、智能的工作模式中。

（三）有效提升硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)將硬件設(shè)施的基礎(chǔ)打好，就代表著數(shù)字檔案的安全有了良好的保障[5]。有些單位的基礎(chǔ)設(shè)施配備不高，所以除了經(jīng)濟(jì)條件方面的因素外，更多的是因?yàn)槠鋵?duì)人事檔案管理的工作不夠重視，沒(méi)有相關(guān)的意識(shí)，也完全沒(méi)有干部人事檔案一旦出現(xiàn)損毀，將會(huì)產(chǎn)生不可逆嚴(yán)重后果的觀念。正因如此，為了保障數(shù)字化檔案的安全性，不但要加強(qiáng)對(duì)于人事檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性，還要在檔案管理的相關(guān)部門(mén)內(nèi)安裝相對(duì)應(yīng)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施。

（四）優(yōu)化檔案管理風(fēng)控在數(shù)字化系統(tǒng)管理中，檔案管理的相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)建立起專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)絡(luò)信息安全保護(hù)隊(duì)伍，保障其數(shù)字化系統(tǒng)能夠在完全安全的環(huán)境中展開(kāi)運(yùn)行。一是強(qiáng)調(diào)“三員分離”?！叭龁T分離”分別指的是系統(tǒng)管理、安全保密以及安全審計(jì)等三個(gè)崗位的安全管理員。其中系統(tǒng)管理員的主要工作是對(duì)用戶(hù)進(jìn)行信息的建立以及刪除；安全保密崗位主要工作是對(duì)各個(gè)權(quán)限進(jìn)行有效分配；而安全審計(jì)主要是查看相關(guān)的日志并對(duì)其進(jìn)行日常的管理[6]。二是保障檔案信息安全。應(yīng)當(dāng)按照實(shí)際管理中需要的各類(lèi)材料來(lái)選取與其相匹配的各種軟件，以此來(lái)提高建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)的有效性及真實(shí)性。在選擇軟件時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)將安全性、規(guī)范性擺在首位，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的軟件來(lái)將網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行進(jìn)一步的強(qiáng)化，在此基礎(chǔ)上選擇相對(duì)保障能力較高的軟件系統(tǒng)。以上理論必須建立在數(shù)據(jù)的錄入、傳輸、存儲(chǔ)以及訪問(wèn)都經(jīng)過(guò)國(guó)產(chǎn)化管控的前提下。這是因?yàn)閲?guó)產(chǎn)的數(shù)據(jù)庫(kù)、操作系統(tǒng)、掃描儀、打印機(jī)甚至是服務(wù)器存儲(chǔ)等，不但可以完成兼容及認(rèn)證，對(duì)于其安全性也得到了極大的保障。在訪問(wèn)一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)時(shí)，也可以利用相對(duì)性的MAC地址對(duì)其進(jìn)行綁定，只允許一些固定的設(shè)備對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)，當(dāng)一些特定的文件需要經(jīng)過(guò)加密才能傳輸時(shí)，就體現(xiàn)了文件加密、防截屏錄屏拍照等相關(guān)工作的安全性[7]。除此之外，檔案管理的相關(guān)單位還要對(duì)各類(lèi)電子信息進(jìn)行副本備份，讓其在增強(qiáng)安全性的同時(shí)，還能做到信息的一致性。工作人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案調(diào)閱，杜絕檔案在調(diào)閱的過(guò)程中被人進(jìn)行惡意的增減、篡改甚至替換等。當(dāng)工作人員在對(duì)檔案調(diào)閱進(jìn)行記錄時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照其監(jiān)管的流向，從檔案開(kāi)始借閱的時(shí)間到借閱人員以及借閱的時(shí)長(zhǎng)和歸還的期限上進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，借閱結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)將歸還后的檔案與之前備份的副本進(jìn)行核對(duì)，在確認(rèn)與原副本信息完全一致的前提下，再將其進(jìn)行歸檔[8]。由于檔案本身存在較高的私密性和重要性，所以檔案信息的流動(dòng)效率也應(yīng)當(dāng)急速提高，在操作過(guò)程中使用技術(shù)手段將系統(tǒng)級(jí)進(jìn)行多份拷貝，必要時(shí)也可以建立災(zāi)難備份的系統(tǒng)，以此來(lái)確保數(shù)據(jù)的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在不斷升級(jí)的同時(shí)，人們的管理觀念也在不斷改變，干部人事檔案工作作為國(guó)家管理干部的主要方法，也在不斷地創(chuàng)新與發(fā)展。運(yùn)用充分的數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化相結(jié)合的方式，制定出相對(duì)應(yīng)的現(xiàn)代管理模式，并將其應(yīng)用在干部人事檔案數(shù)字化管理中，持續(xù)加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)方面的技能，幫助相關(guān)的工作人員能夠更加快速地對(duì)專(zhuān)業(yè)技能有所了解，增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，借助數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)來(lái)整體提升干部人事檔案的管理水準(zhǔn)。

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作者：陳明仙 單位：明溪縣人才發(fā)展促進(jìn)中心