地質(zhì)部門人事檔案管理信息化建設(shè)

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一、引言

人事檔案記錄了員工的個人經(jīng)歷、學歷和思想品德的情況，是員工獎勵、懲罰的有力證據(jù)，真實反映了員工的社會活動和工作情況。人事檔案是企業(yè)用人單位評價員工的重要標準，對員工的未來發(fā)展狀況起著重要的作用。而信息化建設(shè)應(yīng)用于地質(zhì)部門的人事檔案管理是人事管理的一個新課題，因為電子化的信息管理不僅大大減輕了勞動力，為企業(yè)節(jié)省了大量資金，而且促進了工作效率。地質(zhì)部門的人事檔案資料涉及到企業(yè)的精神面貌，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)都密切相關(guān)，因此，怎樣抓住信息化建設(shè)給地質(zhì)部門帶來的機遇，充分利用好信息化的人事檔案管理是地質(zhì)部門人事管理工作者要研究的重要課題。

二、信息化建設(shè)在地質(zhì)部門人事檔案管理中的優(yōu)勢

1.電子化檔案的保存，減輕紙質(zhì)檔案保管的壓力

人事檔案的紙質(zhì)資料成千上萬，需要騰出大量的空間進行保存且不易保存，受天氣的影響較大，容易因室內(nèi)溫度或者濕度不適而引起紙質(zhì)人事檔案資料褪色、變質(zhì)；放在倉庫里的紙質(zhì)人事檔案資料容易瘦老鼠、蟲子等有害生物的侵襲而損失掉一部分重要資料。而電子版的人事檔案管理是通過計算機輸入保存的，不受天氣和有害生物的侵襲，并具有永久性保存的功能，可以有效地保存人事檔案資料的原始資料，而且電子化檔案大大節(jié)省了保存的實地空間，為企業(yè)節(jié)省成本和空間，減輕了紙質(zhì)資料保存的壓力。

2.減輕檔案管理人員的壓力，提高工作效率

人事檔案管理實現(xiàn)信息化有利于有關(guān)工作人員能夠隨時對變動的人事資料進行及時的更改，快捷的文檔輸入有利于工作人員對人事變動及時實行動態(tài)管理，減輕了工作人員的工作壓力，節(jié)省了人力和時間。人事檔案的信息化能夠?qū)Ρ憩F(xiàn)好的地質(zhì)工作人員及時的記錄，也能記錄工作欠佳的工作人員的某些過失，檔案管理員經(jīng)過簡單的輸入并保存后，再把資料規(guī)范化、流程化，在這一過程中將人事檔案分類、排序、組卷、裝訂等，改變了從前以手工操作為主的繁瑣工作，使人事檔案管理工作變得人性化、現(xiàn)代化，提高了地質(zhì)部門檔案管理人員的工作效率，節(jié)省了人力資源和寶貴的時間。

3.方便查詢?nèi)耸聶n案信息

在地質(zhì)部門領(lǐng)導(dǎo)作出人事調(diào)整的決定之前時，他們往往需要查詢有關(guān)人事檔案資料以便篩出合適的人選，而信息化的人事檔案管理則可以幫助領(lǐng)導(dǎo)快速查詢有關(guān)信息。信息化的人事檔案管理是通過高級的計算機技術(shù)來進行管理的，它具有快速檢索、高級檢索等多種綜合查詢方式，既可以快速地得知紙質(zhì)檔案的存放情況，又能及時獲取人員的簡歷、出勤情況、獎懲情況等基本信息。地質(zhì)部門的人事檔案管理擺脫了傳統(tǒng)的查詢方式，方便了地質(zhì)部門領(lǐng)導(dǎo)查詢有關(guān)人員的信息，為他們做出正確的決策提供一個可靠的參考條件。

三、人事檔案信息化的實施方法

1.收集整理好人事檔案原始資料

只有做好人事管理的基礎(chǔ)工作才有可能有效實現(xiàn)人事檔案信息化。人事檔案管理人員要從基礎(chǔ)做起，收集好地質(zhì)工作人員的基礎(chǔ)資料，定期對他們的最新情況進行跟蹤記錄，再對收集好的資料進行歸類、整理，確保人事檔案管理的第一步具有真實性。這是以后評價地質(zhì)工作人員的一個重要依據(jù)，檔案管理人員必須認真對待第一步工作，絕不能出現(xiàn)作假的情況。

2.配備計算機等硬件設(shè)施

要實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，有完善的硬件設(shè)備是必不可少的。地質(zhì)部門的人事管理要配備好計算機、打印機、數(shù)碼相機、掃描儀、光盤刻錄機等來對地質(zhì)部門的工作人員的人事檔案進行電子化管理，使紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子化檔案管理資料以便保存。

3.建立電子人事檔案

通過紙質(zhì)的分類掃描之后對數(shù)據(jù)進行入庫建檔管理可以實現(xiàn)建立電子人事檔案。存檔人員和派遣人員持電子檔案后，有了唯一的與其檔案材料對應(yīng)的代碼，即電子檔案的代碼只有需要查詢?nèi)藛T檔案信息的有關(guān)用人單位才可以進行信息查詢。因此，電子人事檔案為用人單位和人才提供了便捷、誠信和權(quán)威的服務(wù)，使“死檔案”、“黑檔案”變成了“活檔案”。例如，有些人對檔案的重要性認識不清晰，他們認為既然被地質(zhì)單位聘用了，那么人事檔案便無用處了，于是他們把自己的檔案放到單位后不聞不問，使檔案成為了“黑檔案”，但是地質(zhì)部門對工作人員的學歷要求很高，并要求他們有一定的道德，電子人事檔案就為地質(zhì)部門對工作人員的了解提供了一個很好的機會，電子檔案的建立和使用有利于提高他們對人事檔案的認識，有助于檔案的查詢，有利于盤活檔案資源。

4.利用專業(yè)管理軟件建立數(shù)據(jù)庫和電子檔案

要有效實現(xiàn)人事檔案信息化，離不開通過專業(yè)管理軟件以建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，對變更的人事動態(tài)進行及時的更新，使人事檔案信息的查詢和統(tǒng)計分析實行日常的電子化管理。第一，地質(zhì)部門的企業(yè)要在市場上選擇較為成熟的數(shù)據(jù)庫管理軟件，當然有能力的企業(yè)還可考慮研發(fā)該類軟件，這種軟件應(yīng)當具備以下功能：電子檔案管理，包括建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、有關(guān)檔案的借入及借出登記、檔案轉(zhuǎn)出處理等；人事信息的管理，包括信息輸入、修改、查詢、能自動對數(shù)據(jù)庫的信息生成相應(yīng)的花名冊等基本功能；第二，要依據(jù)數(shù)據(jù)庫的特點設(shè)計動態(tài)信息收集的流程、規(guī)范收集的內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)的準確性和及時性，只有通過設(shè)計具有以上特點的數(shù)據(jù)庫才能滿足地質(zhì)部門檔案管理人員對電子檔案的有效管理，減少他們對檔案管理的時間，提高他們工作的效率，對地質(zhì)部門的工作人員起到監(jiān)督的作用；最后，人事檔案管理人員還要對信息數(shù)據(jù)庫進行系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份以確保系統(tǒng)的規(guī)范運行，這樣做也可以避免一些重要的人事檔案資料丟失，做到人事檔案管理所具備的謹慎性。另外，要注意人事檔案與其他資料實行物理訪問和存儲的隔離，以保證人事檔案的資料的真實性受到其他資料的干擾造成不必要的麻煩和不可估量的后果。

5.建立人事信息網(wǎng)絡(luò)化平臺

可以通過建立人事信息網(wǎng)絡(luò)平臺對有關(guān)人事信息進行必要的共享。例如，有些領(lǐng)導(dǎo)要及時了解某位員工的表現(xiàn)情況，而該領(lǐng)導(dǎo)有無法馬上直達地質(zhì)人事部，這是檔案管理人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)共享來為有需要的領(lǐng)導(dǎo)提供第一手資料以便領(lǐng)導(dǎo)對員工進行基本的了解，這樣可以減少很多流程，節(jié)省很多時間，提高了信息的時效性。需要注意的是，人事檔案管理人員要根據(jù)信息的內(nèi)容和相關(guān)要求，對各種資料進行加密級別的設(shè)定，對不同的用戶授予不同的權(quán)限。

四、結(jié)束語

綜上所述，地質(zhì)部人事管理信息化是不可阻擋的潮流，也是當前地質(zhì)部門發(fā)展的需要，地質(zhì)部門要認識到人事信息化的重要性，并利用好現(xiàn)代科技和信息化的各種優(yōu)勢完善地質(zhì)部門的人事檔案信息，促進對信息化人事檔案資源的開發(fā)和利用。檔案管理人員要遵循相關(guān)的規(guī)定，加強對人事檔案信息的管理，為地質(zhì)部門在人才利用、高職聘用等方面提供第一手準確、真實的資料，為地質(zhì)部門的發(fā)展和進步作出巨大的貢獻。

作者：楊曉娟 單位：山東省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測總站人事科